ỨNG DỤNG AI TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ ĐỂ KHÔNG CÒN QUẢN TRỊ BẢN NĂNG

Trong kỷ nguyên số, việc ứng dụng AI trong quản lý nhân sự không còn là một xu hướng nhất thời mà đã trở thành nhu cầu thiết yếu cho các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa hiệu quả nhân sự. Tuy nhiên, đối với nhiều lãnh đạo, việc chuyển từ quản trị bản năng sang ứng dụng AI là một thách thức không nhỏ. Bài viết này sẽ chỉ ra cách công nghệ AI có thể hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý và phát triển nhân sự một cách khoa học, chuyên nghiệp, từ đó xây dựng nền tảng vững chắc cho sự tăng trưởng bền vững.

1. Vấn đề khi quản trị nhân sự theo phương pháp truyền thống bản năng

Anh Tony Dzung, Chủ tịch HBR Holdings, nói rằng: “Công ty muốn mạnh, sếp phải nắm quân đội trong tay.” Tuy nhiên, lãnh đạo không thể thực hiện được điều đó nếu tiếp tục quản trị theo bản năng và bằng phương pháp truyền thống. Một số vấn đề chủ doanh nghiệp sẽ phải đối mặt trong vấn đề nhân sự là: 

• Không có quy trình quản lý nhân sự bài bản: Nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa chưa có hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả và thường quản lý dựa trên kinh nghiệm cá nhân. Điều này dẫn đến quản lý bản năng, thiếu tính hệ thống, làm giảm hiệu quả vận hành.
• Khó khăn trong tuyển dụng và giữ chân nhân tài: Các doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp khó khăn trong việc thu hút nhân tài do chưa tối ưu hóa được quy trình tuyển dụng và thường không có chính sách phúc lợi cạnh tranh như các công ty lớn. Điều này dẫn đến tỷ lệ thay thế nhân sự cao, làm gián đoạn hoạt động và gia tăng chi phí tuyển dụngVấn đề giấy tờ giải quyết lâu, tốn thời gian: Các công việc hành chính như xử lý bảng lương, quản lý nghỉ phép, và theo dõi hồ sơ thường được thực hiện thủ công, tốn nhiều thời gian và dễ gây sai sót. Điều này cũng làm giảm hiệu suất và gia tăng gánh nặng cho bộ phận nhân sự
• Không có chiến lược gắn kết nhân viên hiệu quả: Do hạn chế về nguồn lực, các công ty vừa và nhỏ thường khó tổ chức các hoạt động gắn kết hoặc tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, dẫn đến 
• Thiếu khả năng đánh giá và quản lý hiệu suất nhân viên: Nhiều công ty không có các công cụ hoặc hệ thống rõ ràng để đo lường hiệu suất nhân viên, dẫn đến đánh giá không khách quan và khó xác định hiệu quả công việc. Điều này gây ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của nhân viên và khiến các nhà quản lý gặp khó khăn trong việc tối ưu hóa năng suất lao động
• Không thể cá nhân hóa quá trình đào tạo và phát triển: Đào tạo thường được thực hiện chung cho tất cả nhân viên mà không dựa trên năng lực và nhu cầu riêng. Điều này khiến nhân viên khó phát triển đúng hướng, ảnh hưởng đến sự gắn bó lâu dài với công ty
• Không giữ chân được nhân sự giỏi: mức độ hài lòng thấp và tỷ lệ nghỉ việc cao. Các nhà quản lý không có công cụ đo lường cảm nhận của nhân viên, khiến họ gặp khó khăn trong việc điều chỉnh chiến lược để giữ chân nhân viên
• Không có dữ liệu hỗ trợ ra quyết định nhân sự: Đa số các quyết định về nhân sự thường dựa trên phán đoán cá nhân thay vì dữ liệu, do thiếu các công cụ phân tích. Điều này có thể dẫn đến các quyết định sai lầm trong tuyển dụng, phát triển và sa thải nhân sự

2. Ứng dụng AI trong quản lý nhân sự để tự động hóa mọi quy trình

Khảo sát của Business News Daily tiết lộ rằng đa số các nhà lãnh đạo nhân sự đã ứng dụng AI trong quản lý nhân sự, với 78% sử dụng AI để quản lý hồ sơ nhân viên, 77% trong xử lý lương và phúc lợi, 73% trong tuyển dụng, 72% trong quản lý hiệu suất, và 69% để nâng cao trải nghiệm onboarding cho nhân viên mới. Dưới đây là các hoạt động trong quản lý nhân sự có thể tự động hóa với AI.

