GIẢI PHÁP AI ĐƠN GIẢN CHO SMEs TIẾT KIỆM CHI PHÍ VÀ TỐI ƯU QUY TRÌNH

Áp dụng công nghệ không còn là đặc quyền của các tập đoàn lớn. Với các giải pháp AI đơn giản cho SMEs, doanh nghiệp nhỏ hoàn toàn có thể nâng cao hiệu suất, tiết kiệm chi phí và tăng tốc chuyển đổi số. Trong bài viết này, AI FIRST sẽ giúp SMEs từng bước tiếp cận AI một cách dễ hiểu và dễ triển khai nhất.

1. Giải pháp AI là gì?

Giải pháp AI (Artificial Intelligence) là các hệ thống hoặc phần mềm được phát triển dựa trên công nghệ trí tuệ nhân tạo nhằm mô phỏng khả năng suy nghĩ, học hỏi và ra quyết định như con người. Những giải pháp này thường được thiết kế để xử lý dữ liệu, nhận diện mẫu, dự đoán xu hướng hoặc tự động hóa một số tác vụ nhất định mà trước đây cần sự can thiệp của con người.

Điểm đặc biệt của các giải pháp AI hiện nay là tính ứng dụng cao, giao diện thân thiện và không còn đòi hỏi kiến thức kỹ thuật sâu. Nhờ vào sự phát triển mạnh mẽ của các nền tảng AI no-code, low-code, các doanh nghiệp (đặc biệt là các SMEs) hoàn toàn có thể tiếp cận và sử dụng AI một cách đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả mà không cần đầu tư hạ tầng phức tạp hay xây dựng đội ngũ công nghệ riêng.

2. Vì sao SMEs nên bắt đầu với AI càng sớm càng tốt?

Trong thời đại số, AI không còn là công nghệ tương lai mà là “vũ khí cạnh tranh” hiện tại. Các doanh nghiệp lớn đang tăng tốc chuyển đổi số bằng AI, và nếu SMEs không bắt đầu từ bây giờ, sẽ rất dễ bị tụt lại phía sau.

Dưới đây là những lý do SMEs nên triển khai AI ngay hôm nay, trước khi quá muộn:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành: AI giúp tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như trả lời email, xử lý đơn hàng, lên lịch hẹn… Nhờ vậy, doanh nghiệp tiết kiệm được hàng chục giờ làm việc mỗi tuần mà không cần tuyển thêm người.

• Tăng năng suất làm việc thông minh hơn: AI không chỉ làm thay, mà còn làm nhanh hơn và chính xác hơn, giúp đội ngũ tập trung vào các công việc có giá trị cao hơn như chiến lược, sáng tạo, chăm sóc khách hàng chất lượng.

• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Nhờ khả năng phân tích hành vi và cá nhân hóa nội dung, AI giúp SMEs chăm sóc khách hàng “tận răng” như một doanh nghiệp lớn. Từ đó tăng tỷ lệ chốt đơn, giữ chân khách hàng và xây dựng thương hiệu tốt hơn.

• Nâng cao năng lực ra quyết định: AI giúp doanh nghiệp đọc được dữ liệu nhanh chóng và đưa ra những gợi ý thông minh. Ví dụ: nên chạy quảng cáo vào khung giờ nào, mặt hàng nào đang bán chạy, hay khách hàng nào có xu hướng mua lại.

• Tăng sức cạnh tranh trước đối thủ: Trong khi nhiều SMEs còn ngần ngại AI, doanh nghiệp có thể nhanh chóng tạo ra lợi thế bằng cách ứng dụng trước, thậm chí chỉ cần đi trước 6 tháng cũng đủ tạo ra sự khác biệt lớn trên thị trường.

• Tiếp cận công nghệ cao với chi phí thấp: Rất nhiều công cụ AI hiện nay có phiên bản miễn phí hoặc giá chỉ vài trăm nghìn/tháng, phù hợp với ngân sách của SMEs nhưng mang lại giá trị hàng chục lần so với chi phí bỏ ra.

