ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ VÀ AI ĐỂ TỐI ƯU HÓA CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP

Tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp là một chiến lược quan trọng để nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng trưởng bền vững và tối đa hóa lợi nhuận. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc xác định các phương pháp và công cụ hiệu quả để tối ưu chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Cùng AI First tìm hiểu rõ hơn về các phương pháp tối ưu hóa chi phí và cách có thể hỗ trợ doanh nghiệp qua bài viết dưới đây.

1. Tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp là gì?

Tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp là quá trình áp dụng các chiến lược và phương pháp hiệu quả nhằm giảm thiểu chi phí hoạt động mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ. Đây là một phần quan trọng trong việc quản lý tài chính và tăng trưởng bền vững cho doanh nghiệp, giúp nâng cao lợi nhuận và giảm bớt áp lực tài chính.

Sự khác nhau giữa tối ưu hoá chi phí và cắt giảm chi phí:

2. Tại sao tối ưu hóa chi phí là cần thiết trong doanh nghiệp?

Tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng để giúp tổ chức hoạt động hiệu quả hơn, giảm thiểu lãng phí và nâng cao khả năng cạnh tranh. Khi môi trường kinh doanh ngày càng thay đổi, việc duy trì chi phí hợp lý trong mọi quy trình hoạt động trở thành yêu cầu thiết yếu để doanh nghiệp phát triển bền vững. 

• Tăng cường hiệu quả hoạt động doanh nghiệp: Tối ưu hóa chi phí giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động mà không cần tăng thêm ngân sách. Bằng cách xem xét lại các quy trình và tìm kiếm các phương án tiết kiệm, doanh nghiệp có thể sử dụng nguồn lực hiện có một cách hiệu quả hơn. Điều này không chỉ giúp giảm chi phí mà còn giúp nâng cao năng suất lao động, cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, từ đó mang lại giá trị gia tăng.
• Tăng cường khả năng cạnh tranh: Một trong những yếu tố quan trọng để doanh nghiệp duy trì khả năng cạnh tranh trong môi trường thị trường đầy biến động là giảm chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng. Khi tối ưu hóa chi phí, doanh nghiệp có thể cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ với giá cả cạnh tranh hơn, từ đó thu hút khách hàng và mở rộng thị phần.
• Tăng cường lợi nhuận và bền vững: Tối ưu hóa chi phí giúp doanh nghiệp duy trì lợi nhuận lâu dài và bền vững. Thay vì chỉ chú trọng vào việc tăng doanh thu, việc kiểm soát chi phí cũng quan trọng không kém. Khi chi phí được kiểm soát tốt, doanh nghiệp có thể duy trì mức lợi nhuận ổn định và đảm bảo sự phát triển bền vững trong tương lai.
• Tăng khả năng đổi mới và sáng tạo: Khi doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, nguồn lực tiết kiệm có thể được tái đầu tư vào các hoạt động sáng tạo và đổi mới. Điều này cho phép doanh nghiệp phát triển sản phẩm mới, mở rộng thị trường, và đầu tư vào nghiên cứu và phát triển. Việc giảm thiểu chi phí trong các hoạt động sản xuất, vận hành sẽ tạo ra không gian tài chính để khám phá cơ hội mới và đổi mới sáng tạo.
• Quản lý tài chính hiệu quả: Việc tối ưu hóa chi phí giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả hơn, tránh tình trạng lãng phí và chi tiêu không cần thiết. Khi chi phí được giảm xuống, doanh nghiệp có thể sử dụng nguồn lực tài chính của mình một cách hợp lý, đảm bảo rằng mọi khoản chi đều mang lại giá trị cho doanh nghiệp.

3. Các phương pháp tối ưu hoá chi phí trong doanh nghiệp

Tối ưu hóa chi phí không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách mà còn tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hơn, thúc đẩy sự phát triển bền vững. Dưới đây là những phương pháp tối ưu hóa chi phí phổ biến mà doanh nghiệp có thể áp dụng để giảm thiểu chi tiêu mà không ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu suất.