2.1. Tự động hóa quy trình tuyển dụng với AI

Đầu tiên ứng dụng AI trong quản lý nhân sự để tự động hóa quy trình tuyển dụng. AI sẽ giúp tự động hóa và tinh gọn các bước trong quy trình tuyển dụng, từ việc tìm kiếm ứng viên đến phỏng vấn và đánh giá, giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng và tiết kiệm thời gian.

1 - Cải thiện chất lượng tuyển dụng và tăng tính khách quan

Ứng dụng AI trong quản lý nhân sự có thể loại bỏ các yếu tố thiên vị bằng cách đánh giá ứng viên dựa trên các tiêu chí cụ thể như kỹ năng, kinh nghiệm và các yếu tố đo lường khách quan khác. AI cung cấp khả năng phân tích toàn diện, giúp tuyển dụng khách quan hơn và lựa chọn những ứng viên phù hợp nhất. Một số công cụ:

• HireVue: Hỗ trợ phân tích biểu cảm, ngôn ngữ và hành vi của ứng viên qua video để đánh giá tính khách quan.
• Pymetrics: Dùng các bài kiểm tra thần kinh học để đánh giá tính cách và khả năng phù hợp văn hóa, từ đó tối ưu hóa chất lượng tuyển dụng.

2 -  Tự động tìm nguồn ứng viên với khả năng phân tích dữ liệu lớn

AI có thể truy cập và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau để tìm kiếm ứng viên tiềm năng. Điều này giúp các nhà tuyển dụng không chỉ thu hút nhân tài từ những trang tuyển dụng thông thường mà còn mở rộng phạm vi đến các mạng xã hội, nền tảng chuyên ngành và các cộng đồng online.

Gợi ý công cụ:

• LinkedIn Talent Insights: Cung cấp thông tin chi tiết về ứng viên tiềm năng trên nền tảng LinkedIn.
• SeekOut: Phân tích và tìm kiếm ứng viên từ nhiều nguồn, bao gồm LinkedIn, GitHub, và các cộng đồng chuyên ngành khác.

 3 -  Tối ưu thời gian sàng lọc hồ sơ

Sàng lọc hồ sơ thường chiếm nhiều thời gian của bộ phận nhân sự. Với AI, quá trình này có thể được tự động hóa để tìm ra những ứng viên tiềm năng nhanh chóng, giảm tải công việc thủ công cho đội ngũ tuyển dụng. Doanh nghiệp cần thực hiện như sau:

• Sử dụng hệ thống ATS (Applicant Tracking System) có tích hợp AI để tự động phân loại hồ sơ theo các tiêu chí cụ thể.
• Thuật toán AI sẽ phân tích và sàng lọc các ứng viên không phù hợp, sau đó xếp hạng các ứng viên tiềm năng để bộ phận nhân sự tiếp tục xem xét.

4 -  Thu hút ứng viên với quảng cáo nhắm mục tiêu

AI có thể xác định các đối tượng ứng viên tiềm năng dựa trên dữ liệu nhân khẩu học, sở thích, và hành vi của người dùng. Việc này giúp tối ưu hóa chiến dịch quảng cáo tuyển dụng, đảm bảo rằng các quảng cáo sẽ tiếp cận được đối tượng có khả năng phù hợp cao nhất.

5 - Rút ngắn thời gian phản hồi với ứng viên

AI có thể thiết lập các phản hồi tự động giúp trả lời ứng viên ngay khi họ nộp hồ sơ hoặc khi có thay đổi trong quy trình tuyển dụng, từ đó nâng cao trải nghiệm ứng viên và tăng cường ấn tượng về sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Các bước thực hiện như sau”

• Cài đặt các chatbot AI tự động phản hồi theo các kịch bản chuẩn bị sẵn như: xác nhận hồ sơ đã nhận, thông báo tình trạng tuyển dụng, và cập nhật tiến trình phỏng vấn.
• Các chatbot có thể được tích hợp vào website hoặc hệ thống tuyển dụng để hỗ trợ ứng viên và giải đáp các câu hỏi cơ bản. Mya và Olivia: Hai chatbot AI phổ biến trong lĩnh vực tuyển dụng, hỗ trợ trả lời các câu hỏi của ứng viên và thông báo tự động.