3. Những hiểu lầm phổ biến khiến SMEs ngại triển khai AI

Mặc dù AI đang trở thành xu hướng toàn cầu, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam vẫn tỏ ra thận trọng, thậm chí dè dặt khi nhắc đến việc triển khai AI trong vận hành. Không phải vì họ không nhìn thấy lợi ích, mà bởi vì có những nỗi lo âm thầm về tính khả thi, chi phí và nhân sự kỹ thuật. Dưới đây là những hiểu lầm phổ biến nhất đang khiến SMEs còn do dự trong việc triển khai AI:

• AI quá phức tạp để áp dụng trong thực tế: Nhiều doanh nghiệp cho rằng triển khai AI giống như “lắp cả cỗ máy khổng lồ” vào quy trình hiện tại, phải thay đổi toàn bộ cách vận hành và đối mặt với rủi ro. Thực tế, nhiều giải pháp AI ngày nay đã được đóng gói sẵn, dễ dùng như một phần mềm văn phòng thông thường.

• Không có đội ngũ công nghệ nên không thể triển khai: Đây là nỗi lo phổ biến, đặc biệt với các doanh nghiệp không có phòng IT. Tuy nhiên, hiện nay rất nhiều giải pháp AI đã được thiết kế theo hướng no-code hoặc low-code, tức là nhân viên hành chính, marketing hay kinh doanh đều có thể sử dụng chỉ sau một buổi đào tạo ngắn.

• Chi phí triển khai AI rất tốn kém: Phần lớn SMEs cho rằng AI là thứ đắt đỏ, chỉ các tập đoàn lớn mới “chịu nổi”. Thực tế thì:

• Nhiều công cụ AI miễn phí hoặc chi phí thấp: Ví dụ như ChatGPT 4.0, Canva AI, Grammarly, Notion AI…

• Trả phí theo tháng, theo người dùng: SMEs có thể triển khai từng phần nhỏ, không cần cam kết dài hạn.

• Đầu tư nhỏ, hiệu quả lớn: AI giúp tiết kiệm hàng chục giờ làm việc mỗi tháng, giảm nhân sự vận hành, tăng hiệu suất mà không cần chi thêm cho mở rộng đội ngũ.

• AI chỉ phù hợp với các ngành công nghệ cao: Sự thật là mọi doanh nghiệp đều có thể dùng AI. Từ tiệm spa cho đến công ty logistics, từ studio thiết kế đến trung tâm đào tạo. AI có thể hỗ trợ chăm sóc khách hàng, tạo nội dung, lên lịch, phân tích dữ liệu hay tối ưu marketing.

• AI sẽ thay thế con người, gây mất việc: Nhiều nhân sự lo rằng nếu dùng AI, họ sẽ bị thay thế. Nhưng AI không phải là “người thay thế”, mà là “trợ lý thông minh”. Khi AI lo các việc lặp đi lặp lại, nhân sự sẽ có thời gian làm những công việc chiến lược hơn, sáng tạo hơn.

4. Ứng dụng AI đơn giản, hiệu quả cho SMEs

Ngày nay, AI không chỉ xuất hiện trong các phòng lab hay công ty công nghệ lớn mà đã trở thành công cụ thực tiễn cho mọi doanh nghiệp, đặc biệt là SMEs. Đặc biệt, doanh nghiệp nhỏ hoàn toàn có thể ứng dụng AI từ những công việc thường ngày nhất, giúp tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất và cải thiện trải nghiệm khách hàng mà không cần tốn nhiều chi phí hay nhân sự kỹ thuật.

Dưới đây là 5 ứng dụng AI đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả, dễ triển khai cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

4.1. AI chăm sóc khách hàng

Chăm sóc khách hàng là một trong những công đoạn quan trọng nhất với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là SMEs vì nguồn lực thường có giới hạn. AI chính là “trợ lý không ngủ” giúp doanh nghiệp chăm khách hàng chu đáo hơn mà không cần tăng nhân sự.

Với sự hỗ trợ của AI, doanh nghiệp có thể triển khai chatbot trả lời tự động trên website, Facebook Messenger, Zalo hoặc ứng dụng di động. Những chatbot này có khả năng phản hồi ngay lập tức những câu hỏi thường gặp, như: cửa hàng mở cửa mấy giờ, sản phẩm còn hàng không, chính sách đổi trả thế nào… Điều đặc biệt là chúng hoạt động 24/7, không nghỉ lễ, không cần trả lương.