3.1 Tối ưu hoá quản lý tài chính

Quản lý tài chính hiệu quả là yếu tố quyết định trong việc tối ưu hóa chi phí của một doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phải có một hệ thống tài chính chặt chẽ để theo dõi và kiểm soát các khoản chi, đồng thời tối ưu hóa dòng tiền.

• Lập ngân sách chi tiết: Đảm bảo tất cả các khoản chi phí đều được tính toán kỹ lưỡng. Doanh nghiệp cần lập ngân sách hàng tháng, quý và năm để dễ dàng kiểm soát chi tiêu.
• Kiểm soát chi phí không cần thiết: Xem xét lại các chi phí vận hành, đặc biệt là những chi phí không mang lại giá trị lớn hoặc chi phí không cần thiết. Điều này bao gồm cả việc đánh giá lại hợp đồng với các nhà cung cấp, đàm phán mức giá tốt hơn.
• Tối ưu hóa dòng tiền: Quản lý dòng tiền là một yếu tố quan trọng để doanh nghiệp tránh bị thiếu hụt tài chính. Doanh nghiệp cần phải có kế hoạch thu chi rõ ràng và linh hoạt để đảm bảo dòng tiền luôn ổn định.

3.2 Ứng dụng công nghệ AI và tự động hóa

Việc ứng dụng công nghệ AI và xu hướng tự động hóa là một trong những đòn bẩy mạnh mẽ nhất để tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp hiện đại.

• Ứng dụng Robot tự động hóa quy trình (RPA): Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc như nhập liệu, sao chép dữ liệu, tạo báo cáo... giúp giải phóng nhân viên khỏi các công việc nhàm chán và tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn.
• Sử dụng phần mềm dạng dịch vụ (SaaS): Thay vì đầu tư một khoản tiền lớn để mua phần mềm trọn gói và tự bảo trì máy chủ, hãy sử dụng các dịch vụ SaaS với mô hình trả phí theo tháng/năm. Điều này giúp chuyển chi phí đầu tư (CapEx) thành chi phí vận hành (OpEx) và dễ dàng quản lý hơn.
• Khai thác Trí tuệ nhân tạo (AI) vào vận hành: Sử dụng AI để tối ưu hóa ở nhiều khía cạnh: chatbot hỗ trợ khách hàng 24/7 giúp cắt giảm đáng kể chi phí nhân sự, AI hỗ trợ sáng tạo nội dung giúp đẩy nhanh tiến độ marketing và AI dự báo nhu cầu trong chuỗi cung ứng giúp tối ưu hóa tồn kho, tránh lãng phí vốn.

3.3 Tinh giản bộ máy nhân sự

Tinh giản bộ máy nhân sự không có nghĩa là giảm bớt số lượng nhân viên mà là tối ưu hóa cấu trúc tổ chức và nâng cao hiệu quả làm việc của từng cá nhân trong đội ngũ.

• Đánh giá lại các bộ phận và vị trí: Các bộ phận có thể được sắp xếp lại hoặc kết hợp để tránh sự trùng lặp và giảm bớt các chức năng không cần thiết.
• Cải thiện năng suất lao động: Đảm bảo mỗi nhân viên đều có kỹ năng phù hợp và đang làm việc ở vị trí tốt nhất, giúp tối ưu hóa hiệu quả công việc.
• Tự động hóa các tác vụ nhân sự: Sử dụng phần mềm để tự động hóa các quy trình như chấm công, tính lương, quản lý ngày phép giúp tiết kiệm thời gian cho bộ phận HR và giảm sai sót.
• Tối ưu hóa cấu trúc đội ngũ: Thường xuyên đánh giá lại cơ cấu tổ chức để đảm bảo không có sự chồng chéo về vai trò, nhiệm vụ, đảm bảo mỗi vị trí đều tạo ra giá trị rõ ràng.

3.4 Tối ưu hoá chi phí marketing

Marketing là một trong những lĩnh vực chiếm phần lớn chi phí trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, tối ưu hóa chiến lược marketing có thể giúp giảm chi phí mà vẫn đạt được hiệu quả cao.

