CHUYỂN ĐỔI SỐ CHO DOANH NGHIỆP NHỎ: LỘ TRÌNH VÀ CHIẾN LƯỢC HIỆU QUẢ

Chuyển đổi số là yếu tố quan trọng giúp các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) duy trì sức cạnh tranh trong thời đại công nghệ. Dù vậy, khi chuyển đổi số trong doanh nghiệp nhỏ, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi triển khai do thiếu hiểu biết, thiếu chiến lược rõ ràng và chưa tối ưu hóa quy trình. Trong bài viết này, AI FIRST sẽ chỉ ra cho bạn đọc những nguyên nhân dẫn đến thất bại trong chuyển đổi số và cách thức xây dựng chiến lược chuyển đổi số hiệu quả cho doanh nghiệp nhỏ. 

1. Nguyên nhân khiến chiến lược chuyển đổi số của SMEs kém hiệu quả

Chuyển đổi số là một quá trình quan trọng và không thể thiếu đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) trong bối cảnh hiện nay. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể thực hiện chuyển đổi số một cách hiệu quả. Dưới đây là một số nguyên nhân chủ yếu khiến chiến lược chuyển đổi số của SMEs không đạt được kết quả mong đợi:

• Hiểu sai về chuyển đổi số:

• Nhiều chủ doanh nghiệp SMEs hiểu sai về bản chất của chuyển đổi số. Họ nghĩ rằng chuyển đổi số chỉ đơn giản là việc mua phần mềm công nghệ hoặc đầu tư vào giải pháp phần mềm mà không xây dựng chiến lược tổng thể để tích hợp chúng vào hệ thống hiện tại của doanh nghiệp.

• Hệ quả: Công nghệ không được triển khai đúng cách, không tích hợp vào quy trình hiện tại, khiến doanh nghiệp không đạt được lợi ích thực sự từ công nghệ.

• Thiếu sự kết nối và tư duy hệ thống:

• Việc áp dụng công nghệ đơn lẻ mà không có chiến lược tổng thể dẫn đến việc các phần mềm không được kết nối với nhau và không hỗ trợ được quy trình toàn bộ doanh nghiệp.

• Hệ quả: Công nghệ không phát huy hết công năng, gây rối loạn trong quy trình khi công nghệ không phù hợp với cách làm việc cũ, làm cho doanh nghiệp khó khăn trong việc duy trì sự đồng bộ và không tối ưu hóa được quy trình.

• Lãng phí nguồn lực và chi phí:

• Khi không có chiến lược rõ ràng, việc đầu tư vào công nghệ trở thành lãng phí tài nguyên và chi phí không cần thiết.

• Hệ quả: Các phần mềm và công nghệ có thể không được triển khai đúng cách, không kết nối với các quy trình hiện tại, dẫn đến chi phí đầu tư tăng cao mà không đạt được kết quả như kỳ vọng.

• Không tối ưu hóa các quy trình:

• Một trong những mục tiêu chính của chuyển đổi số là tăng hiệu quả và nâng cao năng suất. Tuy nhiên, nếu không có chiến lược rõ ràng, các phần mềm sẽ không giúp tối ưu hóa quy trình và doanh nghiệp sẽ vẫn đối mặt với hiệu suất thấp và chi phí cao.

• Hệ quả: Công nghệ chỉ cải thiện công việc của một số bộ phận mà không mang lại thay đổi tổng thể, làm giảm khả năng tăng trưởng bền vững.

• Thiếu chiến lược và kế hoạch triển khai rõ ràng:

• Nhiều doanh nghiệp nhỏ không xây dựng được kế hoạch triển khai chuyển đổi số chi tiết, thiếu các bước hành động cụ thể và lộ trình thực hiện

• Hệ quả: Khi thiếu kế hoạch rõ ràng, doanh nghiệp dễ dàng bị lạc hướng hoặc không biết nên bắt đầu từ đâu. Điều này làm giảm hiệu quả và gây lãng phí tài nguyên.

2. 3 trụ cột để xây dựng chiến lược số thành công

Để xây dựng một chiến lược chuyển đổi số thành công, các doanh nghiệp cần chú trọng đến 3 trụ cột quan trọng dưới đây.

2.1. Mô hình kinh doanh số

Mô hình kinh doanh số là nền tảng vững chắc cho quá trình chuyển đổi số thành công. Để tối đa hóa tiềm năng mà công nghệ và dữ liệu mang lại, doanh nghiệp cần định hình lại mô hình kinh doanh truyền thống, chuyển từ mô hình offline sang online và tận dụng AI để nâng cao hiệu quả. Mô hình này không chỉ liên quan đến các sản phẩm và dịch vụ mà còn phải cải tiến cách thức doanh thu được tạo ra và tối ưu hóa giá trị khách hàng trong môi trường số.