6 - Phỏng vấn bằng hệ thống AI

AI có thể thực hiện các cuộc phỏng vấn video, phân tích ngôn ngữ cơ thể, giọng nói, và biểu cảm của ứng viên để đánh giá các kỹ năng mềm và mức độ phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn chi tiết hơn mà không cần gặp mặt trực tiếp.

• Tổ chức phỏng vấn qua các nền tảng video tích hợp AI, nơi AI phân tích giọng nói và biểu cảm của ứng viên để đánh giá mức độ tự tin, tính cách và các kỹ năng mềm.
• AI có thể ghi lại và phân tích cuộc phỏng vấn, cung cấp dữ liệu để nhà tuyển dụng tham khảo khi đưa ra quyết định.

2.2. Ứng dụng AI trong đào tạo và phát triển nhân viên

Đào tạo và phát triển nhân viên với trí tuệ nhân tạo là cách ứng dụng AI trong quản lý nhân sự hiệu quả. AI giúp cá nhân hóa chương trình đào tạo cho từng nhân viên dựa trên kỹ năng và nhu cầu học hỏi của họ. Nhờ vậy, quá trình học tập trở nên hiệu quả và phù hợp hơn với mục tiêu phát triển của từng cá nhân. Cách thực hiện:

• AI thu thập dữ liệu hiệu suất làm việc và các nhu cầu học hỏi để đề xuất lộ trình đào tạo và phát triển cá nhân.
• Các hệ thống đào tạo AI có thể phân tích các kỹ năng thiếu hụt và gợi ý các khóa học hoặc chương trình học phù hợp.

2.3. Tự động hóa quy trình thủ tục hành chính với AI

Nếu không ứng dụng AI trong quản lý nhân sự thì các thủ tục hành chính có thể tốn rất nhiều thời gian và công sức của đội ngũ nhân sự. Tuy nhiên, với AI, doanh nghiệp có thể tự động hóa các thủ tục hành chính như quản lý hồ sơ nhân viên, tính toán bảng lương, và quản lý nghỉ phép, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

• Sử dụng các công cụ HRM có tích hợp AI để xử lý và lưu trữ hồ sơ nhân viên một cách tự động.
• Thiết lập hệ thống để AI tự động xử lý các yêu cầu nghỉ phép, tính toán bảng lương và quản lý dữ liệu nhân sự.

2.4. Quản lý và đánh giá hoạt động công việc của nhân sự với AI

Ứng dụng AI trong quản lý nhân sự bao gồm đánh giá công việc của họ. Doanh nghiệp ứng dụng công nghệ AI vào việc giám sát, đánh giá và tối ưu hóa hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân sự. Việc này không chỉ giúp giảm bớt gánh nặng quản lý mà còn mang lại sự minh bạch và cải thiện hiệu suất tổng thể. 

• Giám sát hiệu suất làm việc theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp theo dõi năng suất nhân viên một cách liên tục
• Phân tích chỉ số KPI và đánh giá hành vi làm việc của nhân viên để tối ưu hóa quy trình và tăng năng suất
• Hỗ trợ xây dựng lộ trình phát triển cá nhân, giúp nhân viên phát huy điểm mạnh và cải thiện điểm yếu
• Dự đoán khả năng nghỉ việc của nhân viên, từ đó đề xuất các biện pháp giữ chân nhân tài hiệu quả
• Tự động hóa quy trình quản lý nhân sự, mang lại sự minh bạch và nâng cao hiệu quả

Cách thực hiện:

• Thu thập dữ liệu về các hoạt động và hiệu suất công việc của nhân viên qua các công cụ quản lý dự án và báo cáo định kỳ.
• AI phân tích các thông tin và đưa ra đánh giá chi tiết, bao gồm điểm mạnh, điểm yếu và lộ trình phát triển đề xuất cho từng nhân viên.