• Tận dụng các chiến lược marketing số: Đầu tư vào các hoạt động như tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO), content marketing (blog, video), và social media. Các phương pháp này có chi phí ban đầu thấp hơn quảng cáo trả phí (Paid Ads) nhưng mang lại giá trị bền vững và lâu dài.
• Tập trung vào Marketing dựa trên dữ liệu (Data-Driven Marketing): Thay vì chi tiêu dàn trải, hãy phân tích dữ liệu để xác định chính xác kênh và đối tượng khách hàng mang lại ROI (Tỷ suất hoàn vốn) cao nhất và tập trung ngân sách vào đó.
• Tối ưu hóa Chi phí giữ chân khách hàng (Customer Retention): Chi phí để có một khách hàng mới cao hơn gấp nhiều lần chi phí để giữ chân một khách hàng cũ. Hãy đầu tư vào chất lượng dịch vụ, các chương trình khách hàng thân thiết để tăng tỷ lệ quay lại của khách hàng.
• Sử dụng Marketing Automation: Các công cụ tự động hóa email marketing, quản lý mạng xã hội giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực và cho phép thực hiện các chiến dịch cá nhân hóa ở quy mô lớn.
• Tăng cường sử dụng social media: Marketing qua các kênh mạng xã hội có chi phí thấp hơn rất nhiều so với các phương pháp quảng cáo truyền thống và dễ dàng tiếp cận được khách hàng mục tiêu.

3.5 Outsource các công việc ngắn hạn

Outsourcing (thuê ngoài) là một phương pháp tối ưu hóa chi phí ngày càng trở nên phổ biến trong các doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các công việc ngắn hạn hoặc các nhiệm vụ không yêu cầu kỹ năng chuyên môn nội bộ. Việc outsource các công việc này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhân sự, giảm bớt gánh nặng quản lý, đồng thời giúp họ tập trung vào các lĩnh vực cốt lõi mang lại giá trị dài hạn.

• Outsource các công việc không thường xuyên: Những công việc như thiết kế đồ họa, lập trình, viết bài, hoặc dịch thuật có thể được thuê ngoài, giúp doanh nghiệp giảm bớt chi phí và tập trung vào các nhiệm vụ cốt lõi.
• Tăng cường hợp tác với đối tác uy tín: Việc hợp tác với các công ty outsourcing có kinh nghiệm giúp doanh nghiệp giảm chi phí đào tạo và phát triển nhân sự, đồng thời có được các dịch vụ chất lượng.

3.6 Số hoá văn phòng, hạn chế giấy tờ, hồ sơ vật lý

Số hóa văn phòng là một trong những phương pháp quan trọng giúp các doanh nghiệp hiện đại hóa quy trình làm việc và tối ưu hóa chi phí. Việc chuyển từ quản lý giấy tờ truyền thống sang hệ thống quản lý tài liệu số giúp giảm chi phí văn phòng phẩm, tiết kiệm không gian lưu trữ, và tăng cường hiệu quả làm việc.

• Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu: Các phần mềm như Google Drive, Dropbox, OneDrive giúp lưu trữ tài liệu trực tuyến, giảm chi phí in ấn và bảo quản hồ sơ vật lý.
• Số hóa quy trình công việc: Sử dụng các công cụ số hóa trong việc quản lý dự án, giao việc, báo cáo, và giao tiếp nội bộ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Giảm bớt sử dụng giấy tờ: Việc giảm việc in ấn, gửi fax, và lưu trữ giấy tờ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm và không gian lưu trữ.

3.7 Tự động hoá các tác vụ lặp lại

Tự động hóa các tác vụ lặp lại là một trong những phương pháp hiệu quả để doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm chi phí lao động. Những công việc thủ công và tốn thời gian như nhập liệu, gửi email, quản lý lịch làm việc hoặc theo dõi dữ liệu có thể được tự động hóa thông qua các công cụ phần mềm và công nghệ hiện đại.

