CÔNG NGHỆ NỀN TẢNG CHO CHUYỂN ĐỔI SỐ LÀ GÌ? GIẢI PHÁP SỐ HOÁ CHO SME

Trong thời đại số, chuyển đổi số không còn là lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn tồn tại và tăng trưởng bền vững. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ nên bắt đầu từ đâu và nền tảng nào là cốt lõi. Vậy công nghệ nền tảng cho chuyển đổi số là gì? Và tại sao nó lại đóng vai trò quyết định đến hiệu quả của cả hành trình số hóa? Trong bài viết này, AI First sẽ giúp bạn hiểu rõ bản chất của công nghệ nền tảng, vai trò của nó và cách lựa chọn đúng đắn ngay từ bước đầu tiên.

Những điểm đáng chú ý trong bài viết:

• Tìm hiểu công nghệ nền tảng cho chuyển đổi số là gì?
• Vai trò của công nghệ nền tảng trong chuyển đổi số.
• Công nghệ nền tảng chính thường được sử dụng trong chuyển đổi số: Cloud Computing, AI và Machine Learning, Big data và Data analytics, RPA, IoT, Low-code, No-code và API.
• Những tiêu chí khi lựa chọn công nghệ nền tảng cho SME: Phù hợp với mô hình và quy mô doanh nghiệp, dễ sử dụng, thân thiện với người không chuyên IT, khả năng mở rộng và tùy biến theo thời gian, khả năng tích hợp với hệ thống khác, độ ổn định và bảo mật của hệ thống.
• Thách thức khi áp dụng công nghệ nền tảng cho chuyển đổi số.

1. Công nghệ nền tảng cho chuyển đổi số là gì?

Công nghệ nền tảng cho chuyển đổi số là tập hợp các hệ thống, phần mềm và công cụ số có vai trò làm nền móng giúp doanh nghiệp triển khai, vận hành và mở rộng các hoạt động số hóa một cách hiệu quả. Việc ứng dụng công nghệ nền tảng giúp doanh nghiệp tăng tốc chuyển đổi số, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu suất và tạo ra lợi thế cạnh tranh trong môi trường kinh doanh số ngày nay.

2. Vai trò của công nghệ nền tảng trong chuyển đổi số với SME

Trong hành trình chuyển đổi số, công nghệ nền tảng đóng vai trò là xương sống giúp doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME) vận hành hiệu quả, thích nghi nhanh với thị trường và tăng khả năng cạnh tranh. Dưới đây là những vai trò nổi bật của công nghệ nền tảng trong chuyển đổi số với doanh nghiệp SME:

• Tăng hiệu quả vận hành: Các nền tảng công nghệ giúp số hóa và tự động hóa quy trình làm việc, từ bán hàng, marketing đến quản lý nội bộ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất rõ rệt.
• Giảm chi phí nhân sự và lỗi thủ công: Ứng dụng AI, RPA và hệ thống quản lý giúp giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công, đồng thời tối ưu nhân sự bằng cách tự động hóa các công việc lặp lại.
• Mở rộng linh hoạt khi doanh nghiệp phát triển: Nhờ tính mở rộng dễ dàng của nền tảng công nghệ (đặc biệt là Cloud và API), doanh nghiệp có thể tăng quy mô vận hành, mở thêm chi nhánh hoặc bổ sung chức năng mới mà không cần thay đổi toàn bộ hệ thống.
• Thích ứng nhanh trước biến động thị trường: Khi thị trường thay đổi, doanh nghiệp có thể điều chỉnh quy trình, sản phẩm, kênh bán hàng hay mô hình kinh doanh nhanh chóng nhờ các nền tảng số đã được tích hợp sẵn.
• Xây dựng hệ thống vận hành linh hoạt, kết nối đa bộ phận: Công nghệ nền tảng giúp kết nối dữ liệu giữa các phòng ban từ sales, marketing đến kế toán, kho vận… giúp ra quyết định nhanh và chính xác hơn.

3. Công nghệ nền tảng chính thường được sử dụng trong chuyển đổi số

Việc lựa chọn đúng công nghệ nền tảng là yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp chuyển đổi số thành công. Dưới đây là các công nghệ nền tảng phổ biến và hiệu quả nhất, thường được sử dụng trong quá trình chuyển đổi số.