Trụ cột này đòi hỏi doanh nghiệp phải cân nhắc lại về các yếu tố cốt lõi của mình:

• Đề xuất giá trị (Value Proposition): Doanh nghiệp cần xác định lại giá trị cốt lõi mà mình mang đến cho khách hàng. Liệu công nghệ số có thể giúp tạo ra những sản phẩm, dịch vụ mới, độc đáo hơn, hoặc cải thiện trải nghiệm khách hàng một cách đáng kể? Ví dụ, thay vì chỉ bán sản phẩm vật lý, doanh nghiệp có thể thêm dịch vụ số đi kèm, hoặc tạo ra các gói giải pháp toàn diện.
• Phân khúc khách hàng (Customer Segments): Với dữ liệu và công nghệ số, doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về hành vi, sở thích của khách hàng, từ đó phân khúc thị trường chính xác hơn và nhắm mục tiêu hiệu quả hơn. Điều này có thể dẫn đến việc phát triển các sản phẩm/dịch vụ cá nhân hóa cao.
• Kênh phân phối (Channels): Các kênh số như website, ứng dụng di động, mạng xã hội, sàn thương mại điện tử trở thành những điểm chạm quan trọng để tiếp cận và tương tác với khách hàng. Doanh nghiệp cần tối ưu hóa trải nghiệm trên các kênh này để đảm bảo sự liền mạch.
• Dòng doanh thu (Revenue Streams): Chuyển đổi số có thể mở ra các nguồn doanh thu mới. Ví dụ, mô hình thuê bao (subscription), mô hình dựa trên dữ liệu (data-driven models), hoặc các dịch vụ giá trị gia tăng khác.
• Cơ cấu chi phí (Cost Structure): Tự động hóa quy trình, tối ưu hóa chuỗi cung ứng bằng công nghệ số có thể giúp giảm đáng kể chi phí vận hành, sản xuất, và quản lý.

2.2. Hệ thống dữ liệu & tự động hóa quy trình

Dữ liệu là tài sản quan trọng trong chiến lược chuyển đổi số của bất kỳ doanh nghiệp nào. Để đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác, doanh nghiệp cần có hệ thống dữ liệu mạnh mẽ, được thu thập, lưu trữ và phân tích một cách có hệ thống. Hệ thống dữ liệu không chỉ giúp doanh nghiệp nắm bắt xu hướng thị trường, mà còn giúp tự động hóa quy trình, từ đó tăng hiệu quả và giảm chi phí vận hành.

Các yếu tố quan trọng trong hệ thống dữ liệu và tự động hóa quy trình:

• Thu thập và phân tích dữ liệu: Doanh nghiệp cần có hệ thống để thu thập dữ liệu từ các nguồn khác nhau như website, social media, dịch vụ khách hàng, và giao dịch bán hàng. Sau đó, dữ liệu phải được phân tích để cung cấp những thông tin chi tiết giúp đưa ra quyết định chính xác và cải thiện hiệu quả.
• Tự động hóa quy trình: Robotic Process Automation (RPA) và các công cụ tự động hóa quy trình giúp giảm thiểu công việc thủ công, tiết kiệm thời gian và giảm sai sót. Các quy trình như chăm sóc khách hàng, hóa đơn và thanh toán, hoặc quản lý kho có thể được tự động hóa, giúp tăng năng suất và giảm chi phí.
• Quản lý dữ liệu lớn (Big Data): Việc áp dụng các công nghệ phân tích dữ liệu lớn giúp doanh nghiệp phân tích hành vi người dùng, từ đó đưa ra các chiến lược marketing và bán hàng nhắm đúng đối tượng.

3.3. Năng lực đội ngũ số hóa

Để thực hiện chuyển đổi số thành công, không thể thiếu một đội ngũ nhân sự có năng lực số hóa. Chuyển đổi số không chỉ là việc áp dụng công nghệ mà còn là việc thay đổi cách thức làm việc và tư duy của nhân viên trong toàn bộ tổ chức. Các nhân viên cần phải được trang bị kỹ năng cần thiết để làm việc với công nghệ mới, đồng thời phát triển văn hóa làm việc sáng tạo, đổi mới và nhanh nhạy.

