LỘ TRÌNH ỨNG DỤNG AI VÀO QUY TRÌNH TÁI CẤU TRÚC DOANH NGHIỆP

Trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc tái cấu trúc doanh nghiệp không chỉ là một lựa chọn mà là yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp duy trì sự phát triển bền vững. Cùng AI First khám phá những giải pháp ứng dụng công nghệ tiên tiến để hỗ trợ quá trình tái cấu trúc, giúp doanh nghiệp không chỉ đổi mới về mặt chiến lược mà còn trở nên mạnh mẽ và linh hoạt hơn trong kỷ nguyên số.

1. Tái cấu trúc doanh nghiệp là gì?

Tái cấu trúc doanh nghiệp là quá trình xem xét lại toàn bộ mô hình vận hành, bộ máy tổ chức, chiến lược kinh doanh và nguồn lực của doanh nghiệp, nhằm tạo ra sự thay đổi tích cực, giúp doanh nghiệp thích nghi với thị trường và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Tái cấu trúc thường diễn ra khi doanh nghiệp gặp khó khăn (suy giảm doanh thu, rối loạn vận hành, chi phí tăng cao) hoặc muốn bước sang một giai đoạn tăng trưởng mới. Đặc biệt trong thời đại 4.0, tái cấu trúc cần đi kèm với chuyển đổi số và ứng dụng công nghệ như AI, dữ liệu lớn để gia tăng sức cạnh tranh.

2. 6 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần tái cấu trúc

Tái cấu trúc không phải là giải pháp dành riêng cho những doanh nghiệp "sắp phá sản", mà là chiến lược chủ động giúp tổ chức thích nghi, đổi mới và nâng cao hiệu suất trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt. Dưới đây là những dấu hiệu rõ ràng cho thấy doanh nghiệp của bạn đang cần một cuộc “đại phẫu” để hồi sinh hoặc bứt phá.

• Doanh thu sụt giảm hoặc giảm sút trong 2-3 năm liên tiếp: Nếu doanh thu của doanh nghiệp liên tục sụt giảm hoặc giữ nguyên trong nhiều năm liền dù thị trường vẫn tăng trưởng, đó là dấu hiệu cho thấy mô hình kinh doanh đang mất dần sức cạnh tranh.
• Chi phí vận hành tăng cao, biên lợi nhuận giảm: Khi chi phí vận hành tăng nhưng doanh thu không tăng tương ứng, biên lợi nhuận sẽ ngày càng mỏng. Đây là dấu hiệu cho thấy hệ thống nội bộ đang hoạt động kém hiệu quả có thể là do quy trình rườm rà, nhân sự dư thừa hoặc công nghệ chưa được ứng dụng đúng cách. 
• Bộ máy cồng kềnh: Một doanh nghiệp phát triển quá nhanh mà không kịp điều chỉnh cơ cấu thường gặp tình trạng bộ máy cồng kềnh, nhiều tầng quản lý trung gian và chồng chéo vai trò giữa các bộ phận. Việc ra quyết định trở nên chậm chạp, thiếu tính linh hoạt và dễ tạo mâu thuẫn nội bộ. 
• Nhân sự rời bỏ, khó thu hút nhân tài: Tỷ lệ nghỉ việc tăng cao, nhân sự giỏi liên tục rời bỏ hoặc khó tuyển người mới là dấu hiệu cho thấy văn hóa doanh nghiệp có vấn đề hoặc chính sách nhân sự chưa phù hợp. Ngoài ra, nếu nhân viên không nhìn thấy cơ hội phát triển, không cảm nhận được giá trị công việc, họ cũng sẽ dần rời xa tổ chức.
• Khách hàng không còn nhận diện rõ giá trị thương hiệu: Nếu thương hiệu không còn nổi bật trên thị trường, khách hàng không nhớ tới bạn hoặc không phân biệt được bạn với đối thủ, đó là dấu hiệu cho thấy chiến lược định vị đã lỗi thời. Sự thay đổi thị hiếu, hành vi tiêu dùng và cách tiếp cận thông tin khiến các doanh nghiệp phải liên tục làm mới mình.
• Quy trình chồng chéo, phụ thuộc quá nhiều vào con người: Khi doanh nghiệp phải dựa vào “người cũ”, “nhân sự lâu năm” để giữ cho hệ thống hoạt động trơn tru, thì đó là tín hiệu đỏ. Quy trình chưa được số hóa, chưa có hướng dẫn rõ ràng, thiếu chuẩn hóa khiến mọi việc phụ thuộc vào cá nhân, tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu có người nghỉ việc đột ngột. 