Một số nền tảng còn cho phép chatbot học từ dữ liệu cũ để ngày càng thông minh hơn, phản hồi tự nhiên hơn. Thay vì trả lời rập khuôn, AI có thể điều chỉnh ngữ điệu theo từng tình huống, cá nhân hóa nội dung theo lịch sử tương tác của khách hàng.

Ngoài chatbot, AI còn được tích hợp vào hệ thống tổng đài để phân loại cuộc gọi, ưu tiên xử lý những khách hàng đang phàn nàn hoặc có giá trị cao. Với doanh nghiệp có khối lượng khách hàng tăng nhanh nhưng nhân sự chăm sóc còn mỏng, AI sẽ là công cụ giúp duy trì chất lượng dịch vụ một cách ổn định và chuyên nghiệp.

4.2. AI trong marketing

AI có thể hỗ trợ viết nội dung quảng cáo, mô tả sản phẩm, email marketing, bài đăng trên mạng xã hội,... chỉ trong vài giây. Thay vì mất hàng giờ để soạn nội dung, đội marketing giờ chỉ cần đặt một đề bài, chọn phong cách, và AI sẽ gợi ý hàng loạt phiên bản phù hợp để lựa chọn hoặc chỉnh sửa.

Bên cạnh nội dung, AI còn hỗ trợ phân tích hành vi khách hàng để cá nhân hóa thông điệp. Ví dụ, nếu khách A thường xuyên mở email vào buổi sáng, hệ thống có thể tự động gửi email khuyến mãi đúng vào khoảng thời gian đó. Hoặc nếu khách hàng từng xem một sản phẩm nhưng chưa mua, AI có thể tự động nhắc lại bằng một ưu đãi phù hợp.

Không chỉ vậy, AI cũng giúp xác định khung giờ vàng để chạy quảng cáo, lựa chọn nhóm khách hàng tiềm năng nhất để tiếp cận và phân tích hiệu quả từng chiến dịch. Điều này đặc biệt hữu ích với các SMEs không có đội ngũ chuyên phân tích dữ liệu hay vận hành chiến dịch chuyên sâu.

4.3. AI trong quản lý bán hàng

Bán hàng là hoạt động sống còn với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, đối với SMEs, việc quản lý quá trình bán hàng thường phụ thuộc nhiều vào ghi chú thủ công, trí nhớ cá nhân hoặc bảng tính Excel, từ đó dễ dẫn đến bỏ sót khách hàng, chậm phản hồi hoặc không theo sát được đơn hàng.

AI giúp thay đổi hoàn toàn cách thức quản lý bán hàng theo hướng chuyên nghiệp và chính xác hơn. Các hệ thống CRM tích hợp AI như Zoho CRM, HubSpot hay Salesforce có thể ghi nhớ toàn bộ lịch sử giao dịch với từng khách hàng, tự động nhắc nhở nhân viên về lịch hẹn, cuộc gọi tiếp theo, hoặc phân loại khách hàng theo tiềm năng chốt đơn.

Thậm chí, AI còn có khả năng dự đoán hành vi mua hàng dựa trên dữ liệu quá khứ. Ví dụ, nếu một khách thường xuyên mua vào cuối tháng, hệ thống có thể tự động gửi gợi ý hoặc ưu đãi vào đúng thời điểm đó. Nhờ vậy, quá trình chăm sóc và chốt đơn trở nên mượt mà hơn, tăng tỷ lệ chuyển đổi mà không cần thêm nhân sự.

Ngoài ra, AI còn giúp theo dõi hiệu suất của từng nhân viên kinh doanh, tổng hợp doanh thu theo thời gian thực và cảnh báo sớm khi có dấu hiệu bất thường trong quy trình bán hàng. Đây chính là công cụ giúp SMEs quản lý hệ thống bán hàng một cách bài bản và thông minh hơn.