Các yếu tố quan trọng trong năng lực đội ngũ số hóa:

• Đào tạo và phát triển kỹ năng: Các nhân viên phải được đào tạo liên tục về các công nghệ số, từ việc sử dụng các công cụ phần mềm cho đến cách thức làm việc với các công nghệ tiên tiến như AI, blockchain, hoặc cloud computing.
• Lãnh đạo đổi mới: Lãnh đạo doanh nghiệp cần có khả năng dẫn dắt quá trình chuyển đổi số và truyền cảm hứng cho đội ngũ trong việc áp dụng các giải pháp công nghệ vào công việc hàng ngày.
• Phát triển văn hóa đổi mới và sáng tạo: Doanh nghiệp cần xây dựng một văn hóa số mạnh mẽ, nơi các nhân viên có thể thử nghiệm các giải pháp công nghệ mới mà không sợ thất bại. Điều này thúc đẩy sự sáng tạo và khả năng thích nghi trong môi trường thay đổi nhanh chóng.

3. Những ứng dụng AI trong chuyển đổi số

AI (Trí tuệ nhân tạo) ngày càng trở thành một phần không thể thiếu trong chiến lược chuyển đổi số của các doanh nghiệp. AI không chỉ giúp tối ưu hóa các quy trình mà còn tạo ra những giải pháp sáng tạo để doanh nghiệp tăng trưởng và cạnh tranh mạnh mẽ hơn trong môi trường số. Dưới đây là một số ứng dụng AI phổ biến và quan trọng trong chiến lược chuyển đổi số:

3.1. Tự động hóa quy trình với RPA

Tối ưu hóa vận hành với RPA trong các công việc thủ công, lặp đi lặp lại trong các bộ phận như kế toán, nhân sự, quản lý kho, chăm sóc khách hàng và quản lý tài chính. Các quy trình như xử lý đơn hàng, quản lý hóa đơn, thanh toán, kiểm tra chất lượng sản phẩm, và báo cáo tài chính có thể được tự động hóa mà không cần sự can thiệp của con người. Công nghệ này giúp giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên, tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu sai sót trong các công việc lặp lại.

• Quản lý tài chính và kế toán: AI và RPA có thể tự động hóa việc kiểm tra hóa đơn, xử lý giao dịch tài chính và chuẩn bị báo cáo tài chính, giúp giảm thiểu lỗi và đảm bảo tính chính xác trong các hoạt động tài chính.
• Xử lý đơn hàng và chăm sóc khách hàng: RPA giúp tự động hóa quy trình xử lý đơn hàng, từ việc ghi nhận thông tin khách hàng đến việc xử lý thanh toán và vận chuyển. Điều này giúp rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
• Quản lý kho: RPA giúp tự động hóa việc kiểm tra và cập nhật kho trong thời gian thực, đảm bảo khả năng cung ứng sản phẩm kịp thời và giảm thiểu tình trạng thiếu hụt hàng hóa.

3.2. Chatbot và AI trong chăm sóc khách hàng

AI Chatbot giúp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng 24/7 thông qua việc sử dụng các hệ thống tự động để trả lời câu hỏi thường gặp, giải quyết khiếu nại, và đưa ra gợi ý sản phẩm phù hợp dựa trên hành vi người dùng. Các chatbot không chỉ có thể trả lời các câu hỏi đơn giản mà còn có khả năng học hỏi từ các tương tác trước đó và đưa ra các phản hồi ngày càng chính xác và cá nhân hóa hơn.

• Hỗ trợ khách hàng: Chatbots có thể tự động trả lời các câu hỏi cơ bản về sản phẩm, dịch vụ, chính sách công ty hoặc quy trình mua hàng, từ đó giảm tải cho nhân viên và tiết kiệm chi phí.
• Giải quyết khiếu nại: Chatbots có thể ghi nhận và phân loại khiếu nại của khách hàng, sau đó chuyển tiếp yêu cầu tới bộ phận phù hợp hoặc giải quyết ngay lập tức nếu có thể.
• Đưa ra gợi ý sản phẩm: Chatbots AI có khả năng phân tích hành vi khách hàng và lịch sử mua hàng, từ đó đưa ra các gợi ý sản phẩm hoặc dịch vụ bổ sung phù hợp, làm tăng tỷ lệ chuyển đổi và doanh thu.
• Thu thập thông tin khách hàng tiềm năng: Chatbot có thể đặt câu hỏi, thu thập thông tin liên hệ và phân loại khách hàng tiềm năng trước khi chuyển cho đội ngũ bán hàng.
• Hỗ trợ hoàn tất giao dịch: Hướng dẫn khách hàng qua quy trình mua hàng, thanh toán hoặc đặt lịch hẹn.