2.5. Ứng dụng AI để gắn kết nhân sự

AI hỗ trợ cải thiện mối quan hệ giữa các nhân viên bằng cách phân tích dữ liệu về trải nghiệm và mức độ gắn kết của họ. Bằng cách sử dụng các trợ lý ảo và hệ thống quản lý công việc, AI giúp tối ưu hóa quy trình làm việc nhóm, tổ chức các cuộc họp và quản lý lịch trình hiệu quả. Các hệ thống này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn cải thiện sự phối hợp và giao tiếp giữa các thành viên.

Ngoài ra, AI có khả năng phân tích dữ liệu tương tác giữa các nhân viên để đưa ra các đề xuất nâng cao môi trường làm việc và sự gắn kết trong đội ngũ. Những báo cáo và đề xuất từ AI giúp tạo ra môi trường làm việc tích cực, tăng cường sự hài lòng của nhân viên và nâng cao hiệu quả công việc.

3. Các bước triển khai ứng dụng AI trong quản lý nhân sự cho doanh nghiệp

Ứng dụng AI trong quản lý nhân sự là một quá trình đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ cả văn hóa doanh nghiệp, cơ sở dữ liệu, công nghệ và nhân lực. Dưới đây là các bước cụ thể từ tổng thể đến chi tiết để triển khai thành công AI vào quy trình nhân sự của doanh nghiệp:

3.1. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp luôn đổi mới sáng tạo, sẵn sàng đón nhận AI

Ứng dụng AI trong quản lý nhân sự không chỉ đơn thuần là thay đổi công nghệ, mà còn đòi hỏi một sự thay đổi trong văn hóa doanh nghiệp. Văn hóa đổi mới sáng tạo khuyến khích nhân viên chấp nhận cái mới, chủ động học hỏi và sẵn sàng ứng dụng các công nghệ tiên tiến. Để AI có thể được áp dụng hiệu quả, nhân viên cần có thái độ tích cực, cởi mở với sự thay đổi, và sẵn sàng hợp tác với các công cụ mới trong công việc.

• Lãnh đạo tiên phong: Nhà lãnh đạo, đặc biệt là các cấp quản lý, cần dẫn dắt quá trình thay đổi bằng cách tích cực sử dụng AI và khuyến khích nhân viên làm điều tương tự. Khi lãnh đạo là người đầu tiên sử dụng và thúc đẩy AI, nhân viên sẽ cảm thấy tự tin và tin tưởng vào sự thay đổi
• Khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới: Tạo ra một môi trường nơi nhân viên không sợ thất bại khi thử nghiệm công nghệ mới. Khen thưởng những cá nhân dám đột phá và đưa ra sáng kiến để áp dụng AI vào công việc.

3.2. Lựa chọn công nghệ AI phù hợp

Không phải công cụ AI nào cũng phù hợp với nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp. Việc lựa chọn công nghệ AI phù hợp là một bước quan trọng để đảm bảo rằng AI thực sự mang lại hiệu quả và giúp giải quyết các vấn đề cụ thể của doanh nghiệp.

• Đánh giá nhu cầu: Trước khi chọn công nghệ, cần xác định rõ các nhu cầu của doanh nghiệp. Ví dụ: nếu mục tiêu là tối ưu hóa tuyển dụng, có thể cân nhắc công cụ AI hỗ trợ sàng lọc hồ sơ và phỏng vấn tự động
• Khả năng tích hợp: Đảm bảo rằng công nghệ AI lựa chọn có thể tích hợp với hệ thống quản lý nhân sự hiện có. Điều này giúp tiết kiệm chi phí và thời gian trong việc triển khai và vận hành
• Chọn nhà cung cấp uy tín: Lựa chọn các nhà cung cấp có kinh nghiệm và uy tín để đảm bảo chất lượng và sự hỗ trợ sau khi triển khai

3.3. Chuẩn bị dữ liệu và xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu

Bước tiếp theo để ứng dụng AI trong quản lý nhân sự là phải có dữ liệu tốt. Dữ liệu là yếu tố quan trọng để AI có thể hoạt động chính xác. Việc xây dựng và quản lý một hệ thống cơ sở dữ liệu tốt giúp AI truy cập và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả.