• Cloud Computing (Điện toán đám mây)
• AI & Machine Learning 
• Big Data & Data Analytics (Dữ liệu lớn và phân tích dữ liệu)
• Công nghệ RPA 
• IoT (Internet of Things)
• Low-code, No-code và API (Nền tảng phát triển ứng dụng tùy biến)

3.1. Cloud Computing (Điện toán đám mây)

Cloud Computing là công nghệ nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai các hệ thống phần mềm, lưu trữ dữ liệu, vận hành và mở rộng quy mô linh hoạt mà không cần đầu tư lớn vào hạ tầng vật lý. Đây là bước đệm không thể thiếu trong chuyển đổi số, giúp tối ưu chi phí và tăng khả năng truy cập từ mọi nơi.

• Lưu trữ dữ liệu tập trung và linh hoạt: Giúp truy cập từ xa mọi lúc, mọi nơi, không phụ thuộc vào thiết bị.
• Giảm chi phí hạ tầng ban đầu: Không cần đầu tư máy chủ vật lý, phòng server, đội ngũ IT chuyên trách.
• Dễ mở rộng hoặc thu hẹp theo nhu cầu: Chỉ trả phí theo mức sử dụng thực tế (pay-as-you-go).
• Tích hợp nhanh các nền tảng khác: Dễ dàng kết nối với hệ thống ERP, CRM, phần mềm kế toán, HRM,...

3.2. AI & Machine Learning

Machine Learning và AI là các công nghệ nền tảng giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, phân tích dữ liệu thông minh và đưa ra quyết định nhanh chóng. Đây là công nghệ cốt lõi trong chuyển đổi số hiện đại, giúp doanh nghiệp không chỉ vận hành tốt mà còn tạo lợi thế cạnh tranh dài hạn.

• Phân tích hành vi khách hàng thông minh: Dự đoán nhu cầu, sở thích để cá nhân hóa sản phẩm/dịch vụ.
• Tự động hóa các quy trình vận hành: Như chăm sóc khách hàng, báo cáo, xử lý dữ liệu lớn.
• Ra quyết định dựa trên dữ liệu: Giúp nhà quản lý đánh giá hiệu quả chiến lược theo thời gian thực.
• Ứng dụng trong marketing và bán hàng: Cá nhân hóa nội dung, gợi ý sản phẩm, tối ưu hóa chi phí quảng cáo.

3.3. Big Data & Data Analytics (Dữ liệu lớn và phân tích dữ liệu)

Dữ liệu là tài nguyên số quan trọng nhất trong thời đại chuyển đổi số. Big Data và phân tích dữ liệu giúp doanh nghiệp không chỉ lưu trữ mà còn khai thác thông tin có giá trị để tối ưu hoạt động và dự đoán xu hướng. Đây là công nghệ nền tảng thiết yếu trong quản trị hiện đại.

• Thu thập và xử lý dữ liệu từ nhiều nguồn: Website, mạng xã hội, phần mềm bán hàng, khảo sát khách hàng.
• Phân tích để tìm insight khách hàng: Xác định hành vi, mong muốn và điểm đau cần giải quyết.
• Dự đoán xu hướng thị trường: Giúp doanh nghiệp ra quyết định sớm, chính xác hơn đối thủ.
• Xây dựng chiến lược dữ liệu trung tâm: Gắn dữ liệu với mọi hoạt động kinh doanh từ marketing đến vận hành.

3.4. Công nghệ RPA (Robotic Process Automation)

RPA là công nghệ cho phép robot phần mềm tự động hóa các tác vụ lặp lại, đơn giản và có quy trình rõ ràng. Đây là giải pháp tuyệt vời giúp SME tối ưu nguồn lực, giảm sai sót và tăng hiệu suất công việc, đặc biệt ở các bộ phận hành chính, kế toán, nhân sự, kho vận…

• Tự động hoá các thao tác lặp lại: Như nhập liệu, đối soát hóa đơn, gửi email nhắc việc, lập báo cáo.
• Giảm thời gian và chi phí vận hành: Thay vì cần nhân sự nhập liệu thủ công.
• Tăng độ chính xác và hạn chế lỗi người dùng: Đặc biệt trong quy trình có dữ liệu lớn.
• Dễ triển khai mà không cần thay đổi hệ thống cũ: Tích hợp nhanh vào quy trình đang vận hành.

3.5. IoT (Internet of Things)

IoT là công nghệ cho phép kết nối các thiết bị vật lý với internet để thu thập và truyền dữ liệu theo thời gian thực. Với doanh nghiệp có yếu tố sản xuất, logistics hoặc kiểm soát từ xa, IoT là công nghệ nền tảng giúp số hóa quy trình, tăng tính giám sát và kiểm soát hoạt động tốt hơn.

