6 BƯỚC XÂY DỰNG CHIẾN LƯỢC GIẢM CHI PHÍ VẬN HÀNH BẰNG AI CHO SMEs

Mục lục [Ẩn]

Chi phí vận hành là thách thức lớn mà nhiều doanh nghiệp SMEs đang gặp phải, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và sự phát triển bền vững. Giảm chi phí vận hành bằng AI trở thành giải pháp then chốt giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao năng suất. Trong bài viết này, AI FIRST sẽ chia sẻ chiến lược ứng dụng AI giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành một cách hiệu quả và thực tiễn nhất.

1. Thực trạng chi phí vận hành của SMEs và thách thức

Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) đóng vai trò then chốt trong nền kinh tế Việt Nam, chiếm tỷ lệ lớn về số lượng doanh nghiệp và tạo ra nhiều cơ hội việc làm. Tuy nhiên, phần lớn SMEs đang phải đối mặt với áp lực lớn từ chi phí vận hành ngày càng tăng cao và khó kiểm soát. Đây chính là rào cản lớn khiến nhiều doanh nghiệp khó phát triển bền vững và cạnh tranh hiệu quả trong thời đại số.

1- Chi phí vận hành chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí

Các khoản chi phí vận hành như nhân sự, nguyên vật liệu, logistics, quản lý kho bãi, marketing, và dịch vụ khách hàng thường chiếm phần lớn ngân sách hoạt động của SMEs. Đặc biệt với các doanh nghiệp có quy mô nhân sự trên 30 người, việc quản lý và kiểm soát chi phí này trở nên phức tạp hơn, dễ dẫn đến thất thoát hoặc sử dụng không hiệu quả.

2- Quản trị vận hành chưa bài bản, thiếu hệ thống

Đa phần SMEs vận hành theo kinh nghiệm, chưa có hệ thống quản trị bài bản và công cụ hỗ trợ hiện đại. Điều này khiến các quy trình vận hành thường bị lặp đi lặp lại nhiều lần, mất nhiều thời gian cho các công việc thủ công, dẫn đến năng suất thấp và chi phí phát sinh không kiểm soát.

3- Khó khăn trong tối ưu nhân sự và nguồn lực

Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc phân bổ nhân sự phù hợp với từng bộ phận, hoặc phải gánh thêm các công việc ngoài chuyên môn do hạn chế về nguồn lực. Điều này không chỉ làm tăng chi phí nhân sự mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc chung.

4- Áp lực cạnh tranh và yêu cầu linh hoạt cao

Trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt, SMEs cần vận hành linh hoạt để thích nghi nhanh với biến động thị trường. Việc này càng đòi hỏi chi phí vận hành phải được tối ưu để duy trì lợi thế cạnh tranh và không bị lãng phí nguồn lực.

5- Thiếu dữ liệu và công cụ hỗ trợ ra quyết định

Các doanh nghiệp nhỏ thường thiếu dữ liệu vận hành tổng thể, cũng như thiếu công cụ phân tích hiệu quả. Điều này khiến việc ra quyết định dựa trên cảm tính hoặc kinh nghiệm, dễ dẫn đến sai lầm và không tối ưu chi phí.

2. Những loại chi phí vận hành có thể giảm khi ứng dụng AI

Chi phí vận hành luôn là gánh nặng lớn đối với doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt. Ứng dụng AI giúp tối ưu và tự động hóa nhiều khâu, từ đó giảm thiểu chi phí hiệu quả mà vẫn đảm bảo chất lượng vận hành. Dưới đây là những loại chi phí vận hành mà AI có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể.

2.1. Chi phí marketing và bán hàng

Marketing và bán hàng là những hoạt động then chốt nhưng cũng tiêu tốn nhiều chi phí vận hành của doanh nghiệp. Việc ứng dụng AI giúp tối ưu ngân sách, tăng hiệu quả chiến dịch và giảm thiểu lãng phí không cần thiết.

Cụ thể, AI có thể giúp:

Tự động phân tích dữ liệu khách hàng: AI phân tích hành vi, sở thích và thói quen mua sắm để nhắm đúng đối tượng, từ đó nâng cao tỷ lệ chuyển đổi và giảm chi phí quảng cáo tràn lan.
Tối ưu hóa chiến dịch quảng cáo: Hệ thống AI tự động điều chỉnh ngân sách và lựa chọn kênh quảng cáo phù hợp dựa trên hiệu quả thực tế.
Tạo nội dung cá nhân hóa: AI hỗ trợ tạo ra nội dung phù hợp với từng nhóm khách hàng, giúp tăng tương tác và giảm chi phí thiết kế, sản xuất nội dung thủ công.
Hỗ trợ bán hàng tự động: Chatbot và trợ lý ảo có thể tư vấn khách hàng 24/7, trả lời các câu hỏi thường gặp, giúp giảm tải công việc cho đội ngũ sales, từ đó tiết kiệm chi phí nhân sự.