Phương thức thực hiện:

• Thu thập và làm sạch dữ liệu: Thu thập các dữ liệu nhân sự từ hồ sơ cá nhân, hiệu suất làm việc, các phản hồi và lịch sử đào tạo. Dữ liệu phải được làm sạch và sắp xếp để tránh sai lệch trong phân tích.
• Xây dựng kho dữ liệu tập trung: Tạo ra một hệ thống quản lý dữ liệu tập trung để AI dễ dàng truy cập và phân tích, giảm thiểu thời gian tìm kiếm thông tin.
• Bảo mật dữ liệu: Đảm bảo rằng dữ liệu nhân viên được bảo mật an toàn, tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin cá nhân.

3.4. Đào tạo nhân viên và tích hợp AI vào quy trình hiện tại

Anh Tony Dzung nói rằng: “Lãnh đạo là người đưa ra tầm nhìn, chiến lược, còn nhân sự chính là người biến nó thành sự thật”. Vì thế doanh nghiệp không thể ứng dụng AI trong quản lý nhân sự nếu đội ngũ bên dưới không chịu học tập, cải tiến trở thành nhân sự 5.0 - làm việc gắn liền với AI. 

• Đào tạo kỹ năng sử dụng AI: Tổ chức các buổi đào tạo để nhân viên nắm rõ cách sử dụng các công cụ AI. Giải thích rõ cách AI hỗ trợ họ trong công việc và lợi ích của công nghệ này.
• Tích hợp AI vào quy trình hiện tại: Đưa AI vào từng quy trình làm việc như tuyển dụng, đánh giá hiệu suất, hay quản lý lương thưởng, đảm bảo tính liền mạch để tránh gây xáo trộn.

3.5. Thử nghiệm và tối ưu hóa quy trình

Thử nghiệm là bước quan trọng để kiểm tra hiệu quả của AI và phát hiện các vấn đề tiềm ẩn trước khi triển khai rộng rãi. Bắt đầu với một nhóm nhân viên hoặc một phòng ban để thử nghiệm các công cụ AI giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và điều chỉnh. Sau đó, doanh nghiệp thu thập phản hồi từ nhóm thử nghiệm, phân tích kết quả và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để cải thiện hiệu quả của AI.

3.6. Đánh giá hiệu quả và điều chỉnh liên tục

Sau khi triển khai ứng dụng AI trong quản lý nhân sự, việc đánh giá hiệu quả là cần thiết để xác định những gì hoạt động tốt và những gì cần cải thiện. Đánh giá liên tục giúp đảm bảo AI thực sự mang lại giá trị cho doanh nghiệp.

• Đo lường các chỉ số thành công: Đánh giá dựa trên các tiêu chí như hiệu quả tuyển dụng, mức độ hài lòng của nhân viên, tỷ lệ giữ chân nhân tài, và hiệu suất công việc.
• Thu thập phản hồi từ nhân viên: Lắng nghe ý kiến của nhân viên về sự thay đổi do AI mang lại để hiểu rõ hơn về lợi ích và khó khăn.
• Điều chỉnh và nâng cấp: Cập nhật và điều chỉnh AI khi cần thiết, đồng thời theo dõi các xu hướng mới để nâng cấp hệ thống.

AI First - Giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp chuyển đổi số nhân sự với AI

AI First mang đến giải pháp chuyển đổi số toàn diện, giúp doanh nghiệp xây dựng một nền tảng quản trị nhân sự hiện đại và hiệu quả. Với tầm nhìn chiến lược, AI First không chỉ cung cấp công nghệ AI tiên tiến để tự động hóa quy trình từ tuyển dụng, đào tạo đến đánh giá hiệu suất, mà còn tư vấn chuyên sâu về xây dựng văn hóa doanh nghiệp đổi mới, gắn kết. AI First hỗ trợ doanh nghiệp phát triển đội ngũ nhân sự số chuyên nghiệp, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu quả hoạt động. AI First là đối tác tin cậy, giúp doanh nghiệp sẵn sàng bứt phá và tăng trưởng bền vững trong kỷ nguyên số.

Ứng dụng AI trong quản lý nhân sự mang lại một cách tiếp cận chuyên nghiệp và khoa học hơn cho các doanh nghiệp trong việc quản lý, phát triển và giữ chân nhân tài. Những lợi ích này không chỉ giúp tối ưu hóa nguồn lực mà còn góp phần xây dựng một môi trường làm việc bền vững, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh và sự phát triển dài hạn của doanh nghiệp.