4.4. AI hỗ trợ tuyển dụng và quản lý nhân sự

Với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, bộ phận nhân sự thường kiêm nhiệm nhiều vai trò, dẫn đến khó khăn trong việc tuyển người, giữ người và đánh giá nhân sự. AI chính là giải pháp giúp tiết kiệm thời gian và ra quyết định chính xác hơn trong lĩnh vực này.

Trong tuyển dụng, AI có thể hỗ trợ từ khâu đăng tin tuyển dụng, sàng lọc CV đến phân tích độ phù hợp của ứng viên dựa trên dữ liệu hành vi, kỹ năng và kinh nghiệm. Những công cụ như HireEZ, Recruitee AI hay Workable giúp SMEs nhanh chóng rút ngắn thời gian tuyển dụng mà vẫn chọn đúng người phù hợp.

Sau khi tuyển dụng xong, AI tiếp tục đồng hành trong việc quản lý nhân sự hằng ngày. Hệ thống có thể theo dõi lịch làm việc, đánh giá hiệu suất, đề xuất lộ trình đào tạo cá nhân hóa cho từng nhân viên. Với những công cụ như Deel, BambooHR hay Lattice, nhà quản lý có thể xem báo cáo hiệu suất, tỷ lệ nghỉ việc, độ gắn bó của nhân sự,… mà không cần phải tổng hợp thủ công.

AI giúp bộ phận nhân sự trở nên nhẹ nhàng hơn, có thời gian tập trung vào chiến lược giữ chân nhân tài thay vì sa đà vào xử lý giấy tờ và bảng tính.

4.5. AI phân tích dữ liệu & báo cáo

Phân tích dữ liệu là một trong những “đặc quyền” trước đây chỉ có ở các doanh nghiệp lớn có phòng phân tích riêng. Với SMEs, việc lập báo cáo bán hàng, hiệu suất marketing hay chi phí hoạt động thường được thực hiện thủ công và mất rất nhiều thời gian. AI đã thay đổi điều đó.

Hiện nay, các công cụ như Google Looker Studio, Power BI, Tableau tích hợp AI có thể tự động tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn như Excel, phần mềm bán hàng, Google Sheets… rồi hiển thị dưới dạng biểu đồ trực quan, dễ đọc. Không cần chuyên gia dữ liệu, bất kỳ nhà quản lý nào cũng có thể theo dõi tình hình hoạt động của công ty theo thời gian thực.

Quan trọng hơn, AI không chỉ dừng lại ở việc hiển thị con số mà còn đưa ra dự đoán và gợi ý hành động. Ví dụ, hệ thống có thể cảnh báo nếu doanh số đang có xu hướng giảm, hoặc đề xuất tăng ngân sách marketing vào những tuần cao điểm dựa trên dữ liệu lịch sử.

Nhờ AI, SMEs có thể ra quyết định nhanh hơn, đúng hơn mà không cần phải chờ tổng hợp báo cáo vào cuối tháng. Đây là lợi thế rất lớn trong bối cảnh thị trường thay đổi nhanh và sự linh hoạt là yếu tố sống còn.

5. Lộ trình các bước triển khai giải pháp AI đơn giản cho SMEs

Không cần thay đổi toàn bộ hệ thống, không cần đầu tư đội ngũ kỹ thuật chuyên sâu, doanh nghiệp vừa và nhỏ hoàn toàn có thể bắt đầu hành trình ứng dụng AI chỉ với một kế hoạch rõ ràng và cách làm phù hợp. Dưới đây là lộ trình 5 bước đơn giản, thực tế mà bất kỳ SMEs nào cũng có thể áp dụng được ngay từ hôm nay.

5.1. Xác định đúng vấn đề cần giải quyết

Trước khi nghĩ đến chuyện chọn phần mềm hay đầu tư chi phí, doanh nghiệp cần xác định rõ: AI được dùng để giải quyết vấn đề gì cụ thể trong vận hành hiện tại?

Đây là bước quan trọng nhất vì nếu xác định sai bài toán, dù có công cụ tốt đến đâu cũng khó mang lại hiệu quả. Hãy cùng đội ngũ xem xét các hoạt động đang tiêu tốn nhiều thời gian, dễ sai sót, hoặc lặp đi lặp lại mỗi ngày, và đó chính là “vùng cần AI can thiệp”.