2.2. Chi phí dịch vụ khách hàng và hỗ trợ sau bán hàng

Dịch vụ khách hàng và hậu mãi đóng vai trò quan trọng trong việc giữ chân khách hàng và xây dựng thương hiệu, tuy nhiên chi phí cho bộ phận này thường khá lớn. AI mở ra cơ hội tối ưu chi phí nhưng vẫn nâng cao chất lượng phục vụ.

Ứng dụng AI trong dịch vụ khách hàng bao gồm:

Chatbot tự động: Giải đáp nhanh các thắc mắc phổ biến, xử lý khiếu nại đơn giản mà không cần nhân viên trực tiếp can thiệp.
Phân tích cảm xúc khách hàng: AI nhận diện và phân loại mức độ ưu tiên của yêu cầu, giúp xử lý kịp thời các vấn đề phức tạp, tránh mất khách hàng và giảm chi phí xử lý lặp lại.
Dự đoán và phòng ngừa sự cố: AI dự đoán các vấn đề có thể xảy ra dựa trên dữ liệu lịch sử, giúp doanh nghiệp chủ động chăm sóc và giảm chi phí bảo trì, sửa chữa sau bán hàng.

2.3. Chi phí nhân sự và quản lý nhân lực

Nhân sự chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí vận hành, từ tuyển dụng, đào tạo đến quản lý. Ứng dụng AI không chỉ giảm tải công việc thủ công mà còn giúp quản lý hiệu quả hơn, tối ưu hóa nguồn lực con người.

AI giúp giảm chi phí nhân sự và quản lý bằng cách:

Tự động hóa tuyển dụng: AI lọc hồ sơ, đánh giá năng lực nhanh, giúp giảm thời gian và chi phí tuyển dụng sai người.
Quản lý hiệu suất thông minh: Hệ thống AI theo dõi, đánh giá hiệu quả làm việc, đề xuất kế hoạch phát triển cá nhân và khen thưởng phù hợp.
Tối ưu hóa lịch làm việc: AI lập lịch làm việc dựa trên khối lượng công việc và năng lực nhân sự, tránh lãng phí nguồn lực hoặc thiếu nhân sự vào những thời điểm cao điểm.
Đào tạo cá nhân hóa: AI thiết kế chương trình đào tạo phù hợp với từng cá nhân, nâng cao hiệu quả học tập và giảm chi phí đào tạo đại trà không cần thiết.

2.4. Chi phí quản lý và giám sát quy trình

Quản lý và giám sát quy trình vận hành truyền thống thường tốn nhiều thời gian và nhân lực, đồng thời dễ xảy ra sai sót do con người. AI giúp tự động hóa và nâng cao tính chính xác, giảm thiểu chi phí gián tiếp hiệu quả.

Cụ thể, AI hỗ trợ:

Tự động thu thập và phân tích dữ liệu vận hành: Giúp phát hiện nhanh các điểm nghẽn, sai sót trong quy trình để kịp thời xử lý.
Báo cáo tự động theo thời gian thực: Giảm chi phí nhân sự cho công tác tổng hợp, kiểm tra, đánh giá hiệu suất vận hành.
Cảnh báo và dự báo rủi ro: AI nhận diện các nguy cơ tiềm ẩn, gian lận hay sai phạm, từ đó giúp doanh nghiệp giảm thiểu tổn thất tài chính và phi tài chính.
Giám sát hiệu quả công việc: Giúp theo dõi sát sao tiến độ và chất lượng công việc của các bộ phận, giảm chi phí cho các hoạt động kiểm tra thủ công.

2.5. Chi phí logistics và chuỗi cung ứng

Logistics và chuỗi cung ứng là các khâu quan trọng nhưng cũng dễ phát sinh chi phí lớn do tồn kho quá nhiều, giao hàng chậm trễ hay hao hụt hàng hóa. AI góp phần tối ưu hóa toàn bộ hệ thống này, giúp doanh nghiệp vận hành linh hoạt và tiết kiệm.