• Kết nối thiết bị sản xuất, vận hành với hệ thống trung tâm: Theo dõi nhiệt độ, tình trạng máy móc, tồn kho,...
• Thu thập dữ liệu tức thì và chính xác: Phục vụ cho phân tích, kiểm soát chất lượng, bảo trì.
• Tự động cảnh báo lỗi, sự cố: Giảm thiểu thời gian chết trong sản xuất.

3.6. Low-code, No-code và API (Nền tảng phát triển ứng dụng tùy biến)

Low-code/No-code và API giúp doanh nghiệp tạo ra các ứng dụng nội bộ, tùy chỉnh quy trình quản lý và tích hợp hệ thống một cách nhanh chóng mà không cần đội ngũ lập trình chuyên sâu. Đây là giải pháp lý tưởng cho các SME muốn linh hoạt số hóa nhưng hạn chế về nhân lực kỹ thuật.

• Tạo ứng dụng nhanh mà không cần viết mã: Quản lý quy trình, công việc, phê duyệt, bán hàng,...
• Tùy biến hệ thống theo đặc thù doanh nghiệp: Không phụ thuộc vào phần mềm đóng gói.
• Tích hợp dễ dàng các hệ thống đang có: Nhờ sử dụng API mở, kết nối giữa phần mềm cũ và mới.
• Tối ưu hoá thời gian triển khai: Giảm đáng kể thời gian và chi phí phát triển phần mềm.

4. Những tiêu chí lựa chọn công nghệ nền tảng phù hợp cho SME

Việc lựa chọn công nghệ nền tảng phù hợp là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp SME chuyển đổi số hiệu quả, tiết kiệm chi phí và phát triển bền vững. Trong bối cảnh có quá nhiều giải pháp công nghệ trên thị trường, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu và ưu tiên các tiêu chí cốt lõi để chọn đúng công cụ, đúng thời điểm.

Những tiêu chí lựa chọn công nghệ nền tảng phù hợp cho SME:

• Phù hợp với mô hình và quy mô doanh nghiệp
• Dễ sử dụng, thân thiện với người không chuyên IT
• Khả năng mở rộng và tùy biến theo thời gian
• Khả năng tích hợp với hệ thống khác
• Độ ổn định và bảo mật của hệ thống

1 - Phù hợp với mô hình và quy mô doanh nghiệp

Không có một giải pháp công nghệ cỡ chung cho tất cả. Một nền tảng phù hợp phải được xây dựng hoặc lựa chọn dựa trên đặc thù ngành nghề, quy trình vận hành và quy mô nhân sự hiện tại của doanh nghiệp. SME không nên chọn các hệ thống quá phức tạp, tốn kém hoặc mang tính doanh nghiệp lớn vì điều này có thể gây lãng phí và khó triển khai.

2 - Dễ sử dụng, thân thiện với người không chuyên IT

Phần lớn doanh nghiệp SME không có đội ngũ IT riêng, vì vậy một nền tảng quá phức tạp sẽ khiến quá trình triển khai trở nên chậm, khó đào tạo và gây ra tình trạng mua nhưng không dùng được. Công nghệ chỉ phát huy hiệu quả khi tất cả nhân sự đều có thể dễ dàng tiếp cận và vận hành.

3 - Khả năng mở rộng và tùy biến theo thời gian

Doanh nghiệp không đứng yên và nền tảng công nghệ cũng vậy. Một giải pháp phù hợp là giải pháp có thể đi theo cùng doanh nghiệp, cho phép tùy biến và mở rộng tính năng theo nhu cầu tăng trưởng trong 1, 3 hay 5 năm tới. Việc chọn nền tảng linh hoạt từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh phải xây dựng lại từ đầu về sau.

• Cho phép mở rộng số lượng người dùng, module, tính năng: Không giới hạn hoặc tăng giá đột biến khi doanh nghiệp phát triển.
• Hỗ trợ tùy chỉnh theo quy trình nội bộ: Có thể điều chỉnh cấu trúc, luồng xử lý, báo cáo theo nhu cầu đặc thù.
• Có lộ trình phát triển rõ ràng từ nhà cung cấp: Nền tảng cần được cập nhật và nâng cấp thường xuyên, không bị lỗi thời.
• Chi phí mở rộng hợp lý: Tránh tình trạng tăng phí theo cấp số nhân khi thêm người dùng hoặc chức năng mới.

4 - Khả năng tích hợp với các hệ thống khác

Trong chuyển đổi số, doanh nghiệp thường phải vận hành đồng thời nhiều phần mềm: CRM, kế toán, bán hàng, kho, nhân sự... Nếu các nền tảng không kết nối được với nhau, sẽ tạo ra đảo dữ liệu gây chồng chéo, mất đồng bộ và giảm hiệu quả toàn bộ hệ thống. Vì vậy, tính kết nối mở là yếu tố bắt buộc.

5 - Độ ổn định và bảo mật của hệ thống

Khi doanh nghiệp vận hành toàn bộ dữ liệu, quy trình và khách hàng trên nền tảng số, thì độ ổn định và bảo mật là yếu tố sống còn. Một sự cố mất dữ liệu, sập hệ thống hoặc lộ thông tin khách hàng có thể gây hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng đến uy tín và vận hành.

5. Thách thức khi áp dụng công nghệ nền tảng cho chuyển đổi số 

Dù công nghệ nền tảng đóng vai trò trung tâm trong hành trình chuyển đổi số, nhưng trên thực tế, việc triển khai lại gặp không ít rào cản, đặc biệt với các doanh nghiệp SME còn hạn chế về ngân sách, nhân sự và kinh nghiệm công nghệ. 

• Thiếu kiến thức và định hướng chiến lược rõ ràng: Nhiều doanh nghiệp bắt đầu chuyển đổi số một cách không có định hướng, không xác định được rõ mục tiêu, không có chiến lược bài bản, dẫn đến việc đầu tư dàn trải, thiếu trọng tâm. Việc không hiểu rõ vai trò của từng công nghệ nền tảng khiến cho quá trình triển khai bị đứt gãy, thiếu kết nối và khó tạo ra kết quả thực chất.
• Chọn sai công nghệ hoặc triển khai quá nhiều, quá sớm: Một sai lầm phổ biến ở các doanh nghiệp SME là đầu tư dàn trải vào quá nhiều nền tảng cùng lúc, trong khi nguồn lực không đủ. Hoặc tệ hơn, lựa chọn những giải pháp quá phức tạp, không phù hợp với nhu cầu thực tế, khiến quá trình triển khai bị đình trệ hoặc nhanh chóng bị bỏ qua.
• Thiếu nhân sự vận hành và chuyển giao công nghệ: Một nền tảng tốt đến đâu cũng không thể phát huy hiệu quả nếu không có người hiểu việc để vận hành. Đây là thách thức rất phổ biến tại SME, nơi đội ngũ nhân sự đa phần không có nền tảng về công nghệ, chưa được đào tạo bài bản về hệ thống, dẫn đến phụ thuộc hoàn toàn vào nhà cung cấp hoặc dễ bỏ cuộc giữa chừng.
• Chi phí đầu tư và duy trì chưa được tính toán kỹ: Một rào cản đáng kể khiến nhiều doanh nghiệp SME ngại chuyển đổi số là lo ngại về chi phí. Tuy nhiên, vấn đề không nằm ở việc chi phí cao hay thấp, mà là không có kế hoạch tài chính rõ ràng, dẫn đến đầu tư dở dang, phải dừng giữa chừng hoặc duy trì một hệ thống tốn kém mà không đem lại hiệu quả.
• Rào cản thay đổi từ văn hóa nội bộ và thói quen làm việc cũ: Công nghệ chỉ là công cụ. Chuyển đổi số thực chất là chuyển đổi con người và tư duy làm việc. Đây là thách thức lớn nhất nhưng cũng khó thấy nhất, vì phần lớn sự phản kháng với công nghệ đến từ sự ngại thay đổi, không muốn học cái mới hoặc sợ sai, sợ mất kiểm soát trong quá trình chuyển giao.

Hiểu rõ công nghệ nền tảng cho chuyển đổi số là gì chính là bước đầu tiên để doanh nghiệp xây dựng được một lộ trình số hóa bền vững, linh hoạt và phù hợp với thực tế vận hành. Những nền tảng như Cloud, AI, Big Data, RPA, IoT… không chỉ giúp tự động hóa quy trình, mà còn mở ra cơ hội phát triển vượt trội cho SME trong môi trường cạnh tranh số ngày càng gay gắt. Qua bài viết trên, AI First mong rằng có thể giúp doanh nghiệp xây dựng nền móng số vững chắc ngay từ hôm nay.