3. Tầm quan trọng của việc tái cấu trúc doanh nghiệp

Trong bối cảnh thị trường biến động không ngừng, công nghệ thay đổi nhanh và nhu cầu khách hàng liên tục dịch chuyển, tái cấu trúc doanh nghiệp không chỉ là “giải pháp tình thế” mà trở thành đòn bẩy chiến lược để đảm bảo doanh nghiệp thích ứng và phát triển bền vững.

• Đón đầu thay đổi thị trường và nhu cầu khách hàng: Thị trường không ngừng thay đổi, hành vi khách hàng cũng liên tục biến chuyển theo xu hướng công nghệ và xã hội. Tái cấu trúc giúp doanh nghiệp linh hoạt làm mới chiến lược, tổ chức lại bộ máy để đón đầu và thậm chí tạo ra xu thế thị trường.
• Tăng cường khả năng sinh lời: Một cơ cấu tổ chức cồng kềnh, quy trình rườm rà, chi phí quản lý cao chính là nguyên nhân chính bóp nghẹt lợi nhuận. Thông qua tái cấu trúc, doanh nghiệp sẽ rà soát lại các chi phí không cần thiết, tối ưu vận hành và tập trung nguồn lực cho các hoạt động tạo ra giá trị. Nhờ đó, biên lợi nhuận được cải thiện, dòng tiền trở nên khỏe mạnh hơn, tạo nền tảng tài chính vững chắc cho tương lai.
• Tăng khả năng cạnh tranh: Trong kỷ nguyên số, doanh nghiệp không chỉ cạnh tranh về giá mà còn cạnh tranh bằng tốc độ đổi mới, chất lượng dịch vụ và trải nghiệm khách hàng. Một doanh nghiệp được tái cấu trúc tốt sẽ trở nên tinh gọn, ra quyết định nhanh, thích ứng nhanh với thị trường giúp tạo ra lợi thế cạnh tranh vượt trội, mở rộng thị trường và chiếm lĩnh khách hàng trước đối thủ.
• Tối ưu vận hành, cắt giảm lãng phí: Tái cấu trúc không chỉ cắt giảm nhân sự mà còn là quá trình sắp xếp lại công việc, ứng dụng công nghệ, loại bỏ các khâu thừa, giảm thủ tục giấy tờ và tự động hóa quy trình. Khi vận hành trơn tru hơn, doanh nghiệp sẽ giảm đáng kể các sai sót, tiết kiệm chi phí và thời gian xử lý công việc. 
• Thu hút và giữ chân nhân tài: Một bộ máy rối ren, thiếu minh bạch hoặc lạc hậu sẽ khiến nhân sự giỏi dễ rời bỏ, đồng thời khó thu hút nhân tài mới. Ngược lại, tái cấu trúc giúp xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, có lộ trình phát triển rõ ràng, hệ thống KPI minh bạch và văn hóa doanh nghiệp tích cực.
• Tăng khả năng huy động vốn, mở rộng quy mô: Nhà đầu tư hoặc các tổ chức tín dụng luôn ưu tiên rót vốn vào những doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức rõ ràng, minh bạch về quản trị, tài chính lành mạnh. Tái cấu trúc giúp doanh nghiệp xây dựng được hồ sơ đẹp cả về “hình thức” lẫn “nội dung”, từ đó dễ dàng huy động vốn, gọi thêm đầu tư, hoặc mở rộng mô hình kinh doanh ra nhiều thị trường mới. 

4. Các loại hình tái cấu trúc doanh nghiệp

Tùy vào mục tiêu chiến lược và tình trạng hiện tại, mỗi doanh nghiệp sẽ cần một mô hình tái cấu trúc phù hợp. Tái cấu trúc không chỉ đơn thuần là thay đổi về tổ chức, mà còn bao gồm cả mô hình kinh doanh, sản phẩm, thị trường, quy trình và công nghệ. 