AI có thể giúp:

Dự báo nhu cầu chính xác: AI phân tích dữ liệu bán hàng, mùa vụ, xu hướng thị trường để dự báo lượng hàng cần nhập kho, tránh tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt.
Tối ưu hóa quản lý tồn kho: AI tự động lập kế hoạch xuất nhập hàng, giảm hao hụt, thất thoát hàng hóa và chi phí lưu kho.
Quản lý vận tải thông minh: AI chọn tuyến đường vận chuyển hiệu quả, tối ưu chi phí nhiên liệu và thời gian giao hàng.
Giám sát và bảo trì thiết bị: AI theo dõi tình trạng xe vận tải, kho bãi để dự báo bảo trì, tránh chi phí sửa chữa đột xuất.

2.6. Chi phí vận hành hành chính và kế toán

Những công việc hành chính, kế toán thường mang tính lặp lại, dễ gây sai sót nếu làm thủ công, đồng thời chiếm nhiều thời gian và nhân sự. Ứng dụng AI giúp tự động hóa và chuẩn hóa các quy trình này, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả.

Các ứng dụng AI trong hành chính và kế toán bao gồm:

Tự động xử lý nghiệp vụ giấy tờ: AI hỗ trợ số hóa, lưu trữ và quản lý tài liệu, giảm chi phí nhân sự hành chính.
Tự động nhập liệu và kiểm tra số liệu: Giảm sai sót, tăng tốc độ xử lý các báo cáo tài chính, hóa đơn, chứng từ.
Phân tích tài chính thông minh: AI hỗ trợ phân tích dòng tiền, báo cáo kết quả kinh doanh, cảnh báo rủi ro tài chính kịp thời.
Hỗ trợ kiểm toán tự động: Giúp phát hiện sai lệch, gian lận trong báo cáo tài chính, giảm chi phí thuê kiểm toán bên ngoài.

3. Lợi ích khi ứng dụng AI để giảm chi phí vận hành

Ứng dụng AI trong vận hành doanh nghiệp không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn đem lại nhiều lợi ích thiết thực, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và bền vững cho doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích nổi bật nhất:

Tối ưu hóa chi phí vận hành một cách hiệu quả: AI giúp tự động hóa các quy trình thủ công, giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ xử lý công việc. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí nhân sự, chi phí vận hành, và hạn chế các khoản chi không cần thiết.
Nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc: Hệ thống AI hỗ trợ phân tích dữ liệu chính xác và nhanh chóng, giúp các bộ phận vận hành ra quyết định kịp thời và chính xác hơn. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro, sai sót và nâng cao chất lượng dịch vụ, sản phẩm.
Tăng khả năng linh hoạt và thích ứng nhanh với thay đổi thị trường: AI giúp doanh nghiệp dự báo xu hướng, điều chỉnh chiến lược và tối ưu nguồn lực phù hợp với biến động thị trường, từ đó tiết kiệm chi phí phát sinh do phản ứng chậm hoặc sai hướng.
Cải thiện trải nghiệm khách hàng và tăng doanh thu: Ứng dụng AI trong chăm sóc khách hàng giúp phản hồi nhanh, chính xác, cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng, tạo lợi thế cạnh tranh và thúc đẩy doanh số bán hàng bền vững.
Hỗ trợ quản lý và kiểm soát hiệu quả hơn: AI cung cấp các công cụ giám sát, báo cáo và phân tích tự động giúp nhà quản lý kiểm soát hoạt động vận hành chặt chẽ, kịp thời phát hiện vấn đề và xử lý nhanh chóng, giảm thiểu thiệt hại về chi phí và uy tín.
Tạo nền tảng cho sự phát triển và đổi mới liên tục: Việc ứng dụng AI giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng công nghệ vững chắc, sẵn sàng tích hợp các giải pháp mới, nâng cấp quy trình và mở rộng quy mô kinh doanh một cách bền vững.

4. Các công nghệ AI phổ biến giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành

Ứng dụng AI ngày càng đa dạng và thiết thực, giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, phân tích dữ liệu và nâng cao hiệu quả vận hành. Dưới đây là những công nghệ AI phổ biến nhất đang được nhiều doanh nghiệp SMEs sử dụng để giảm chi phí vận hành hiệu quả.