• Sử dụng phần mềm tự động hóa: Các công cụ như Zapier, Integromat, hoặc Trello có thể kết nối các phần mềm với nhau, tự động hóa quy trình làm việc và giảm thiểu tác vụ lặp lại. Điều này giúp giảm thiểu sự can thiệp của con người vào các công việc không đòi hỏi tư duy sáng tạo, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Tự động hóa trong marketing: Các công cụ như HubSpot, Mailchimp, hoặc ActiveCampaign cho phép tự động hóa các chiến dịch email marketing, phân phối nội dung, và tương tác với khách hàng mà không cần sự can thiệp thủ công. Điều này giúp tiết kiệm chi phí nhân sự và giảm thiểu sai sót trong quá trình tương tác với khách hàng.
• Quản lý khách hàng tự động: Các hệ thống CRM (Customer Relationship Management) như Salesforce hay Zoho CRM cho phép doanh nghiệp tự động theo dõi khách hàng, quản lý tương tác, và lên lịch hẹn mà không cần đến sự can thiệp trực tiếp từ đội ngũ bán hàng, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
• Tự động hóa trong kế toán: Các công cụ như QuickBooks hoặc Xero giúp tự động hóa các tác vụ kế toán như theo dõi thu chi, tạo báo cáo tài chính, giúp giảm chi phí nhân sự cho bộ phận kế toán và kiểm soát tài chính hiệu quả hơn.

4. Các bước triển khai AI để tối ưu hoá chi phí trong doanh nghiệp

Áp dụng AI vào doanh nghiệp không phải là một công việc có thể thực hiện ngay lập tức mà cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chiến lược rõ ràng. Dưới đây là các bước triển khai AI hiệu quả, giúp doanh nghiệp không chỉ tối ưu hóa chi phí mà còn nâng cao hiệu quả công việc.

Bước 1. Xác định mục tiêu và nhu cầu của doanh nghiệp

Trước khi triển khai AI vào doanh nghiệp, điều quan trọng đầu tiên là phải xác định mục tiêu cụ thể và nhu cầu của doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp hiểu rõ AI sẽ giải quyết những vấn đề gì và đạt được những kết quả gì.

• Định hướng chiến lược: Doanh nghiệp cần hiểu rõ AI sẽ giúp tối ưu hóa chi phí ở đâu, có thể là trong marketing, vận hành, nhân sự, hay chăm sóc khách hàng.
• Xác định các vấn đề chi phí: Ví dụ, doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc quản lý chi phí nhân sự, kiểm soát chi phí sản xuất, hay tối ưu chi phí quảng cáo.
• Đặt mục tiêu rõ ràng: Cần có mục tiêu đo lường được như giảm 20% chi phí marketing trong 6 tháng, hoặc tự động hóa 50% công việc thủ công trong năm nay.

Việc xác định rõ mục tiêu sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn các giải pháp AI phù hợp và dễ dàng đánh giá hiệu quả trong suốt quá trình triển khai.

Bước 2. Thu thập và chuẩn bị dữ liệu

Một trong những yếu tố quan trọng nhất khi triển khai AI là việc thu thập và chuẩn bị dữ liệu. Dữ liệu là "nhiên liệu" cho các mô hình AI, và nếu dữ liệu không đầy đủ, không chính xác hoặc không đồng bộ, AI sẽ không thể đưa ra các kết quả chính xác hoặc tối ưu được. Vì vậy, quá trình này không chỉ đơn giản là thu thập dữ liệu mà còn bao gồm việc làm sạch và chuyển đổi dữ liệu sao cho phù hợp với mô hình AI mà doanh nghiệp đang triển khai.

• Thu thập dữ liệu từ các nguồn khác nhau: Bao gồm dữ liệu từ khách hàng, quy trình sản xuất, thông tin tài chính, hành vi người dùng trên website, hoặc dữ liệu từ các chiến dịch marketing trước đó.
• Xử lý và làm sạch dữ liệu: Dữ liệu cần được làm sạch, loại bỏ dữ liệu lỗi hoặc thiếu sót, và chuẩn hóa để AI có thể phân tích và học hỏi hiệu quả.
• Phân loại dữ liệu: Các dữ liệu phải được phân loại rõ ràng (ví dụ: dữ liệu khách hàng, dữ liệu chi phí, dữ liệu hành vi người dùng…) để AI có thể xử lý chính xác.