4.1. Tái cấu trúc mô hình kinh doanh

Tái cấu trúc mô hình kinh doanh là việc xem xét lại cách doanh nghiệp tạo ra giá trị, phân phối giá trị đó đến khách hàng và thu được lợi nhuận. Khi thị trường thay đổi, hành vi khách hàng biến chuyển hoặc đối thủ có mô hình kinh doanh mới hiệu quả hơn, doanh nghiệp cần điều chỉnh để duy trì sức cạnh tranh.

Các yếu tố có thể tái cấu trúc trong mô hình kinh doanh gồm:

• Đối tượng khách hàng mục tiêu: thay đổi thị trường, phân khúc khách hàng theo xu hướng mới.
• Kênh phân phối & bán hàng: chuyển từ offline sang online, mở rộng kênh digital.
• Chiến lược doanh thu: áp dụng mô hình định giá linh hoạt, gói sản phẩm, mô hình đăng ký (subscription).
• Đề xuất giá trị (Value Proposition): điều chỉnh giá trị cốt lõi sản phẩm/dịch vụ để phù hợp nhu cầu hiện tại.

4.2. Tái cấu trúc bộ máy tổ chức

Tái cấu trúc tổ chức là quá trình điều chỉnh cơ cấu nhân sự, chức năng phòng ban và hệ thống quản lý để tăng tính linh hoạt, giảm tầng lớp trung gian và tối ưu hiệu suất làm việc. Đây là bước đi cần thiết nếu bộ máy đang cồng kềnh, rối rắm hoặc thiếu khả năng thích ứng nhanh.

Các hoạt động phổ biến trong tái cấu trúc tổ chức:

• Rút gọn cấp bậc quản lý, tăng tính tự chủ cho các bộ phận.
• Hợp nhất hoặc chia tách phòng ban theo mục tiêu chiến lược mới.
• Định nghĩa lại vai trò & trách nhiệm (JD) của từng vị trí.
• Xây dựng hệ thống KPI và đánh giá hiệu suất rõ ràng, minh bạch.

Một tổ chức tinh gọn, minh bạch và có cơ chế phối hợp tốt sẽ là nền tảng để doanh nghiệp mở rộng quy mô nhanh và bền vững.

4.3. Tái cấu trúc sản phẩm & thị trường

Sản phẩm và thị trường là 2 yếu tố giúp doanh nghiệp đứng vững. Khi một trong hai yếu tố này có dấu hiệu suy yếu, việc tái cấu trúc là điều bắt buộc. Tái cấu trúc sản phẩm và thị trường giúp doanh nghiệp làm mới danh mục sản phẩm, tìm kiếm nhóm khách hàng mới, hoặc thay đổi cách tiếp cận để tăng trưởng trở lại.

Các hướng tái cấu trúc thường thấy:

• Tái định vị sản phẩm cũ để phù hợp với nhu cầu thị trường hiện tại.
• Loại bỏ các sản phẩm kém hiệu quả để tập trung vào sản phẩm chủ lực.
• Thâm nhập thị trường mới, mở rộng địa lý hoặc kênh phân phối.
• Ra mắt dòng sản phẩm mới phục vụ xu hướng tiêu dùng hiện đại.

Một chiến lược sản phẩm và thị trường đúng hướng sẽ quyết định khả năng tồn tại và tăng trưởng dài hạn của doanh nghiệp.

4.4. Tái cấu trúc quy trình và công nghệ

Trong thời đại 4.0, quy trình và công nghệ trở thành yếu tố sống còn. Doanh nghiệp không thể vận hành thủ công, phụ thuộc vào con người nếu muốn tối ưu chi phí và tăng tốc cạnh tranh. Tái cấu trúc ở cấp độ quy trình và công nghệ giúp doanh nghiệp hiện đại hóa hệ thống, số hóa dữ liệu và tự động hóa hoạt động.

Một số nội dung tái cấu trúc điển hình:

• Chuẩn hóa và rút gọn quy trình nội bộ, loại bỏ các bước thừa, giảm sai sót.
• Ứng dụng phần mềm quản lý (ERP, CRM, HRM) để kết nối và đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban.
• Tích hợp hệ thống Dashboard BI, giúp nhà quản lý ra quyết định dựa trên dữ liệu thời gian thực.
• Tự động hóa các tác vụ lặp lại: chấm công, báo cáo, chăm sóc khách hàng,...