Các công nghệ AI giúp giảm chi phí vận hành

4.1. RPA tự động hóa quy trình nghiệp vụ

RPA (Robotic Process Automation – Tự động hóa quy trình bằng robot) là công nghệ tự động hóa doanh nghiệp thông qua các tác vụ lặp đi lặp lại trong quy trình vận hành mà trước đây thường do con người thực hiện thủ công. Đây là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và giảm chi phí nhân sự.

Tự động hóa các tác vụ đơn giản: Như nhập liệu, xử lý đơn hàng, đối chiếu dữ liệu, tạo báo cáo hay cập nhật hệ thống.
Giảm thiểu lỗi do con người: Robot phần mềm hoạt động theo quy trình chuẩn, tránh sai sót nhập liệu, xử lý dữ liệu thiếu chính xác.
Tăng tốc độ xử lý: Các công việc được hoàn thành nhanh hơn rất nhiều so với thao tác thủ công, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn.
Tiết kiệm chi phí nhân sự: Giúp giảm bớt nhân sự cho các công việc hành chính, tập trung nguồn lực vào các nhiệm vụ chiến lược hơn.

Ví dụ, một doanh nghiệp thương mại điện tử có thể dùng RPA để tự động cập nhật trạng thái đơn hàng, gửi email xác nhận và xuất hóa đơn, giảm tải cho bộ phận chăm sóc khách hàng và kế toán.

4.2. AI phân tích dữ liệu lớn giúp dự báo và tối ưu hóa

AI ứng dụng phân tích dữ liệu lớn (Big Data) cho phép doanh nghiệp khai thác thông tin từ nguồn dữ liệu khổng lồ, biến dữ liệu thành kiến thức giá trị phục vụ dự báo và tối ưu hoạt động kinh doanh.

Phân tích xu hướng thị trường: AI giúp nhận diện các mô hình, xu hướng tiêu dùng, hỗ trợ doanh nghiệp dự đoán nhu cầu chính xác hơn.
Tối ưu hóa tồn kho và sản xuất: Dựa trên dự báo nhu cầu, AI giúp lên kế hoạch nhập hàng, sản xuất phù hợp, giảm tồn kho dư thừa và chi phí lưu kho.
Phân tích hành vi khách hàng: Giúp doanh nghiệp cá nhân hóa chiến dịch marketing, tăng tỷ lệ chuyển đổi và giảm chi phí quảng cáo không hiệu quả.
Hỗ trợ ra quyết định nhanh và chính xác: AI cung cấp các báo cáo, khuyến nghị dựa trên dữ liệu thực tế, giúp quản lý đưa ra quyết định tối ưu hóa chi phí và nguồn lực.

Ví dụ, doanh nghiệp trong ngành bán lẻ có thể sử dụng AI để dự báo nhu cầu theo mùa vụ, từ đó điều chỉnh kế hoạch nhập hàng và chương trình khuyến mãi hợp lý, giảm thiểu chi phí tồn kho và thất thoát.

4.3. Chatbot và trợ lý ảo trong chăm sóc khách hàng

Chatbot và trợ lý ảo là những công cụ AI thông minh giúp doanh nghiệp tự động hóa dịch vụ khách hàng, đồng thời nâng cao trải nghiệm khách hàng một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Hỗ trợ 24/7: Chatbot trả lời nhanh các câu hỏi thường gặp mà không cần nhân viên trực tiếp, giúp khách hàng luôn được phục vụ kịp thời.
Giảm tải cho đội ngũ chăm sóc khách hàng: Giúp nhân viên tập trung xử lý các tình huống phức tạp, nâng cao chất lượng dịch vụ tổng thể.
Tương tác cá nhân hóa: Trợ lý ảo có khả năng học hỏi và tùy chỉnh phản hồi theo từng khách hàng, tạo sự gần gũi và nâng cao sự hài lòng.
Tự động ghi nhận và phân loại yêu cầu: Hỗ trợ doanh nghiệp ưu tiên xử lý những vấn đề quan trọng, giảm chi phí xử lý sai sót hoặc bỏ sót yêu cầu.

Ví dụ, có thể sử dụng các AI cho trung tâm tiếng Anh như chatbot để tư vấn khóa học, đăng ký học viên và giải đáp thắc mắc nhanh chóng, giảm bớt áp lực cho nhân viên tư vấn trực tiếp.

4.4. AI trong quản lý chuỗi cung ứng và logistics

AI giúp số hóa và tự động hóa các hoạt động trong chuỗi cung ứng, từ dự báo nhu cầu đến tối ưu hóa vận tải, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả vận hành.