Dữ liệu chuẩn và đầy đủ sẽ là nền tảng quan trọng để mô hình AI có thể học tập và hoạt động hiệu quả, từ đó giúp tối ưu hóa chi phí đúng cách.

Bước 3. Lựa chọn và triển khai công cụ AI phù hợp

Sau khi chuẩn bị dữ liệu, doanh nghiệp cần lựa chọn công cụ AI phù hợp để triển khai. Các công cụ AI có thể là các phần mềm độc lập hoặc các nền tảng tích hợp sẵn, tùy thuộc vào mục tiêu và nhu cầu của doanh nghiệp.

• Chọn công cụ dựa trên nhu cầu: Ví dụ, nếu mục tiêu là tối ưu hóa chi phí marketing, doanh nghiệp có thể chọn các công cụ AI marketing automation như HubSpot hoặc Mailchimp. Nếu mục tiêu là tối ưu hóa quy trình sản xuất, có thể chọn các công cụ AI quản lý chuỗi cung ứng như Llamasoft hoặc Blue Yonder.
• Đánh giá tính năng: Lựa chọn các công cụ có tính năng tự động hóa, phân tích dữ liệu mạnh mẽ và khả năng tích hợp dễ dàng vào hệ thống hiện tại của doanh nghiệp.
• Triển khai công cụ AI: Doanh nghiệp cần triển khai các công cụ AI một cách bài bản, đảm bảo tính tương thích với các phần mềm, hệ thống cũ trong doanh nghiệp.

Lựa chọn đúng công cụ AI sẽ giúp doanh nghiệp triển khai hiệu quả và nhanh chóng đạt được mục tiêu tối ưu hóa chi phí.

Bước 4. Huấn luyện và tối ưu hoá mô hình AI

Sau khi triển khai công cụ AI, bước tiếp theo trong quá trình triển khai AI để tối ưu hóa chi phí là huấn luyện và tối ưu hóa mô hình AI. Đây là giai đoạn quan trọng để mô hình AI có thể học hỏi từ dữ liệu và đưa ra các dự đoán chính xác hoặc các giải pháp tối ưu cho các vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải.

• Huấn luyện AI: Cung cấp dữ liệu đã chuẩn bị để huấn luyện mô hình AI. Quá trình này bao gồm việc dạy AI cách nhận diện mẫu dữ liệu, phân tích hành vi và đưa ra quyết định tự động.
• Kiểm tra mô hình: Sau khi huấn luyện, cần phải kiểm tra mô hình AI với dữ liệu chưa thấy để xem mô hình hoạt động chính xác như thế nào.
• Tối ưu hóa mô hình: Cải thiện các tham số của mô hình AI, đảm bảo rằng nó không chỉ hoạt động chính xác mà còn tối ưu hóa được chi phí.

Việc tối ưu hóa mô hình AI là một quá trình liên tục và cần được thực hiện thường xuyên để đảm bảo rằng AI luôn cập nhật với các thay đổi mới trong dữ liệu và môi trường kinh doanh.

Bước 5. Tích hợp AI vào các quy trình doanh nghiệp

Một khi mô hình AI đã được huấn luyện và tối ưu hóa, bước tiếp theo là tích hợp AI vào các quy trình doanh nghiệp. AI cần phải được tích hợp vào các hoạt động và hệ thống hiện có của doanh nghiệp để tối ưu hóa quy trình công việc.

• Tích hợp vào quy trình vận hành: Các công cụ AI sẽ hỗ trợ doanh nghiệp SMEs tự động hóa quy trình như tự động hóa marketing bằng AI , phân tích dữ liệu tài chính, hoặc quản lý chuỗi cung ứng.
• Tích hợp với các hệ thống khác: Đảm bảo AI có thể kết nối và tương tác tốt với các hệ thống ERP, CRM, và phần mềm quản lý tài chính đã có trong doanh nghiệp.
• Đào tạo nhân sự: Đào tạo nhân viên để họ có thể sử dụng AI hiệu quả và khai thác tối đa tiềm năng của công nghệ này.