Một số câu hỏi gợi ý giúp doanh nghiệp xác định đúng vấn đề:

• Bộ phận nào đang quá tải nhưng không đủ người?

• Công việc nào lặp đi lặp lại mỗi ngày mà không tạo ra nhiều giá trị?

• Khách hàng thường xuyên phàn nàn về điều gì?

• Nhân viên đang dành thời gian vào đâu nhiều nhất?

Ví dụ, nếu bộ phận chăm sóc khách hàng phải trả lời hàng trăm tin nhắn giống nhau mỗi ngày, thì đó là dấu hiệu rõ ràng để triển khai AI chatbot. Nếu marketing đang mất nhiều thời gian viết bài, thì công cụ tạo nội dung tự động bằng AI có thể là giải pháp phù hợp.

5.2. Lựa chọn giải pháp AI phù hợp 

Sau khi đã xác định được nhu cầu thực sự, bước tiếp theo là lựa chọn công cụ phù hợp để triển khai. Đây không phải là cuộc đua về công nghệ hiện đại nhất, mà là bài toán làm sao để tìm được giải pháp dễ dùng, vừa tầm với doanh nghiệp và mang lại hiệu quả thực tế.

Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hãy ưu tiên chọn những nền tảng có giao diện trực quan, không cần cài đặt rườm rà và nhân sự văn phòng bình thường cũng có thể làm quen nhanh. Những công cụ hoạt động trên nền tảng web, có sẵn mẫu hoặc hỗ trợ tiếng Việt là một lợi thế lớn giúp triển khai dễ dàng hơn.

Ngoài ra, nên cân nhắc các phần mềm có bản dùng thử miễn phí hoặc chính sách tính phí theo từng người dùng, từng tháng để tối ưu chi phí. Cũng rất quan trọng khi lựa chọn các nền tảng có đội ngũ hỗ trợ hoặc tài liệu hướng dẫn rõ ràng, giúp doanh nghiệp yên tâm trong quá trình triển khai mà không cần đội kỹ thuật riêng.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp muốn cải thiện nội dung tiếp thị, có thể bắt đầu với các công cụ như ChatGPT hoặc Jasper. Nếu cần tăng tốc chăm sóc khách hàng, chatbot tự động như Manychat hay Zalo OA là lựa chọn phù hợp. Trường hợp doanh nghiệp muốn phân tích doanh thu và hiệu suất làm việc, các nền tảng như Power BI hay Google Looker Studio rất dễ tiếp cận và hiệu quả.

5.3. Bắt đầu bằng một dự án nhỏ (Pilot)

Để đảm bảo AI thực sự hiệu quả và phù hợp với cách vận hành nội bộ, doanh nghiệp nên bắt đầu bằng việc thử nghiệm trên một quy trình nhỏ, dễ kiểm soát. Giai đoạn này giống như bước "khởi động" để làm quen với công nghệ, đánh giá hiệu quả và tạo sự tin tưởng từ phía nhân sự.

Dưới đây là hướng dẫn từng bước giúp doanh nghiệp triển khai thử nghiệm AI một cách bài bản và an toàn:

1- Chọn một quy trình cụ thể để thử nghiệm

Hãy ưu tiên những công việc đang gây tốn thời gian, lặp đi lặp lại hoặc dễ bị bỏ sót nếu làm thủ công. Một vài ví dụ điển hình có thể thử:

• Trả lời tin nhắn khách hàng trên Facebook hoặc Zalo

• Viết email marketing hàng tuần cho khách hàng cũ

• Lên báo cáo doanh thu tháng bằng dữ liệu từ Google Sheets

• Sàng lọc hồ sơ ứng viên trong quá trình tuyển dụng

Mục tiêu ở bước này là chọn một đầu việc rõ ràng, đơn giản nhưng có ảnh hưởng thiết thực đến vận hành hàng ngày.