Dự báo nhu cầu chính xác: AI phân tích dữ liệu bán hàng và xu hướng thị trường để dự đoán lượng hàng cần nhập, tránh tồn kho dư thừa.
Tối ưu hóa kho bãi và tồn kho: Hệ thống tự động quản lý tồn kho, giảm hao hụt và chi phí lưu trữ.
Lập kế hoạch vận tải hiệu quả: AI xác định tuyến đường tối ưu, giảm chi phí nhiên liệu và thời gian giao hàng.
Giám sát vận hành liên tục: AI theo dõi tình trạng phương tiện, kho bãi để dự đoán bảo trì, giảm thiểu gián đoạn chuỗi cung ứng.

Ví dụ, một công ty sản xuất sử dụng AI để lập lịch giao hàng và quản lý kho hàng, từ đó giảm đáng kể chi phí vận tải và hao hụt hàng hóa.

4.5. Hệ thống giám sát và bảo trì dựa trên AI

Hệ thống giám sát dựa trên AI giúp doanh nghiệp chủ động bảo trì thiết bị, phát hiện lỗi sớm và nâng cao tuổi thọ máy móc, qua đó giảm thiểu chi phí sửa chữa đột xuất và gián đoạn sản xuất.

Theo dõi trạng thái thiết bị liên tục: AI thu thập và phân tích dữ liệu vận hành để phát hiện dấu hiệu bất thường.
Dự báo lỗi và bảo trì dự phòng: Giúp lên kế hoạch bảo trì hợp lý, tránh sửa chữa khẩn cấp tốn kém và kéo dài thời gian ngưng máy.
Tối ưu hóa vòng đời thiết bị: Nâng cao hiệu suất vận hành và giảm chi phí thay thế thiết bị.
Giảm thiểu thời gian ngừng máy: Tăng độ ổn định trong quá trình sản xuất hoặc vận hành dịch vụ.

Ví dụ, nhà máy sản xuất sử dụng hệ thống AI giám sát máy móc để phát hiện sớm hỏng hóc, giúp giảm 30% chi phí bảo trì và tăng thời gian hoạt động liên tục.

5. Chiến lược giúp SMEs giảm chi phí vận hành bằng AI

Ứng dụng AI để giảm chi phí vận hành đòi hỏi một chiến lược bài bản, từ đánh giá hiện trạng đến tối ưu quy trình liên tục. Dưới đây là các bước chiến lược giúp doanh nghiệp SMEs triển khai AI hiệu quả:

5.1. Đánh giá hiện trạng vận hành và chi phí

Đánh giá hiện trạng vận hành và chi phí là bước nền tảng giúp doanh nghiệp hiểu rõ “bức tranh toàn cảnh” về hoạt động kinh doanh và các khoản chi phí đang phát sinh. Việc này không chỉ giúp xác định những điểm yếu cần cải thiện mà còn là cơ sở để lựa chọn giải pháp AI phù hợp và hiệu quả.

Các bước quan trọng trong đánh giá hiện trạng bao gồm:

1- Thu thập dữ liệu chi tiết về quy trình vận hành

Ghi nhận toàn bộ các công đoạn trong quy trình sản xuất, kinh doanh, marketing, bán hàng, dịch vụ khách hàng, quản lý kho bãi,...
Xác định thời gian, nhân sự, công cụ và nguồn lực đang sử dụng cho từng công đoạn.
Đo lường hiệu suất công việc, tỷ lệ lỗi và mức độ lặp lại của các tác vụ thủ công.

2- Phân tích cấu trúc và thành phần chi phí

Phân loại chi phí vận hành thành chi phí cố định (tiền thuê, lương cơ bản, bảo trì...) và chi phí biến đổi (nguyên vật liệu, chi phí điện nước, chi phí nhân công theo sản lượng...).
Đánh giá chi phí nhân sự chiếm bao nhiêu phần trăm trong tổng chi phí vận hành, bao gồm chi phí tuyển dụng, đào tạo và quản lý.
Xác định các khoản chi phí phát sinh ngoài kế hoạch như chi phí sửa chữa đột xuất, chi phí hàng tồn kho quá hạn,...

3- Xác định điểm nghẽn và lãng phí trong vận hành

Phân tích các bước quy trình có thời gian thực hiện kéo dài hoặc tần suất sai sót cao.
Tìm ra những công việc thủ công lặp đi lặp lại có thể tự động hóa bằng AI hoặc RPA.
Xác định những khu vực thiếu minh bạch, giám sát kém gây thất thoát chi phí.