Việc tích hợp AI vào quy trình giúp tăng cường hiệu quả công việc, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

Bước 6. Theo dõi và đánh giá hiệu quả

Cuối cùng, để đảm bảo rằng việc triển khai AI trong doanh nghiệp thực sự mang lại hiệu quả tối ưu hóa chi phí, doanh nghiệp cần phải theo dõi và đánh giá kết quả.

• Theo dõi hiệu suất AI: Sử dụng các công cụ như Google Analytics, Google Search Console hoặc các công cụ phân tích dữ liệu AI để theo dõi hiệu quả của các chiến dịch AI, chẳng hạn như tiết kiệm chi phí marketing, tăng trưởng doanh thu, hoặc hiệu suất sản xuất.
• Đánh giá kết quả đạt được: So sánh chi phí trước và sau khi triển khai AI để xác định mức độ tiết kiệm và hiệu quả đã đạt được.
• Điều chỉnh chiến lược: Dựa trên dữ liệu thu thập được, điều chỉnh và tối ưu hóa chiến lược AI để đạt được kết quả tốt hơn.

Quá trình theo dõi và đánh giá giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng họ đang đi đúng hướng và có thể cải thiện quy trình nếu cần thiết.

5. Thách thức doanh nghiệp đang gặp phải khi tối ưu hoá chi phí

Việc tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp là một quá trình phức tạp và đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là SMEs, gặp phải các thách thức lớn trong việc triển khai chiến lược này. Dưới đây là những thách thức phổ biến mà các doanh nghiệp có thể gặp phải khi bắt tay vào tối ưu hóa chi phí.

5.1 Không biết nên bắt đầu từ đâu

Một trong những thách thức lớn nhất mà các doanh nghiệp gặp phải khi tối ưu hóa chi phí là không biết bắt đầu từ đâu. Việc thiếu một chiến lược rõ ràng sẽ khiến doanh nghiệp dễ dàng cảm thấy bị choáng ngợp bởi số lượng các yếu tố cần phải tối ưu và quản lý.

• Phân tích hiện trạng: Doanh nghiệp cần phải bắt đầu bằng việc đánh giá toàn diện các yếu tố có thể tối ưu hóa, từ chi phí sản xuất, chi phí vận hành, đến các chi phí marketing và nhân sự. Việc này giúp doanh nghiệp nhận diện được những khu vực có thể cải thiện.
• Lập kế hoạch cụ thể: Sau khi đánh giá hiện trạng, doanh nghiệp cần phải xây dựng một kế hoạch chi tiết với mục tiêu rõ ràng. Điều này có thể bao gồm việc đặt ra các mục tiêu về việc cắt giảm chi phí trong bao lâu, làm sao để tối ưu các quy trình làm việc mà không ảnh hưởng đến chất lượng công việc.

5.2 Nhầm lẫn giữa tối ưu chi phí và cắt giảm chi phí

Tối ưu hóa chi phí không phải là cắt giảm chi phí một cách mù quáng. Nhiều doanh nghiệp gặp phải sự nhầm lẫn này và kết quả là cắt giảm các khoản chi không hiệu quả mà không thực sự đạt được mục tiêu tiết kiệm lâu dài.

• Cắt giảm chi phí ngắn hạn: Cắt giảm chi phí quá nhanh và quá mạnh có thể làm giảm hiệu quả công việc, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ và làm tổn hại đến lòng tin của khách hàng. Ví dụ, việc cắt giảm nhân sự hoặc giảm chi tiêu marketing có thể làm giảm sự hiện diện của doanh nghiệp trên thị trường.
• Tối ưu hóa chi phí đúng cách: Thay vì chỉ giảm chi phí một cách đơn giản, tối ưu hóa chi phí đòi hỏi phải xem xét các quy trình công việc, loại bỏ những bước không cần thiết, và áp dụng công nghệ để giảm chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng. Đối với các chi phí cố định, như chi phí sản xuất hay marketing, doanh nghiệp cần tìm cách tối ưu hóa quy trình và sử dụng các công cụ tự động hóa hoặc AI để giảm chi phí hiệu quả.

5.3 Nhân sự quen với cách thức làm việc truyền thống

Nhiều doanh nghiệp gặp phải thách thức trong việc thay đổi thói quen làm việc của nhân sự. Các nhân viên thường đã quen với cách làm việc cũ, ít linh hoạt với các công nghệ mới, và việc chuyển sang các phương thức làm việc tối ưu hóa có thể gặp phải sự phản kháng hoặc thiếu hiệu quả ban đầu.

• Kháng cự thay đổi: Nhân viên có thể cảm thấy lo ngại hoặc không quen với việc sử dụng công cụ tự động hóa, AI, hay các công nghệ mới trong công việc. Điều này có thể làm giảm hiệu quả của quá trình tối ưu hóa chi phí.
• Giải pháp đào tạo và hỗ trợ: Lãnh đạo cần đào tạo nhân viên về lợi ích của việc áp dụng công nghệ mới và tối ưu hóa quy trình làm việc. Ngoài ra, tạo ra một văn hóa học hỏi và đổi mới là điều cần thiết để giúp nhân viên dễ dàng tiếp nhận các thay đổi và ứng dụng các công cụ mới vào công việc.

5.4 Các quy trình không được chuẩn hoá

Một yếu tố quan trọng trong việc tối ưu hóa chi phí là việc chuẩn hóa các quy trình trong doanh nghiệp. Khi các quy trình không được chuẩn hóa hoặc không nhất quán, sẽ dẫn đến sự lãng phí tài nguyên, thời gian và tăng chi phí vận hành.

• Quy trình không rõ ràng: Nhiều doanh nghiệp có các quy trình vận hành không rõ ràng hoặc thiếu các chỉ dẫn cụ thể, dẫn đến công việc phải làm lại nhiều lần hoặc bị gián đoạn.
• Thiếu công cụ quản lý quy trình: Việc không sử dụng phần mềm quản lý dự án hoặc công cụ để theo dõi quy trình công việc sẽ làm cho việc tối ưu hóa chi phí trở nên khó khăn hơn.
• Giải pháp chuẩn hóa quy trình: Doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình công việc, từ việc giao nhiệm vụ cho nhân viên, quản lý dự án, đến việc sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp để theo dõi hiệu quả công việc. Điều này sẽ giúp tối ưu hóa chi phí trong các hoạt động và làm việc hiệu quả hơn.

5.5 Không nhìn ra được những chi phí cần tối ưu

Chi phí ẩn là những chi phí mà doanh nghiệp thường không nhìn thấy hoặc không quan tâm đến, nhưng chúng vẫn tồn tại và ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Các chi phí này có thể là chi phí cơ hội, chi phí phát sinh từ việc không tối ưu hóa quy trình hoặc các khoản chi nhỏ nhưng tích tụ theo thời gian.

• Chi phí không nhận ra: Các chi phí như chi phí bảo trì hệ thống IT, chi phí vận hành không hiệu quả, chi phí xử lý thủ công, hoặc chi phí năng lượng có thể dễ dàng bị bỏ qua nhưng ảnh hưởng lớn đến hiệu quả tài chính.
• Giải pháp phát hiện chi phí ẩn: Doanh nghiệp cần thực hiện một cuộc đánh giá toàn diện các chi phí để xác định những khoản chi không cần thiết và có thể tối ưu. Sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu, báo cáo tài chính hoặc các công cụ theo dõi chi phí sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện và loại bỏ các chi phí ẩn.

Việc tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu lãng phí và tạo nền tảng cho sự phát triển lâu dài. Qua bài viết trên, mong rằng AI First sẽ giúp doanh nghiệp SMEs giảm chi phí và tối đa hóa hiệu quả công việc, giúp doanh nghiệp không chỉ đạt được sự phát triển bền vững mà còn tạo ra được lợi thế cạnh tranh trong thị trường đầy thách thức hiện nay.