5. Lộ trình ứng dụng AI vào quy trình tái cấu trúc doanh nghiệp

Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ, việc ứng dụng AI vào quá trình tái cấu trúc doanh nghiệp giúp tối ưu hóa quy trình, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả. Tuy nhiên, để việc áp dụng AI thành công, doanh nghiệp cần thực hiện một lộ trình bài bản, có chiến lược rõ ràng.

Bước 1: Đánh giá hiện trạng & xác định mục tiêu tái cấu trúc với AI

Bước đầu tiên trong lộ trình là đánh giá thực trạng doanh nghiệp và xác định các mục tiêu tái cấu trúc mà doanh nghiệp muốn đạt được khi ứng dụng AI. Doanh nghiệp cần tìm hiểu các quy trình hiện tại, đánh giá điểm mạnh, điểm yếu trong vận hành, và nhận diện những vấn đề cần giải quyết.

Các yếu tố cần đánh giá:

• Các quy trình hiện tại: Điều chỉnh các bước công việc thủ công, tìm ra các điểm nghẽn trong quy trình.
• Đánh giá khả năng ứng dụng AI: Xác định các bộ phận hoặc quy trình có thể tận dụng AI để tự động hóa hoặc tối ưu hóa.
• Mục tiêu chiến lược: Doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí, cải thiện năng suất hay nâng cao trải nghiệm khách hàng thông qua AI?

Đánh giá hiện trạng là nền tảng để xác định chính xác nhu cầu ứng dụng AI, từ đó có thể đưa ra các mục tiêu rõ ràng và có khả năng triển khai thực tế.

Bước 2: Xây dựng hạ tầng dữ liệu và chuẩn hóa quy trình

Sau khi xác định mục tiêu, doanh nghiệp cần xây dựng nền tảng dữ liệu vững chắc và chuẩn hóa các quy trình vận hành để có thể tích hợp và phát huy tối đa sức mạnh của AI. Dữ liệu là tài sản quan trọng khi triển khai AI, vì vậy việc chuẩn hóa dữ liệu là bước quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng và tính chính xác khi áp dụng AI.

Các công việc cần thực hiện trong bước này:

• Thu thập và phân tích dữ liệu: Đảm bảo dữ liệu từ các bộ phận như bán hàng, marketing, nhân sự, sản xuất... có sự liên kết và chất lượng cao.
• Chuẩn hóa dữ liệu: Xử lý dữ liệu thô, làm sạch và định dạng để sẵn sàng cho quá trình phân tích AI.
• Xây dựng cơ sở hạ tầng dữ liệu: Lựa chọn các công cụ, hệ thống phù hợp để lưu trữ và quản lý dữ liệu (ví dụ: Data Warehouse, Cloud, Big Data).

Việc chuẩn hóa quy trình và hệ thống dữ liệu sẽ tạo cơ sở vững chắc cho việc ứng dụng AI, giúp tối ưu hóa quy trình và cải thiện độ chính xác của kết quả phân tích.

Bước 3: Chọn công nghệ AI phù hợp từng mục tiêu tái cấu trúc

Đây là bước mà doanh nghiệp cần lựa chọn các công nghệ AI phù hợp với từng mục tiêu tái cấu trúc đã xác định ở bước đầu. Công nghệ AI có thể bao gồm các giải pháp như Machine Learning, Natural Language Processing (NLP), Chatbots, Robotic Process Automation (RPA) hay AI-powered analytics.

Các công nghệ AI có thể ứng dụng:

• AI trong tự động hóa quy trình: Áp dụng RPA để thay thế các công việc thủ công trong các phòng ban như kế toán, nhân sự, và tài chính.
• Phân tích dự đoán: Sử dụng Machine Learning để dự đoán nhu cầu khách hàng, xu hướng thị trường, hoặc hiệu suất nhân viên.
• Chatbots & trợ lý ảo: Triển khai các công cụ AI Chatbot để hỗ trợ khách hàng và tự động hóa dịch vụ khách hàng.
• AI trong marketing: Áp dụng AI-powered analytics để tối ưu hóa chiến dịch quảng cáo và cải thiện chiến lược marketing.