2- Phân công người phụ trách và thiết lập công cụ

Chỉ định một người hoặc nhóm nhỏ phụ trách thử nghiệm. Họ sẽ là người dùng trực tiếp công cụ AI, theo dõi kết quả và ghi nhận phản hồi. Nhân sự được chọn không nhất thiết phải là chuyên gia công nghệ, chỉ cần có kiến thức cơ bản về máy tính và hiểu rõ quy trình hiện tại.

Sau đó, tiến hành cài đặt hoặc thiết lập công cụ đã chọn. Nếu là công cụ nền web như ChatGPT, Canva AI, Notion AI, doanh nghiệp chỉ cần tạo tài khoản và làm theo hướng dẫn ban đầu của nền tảng.

3- Thực hiện thử nghiệm trong thời gian ngắn

Giai đoạn thử nghiệm có thể kéo dài từ 2 đến 4 tuần. Trong thời gian này, người phụ trách cần:

• Thực hiện công việc cũ bằng phương pháp mới có sự hỗ trợ của AI

• So sánh hiệu quả trước và sau khi sử dụng công cụ

• Ghi lại những điểm thuận lợi, khó khăn hoặc rào cản phát sinh

Ví dụ: Trước đây mất 3 tiếng mỗi tuần để viết email marketing, sau khi dùng AI chỉ còn mất 30 phút. Đây là con số có thể đo lường được rõ ràng và giúp đánh giá hiệu quả khách quan.

4- Họp đánh giá kết quả thử nghiệm

Cuối giai đoạn thử nghiệm, tổ chức một buổi họp nội bộ để tổng hợp phản hồi. Những câu hỏi nên đặt ra bao gồm:

• Công cụ có dễ sử dụng không? Có cần đào tạo thêm không?

• Có giúp tiết kiệm thời gian, chi phí hoặc nhân lực không?

• Nhân viên cảm thấy thế nào khi sử dụng AI trong công việc?

• Có rủi ro hoặc khó khăn nào cần lưu ý khi mở rộng không?

Từ những phản hồi này, doanh nghiệp sẽ có dữ liệu để quyết định có nên nhân rộng công cụ AI ra các bộ phận khác hay cần tinh chỉnh lại trước khi triển khai tiếp.

5- Chuẩn bị cho giai đoạn nhân rộng

Nếu kết quả thử nghiệm khả quan, hãy lên kế hoạch mở rộng sang các nhóm công việc liên quan. Ví dụ, nếu chatbot hoạt động tốt ở kênh Facebook, có thể mở rộng sang Zalo hoặc website. Nếu AI viết nội dung email hiệu quả, hãy thử nghiệm với bài blog hoặc quảng cáo sản phẩm.

Đồng thời, doanh nghiệp nên bắt đầu xây dựng tài liệu nội bộ ngắn gọn, hướng dẫn cách sử dụng AI cho các nhóm khác nhằm đảm bảo sự thống nhất và giúp quá trình triển khai sau này diễn ra mượt mà.

5.4. Đào tạo cơ bản cho nhân sự sử dụng AI

Để AI được ứng dụng hiệu quả trong toàn doanh nghiệp, yếu tố then chốt không nằm ở công cụ, mà ở chính con người vận hành. Nhân sự cần được đào tạo AI để hiểu cách sử dụng và thấy được giá trị mà AI mang lại trong công việc của họ.

• Giải thích mục tiêu ứng dụng AI: Nhân viên cần hiểu rằng AI không phải là thứ thay thế con người, mà là công cụ hỗ trợ họ làm việc nhanh hơn, giảm việc lặp lại và tập trung vào phần việc sáng tạo.

• Tổ chức hướng dẫn cơ bản: Chỉ cần một buổi nội bộ từ 1 đến 2 tiếng, tập trung vào các thao tác cụ thể như sử dụng chatbot, viết nội dung tự động, phân tích báo cáo... Việc học trên chính quy trình quen thuộc sẽ giúp nhân viên tiếp thu nhanh và áp dụng được ngay.

• Sử dụng người thật việc thật: Mời chính những nhân sự đã thử nghiệm thành công chia sẻ lại cách làm, ví dụ cụ thể, mẹo sử dụng hiệu quả... Điều này giúp tạo tâm lý tích cực, giúp mọi người dễ tiếp cận và giảm e ngại công nghệ.