4- Đánh giá công nghệ và hệ thống quản lý hiện tại

Kiểm tra mức độ ứng dụng công nghệ, phần mềm quản lý doanh nghiệp, CRM, ERP,... có tích hợp sẵn các giải pháp tự động hóa hay chưa.
Đánh giá khả năng tích hợp AI với hệ thống hiện có, những hạn chế kỹ thuật và hạ tầng công nghệ.

5- Thu thập ý kiến và phản hồi từ nhân sự vận hành

Lắng nghe những khó khăn, bất cập mà đội ngũ vận hành đang gặp phải.
Thu thập đề xuất cải tiến từ nhân viên – những người trực tiếp làm việc với quy trình.

5.2. Xác định mục tiêu giảm chi phí cụ thể và khả thi

Sau khi đánh giá hiện trạng, doanh nghiệp cần đặt ra mục tiêu giảm chi phí rõ ràng, cụ thể và có thể đo lường được để làm kim chỉ nam cho quá trình ứng dụng AI.

Đặt mục tiêu SMART: Cụ thể (Specific), Đo lường được (Measurable), Có thể đạt được (Achievable), Thực tế (Realistic), và Có thời hạn (Time-bound).
Ưu tiên những mục tiêu quan trọng: Tập trung vào các khoản chi phí lớn hoặc quy trình kém hiệu quả nhất để đạt hiệu quả nhanh và rõ rệt.
Xác định phạm vi ứng dụng: Chọn các bộ phận, quy trình phù hợp để triển khai trước như marketing, chăm sóc khách hàng, hay quản lý kho.
Đảm bảo sự phù hợp với nguồn lực: Mục tiêu cần cân nhắc khả năng tài chính, nhân lực và công nghệ của doanh nghiệp để tránh quá tải hoặc không khả thi.
Thiết lập chỉ số đánh giá hiệu quả: Ví dụ giảm % chi phí nhân sự, tăng % xử lý tự động, rút ngắn thời gian xử lý,... để dễ theo dõi và đánh giá.

5.3. Tìm hiểu và lựa chọn giải pháp AI phù hợp

Việc lựa chọn giải pháp AI phù hợp là bước then chốt để doanh nghiệp đạt được hiệu quả tối ưu khi giảm chi phí vận hành. Trước hết, cần nghiên cứu kỹ các công nghệ AI phổ biến như:

RPA – tự động hóa các tác vụ thủ công lặp đi lặp lại
AI phân tích dữ liệu lớn hỗ trợ dự báo và tối ưu hóa
Chatbot và trợ lý ảo nâng cao trải nghiệm khách hàng
AI trong quản lý chuỗi cung ứng và hệ thống giám sát, bảo trì thông minh

Khi lựa chọn giải pháp, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố sau:

Quy mô và ngành nghề kinh doanh: Giải pháp phải phù hợp với đặc thù hoạt động và quy mô tài chính của doanh nghiệp.
Khả năng tích hợp với hệ thống hiện tại: Giúp tránh gây gián đoạn hoạt động vận hành và giảm chi phí chuyển đổi.
Dịch vụ hỗ trợ và đào tạo: Lựa chọn nhà cung cấp có kinh nghiệm, đảm bảo hỗ trợ kỹ thuật và đào tạo nhân sự hiệu quả.
Khả năng mở rộng trong tương lai: Giải pháp cần linh hoạt, dễ nâng cấp để phù hợp với sự phát triển dài hạn của doanh nghiệp.

Ngoài ra, việc tham khảo các case study thực tế và ý kiến từ chuyên gia sẽ giúp doanh nghiệp có góc nhìn toàn diện, từ đó đưa ra quyết định phù hợp và hiệu quả hơn.

5.4. Lập kế hoạch triển khai chi tiết

Kế hoạch triển khai chi tiết là nền tảng giúp đảm bảo quá trình ứng dụng AI được thực hiện hiệu quả, đúng tiến độ và đạt mục tiêu đề ra. Doanh nghiệp nên bắt đầu bằng việc xác định phạm vi áp dụng AI, ưu tiên các quy trình hoặc bộ phận có thể triển khai thí điểm trước nhằm đánh giá hiệu quả thực tế.