Lựa chọn công nghệ phù hợp là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối đa hóa hiệu quả từ việc triển khai AI, đáp ứng đúng mục tiêu chiến lược của mình.

Bước 4: Triển khai thử nghiệm (pilot) và đào tạo đội ngũ

Sau khi lựa chọn công nghệ, doanh nghiệp cần thực hiện triển khai thử nghiệm (pilot) để kiểm tra hiệu quả của AI trong các quy trình cụ thể. Đồng thời, đào tạo nhân sự để họ có thể làm quen và vận hành công nghệ một cách hiệu quả là rất quan trọng.

Các công việc cần làm trong bước này:

• Chọn bộ phận hoặc quy trình để triển khai thử nghiệm: Chỉ thực hiện thử nghiệm tại một phòng ban hoặc quy trình nhất định trước khi triển khai rộng rãi.
• Đào tạo nhân viên: Cung cấp các khóa học đào tạo về AI, công cụ sử dụng và cách ứng dụng AI vào công việc hàng ngày.
• Thu thập phản hồi: Theo dõi và ghi nhận kết quả thử nghiệm, đồng thời thu thập phản hồi từ người sử dụng để cải thiện.

Thử nghiệm giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro khi triển khai AI, đồng thời đảm bảo nhân viên được chuẩn bị tốt để sử dụng công nghệ này.

Bước 5: Triển khai toàn diện và liên tục tối ưu

Sau khi thử nghiệm thành công, doanh nghiệp có thể triển khai AI toàn diện trên tất cả các bộ phận và quy trình. Tuy nhiên, việc triển khai không nên dừng lại ở đó; doanh nghiệp cần tối ưu hóa liên tục để AI mang lại hiệu quả lâu dài.

Các công việc trong bước triển khai toàn diện:

• Mở rộng quy mô: Áp dụng AI vào tất cả các quy trình trong toàn bộ doanh nghiệp từ quản lý sản xuất đến chăm sóc khách hàng.
• Đảm bảo tích hợp hệ thống: Đảm bảo các công nghệ AI được tích hợp và hoạt động mượt mà giữa các hệ thống công nghệ hiện có.
• Theo dõi và cải tiến liên tục: Đo lường hiệu quả của AI và điều chỉnh khi cần thiết để tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu chi phí và tăng trưởng bền vững.

Việc triển khai toàn diện và tối ưu liên tục là chìa khóa giúp AI phát huy tối đa tiềm năng, mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp.

Bước 6: Đo lường ROI, điều chỉnh chiến lược tái cấu trúc

Cuối cùng, doanh nghiệp cần đo lường ROI (Return on Investment) để đánh giá hiệu quả đầu tư vào AI. Nếu kết quả không đạt như kỳ vọng, doanh nghiệp cần điều chỉnh chiến lược tái cấu trúc và cải tiến quá trình ứng dụng AI.

Các yếu tố cần đo lường và điều chỉnh:

• Đo lường hiệu quả công việc: So sánh trước và sau khi triển khai AI để đo lường hiệu quả về thời gian, chi phí và năng suất.
• Xem xét các chỉ số tài chính: Đánh giá việc tiết kiệm chi phí, cải thiện doanh thu và gia tăng lợi nhuận từ việc ứng dụng AI.
• Điều chỉnh chiến lược: Nếu cần, thay đổi chiến lược ứng dụng AI để tối ưu hóa các công cụ và giải pháp đang sử dụng.

Đo lường ROI giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu quả của quá trình tái cấu trúc, từ đó điều chỉnh và phát triển chiến lược lâu dài hơn.

Tái cấu trúc doanh nghiệp là bước đi quan trọng trong hành trình phát triển bền vững. Đặc biệt, trong thời đại công nghệ 4.0, việc kết hợp AI vào quá trình tái cấu trúc không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả mà còn tạo ra những cơ hội mới trong việc tối ưu hóa quy trình và phát triển bền vững. AI First mong rằng bài viết trên sẽ cung cấp đến các doanh nghiệp những giải pháp AI tối ưu nhất, giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng vững mạnh và đạt được thành công lâu dài.