• Chuẩn hóa quy trình bằng tài liệu ngắn gọn: Nếu có thể, hãy xây dựng file hướng dẫn nội bộ bằng hình ảnh hoặc video ngắn giúp nhân viên tra cứu khi cần. Điều này đặc biệt hữu ích nếu doanh nghiệp dự định triển khai AI ở nhiều bộ phận.

Lưu ý: Đào tạo không cần đồng loạt và phức tạp. Hãy ưu tiên theo nhóm nhỏ, theo từng bộ phận, để đảm bảo nhân sự nắm được kiến thức phù hợp với vai trò của mình.

5.5. Đo lường – tối ưu – mở rộng

Sau khi triển khai, doanh nghiệp cần theo dõi hiệu quả để đánh giá đúng giá trị mà AI mang lại và xác định bước tiếp theo.

Một số chỉ số cần quan tâm:

• Thời gian làm việc được rút ngắn

• Số lượng lỗi hoặc sai sót giảm

• Nhân viên sử dụng dễ dàng, hài lòng

• Phản hồi tích cực từ khách hàng

Dựa vào kết quả này, doanh nghiệp nên:

• Thu thập phản hồi từ đội ngũ sử dụng

• Điều chỉnh cách vận hành hoặc công cụ nếu cần

• Lên kế hoạch mở rộng sang các quy trình hoặc bộ phận khác

Việc áp dụng AI nên được cải tiến liên tục. Bắt đầu nhỏ, theo dõi sát và mở rộng từng bước sẽ giúp doanh nghiệp ứng dụng AI bền vững, không gây xáo trộn mà vẫn tạo ra thay đổi rõ rệt.

6. Một số thách thức đối với SMEs khi áp dụng AI

Mặc dù AI ngày càng dễ tiếp cận, nhưng việc ứng dụng công nghệ này trong doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn gặp không ít rào cản. Để triển khai thành công, SMEs cần nhìn nhận rõ những thách thức có thể phát sinh và có kế hoạch xử lý phù hợp. Dưới đây là những khó khăn phổ biến mà nhiều doanh nghiệp nhỏ đang gặp phải khi bước vào hành trình chuyển đổi với AI:

• Thiếu kiến thức và hiểu biết về AI: Nhiều chủ doanh nghiệp và nhân sự chưa hiểu rõ AI là gì, hoạt động ra sao và có thể áp dụng vào đâu. Điều này dẫn đến tâm lý ngại thử nghiệm hoặc chọn sai công cụ.

• Nguồn lực công nghệ hạn chế: SMEs thường không có đội ngũ IT riêng hoặc bộ phận phân tích dữ liệu. Điều này khiến họ khó triển khai các giải pháp AI phức tạp, đòi hỏi tích hợp sâu hoặc tùy chỉnh nhiều.

• Tâm lý e ngại sự thay đổi trong nội bộ: Một số nhân viên lo lắng rằng AI sẽ khiến họ bị thay thế hoặc làm công việc trở nên khó hiểu hơn. Nếu không truyền thông đúng cách, việc triển khai AI có thể gặp phản ứng ngược từ chính người sử dụng.

• Khó khăn trong việc lựa chọn công cụ phù hợp: Trên thị trường có quá nhiều phần mềm AI với chức năng khác nhau. Nếu không có hướng dẫn rõ ràng, doanh nghiệp dễ chọn sai, gây lãng phí thời gian và chi phí.

• Thiếu thời gian để thử nghiệm và tối ưu: Nhiều SMEs bận rộn với công việc hằng ngày, khó dành thời gian cho việc học và thử nghiệm công nghệ mới. Việc áp dụng AI vì thế dễ bị trì hoãn hoặc triển khai nửa vời.