3.3. Phân tích dữ liệu và dự báo xu hướng với AI

Phân tích dữ liệu và dự báo xu hướng là một trong những ứng dụng mạnh mẽ của AI trong chuyển đổi số. Với khả năng xử lý dữ liệu lớn (Big Data), AI giúp doanh nghiệp phân tích hành vi khách hàng, dự đoán xu hướng thị trường, và tạo ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu thực tế. Các thuật toán học máy (Machine Learning) giúp doanh nghiệp không chỉ phân tích dữ liệu quá khứ mà còn dự báo các xu hướng trong tương lai, từ đó đưa ra chiến lược tăng trưởng bền vững.

• Dự báo chính xác nhu cầu khách hàng: AI có thể phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hành vi tiêu dùng và dự đoán nhu cầu sản phẩm, giúp doanh nghiệp chuẩn bị kịp thời và tối ưu hóa quy trình cung ứng.
• Tối ưu hóa chiến lược marketing: Dựa trên phân tích hành vi khách hàng, AI giúp xác định các kênh marketing hiệu quả và đưa ra chiến lược marketing cá nhân hóa giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi và giảm chi phí quảng cáo.
• Phân tích các xu hướng thị trường: AI giúp doanh nghiệp nắm bắt các xu hướng thị trường sớm hơn và tối ưu hóa các chiến lược sản phẩm, giá cả và phân phối phù hợp.

3.4. AI trong marketing

AI trong marketing mang đến khả năng cá nhân hóa chiến dịch marketing và tối ưu hóa chiến lược tiếp cận khách hàng. AI có thể phân tích hành vi khách hàng, từ đó đưa ra các chiến lược quảng cáo, nội dung, và định giá dựa trên dữ liệu thực tế và sự hiểu biết sâu sắc về đối tượng khách hàng. Ngoài ra, AI cũng giúp doanh nghiệp tự động hóa các chiến dịch email marketing, social media marketing và chạy quảng cáo trực tuyến.

• Tạo nội dung tự động: AI có thể tạo ra các bản nháp ban đầu cho bài viết blog, mô tả sản phẩm, tiêu đề quảng cáo, thậm chí cả video ngắn. Mặc dù cần sự chỉnh sửa của con người, nhưng nó giúp đẩy nhanh quá trình sản xuất nội dung.
• Tự động hóa chiến dịch marketing: AI giúp tự động hóa việc gửi email, quản lý các quảng cáo trực tuyến và tối ưu hóa các chiến dịch, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí marketing.
• Dự đoán hành vi khách hàng: AI sử dụng các thuật toán để dự đoán hành vi tương lai của khách hàng, từ đó đưa ra các chiến lược marketing hợp thời và hiệu quả.
• Phân tích hiệu quả chiến dịch: AI giúp đo lường và phân tích hiệu quả của các chiến dịch marketing, giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược kịp thời để đạt được kết quả tốt nhất.

3.5. AI quản lý nhân sự và tuyển dụng

Ứng dụng AI trong quản lý nhân sự đóng vai trò vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp. Các công cụ AI giúp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, từ việc sàng lọc hồ sơ ứng viên cho đến đánh giá năng lực và phân tích hiệu suất công việc. AI cũng hỗ trợ quản lý nhân sự thông qua việc dự đoán hiệu suất làm việc và phát triển đội ngũ nhân viên.

• Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng: AI có thể sàng lọc hồ sơ ứng viên tự động dựa trên các tiêu chí như kinh nghiệm, kỹ năng và phù hợp với văn hóa công ty, giúp giảm thời gian tuyển dụng.
• Tự động hóa phỏng vấn sơ bộ: Chatbot hoặc trợ lý ảo AI có thể thực hiện các cuộc phỏng vấn sơ bộ ban đầu, đặt câu hỏi cơ bản và đánh giá phản hồi, giúp tiết kiệm thời gian cho nhà tuyển dụng.
• Phân tích hiệu suất: AI có thể phân tích dữ liệu về hiệu suất làm việc, phản hồi 360 độ để đưa ra cái nhìn tổng quan về điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên và đề xuất các khóa đào tạo phù hợp.
• Cá nhân hóa đào tạo: AI tạo ra các lộ trình học tập cá nhân hóa, gợi ý các khóa học hoặc tài liệu phát triển kỹ năng dựa trên nhu cầu và mục tiêu nghề nghiệp của từng nhân viên.

4. Lộ trình triển khai chuyển đổi số cho doanh nghiệp nhỏ hiệu quả

Chuyển đổi số không chỉ là việc áp dụng công nghệ mà còn là sự thay đổi trong cách thức hoạt động và tư duy của doanh nghiệp. Dưới đây là một lộ trình triển khai chuyển đổi số hiệu quả dành cho doanh nghiệp nhỏ:

4.1. Đánh giá hiện trạng doanh nghiệp

Trước khi bắt tay vào bất cứ thay đổi nào, doanh nghiệp cần có cái nhìn chân thực và toàn diện về tình hình hiện tại của mình. Đây là bước nền tảng để xác định "điểm xuất phát" và những "nút thắt" cần được giải quyết.

• Phân tích các quy trình hiện tại: Đánh giá từng quy trình cốt lõi trong doanh nghiệp (bán hàng, marketing, sản xuất, kế toán, chăm sóc khách hàng, v.v.). Các câu hỏi cần đặt ra bao gồm:

  • Quy trình nào đang tốn nhiều thời gian và nguồn lực nhất?

  • Quy trình nào có nhiều sai sót thủ công?

  • Quy trình nào gây chậm trễ hoặc tạo ra trải nghiệm không tốt cho khách hàng?

  • Dữ liệu đang được thu thập, lưu trữ và sử dụng như thế nào? Có bị phân mảnh không?

• Xác định công nghệ đang sử dụng: Liệt kê tất cả các phần mềm, hệ thống, công cụ kỹ thuật số mà doanh nghiệp đang dùng. Đánh giá mức độ hiệu quả, khả năng tích hợp và liệu chúng có đáp ứng được nhu cầu trong tương lai không.
• Đánh giá năng lực nhân sự: Phân tích kỹ năng số của đội ngũ hiện tại. Họ có quen thuộc với công nghệ không? Có cần đào tạo thêm không? Có ai là "người tiên phong" về công nghệ có thể hỗ trợ quá trình chuyển đổi không?
• Phân tích dữ liệu hiện có: Doanh nghiệp đang thu thập những loại dữ liệu nào? Dữ liệu có đáng tin cậy, đầy đủ không? Có đang được sử dụng để đưa ra quyết định kinh doanh không?
• Khảo sát ý kiến nội bộ và khách hàng: Thu thập phản hồi từ nhân viên về những khó khăn, bất cập trong công việc. Lắng nghe ý kiến từ khách hàng về trải nghiệm sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.

4.2. Xác định mục tiêu chuyển đổi số

Mục tiêu chuyển đổi số cần phải rõ ràng và cụ thể để giúp doanh nghiệp hướng tới các kết quả mong muốn. Để thiết lập mục tiêu, doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố chiến lược và lợi ích lâu dài từ việc chuyển đổi số.

• Mục tiêu chiến lược: Doanh nghiệp cần xác định lý do và mục đích của việc chuyển đổi số. Mục tiêu có thể là tăng trưởng doanh thu, giảm chi phí vận hành, cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng, hoặc tạo ra những sản phẩm, dịch vụ mới nhờ ứng dụng công nghệ.
• Ưu tiên các mục tiêu: Đối với doanh nghiệp nhỏ, nguồn lực thường hạn chế, nên việc xác định đâu là mục tiêu quan trọng nhất, mang lại tác động lớn nhất trong thời gian ngắn là rất cần thiết. Bắt đầu với những "điểm đau" lớn nhất hoặc những cơ hội dễ nắm bắt nhất.
• Liên kết với chiến lược kinh doanh: Đảm bảo rằng các mục tiêu chuyển đổi số phục vụ trực tiếp cho các mục tiêu kinh doanh lớn hơn của doanh nghiệp (ví dụ: tăng trưởng thị phần, tối ưu hóa lợi nhuận, nâng cao trải nghiệm khách hàng).
• Xác định KPI và chỉ số đo lường hiệu quả: Để theo dõi tiến độ, doanh nghiệp cần thiết lập các chỉ số KPI như: thời gian xử lý đơn hàng, độ chính xác của dữ liệu, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng, mức độ hài lòng của khách hàng, hoặc tiết kiệm chi phí nhờ tự động hóa.
• Tính khả thi và lộ trình: Mục tiêu chuyển đổi số cần phải thực tế và có lộ trình cụ thể. Doanh nghiệp nên đặt ra mục tiêu ngắn hạn (6 tháng đến 1 năm) và dài hạn (2-3 năm) để có kế hoạch triển khai hợp lý.

4.3. Lựa chọn giải pháp công nghệ phù hợp

Đây là lúc doanh nghiệp bắt đầu tìm kiếm những công cụ cụ thể để hiện thực hóa các mục tiêu đã đặt ra. Việc lựa chọn công nghệ cần dựa trên nhu cầu thực tế, khả năng tích hợp và ngân sách.

• Xác định các loại giải pháp cần thiết: Dựa trên mục tiêu, doanh nghiệp cần hình dung những loại công nghệ nào sẽ giúp đạt được chúng. Ví dụ:

  • Để tăng doanh số online: Cần nền tảng thương mại điện tử, công cụ quản lý marketing số.

  • Để giảm thời gian xử lý đơn hàng: Cần hệ thống quản lý kho (WMS), hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) tích hợp.

  • Để cải thiện chăm sóc khách hàng: Cần phần mềm CRM, chatbot AI.

• Nghiên cứu và đánh giá các nhà cung cấp: Tìm hiểu các nhà cung cấp uy tín trên thị trường. Đọc đánh giá, so sánh tính năng, chi phí, và dịch vụ hỗ trợ khách hàng.
• Ưu tiên các giải pháp đám mây (Cloud-based) và linh hoạt: Đối với doanh nghiệp nhỏ, các giải pháp SaaS (Software as a Service) trên nền tảng đám mây thường là lựa chọn tối ưu vì chúng không đòi hỏi đầu tư lớn vào hạ tầng, dễ triển khai và có thể mở rộng linh hoạt.
• Khả năng tích hợp: Đảm bảo rằng các giải pháp công nghệ được lựa chọn có khả năng tích hợp tốt với nhau và với các hệ thống hiện có (nếu có). Tránh việc mỗi phòng ban sử dụng một công cụ riêng lẻ không liên kết được dữ liệu.
• Chi phí và ngân sách: Lựa chọn giải pháp phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp, cân nhắc cả chi phí ban đầu và chi phí duy trì hàng tháng/năm.

4.4. Chuẩn hóa và tái cấu trúc quy trình

Việc chuẩn hóa và tái cấu trúc quy trình là bước quan trọng để đảm bảo các quy trình trong doanh nghiệp được tối ưu hóa và phù hợp với các công nghệ mới. Điều này giúp giảm thiểu sai sót, tăng cường hiệu quả làm việc và chuẩn bị cho việc áp dụng công nghệ.

• Chuẩn hóa quy trình công việc: Doanh nghiệp cần đánh giá lại các quy trình công việc hiện tại và chuẩn hóa chúng để loại bỏ những bước thừa, cải thiện tính minh bạch và hiệu quả. Ví dụ, quy trình từ việc tiếp nhận đơn hàng, xử lý sản phẩm đến giao hàng cần rõ ràng và dễ dàng theo dõi.
• Tái cấu trúc các quy trình theo mô hình công nghệ: Sau khi chuẩn hóa, doanh nghiệp cần tái cấu trúc quy trình để phù hợp với các công cụ công nghệ đã chọn. Điều này bao gồm việc tự động hóa các công việc thủ công và cải thiện sự liên kết giữa các phòng ban. Ví dụ, tự động hóa quy trình bán hàng qua CRM sẽ giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng hiệu quả hơn và tăng tỷ lệ chuyển đổi.
• Tích hợp công nghệ vào quy trình: Đảm bảo rằng công nghệ được lựa chọn được tích hợp một cách liền mạch vào các bước của quy trình mới, không chỉ là công cụ được thêm vào mà không có sự thay đổi về cách làm việc.
• Kiểm tra và điều chỉnh: Sau khi tái cấu trúc, cần chạy thử quy trình mới ở quy mô nhỏ, thu thập phản hồi và thực hiện các điều chỉnh cần thiết trước khi triển khai rộng rãi.
• Thiết lập quy trình chuẩn (SOP - Standard Operating Procedures): Xây dựng lại các quy trình hoạt động chuẩn mới để nhân viên có thể tuân theo, đảm bảo sự nhất quán và hiệu quả.

4.5. Đào tạo nhân sự và thay đổi tư duy

Chuyển đổi số không chỉ liên quan đến công nghệ mà còn đòi hỏi sự thay đổi tư duy và cách làm việc của toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp. Đào tạo nhân sự là yếu tố quan trọng để đảm bảo mọi người có thể làm chủ các công nghệ mới và thay đổi cách thức làm việc.

• Đào tạo kỹ năng công nghệ: Đầu tiên, doanh nghiệp cần cung cấp cho nhân viên các khóa đào tạo về các công cụ và phần mềm mới được triển khai. Điều này bao gồm việc đào tạo về các hệ thống ERP, CRM, phần mềm tự động hóa marketing, và công cụ phân tích dữ liệu.
• Xây dựng văn hóa số: Thay đổi tư duy của nhân viên từ làm việc thủ công sang làm việc với công nghệ là một yếu tố quan trọng trong chuyển đổi số. Doanh nghiệp cần khuyến khích nhân viên sáng tạo, sử dụng công nghệ để giải quyết vấn đề và cải thiện công việc. Các buổi hội thảo, khóa học về tư duy số hóa và đổi mới sáng tạo cũng cần được tổ chức.
• Khuyến khích sự tham gia và gương mẫu của lãnh đạo: Lãnh đạo doanh nghiệp cần thể hiện sự cam kết trong việc chuyển đổi số, đồng thời là tấm gương cho nhân viên. Việc lãnh đạo sử dụng công nghệ và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu sẽ thúc đẩy nhân viên áp dụng công nghệ vào công việc.

4.6. Theo dõi và đánh giá hiệu quả

Sau khi triển khai chuyển đổi số, việc theo dõi và đánh giá hiệu quả là bước cuối cùng để đảm bảo rằng các công nghệ và quy trình mới đang mang lại kết quả như mong đợi.

• Thiết lập các chỉ số đo lường hiệu quả (KPI): Doanh nghiệp cần thiết lập các chỉ số hiệu quả để đo lường sự thành công của chuyển đổi số. Các KPI này có thể bao gồm tỷ lệ tiết kiệm chi phí, thời gian xử lý đơn hàng, hiệu suất làm việc của nhân viên, và sự hài lòng của khách hàng.
• Theo dõi tiến độ và kết quả: Sử dụng các công cụ quản lý để theo dõi tiến độ triển khai chuyển đổi số, bao gồm việc theo dõi các mục tiêu đã đạt được và những mục tiêu còn lại. Các phần mềm phân tích và báo cáo giúp doanh nghiệp đo lường được kết quả từ các công cụ công nghệ đã triển khai.
• Điều chỉnh và tối ưu hóa: Sau khi đánh giá hiệu quả, doanh nghiệp cần điều chỉnh và tối ưu hóa các quy trình hoặc công nghệ nếu cần thiết. Việc chuyển đổi số là một quá trình liên tục, vì vậy doanh nghiệp cần không ngừng cải tiến và làm mới các công cụ công nghệ để duy trì lợi thế cạnh tranh.

5. Lời khuyên cho doanh nghiệp SMEs để chuyển đổi số thành công

Để chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp SMEs cần thực hiện một chiến lược rõ ràng, phù hợp với quy mô và khả năng tài chính của mình. Dưới đây là những lời khuyên thiết thực giúp doanh nghiệp SMEs có thể thực hiện chuyển đổi số hiệu quả:

5.1. Bắt đầu nhỏ, mở rộng dần và liên tục thích nghi

Với nguồn lực hạn chế, các SMEs không nên cố gắng thực hiện một cuộc cách mạng số hóa toàn diện ngay từ đầu. Thay vào đó, hãy bắt đầu với những dự án nhỏ, có tính khả thi cao và mang lại kết quả nhanh chóng. Doanh nghiệp nên ưu tiên các dự án chuyển đổi số quy mô nhỏ, có thể mang lại kết quả rõ ràng và nhanh chóng. Ví dụ: tự động hóa quy trình nhập liệu thủ công, triển khai chatbot trả lời câu hỏi thường gặp, hoặc xây dựng một website thương mại điện tử đơn giản.
Sau khi đạt được thành công ở quy mô nhỏ, hãy dần dần mở rộng sang các lĩnh vực khác, luôn linh hoạt và sẵn sàng điều chỉnh chiến lược dựa trên những bài học kinh nghiệm và phản hồi thực tế. 

5.2. Lựa chọn giải pháp dễ triển khai

SMEs thường không có đội ngũ IT lớn hoặc ngân sách khổng lồ cho hạ tầng công nghệ. Vì vậy, việc ưu tiên các giải pháp công nghệ đơn giản, dễ triển khai và có chi phí hợp lý là cực kỳ quan trọng. Doanh nghiệp nên chọn các giải pháp có khả năng tích hợp tốt với nhau và với các hệ thống hiện có. Tránh tình trạng "mỗi bộ phận một phần mềm" gây phân mảnh dữ liệu và quy trình.

Doanh nghiệp không cần ngay lập tức đầu tư vào AI hay Big Data phức tạp nếu doanh nghiệp chưa sẵn sàng về dữ liệu hay quy trình. Hãy bắt đầu từ những giải pháp cơ bản như CRM, ERP nhỏ, phần mềm kế toán đám mây, website.

5.3. Đặt khách hàng làm trung tâm của mọi chiến lược

Mọi nỗ lực chuyển đổi số phải xuất phát từ việc thấu hiểu và nâng cao trải nghiệm cho khách hàng. Doanh nghiệp nên tự hỏi: công nghệ này sẽ giúp  phục vụ khách hàng tốt hơn như thế nào? Từ việc tối ưu hóa website để khách hàng dễ dàng tìm kiếm và mua hàng, đến việc triển khai các kênh hỗ trợ khách hàng số như chatbot, hay sử dụng dữ liệu để cá nhân hóa các đề xuất sản phẩm, tất cả đều phải hướng đến việc tạo ra sự hài lòng và gắn kết cho khách hàng. Việc thu thập và phân tích phản hồi của khách hàng qua các kênh số cũng là yếu tố then chốt để liên tục cải thiện và điều chỉnh các giải pháp số, đảm bảo rằng mọi khoản đầu tư công nghệ đều mang lại giá trị thực sự cho người tiêu dùng cuối.

5.4. Lãnh đạo phải là người tiên phong và cam kết

Sự thành công của chuyển đổi số phụ thuộc rất nhiều vào sự lãnh đạo và cam kết từ cấp cao nhất. Lãnh đạo doanh nghiệp phải là người có tầm nhìn rõ ràng về việc tại sao chuyển đổi số lại cần thiết, nó sẽ mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp và nhân viên. Lãnh đạo cần thể hiện sự ủng hộ mạnh mẽ bằng cách đầu tư nguồn lực, tổ chức các buổi đào tạo nội bộ về cách ứng dụng AI, thậm chí là sử dụng các công cụ mới. Khi lãnh đạo đi đầu, điều đó sẽ tạo ra hiệu ứng lan tỏa, khuyến khích nhân viên tham gia tích cực hơn vào quá trình thay đổi. Sự kiên định của lãnh đạo sẽ giúp vượt qua những rào cản về tư duy và thói quen cũ trong toàn bộ tổ chức.

5.5. Chuyển đổi văn hóa doanh nghiệp

Chuyển đổi văn hóa doanh nghiệp là yếu tố then chốt trong quá trình chuyển đổi số, giúp doanh nghiệp thích nghi và phát triển bền vững trong kỷ nguyên số. Để thực hiện điều này, doanh nghiệp cần xây dựng một môi trường làm việc khuyến khích sáng tạo, đổi mới và hợp tác giữa các bộ phận. Tạo ra một văn hóa doanh nghiệp hướng đến sự sáng tạo, khuyến khích nhân viên thử nghiệm và áp dụng các công nghệ mới là yếu tố quan trọng để thúc đẩy hiệu quả công việc.

Một yếu tố không thể thiếu trong chuyển đổi văn hóa là phát triển tư duy dữ liệu và phân tích, giúp nhân viên sử dụng dữ liệu để ra quyết định chính xác và nâng cao hiệu quả công việc. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần tạo ra một môi trường học hỏi và phát triển liên tục, nơi mà nhân viên có thể cập nhật kiến thức mới, nâng cao kỹ năng và áp dụng những công nghệ tiên tiến vào công việc hàng ngày.

5.6. Duy trì khả năng thích ứng và sáng tạo

Công nghệ liên tục thay đổi với tốc độ chóng mặt. Do đó, các SMEs không thể xem chuyển đổi số là một dự án "làm một lần rồi thôi". Doanh nghiệp cần duy trì khả năng thích ứng linh hoạt với các xu hướng công nghệ mới, sự thay đổi của thị trường và hành vi khách hàng. Điều này đòi hỏi việc liên tục cập nhật kiến thức, thử nghiệm các công nghệ mới (như AI, Big Data, IoT nếu phù hợp) và không ngừng tìm kiếm cách cải thiện quy trình hoạt động thông qua đổi mới. Việc tạo ra một "văn hóa sáng tạo" trong nội bộ, nơi mọi nhân viên đều được khuyến khích đóng góp ý tưởng và thử nghiệm những cách làm mới, sẽ giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh bền vững trong tương lai.

Chuyển đổi số cho doanh nghiệp nhỏ giúp nâng cao khả năng cạnh tranh trong thời đại công nghệ số. Bài viết trên AI FIRST đã chỉ ra cho bạn đọc ba trụ cột quan trọng trong xây dựng chiến lược chuyển đổi số thành công, đồng thời đưa ra cho doanh nghiệp nhỏ lộ trình triển khai chuyển đổi số hiệu quả. Hy vọng bài viết sẽ cung cấp thông tin hữu ích cho bạn đọc.