Các yếu tố chính cần xây dựng trong kế hoạch bao gồm:

Timeline cụ thể: Phân bổ rõ ràng các giai đoạn chuẩn bị, triển khai thử nghiệm, đánh giá và mở rộng, giúp kiểm soát tiến độ và tránh kéo dài không cần thiết.
Phân bổ nguồn lực: Xác định nhân sự chịu trách nhiệm chính, các bộ phận phối hợp cùng đối tác công nghệ, đồng thời dự toán ngân sách chi tiết cho từng giai đoạn.
Quy trình quản lý dự án: Thiết lập hệ thống báo cáo tiến độ định kỳ, đánh giá rủi ro và phương án xử lý kịp thời.
Chuẩn bị hạ tầng công nghệ: Đảm bảo hệ thống IT sẵn sàng tích hợp AI với mức độ bảo mật cao và khả năng mở rộng.
Đào tạo nhân sự: Nâng cao nhận thức và kỹ năng vận hành các hệ thống AI mới cho đội ngũ liên quan.
Xác định KPI rõ ràng: Ví dụ như tỷ lệ tự động hóa quy trình, mức giảm chi phí vận hành, thời gian xử lý công việc, mức độ hài lòng của khách hàng để theo dõi hiệu quả thực tế.

5.5. Triển khai thử nghiệm và đào tạo nhân sự

Triển khai thử nghiệm (pilot) là bước quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá thực tế hiệu quả của giải pháp AI trước khi mở rộng áp dụng toàn diện. Qua giai đoạn này, các vấn đề phát sinh sẽ được phát hiện và xử lý kịp thời, giúp giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa vận hành.

Để triển khai thử nghiệm hiệu quả, doanh nghiệp cần:

Chọn bộ phận hoặc quy trình phù hợp để thử nghiệm: Ưu tiên những khu vực có dữ liệu đầy đủ, quy trình rõ ràng và tác động chi phí lớn.
Theo dõi sát sao quá trình vận hành: Thu thập dữ liệu và phản hồi từ người dùng, xác định điểm mạnh, điểm yếu và các khó khăn gặp phải.
Điều chỉnh và tối ưu giải pháp: Dựa trên kết quả thử nghiệm, điều chỉnh các tham số, quy trình hoặc công nghệ để phù hợp hơn với thực tế.

Song song với đó, đào tạo nhân sự là yếu tố then chốt để đảm bảo hệ thống AI được vận hành hiệu quả và phát huy tối đa lợi ích. Việc đào tạo cần:

Tập trung vào nhóm nhân sự trực tiếp sử dụng và quản lý AI: Đảm bảo họ hiểu rõ cách vận hành, cách xử lý sự cố và khai thác tính năng của hệ thống.
Tổ chức các buổi đào tạo đa dạng: Kết hợp giữa đào tạo trực tiếp, tài liệu hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật liên tục.
Xây dựng văn hóa chuyển đổi số: Khuyến khích nhân viên chủ động học hỏi, thích nghi và đóng góp ý kiến cải tiến trong quá trình ứng dụng AI.

5.6. Đánh giá hiệu quả và tối ưu hóa quy trình

Sau giai đoạn thử nghiệm và triển khai, việc đánh giá hiệu quả là bước không thể thiếu để xác định mức độ thành công và hướng phát triển tiếp theo. Đánh giá cần dựa trên các chỉ số KPI đã được thiết lập từ đầu, đồng thời lắng nghe phản hồi từ người dùng và phân tích dữ liệu vận hành thực tế.

Quá trình đánh giá và tối ưu hóa nên bao gồm:

So sánh kết quả thực tế với mục tiêu đã đề ra: Đánh giá mức độ giảm chi phí, cải thiện hiệu suất, tăng tính tự động hóa và chất lượng dịch vụ.
Phân tích nguyên nhân thành công hoặc hạn chế: Xác định yếu tố hỗ trợ hiệu quả và các điểm cần khắc phục hoặc nâng cấp.
Điều chỉnh quy trình và giải pháp AI: Cập nhật, tinh chỉnh thuật toán, bổ sung tính năng hoặc mở rộng phạm vi ứng dụng dựa trên phân tích.
Xây dựng quy trình cải tiến liên tục: Thiết lập vòng lặp phản hồi – hành động – đánh giá để doanh nghiệp luôn tối ưu vận hành theo thời gian.
Chuẩn bị mở rộng ứng dụng: Khi giải pháp đã ổn định và hiệu quả, doanh nghiệp có thể nhân rộng ra các phòng ban hoặc quy trình khác, đồng thời tăng cường đào tạo và hỗ trợ.

6. Lời khuyên cho doanh nghiệp SMEs khi ứng dụng AI để tối ưu vận hành

Việc ứng dụng AI để tối ưu vận hành không chỉ là xu hướng mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp SMEs nâng cao hiệu quả và giảm chi phí. Tuy nhiên, để khai thác tối đa tiềm năng của AI, doanh nghiệp cần có chiến lược đúng đắn và sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ ban đầu. Dưới đây là những lời khuyên thiết thực giúp doanh nghiệp đi đúng hướng khi triển khai AI.

Lời khuyên cho SMEs khi ứng dụng AI để tối ưu vận hành

1- Nhận diện "điểm đau" chi phí lớn nhất và rõ ràng nhất

Một trong những bước đầu tiên và quan trọng nhất khi ứng dụng AI chính là doanh nghiệp cần xác định rõ những “điểm đau” tức là những khoản chi phí vận hành đang gây lãng phí hoặc ảnh hưởng lớn nhất đến lợi nhuận. Với nguồn lực hạn chế, SMEs không thể đầu tư dàn trải vào tất cả các quy trình cùng một lúc. Thay vào đó, việc tập trung vào 1-2 lĩnh vực có chi phí cao nhất hoặc nhiều vấn đề nhất sẽ giúp khai thác hiệu quả nguồn lực và mang lại kết quả rõ ràng.

Ví dụ, nếu chi phí chăm sóc khách hàng chiếm tỷ trọng lớn do cần nhiều nhân sự nhưng hiệu quả chưa cao, hoặc tồn kho hàng hóa gây áp lực về vốn và mất mát, thì đây chính là những điểm cần ưu tiên ứng dụng AI.

2- Ưu tiên các giải pháp AI có sẵn, dễ dùng và SaaS

Doanh nghiệp SMEs nên ưu tiên lựa chọn các giải pháp AI có sẵn trên thị trường, đặc biệt là các nền tảng SaaS (Software as a Service) dựa trên đám mây. Những công cụ này thường được thiết kế dễ sử dụng, có giao diện thân thiện và hỗ trợ tiếng Việt, giúp doanh nghiệp nhanh chóng triển khai và khai thác ngay mà không cần phải đầu tư xây dựng phức tạp. Các mô hình trả tiền theo mức sử dụng (pay-as-you-go) hoặc đăng ký linh hoạt theo tháng/quý cũng giúp kiểm soát chi phí đầu tư hiệu quả. Ví dụ: Chatbot có sẵn, công cụ marketing AI, phần mềm kế toán tích hợp AI.

3- Tập trung vào ROI nhanh chóng và rõ ràng

Với ngân sách hạn chế và nhu cầu minh bạch về hiệu quả đầu tư, các doanh nghiệp nhỏ nên ưu tiên triển khai các dự án AI có khả năng đem lại lợi ích rõ ràng và nhanh chóng, thường trong vòng 3-6 tháng. Việc chứng minh được hiệu quả giảm chi phí, tăng năng suất hoặc cải thiện trải nghiệm khách hàng trong ngắn hạn sẽ giúp xây dựng niềm tin cho lãnh đạo và toàn bộ đội ngũ, tạo động lực tiếp tục đầu tư và mở rộng các giải pháp AI trong tương lai.

4- Tối đa hóa giá trị từ dữ liệu hiện có

Hầu hết SMEs đều có nguồn dữ liệu vận hành và khách hàng nhất định, tuy nhiên dữ liệu này thường chưa được tổ chức, phân loại hoặc phân tích một cách khoa học để tạo ra giá trị. Ứng dụng AI không nhất thiết phải bắt đầu từ dữ liệu mới mà có thể khai thác ngay dữ liệu hiện có để đưa ra những phân tích sâu sắc và các dự báo giúp doanh nghiệp ra quyết định chính xác hơn.

Việc tận dụng dữ liệu sẵn có giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí thu thập thông tin mới, đồng thời nâng cao chất lượng vận hành từ việc quản lý tồn kho, phân tích hành vi khách hàng đến tối ưu hóa marketing và tài chính. Doanh nghiệp nên đầu tư xây dựng hệ thống lưu trữ và quản lý dữ liệu bài bản để làm nền tảng cho các ứng dụng AI hiệu quả hơn về lâu dài.

Giảm chi phí vận hành bằng AI không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực mà còn nâng cao hiệu quả và khả năng cạnh tranh. Đừng để chi phí vận hành trở thành rào cản phát triển, hãy bắt đầu ứng dụng AI ngay hôm nay. Liên hệ với AI FIRST để được tư vấn chiến lược AI phù hợp và tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn!