LỘ TRÌNH TRIỂN KHAI AI CHO SMES TỐI ƯU CHI PHÍ VÀ TĂNG HIỆU QUẢ

Triển khai AI đang trở thành xu hướng tất yếu giúp SMEs nâng cao hiệu suất và cạnh tranh hiệu quả trên thị trường. AI không chỉ tự động hóa công việc phức tạp mà còn hỗ trợ ra quyết định chính xác dựa trên dữ liệu. Bài viết này, AI FIRST sẽ chia sẻ tới bạn đọc chiến lược và quy trình triển khai AI cho SMEs hiệu quả, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và tận dụng tối đa lợi ích công nghệ AI.

1. Xu hướng ứng dụng AI trong doanh nghiệp hiện nay

Trong những năm gần đây, trí tuệ nhân tạo (AI) đã trở thành yếu tố then chốt thúc đẩy sự đổi mới và phát triển trong doanh nghiệp trên toàn cầu. Theo khảo sát của CPA Australia năm 2024, Việt Nam đứng đầu khu vực Châu Á – Thái Bình Dương về đầu tư và ứng dụng AI trong doanh nghiệp nhỏ. Cụ thể:

• 44% doanh nghiệp nhỏ tại Việt Nam cho biết AI là khoản đầu tư công nghệ lớn nhất của họ trong năm 2024, gấp đôi so với năm 2023.
• Gần 50% doanh nghiệp nhỏ đã và đang sử dụng công cụ AI để hỗ trợ kinh doanh, vượt xa mức trung bình khu vực.
• 88% doanh nghiệp nhỏ tại Việt Nam cho biết đầu tư vào công nghệ đã giúp cải thiện lợi nhuận trực tiếp trong năm 2024.

Những con số này cho thấy bức tranh thực tế về trí tuệ nhân tạo tại Việt Nam: các doanh nghiệp chần chừ chưa kịp thích nghi sẽ dễ dàng bị bỏ lại phía sau và đối mặt với nguy cơ bị đào thải. Ngược lại, những doanh nghiệp linh hoạt, biết tận dụng sức mạnh từ làn sóng công nghệ sẽ có cơ hội vươn lên, bứt phá mạnh mẽ trong thời kỳ chuyển đổi số.

Song song với đo, các ngành nghề như thương mại điện tử, dịch vụ khách hàng, sản xuất và logistics hiện là những lĩnh vực đi đầu trong việc ứng dụng AI. Chẳng hạn, các doanh nghiệp thương mại điện tử phổ biến với việc triển khai chatbot nhằm tự động hóa tư vấn khách hàng và nâng cao trải nghiệm người dùng. Các hình thức AI được sử dụng phổ biến ở SMEs thường là chatbot tự động, phần mềm phân tích dữ liệu dự báo nhu cầu, tự động hóa marketing và hệ thống quản lý quan hệ khách hàng thông minh (CRM).

2. Tầm quan trọng của việc triển khai AI đối với SMEs trong kỷ nguyên số

AI đang dần thay đổi cách các doanh nghiệp vừa và nhỏ vận hành và phát triển. Triển khai AI hiệu quả không chỉ giúp tối ưu quy trình mà còn là chìa khóa mở ra cơ hội tăng trưởng và tạo lợi thế cạnh tranh trong kỷ nguyên số .

• Tăng hiệu quả vận hành và năng suất làm việc: AI giúp tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như nhập liệu, quản lý đơn hàng hay xử lý dịch vụ khách hàng, từ đó giảm thiểu sai sót do con người và giải phóng nguồn lực cho các nhiệm vụ sáng tạo, chiến lược hơn.
• Tiết kiệm chi phí vận hành: Thay vì thuê thêm nhân sự hoặc tăng giờ làm, AI có thể thực hiện nhiều tác vụ tự động với chi phí thấp hơn, giúp SMEs tối ưu ngân sách và tăng lợi nhuận.
• Nâng cao hiệu quả marketing và bán hàng: AI phân tích dữ liệu khách hàng, dự đoán xu hướng, cá nhân hóa trải nghiệm mua sắm, từ đó tăng tỷ lệ chuyển đổi và giảm chi phí quảng cáo không hiệu quả.
• Hỗ trợ ra quyết định chính xác: AI tổng hợp và phân tích dữ liệu lớn theo thời gian thực, giúp lãnh đạo có cơ sở để điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp với thị trường và nhu cầu khách hàng.
• Tăng cường trải nghiệm khách hàng: AI giúp tạo ra trải nghiệm cá nhân hóa, phản hồi nhanh chóng qua AI chatbot hay các nền tảng tự động, giúp giữ chân khách hàng và xây dựng thương hiệu.
• Nâng cao khả năng cạnh tranh: Khi công nghệ liên tục phát triển, việc ứng dụng AI giúp SMEs không bị tụt hậu, tăng tốc độ phản ứng trước biến động thị trường và cạnh tranh hiệu quả với các doanh nghiệp lớn hơn.

3. 3 chiến lược áp dụng AI hiệu quả cho SMEs khi nguồn lực hạn chế

Việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp, nhưng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), nguồn lực về tài chính, nhân sự và công nghệ thường bị hạn chế. Để tận dụng AI một cách hiệu quả, SMEs cần xây dựng những chiến lược phù hợp, giúp tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả triển khai. Dưới đây là ba chiến lược giúp SMEs tận dụng AI một cách hiệu quả:

3.1. Tiếp cận theo mô hình "Start Small, Win Fast"

Mô hình "Start Small, Win Fast" là chiến lược tiếp cận AI rất hiệu quả dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) có nguồn lực hạn chế. Ý tưởng chính của mô hình này là bắt đầu với những dự án AI nhỏ, khả thi, dễ triển khai và nhanh chóng đạt được kết quả tích cực. Thay vì áp dụng AI rộng khắp mọi hoạt động của doanh nghiệp cùng lúc, cách tiếp cận hiệu quả hơn là tập trung vào 1-2 quy trình cụ thể có tiềm năng tối ưu nhờ AI. 

Cách triển khai mô hình "Start Small, Win Fast":

1- Xác định một vấn đề cụ thể, nhỏ và có thể giải quyết nhanh

Doanh nghiệp nên bắt đầu từ một quy trình hoặc bộ phận có thể ứng dụng AI với quy mô nhỏ. Việc tập trung vào mục tiêu nhỏ giúp giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm chi phí và dễ dàng kiểm soát kết quả. Ví dụ như tự động hóa trả lời các câu hỏi thường gặp của khách hàng qua chatbot, hay sử dụng AI để phân tích dữ liệu bán hàng trong một khu vực cụ thể. Việc tập trung vào mục tiêu nhỏ giúp giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm chi phí và dễ dàng kiểm soát kết quả.

2 - Lựa chọn giải pháp AI phù hợp và dễ triển khai

Chọn các công cụ hoặc nền tảng AI đã được phát triển sẵn, có thể tích hợp nhanh và không đòi hỏi nguồn lực kỹ thuật phức tạp. Ví dụ: sử dụng chatbot miễn phí hoặc chi phí thấp, phần mềm CRM tích hợp AI, hoặc các công cụ phân tích dữ liệu trực quan. Việc chọn giải pháp phù hợp giúp doanh nghiệp nhanh chóng tiến hành thử nghiệm.

3 - Triển khai thí điểm và đo lường hiệu quả ngay lập tức

Sau khi lựa chọn giải pháp, tiến hành triển khai thử nghiệm trên phạm vi nhỏ trong thời gian ngắn (ví dụ 1-3 tháng). Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần liên tục thu thập dữ liệu và đánh giá hiệu quả dự án dựa trên các chỉ số rõ ràng như tiết kiệm thời gian, tăng doanh số, giảm chi phí hoặc cải thiện trải nghiệm khách hàng.

4 - Chia sẻ kết quả và nhân rộng dự án thành công

Khi đạt được kết quả tích cực, thông báo rộng rãi trong nội bộ để tạo động lực cho nhân viên và sự đồng thuận của ban lãnh đạo. Dựa trên bài học từ dự án nhỏ, doanh nghiệp có thể nhân rộng ứng dụng AI sang các bộ phận hoặc quy trình khác, từ đó từng bước mở rộng và nâng cao mức độ tự động hóa và số hóa toàn doanh nghiệp.

3.2. Tận dụng công cụ sẵn có với chi phí thấp

Việc tự phát triển các giải pháp AI phức tạp đòi hỏi chi phí lớn và đội ngũ chuyên môn cao thường không khả thi đối với nhiều SMEs. Thay vào đó, doanh nghiệp nên tận dụng các giải pháp AI “off-the-shelf” – tức là những công cụ, nền tảng đã được xây dựng sẵn và dễ dàng sử dụng, phù hợp cho người không chuyên về kỹ thuật. Những công cụ AI này có mức phí thấp nhưng vẫn đủ sức đáp ứng nhu cầu cơ bản trong vận hành và kinh doanh. Một số công cụ AI như: Chat GPT 4.0, Gemini, Jasper AI, Tableau AI, Copy. ai….

Để khai thác hiệu quả các công cụ AI, một yếu tố quan trọng chính là kỹ năng “Prompt Engineering” khả năng tạo ra các câu lệnh chỉ dẫn chính xác và hiệu quả cho AI. Đây được xem là yếu tố cực kỳ giá trị, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất công cụ AI.

Một số nguyên tắc quan trọng khi xây dựng prompt hiệu quả bao gồm:

• Cung cấp đủ và rõ ràng bối cảnh vấn đề
• Phân chia nhiệm vụ lớn thành các bước nhỏ, dễ xử lý
• Đưa ra yêu cầu cụ thể về định dạng kết quả mong muốn
• Kèm theo ví dụ minh họa để AI hiểu rõ hơn về mục tiêu

Ngoài ra, doanh nghiệp SMEs có thể tích hợp AI vào quy trình làm việc hiện tại ví dụ tự động sản xuất nội dung marketing với ChatGPT. Việc sử dụng ChatGPT giúp nâng cao đáng kể năng suất sáng tạo nội dung. Thời gian hoàn thiện một bài content SEO hay một chiến dịch email, content quảng cáo giảm từ 6 giờ xuống chỉ còn vài phút. Quy trình này các bước như sau:

• Xác định mục tiêu và đối tượng khách hàng: Trước hết, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu cụ thể của chiến dịch marketing (như tăng nhận diện thương hiệu, thu hút khách hàng mới, hay thúc đẩy doanh số bán hàng) và hiểu rõ đặc điểm, nhu cầu của nhóm khách hàng mục tiêu. Điều này giúp AI tạo ra nội dung phù hợp và mang lại hiệu quả tối ưu.
• Nghiên cứu và thu thập dữ liệu: Thu thập thông tin liên quan đến ngành hàng, sản phẩm, xu hướng thị trường và phản hồi khách hàng. Các dữ liệu này sẽ được dùng làm nền tảng để AI phân tích và xây dựng nội dung chính xác, sát với thực tế.
• Sử dụng AI để tạo ý tưởng và phác thảo nội dung sơ bộ: Dựa trên dữ liệu và mục tiêu, AI sẽ giúp phác thảo dàn ý, tạo các ý tưởng nội dung. Dùng AI để tạo content SEO, bài đăng mạng xã hội.
• Chỉnh sửa, cá nhân hóa và tối ưu nội dung: Đội ngũ marketing sẽ chỉnh sửa, bổ sung thông tin, điều chỉnh giọng điệu và phong cách sao cho phù hợp với thương hiệu. 

3.3. Xây dựng văn hóa "hiểu biết về AI" trong tổ chức

Một trong những yếu tố quan trọng giúp SMEs triển khai AI thành công chính là xây dựng văn hóa hiểu biết về AI, hay còn gọi là “AI literacy”. Khi nhân viên có kiến thức cơ bản về AI, họ sẽ dễ dàng sử dụng và tận dụng các công cụ AI trong công việc hàng ngày, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và góp phần vào sự đổi mới của doanh nghiệp.
Để làm được điều này, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống đào tạo và hỗ trợ nhân viên từng bước nắm bắt và làm chủ công nghệ AI. Dưới đây là 3 bước cụ thể giúp SMEs xây dựng văn hóa AI literacy hiệu quả:

Bước 1: Nâng cao nhận thức và kiến thức cơ bản về AI

Trước tiên, doanh nghiệp cần tạo dựng một nền tảng nhận thức chung về AI để toàn bộ nhân viên hiểu được tầm quan trọng và ứng dụng thực tế của công nghệ này.

• Tổ chức các buổi đào tạo nội bộ về AI, webinar giới thiệu khái niệm AI và tác động của nó đến ngành nghề, doanh nghiệp.
• Cung cấp tài liệu dễ hiểu như video, bài viết đơn giản giải thích thuật ngữ và ví dụ ứng dụng.
• Lãnh đạo chủ động truyền cảm hứng, làm gương trong việc học hỏi và sử dụng AI.

Bước 2: Đào tạo kỹ năng sử dụng công cụ AI thiết thực

Sau khi nâng cao nhận thức, bước tiếp theo là đào tạo kỹ năng thực tế để nhân viên có thể sử dụng các công cụ AI hỗ trợ công việc hàng ngày.

• Tập huấn sử dụng các công cụ AI phổ biến như chatbot, phần mềm phân tích dữ liệu, công cụ tự động hóa marketing.
• Thành lập nhóm “AI champions” để hỗ trợ và truyền đạt kinh nghiệm cho đồng nghiệp.
• Khuyến khích nhân viên tham gia các khóa học online, workshop, và cộng đồng AI để cập nhật kiến thức mới.

Bước 3: Khuyến khích sáng tạo và ứng dụng AI trong công việc hàng ngày

Cuối cùng, để văn hóa AI-First thực sự thấm sâu, doanh nghiệp cần tạo môi trường thuận lợi để nhân viên thử nghiệm, sáng tạo và áp dụng AI vào công việc.

• Xây dựng môi trường làm việc cởi mở, khuyến khích thử nghiệm và đề xuất cải tiến bằng AI.
• Tổ chức các cuộc thi đổi mới sáng tạo, ví dụ như “Hackathon AI” nội bộ để thúc đẩy sáng tạo.
• Đánh giá và khen thưởng các cá nhân, nhóm có thành tích nổi bật trong việc áp dụng AI.

4. Lộ trình triển khai AI cho SMEs hiệu quả 

Triển khai AI thành công không chỉ dựa vào công nghệ mà còn phụ thuộc vào kế hoạch và quy trình bài bản. Với doanh nghiệp SMEs, việc xây dựng một lộ trình rõ ràng giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, hạn chế rủi ro và nhanh chóng đạt được kết quả mong muốn. Dưới đây là lộ trình triển khai AI hiệu quả:

4.1. Đánh giá thực trạng hiện tại và xác định mục tiêu rõ ràng

Trước khi bắt đầu ứng dụng AI, SMEs cần thực hiện bước đánh giá thực trạng doanh nghiệp hiện tại một cách toàn diện để hiểu rõ khả năng, nguồn lực và những thách thức của doanh nghiệp. Việc này giúp xây dựng nền tảng vững chắc cho kế hoạch triển khai AI sau này.

• Kiểm tra hạ tầng công nghệ: Đánh giá hệ thống máy móc, phần mềm, dữ liệu hiện có và khả năng tích hợp công nghệ mới. Ví dụ: Doanh nghiệp có sẵn hệ thống quản lý dữ liệu khách hàng (CRM) hay chưa? Hạ tầng có hỗ trợ lưu trữ và xử lý dữ liệu lớn không?

• Đánh giá dữ liệu: Xác định nguồn dữ liệu, chất lượng và tính đầy đủ của dữ liệu. AI dựa vào dữ liệu để học hỏi và phân tích, do đó dữ liệu phải đảm bảo chính xác, liên tục cập nhật và dễ tiếp cận.

• Phân tích năng lực nhân sự: Đánh giá kiến thức và kỹ năng công nghệ của đội ngũ hiện tại, xác định những thiếu hụt cần bổ sung hoặc đào tạo.

• Nhận diện thách thức và cơ hội: Liệt kê những vấn đề đang tồn tại trong quy trình kinh doanh mà AI có thể giải quyết, đồng thời nhận diện các cơ hội cải tiến và phát triển.

• Xác định mục tiêu rõ ràng: Đặt ra mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được để định hướng cho dự án AI, ví dụ như: giảm thời gian xử lý đơn hàng 30%, tăng doanh số 15%, cải thiện trải nghiệm khách hàng qua chatbot, hoặc tối ưu hóa quản lý tồn kho.

4.2. Lập kế hoạch và chọn công cụ AI phù hợp

Sau khi có cái nhìn tổng thể về hiện trạng và mục tiêu, bước tiếp theo là xây dựng kế hoạch triển khai chi tiết và lựa chọn công cụ AI phù hợp với nhu cầu, ngân sách và nguồn lực của doanh nghiệp.

• Phân tích yêu cầu và ưu tiên: Xác định các chức năng AI cần thiết dựa trên mục tiêu đã đề ra. Ví dụ, nếu mục tiêu là nâng cao dịch vụ khách hàng, chatbot AI và phân tích phản hồi khách hàng sẽ là ưu tiên. Nếu mục tiêu là tối ưu tồn kho, công cụ phân tích dữ liệu dự báo cần được tập trung.

• Nghiên cứu các giải pháp AI trên thị trường: Tìm hiểu và so sánh các phần mềm, nền tảng AI phù hợp với quy mô và lĩnh vực kinh doanh của SMEs. Lựa chọn các giải pháp có chi phí hợp lý, dễ triển khai và hỗ trợ kỹ thuật tốt.

• Chọn mô hình triển khai: Quyết định triển khai AI theo hình thức thuê ngoài (outsourcing), mua phần mềm có sẵn (off-the-shelf), hoặc phát triển nội bộ tùy vào nguồn lực và chiến lược dài hạn.

• Lập kế hoạch ngân sách: Dự trù chi phí cho các khoản như bản quyền phần mềm, triển khai, đào tạo nhân sự, bảo trì và nâng cấp hệ thống.

• Xây dựng timeline triển khai: Lên lịch trình cụ thể cho từng giai đoạn dự án, phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng bộ phận liên quan.

• Chuẩn bị nhân sự và đào tạo: Lên kế hoạch đào tạo nhân viên về công nghệ mới và quy trình sử dụng công cụ AI để đảm bảo sự sẵn sàng khi triển khai.

Lưu khi lựa chọn công cụ AI:

• Ưu tiên các công cụ AI có giao diện thân thiện và dễ sử dụng. Các nền tảng AI với giao diện trực quan, hỗ trợ tiếng Việt hoặc có tài liệu hướng dẫn chi tiết sẽ giúp giảm thời gian đào tạo và tăng hiệu quả áp dụng.

• Công cụ AI cần dễ dàng tích hợp với các hệ thống hiện có như CRM, ERP, phần mềm kế toán hoặc website của doanh nghiệp. Kiểm tra tính tương thích của công cụ với hạ tầng kỹ thuật hiện tại để tránh phát sinh chi phí nâng cấp không cần thiết.

• Lựa chọn các giải pháp AI có chi phí hợp lý, phù hợp với ngân sách SMEs, bao gồm phí mua bản quyền, phí triển khai và phí duy trì hàng tháng/năm.

• Chọn công cụ có thể mở rộng quy mô theo sự phát triển của doanh nghiệp, tránh việc phải thay đổi công cụ khi doanh nghiệp lớn hơn.

• Công cụ nên cho phép tùy chỉnh các tính năng để phù hợp với quy trình và đặc thù riêng của doanh nghiệp.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp cần cải thiện chăm sóc khách hàng, có thể lựa chọn chatbot AI như ManyChat, Tawk.to hoặc Zalo OA với chi phí thấp, dễ dùng và tích hợp sẵn trên nền tảng mạng xã hội.

4.3. Thực hiện dự án thử nghiệm (Pilot Project)

Việc bắt đầu với một dự án thử nghiệm quy mô nhỏ giúp SMEs hạn chế rủi ro và có cơ sở đánh giá chính xác hiệu quả của AI trước khi triển khai rộng rãi. Dưới đây là các bước quan trọng trong giai đoạn thử nghiệm:

• Lựa chọn quy trình hoặc bộ phận phù hợp để thử nghiệm: Nên chọn một phần công việc hoặc bộ phận có tính lặp lại cao, dễ đo lường hiệu quả, như chăm sóc khách hàng bằng chatbot, phân tích dữ liệu bán hàng hoặc tự động hóa quản lý tồn kho.
• Xác định mục tiêu cụ thể và các chỉ số đo lường (KPI): Ví dụ, giảm thời gian xử lý yêu cầu khách hàng 30%, tăng độ chính xác dự báo tồn kho 20%. Mục tiêu rõ ràng giúp doanh nghiệp tập trung và dễ dàng đánh giá kết quả.
• Thiết lập quy trình vận hành thử nghiệm: Xây dựng quy trình chi tiết, phân công rõ vai trò và trách nhiệm cho từng thành viên trong dự án. Đảm bảo các bên liên quan hiểu rõ cách thức triển khai và các bước cần thực hiện.
• Đào tạo nhân sự tham gia dự án: Cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết để nhân viên biết cách sử dụng công cụ AI đúng cách, đảm bảo quá trình thử nghiệm diễn ra thuận lợi.
• Theo dõi, ghi nhận dữ liệu và thu thập phản hồi: Giám sát liên tục hiệu quả dự án qua các chỉ số KPI đã đề ra, đồng thời thu thập ý kiến phản hồi từ nhân viên và khách hàng (nếu có) để đánh giá tính khả thi và điểm cần cải tiến.
• Phân tích kết quả và điều chỉnh: Đánh giá tổng thể kết quả dự án thử nghiệm, xác định ưu điểm, hạn chế và các vấn đề phát sinh để điều chỉnh giải pháp phù hợp hơn trước khi nhân rộng.

4.4. Đào tạo nhân sự và xây dựng văn hóa ứng dụng AI

Đào tạo nhân sự và xây dựng văn hóa ứng dụng AI sẽ giúp đảm bảo rằng công nghệ được áp dụng hiệu quả và lâu dài trong tổ chức. Cụ thể doanh nghiệp cần thực hiện như sau:

• Xây dựng chương trình đào tạo bài bản, phù hợp với từng nhóm nhân viên: Chương trình nên bao gồm kiến thức cơ bản về AI, kỹ năng sử dụng các công cụ AI cụ thể và phương pháp tích hợp AI vào công việc hàng ngày.

• Tổ chức các buổi workshop, khóa học online và offline: Cung cấp đa dạng hình thức đào tạo để nhân viên dễ dàng tiếp cận, đồng thời cập nhật kiến thức mới liên tục.

• Phát triển nhóm “AI champions” nội bộ: Chọn lọc những nhân viên nhiệt huyết, có kỹ năng công nghệ để đào tạo nâng cao, trở thành những người hỗ trợ, tư vấn và truyền cảm hứng cho đồng nghiệp trong việc ứng dụng AI.

• Khuyến khích tinh thần đổi mới sáng tạo: Tạo môi trường làm việc cởi mở, khuyến khích nhân viên thử nghiệm công cụ mới, đề xuất ý tưởng cải tiến quy trình dựa trên AI.

• Theo dõi và đánh giá hiệu quả đào tạo: Định kỳ kiểm tra kiến thức, khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên và theo dõi việc ứng dụng AI vào thực tế để điều chỉnh chương trình đào tạo phù hợp hơn.

• Tích hợp văn hóa AI vào giá trị và chiến lược doanh nghiệp: Đảm bảo rằng việc ứng dụng AI trở thành một phần trong chiến lược phát triển dài hạn, được lãnh đạo cam kết và toàn tổ chức đồng thuận thực hiện.

4.5. Mở rộng triển khai và liên tục tối ưu hóa

Sau khi dự án thử nghiệm (pilot project) thành công, bước tiếp theo quan trọng là mở rộng triển khai AI ra toàn bộ doanh nghiệp và liên tục cải tiến để đảm bảo hiệu quả lâu dài. Dưới đây là các hoạt động chi tiết cần thực hiện trong giai đoạn này:

1 - Lập kế hoạch mở rộng triển khai theo từng giai đoạn

• Xác định phạm vi mở rộng: Lựa chọn các bộ phận, quy trình hoặc dòng sản phẩm tiếp theo để áp dụng AI dựa trên ưu tiên và tiềm năng tác động.

• Thiết lập các mốc thời gian cụ thể: Phân chia việc triển khai thành các giai đoạn nhỏ, mỗi giai đoạn có mục tiêu rõ ràng và thời hạn hoàn thành để dễ dàng kiểm soát tiến độ.

• Phân bổ nguồn lực hợp lý: Đảm bảo nhân sự, tài chính và công nghệ được chuẩn bị đầy đủ để hỗ trợ mở rộng.

2 - Xây dựng hệ thống giám sát và báo cáo hiệu quả

• Thiết lập các chỉ số KPIs phù hợp: Đo lường các chỉ số hiệu suất chính như tiết kiệm chi phí, tăng năng suất, nâng cao trải nghiệm khách hàng...

• Triển khai hệ thống thu thập và phân tích dữ liệu tự động: Giúp doanh nghiệp theo dõi liên tục tình trạng hoạt động của các giải pháp AI.

• Báo cáo định kỳ: Lập báo cáo chi tiết về hiệu quả triển khai, những khó khăn phát sinh và đề xuất cải tiến gửi ban lãnh đạo.

3 - Liên tục cập nhật và nâng cấp công nghệ AI

• Theo dõi các xu hướng công nghệ mới: Luôn cập nhật các phiên bản mới của phần mềm, thuật toán AI để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả và tiên tiến nhất.

• Tích hợp các công nghệ hỗ trợ: Kết hợp AI với các công nghệ như IoT, Big Data, Cloud để nâng cao khả năng phân tích và tự động hóa.

• Thử nghiệm và áp dụng các cải tiến: Tiến hành các thử nghiệm A/B để so sánh hiệu quả các phiên bản hoặc phương pháp AI mới, từ đó chọn giải pháp tốt nhất.

4 - Tổ chức đào tạo và hỗ trợ liên tục cho nhân viên

• Đào tạo nâng cao: Tổ chức các khóa học chuyên sâu về AI, giúp nhân viên nâng cao kỹ năng và hiểu biết để sử dụng công nghệ tốt hơn.

• Hỗ trợ kỹ thuật 24/7: Thiết lập bộ phận hỗ trợ để giải đáp thắc mắc, xử lý sự cố nhanh chóng khi nhân viên gặp khó khăn trong quá trình làm việc với AI.

• Khuyến khích phản hồi và cải tiến: Thu thập ý kiến người dùng thường xuyên để cải thiện trải nghiệm và hiệu quả triển khai.

5. Lời khuyên dành cho doanh nghiệp SMEs khi bắt đầu triển khai AI 

Triển khai AI là một hành trình quan trọng và không dễ dàng, đặc biệt với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Trước khi bước vào quá trình triển khai, việc nắm vững những nguyên tắc cơ bản và lời khuyên thiết thực sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những sai lầm phổ biến và gia tăng cơ hội thành công.Những lời khuyên sau đây sẽ giúp doanh nghiệp SMEs có cái nhìn tổng quan và chuẩn bị tốt hơn cho việc triển khai AI.

• Bắt đầu từ dự án nhỏ: Doanh nghiệp không nên vội vàng áp dụng AI cho toàn bộ doanh nghiệp ngay từ đầu. Thay vào đó, hãy thử nghiệm với những dự án nhỏ, có thể dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu quả, từ đó rút kinh nghiệm trước khi mở rộng.
• Đầu tư vào dữ liệu: Dữ liệu là nền tảng của AI. SMEs cần đảm bảo thu thập, lưu trữ và quản lý dữ liệu một cách có hệ thống và chất lượng để AI hoạt động chính xác và hiệu quả. Việc đầu tư vào quản lý dữ liệu ban đầu sẽ mang lại lợi ích lâu dài.
• Đào tạo nguồn nhân lực: Nhân viên là người trực tiếp sử dụng AI nên cần được trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết. Doanh nghiệp nên xây dựng chương trình đào tạo để nâng cao nhận thức và năng lực về AI cho nhân viên, từ đó tạo ra môi trường làm việc tích cực, sẵn sàng đón nhận đổi mới.
• Hợp tác với các chuyên gia: SMEs nên tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia AI hoặc các đơn vị tư vấn uy tín để được hướng dẫn triển khai phù hợp, tránh những sai lầm phổ biến và tối ưu hóa nguồn lực đầu tư.
• Theo dõi và đánh giá: Quá trình ứng dụng AI cần được theo dõi liên tục thông qua các chỉ số hiệu quả cụ thể, từ đó có kế hoạch điều chỉnh, cải tiến để đảm bảo AI phát huy tối đa giá trị trong doanh nghiệp.
  
  

Việc triển khai AI cho SMEs đang mở ra nhiều cơ hội to lớn giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ nâng cao hiệu quả vận hành, tối ưu chi phí và tăng cường năng lực cạnh tranh trong thị trường ngày càng cạnh tranh. Hy vọng với những lộ trình triển khai trên các doanh nghiệp SMEs có thể ứng dụng hiệu quả. Hãy bắt đầu hành trình chuyển đổi số với AI ngay hôm nay để không bỏ lỡ cơ hội phát triển vượt bậc.