7. SMEs nên chọn giải pháp AI như thế nào?

Với hàng trăm công cụ AI có mặt trên thị trường, việc lựa chọn một giải pháp phù hợp không hề đơn giản, nhất là khi doanh nghiệp không có nền tảng công nghệ vững chắc. Nếu chọn sai, không những không mang lại hiệu quả mà còn khiến đội ngũ nản lòng trong quá trình áp dụng. Dưới đây là bốn nguyên tắc giúp SMEs đưa ra quyết định thông minh và sát với nhu cầu thực tế:

1- Ưu tiên giải quyết bài toán cụ thể trước

Doanh nghiệp không nên bắt đầu bằng việc chạy theo xu hướng hay chọn phần mềm vì thấy nhiều người sử dụng. Việc đầu tiên cần làm là xác định đâu là công việc đang gây tốn thời gian, dễ sai sót hoặc khiến đội ngũ quá tải. Khi đã có một vấn đề rõ ràng, việc lựa chọn công cụ AI để giải quyết sẽ dễ dàng và có định hướng hơn.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp nhận thấy nhân viên chăm sóc khách hàng đang mất nhiều thời gian trả lời tin nhắn lặp đi lặp lại, thì AI chatbot tự động là lựa chọn phù hợp. Nếu đội marketing phải viết nhiều nội dung mỗi ngày, công cụ AI hỗ trợ viết nội dung sẽ là ưu tiên.

2- Chọn công cụ AI có giao diện đơn giản, dễ thao tác

Với đặc thù của SMEs là không có nhiều nhân sự rành công nghệ, việc sử dụng công cụ phải thật sự đơn giản, dễ tiếp cận. Giao diện nên trực quan, các thao tác rõ ràng, không yêu cầu người dùng phải lập trình hay cài đặt thêm phần mềm phức tạp.

Ưu tiên lựa chọn những công cụ hoạt động ngay trên trình duyệt web, có hướng dẫn sử dụng chi tiết và tốt nhất là hỗ trợ tiếng Việt hoặc có video hướng dẫn cụ thể. Khi nhân sự có thể dễ dàng làm quen và tự thao tác mà không phụ thuộc vào phòng kỹ thuật, quá trình triển khai sẽ thuận lợi và ít gián đoạn hơn.

3- Bắt đầu với phiên bản miễn phí hoặc gói cước linh hoạt

Thay vì đầu tư lớn ngay từ đầu, doanh nghiệp nên thử nghiệm bằng các phiên bản miễn phí hoặc bản trả phí theo tháng, theo số lượng người dùng. Việc này giúp kiểm soát rủi ro và ngân sách, đồng thời cho phép doanh nghiệp kiểm chứng hiệu quả thực tế trước khi cam kết sử dụng lâu dài.

Một số nền tảng còn cho phép dùng thử trong vòng 7 đến 14 ngày với đầy đủ tính năng, giúp doanh nghiệp đánh giá khả năng phù hợp mà không phát sinh chi phí. Đây là cơ hội tốt để thử nghiệm với đội ngũ nhỏ trước khi mở rộng.

4- Ưu tiên công cụ có tính năng cá nhân hóa theo dữ liệu doanh nghiệp

Một điểm cộng lớn ở những giải pháp AI hiện đại là khả năng học từ dữ liệu riêng của doanh nghiệp để đưa ra gợi ý ngày càng sát với nhu cầu thực tế. Những công cụ có tính năng tùy chỉnh theo hành vi người dùng, lịch sử hoạt động hoặc dữ liệu khách hàng của doanh nghiệp sẽ giúp AI trở nên thông minh và hữu ích hơn theo thời gian.

Ví dụ, hệ thống AI trong chăm sóc khách hàng có thể nhận biết nhóm khách hàng thường xuyên đặt mua sản phẩm nhất định, từ đó đề xuất sản phẩm phù hợp hơn trong lần tư vấn tiếp theo. Hay công cụ viết nội dung AI có thể ghi nhớ phong cách truyền thông của doanh nghiệp và tự động điều chỉnh cho phù hợp.

Giải pháp AI đơn giản cho SMEs không còn là chuyện xa vời, mà hoàn toàn khả thi nếu doanh nghiệp chọn đúng cách tiếp cận. Hãy bắt đầu từ những vấn đề nhỏ và từng bước ứng dụng AI để tối ưu vận hành, nâng cao hiệu quả. Theo dõi AI FIRST để cập nhật thêm các xu hướng và giải pháp AI thực tiễn dành riêng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ!