10 LÝ DO CHUYỂN ĐỔI SỐ THƯỜNG THẤT BẠI? GIẢI PHÁP CHO SMEs

Mục lục [Ẩn]

Chuyển đổi số là xu hướng tất yếu giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả và tối ưu hóa quy trình, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng thành công trong việc triển khai. Lý do chuyển đổi số thất bại thường xuất phát từ nhiều yếu tố, như thiếu chiến lược rõ ràng, thiếu cam kết từ lãnh đạo hay không gắn kết với mục tiêu kinh doanh. Trong bài viết này, AI FIRST sẽ chia sẻ tới bạn đọc những nguyên nhân phổ biến và giải pháp giúp doanh nghiệp vượt qua những thử thách trong quá trình chuyển đổi số.

1. Dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp chuyển đổi số thất bại?

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp đã trở thành một yêu cầu sống còn tại kỷ nguyên công nghệ. Tuy nhiên, trên thực tế, rất nhiều tổ chức dù đã đầu tư lớn về ngân sách, thời gian và nguồn lực, nhưng kết quả mang lại lại không như kỳ vọng.

Vậy làm sao để biết rằng doanh nghiệp của bạn đang đi sai hướng hoặc triển khai chưa hiệu quả? Dưới đây là những dấu hiệu rõ ràng nhất cho thấy một doanh nghiệp đang trên đà hoặc đã thất bại trong quá trình chuyển đổi số. Đây cũng là bước đầu tiên để doanh nghiệp có thể kịp thời điều chỉnh, tránh lãng phí và thất bại toàn diện.

*Dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp chuyển đổi số thất bại?*

Không đạt được mục tiêu kinh doanh: Sau khi triển khai công nghệ mới, doanh nghiệp không cải thiện được hiệu suất, doanh thu, hoặc trải nghiệm khách hàng. Các mục tiêu đặt ra ban đầu như tăng trưởng, tối ưu chi phí hay nâng cao năng suất đều không có dấu hiệu tiến triển.
Kết quả không thể đo lường: Doanh nghiệp không có hệ thống KPIs cụ thể cho từng giai đoạn chuyển đổi, hoặc có nhưng không được theo dõi nghiêm túc. Việc thiếu dữ liệu định lượng khiến ban lãnh đạo không biết quá trình đang đi đúng hướng hay không.
Chi phí đội lên và tiến độ bị kéo dài: Dự án chuyển đổi số không hoàn thành đúng hạn, thậm chí vượt xa ngân sách ban đầu do thiếu kế hoạch rõ ràng hoặc phát sinh nhiều vấn đề trong quá trình triển khai. Điều này gây áp lực lớn lên nguồn lực tài chính và nhân sự của doanh nghiệp.
Thiếu tư duy cải tiến liên tục: Sau khi triển khai xong giai đoạn đầu, doanh nghiệp không tiếp tục cập nhật, tối ưu hay mở rộng giải pháp công nghệ. Việc xem chuyển đổi số là một “dự án một lần” thay vì một hành trình lâu dài chính là nguyên nhân dẫn đến sự trì trệ và thất bại.

2. 10 lý do chuyển đổi số thường thất bại trong doanh nghiệp hiện nay

Dù nhiều doanh nghiệp ngày nay đã ý thức rõ tầm quan trọng của chuyển đổi số, nhưng khi bước vào triển khai thực tế, không ít doanh nghiệp vẫn chưa đạt được kết quả như kỳ vọng. Dưới đây là 10 nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến sự thất bại trong hành trình chuyển đổi số.

2.1. Thiếu cam kết và dẫn dắt từ lãnh đạo

Một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành công của chuyển đổi số trong doanh nghiệp là cam kết mạnh mẽ từ lãnh đạo cấp cao. Nếu các nhà lãnh đạo không thực sự tin tưởng và không chủ động dẫn dắt, rất khó để doanh nghiệp có thể thực hiện chuyển đổi số một cách hiệu quả.

Thiếu tầm nhìn chiến lược từ cấp cao nhất: Lãnh đạo có thể không thực sự hiểu rõ tiềm năng và thách thức của chuyển đổi số, hoặc không có một tầm nhìn rõ ràng về việc doanh nghiệp sẽ trở thành như thế nào sau khi chuyển đổi.
Không ưu tiên đúng mức: Chuyển đổi số có thể bị xếp sau các mục tiêu ngắn hạn khác, dẫn đến việc thiếu hụt nguồn lực (nhân sự, tài chính, thời gian) cần thiết. Khi gặp khó khăn hoặc áp lực về chi phí, các sáng kiến chuyển đổi số dễ bị cắt giảm hoặc trì hoãn và nguồn lực dành cho dự án cũng không được ưu tiên.
Sợ rủi ro và ngại thất bại: Chuyển đổi số luôn đi kèm với những thử nghiệm và có thể có những thất bại ban đầu. Nếu lãnh đạo quá sợ rủi ro, không tạo ra một môi trường an toàn để thử nghiệm và học hỏi từ sai lầm, các sáng kiến sẽ khó được triển khai mạnh mẽ.

Khi lãnh đạo không dẫn dắt, các nhân viên và các phòng ban sẽ không nhận thấy sự quan trọng của chuyển đổi số, dẫn đến sự thiếu đồng lòng và thiếu cam kết từ tất cả các cấp trong doanh nghiệp. Điều này khiến quá trình chuyển đổi chậm chạp, thiếu hiệu quả và dễ dàng bị gián đoạn.

2.2. Không có chiến lược tổng thể rõ ràng

Chuyển đổi số không phải là một dự án nhỏ hay mang tính tình thế mà phải là một chiến lược dài hạn. Do đó, việc thiếu một chiến lược tổng thể rõ ràng là một trong những nguyên nhân chính khiến nhiều doanh nghiệp thất bại trong quá trình chuyển đổi.

Chỉ tập trung vào các sáng kiến rời rạc: Doanh nghiệp có thể triển khai một vài công cụ công nghệ ở các bộ phận khác nhau (ví dụ: CRM cho bộ phận kinh doanh, phần mềm kế toán mới) mà không có sự kết nối hay định hướng chung. Các sáng kiến này có thể mang lại lợi ích cục bộ nhưng không tạo ra sự đột phá cho toàn doanh nghiệp.
Không xác định mục cụ thể, không đo lường được: Chiến lược phải trả lời được câu hỏi: "Chúng ta muốn đạt được điều gì cụ thể thông qua chuyển đổi số?" Nếu mục tiêu không rõ ràng (ví dụ: chỉ là "hiện đại hóa"), sẽ rất khó để đo lường thành công và biết liệu doanh nghiệp có đang đi đúng hướng hay không.
Thiếu lộ trình ưu tiến hóa: Một chiến lược hiệu quả cần phải xác định rõ các bước đi, các giai đoạn triển khai, và ưu tiên những hạng mục mang lại giá trị lớn nhất hoặc giải quyết những vấn đề cấp bách nhất trước. Nếu không, doanh nghiệp sẽ dễ bị sa lầy vào quá nhiều việc cùng một lúc.
Không phân tích kỹ lưỡng hiện trạng và nguồn lực: Chiến lược cần được xây dựng dựa trên sự hiểu biết sâu sắc về điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức (SWOT) của doanh nghiệp, cũng như năng lực công nghệ, tài chính và con người hiện có.

Khi không có chiến lược rõ ràng, các quyết định sẽ trở nên rời rạc và thiếu liên kết. Các phần mềm, công cụ hoặc giải pháp công nghệ có thể được triển khai mà không có sự phối hợp giữa các bộ phận, dẫn đến hiệu quả thấp, chi phí tăng cao và không đạt được kết quả mong đợi.

2.3. Chuyển đổi số không gắn với mục tiêu kinh doanh

Một lý do khác khiến chuyển đổi số thất bại là không gắn kết trực tiếp với mục tiêu kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp. Chuyển đổi số không chỉ là việc áp dụng công nghệ, mà là một phần của chiến lược kinh doanh tổng thể nhằm cải thiện năng suất, tăng trưởng doanh thu, hoặc tối ưu hóa các quy trình.

Chạy theo công nghệ mới mà không vì mục đích cụ thể: Doanh nghiệp có thể đầu tư vào các công nghệ như AI, Blockchain, Big Data chỉ vì đối thủ cũng làm hoặc vì sợ bỏ lỡ xu hướng, mà không thực sự phân tích xem công nghệ đó giải quyết được vấn đề gì cụ thể cho doanh nghiệp hoặc giúp đạt được mục tiêu kinh doanh nào.
Sáng kiến số không hỗ trợ các chỉ số kinh doanh: Ví dụ, nếu mục tiêu kinh doanh là tăng doanh thu, giảm chi phí, hoặc nâng cao sự hài lòng của khách hàng, thì các dự án chuyển đổi số phải được thiết kế để trực tiếp hoặc gián tiếp tác động tích cực đến các KPIs này. Nếu không, chúng chỉ mang tính hình thức.
Khó chứng minh giá trị (ROI): Khi các nỗ lực chuyển đổi số không gắn liền với mục tiêu kinh doanh, việc tính toán và chứng minh lợi tức đầu tư (ROI) trở nên rất khó khăn. Điều này làm giảm sự ủng hộ từ các bên liên quan và có thể khiến dự án bị dừng lại.

Nếu chuyển đổi số không gắn với mục tiêu kinh doanh, không tạo ra giá trị thực tế cho doanh nghiệp, hoặc chỉ tạo ra sự thay đổi hình thức mà không tác động tích cực đến lợi nhuận, năng suất hay sự hài lòng của khách hàng. Điều này sẽ khiến doanh nghiệp không đạt được kỳ vọng từ những khoản đầu tư vào công nghệ và nhân sự.

2.4. Văn hóa doanh nghiệp không sẵn sàng thay đổi

Chuyển đổi số không chỉ đơn giản là việc áp dụng công nghệ mới mà còn là sự thay đổi trong cách thức làm việc, quy trình và cách tư duy của toàn bộ tổ chức. Nếu văn hóa này không cởi mở và sẵn sàng cho sự thay đổi, nó sẽ trở thành một lực cản vô hình nhưng cực kỳ mạnh mẽ đối với quá trình chuyển đổi số. Điều này thể hiện qua:

Sức ì lớn và tâm lý ngại thay đổi: Con người thường có xu hướng thoải mái với những gì quen thuộc. Việc áp dụng công nghệ mới, quy trình mới đòi hỏi phải học hỏi, thích nghi và từ bỏ những thói quen cũ. Nếu văn hóa doanh nghiệp không khuyến khích sự chủ động học hỏi và chấp nhận thử thách, nhân viên sẽ có xu hướng bám víu vào cách làm cũ.
Văn hóa "Silo" ngăn cách giữa các phòng ban: Khi các phòng ban hoạt động độc lập, chỉ quan tâm đến mục tiêu riêng của mình và thiếu sự chia sẻ thông tin, hợp tác, thì việc triển khai các giải pháp chuyển đổi số mang tính toàn diện, xuyên suốt sẽ vô cùng khó khăn. Chuyển đổi số đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ và đồng bộ trên toàn tổ chức.
Thiếu tin tưởng và minh bạch: Nếu nhân viên không tin tưởng vào định hướng của lãnh đạo, hoặc thông tin về quá trình chuyển đổi số không được chia sẻ một cách minh bạch, rõ ràng, sẽ dễ nảy sinh tin đồn, sự hoài nghi và thái độ bất hợp tác.

Một nền văn hóa không sẵn sàng thay đổi sẽ tạo ra sự phản kháng (chủ động hoặc thụ động) từ nhân viên, làm giảm hiệu quả triển khai, kéo dài thời gian và cuối cùng có thể khiến các mục tiêu chuyển đổi số không thể đạt được.

2.5. Thiếu nguồn nhân lực có kỹ năng số và tư duy phù hợp

Chuyển đổi số không thể thành công nếu đội ngũ nhân sự không được đào tạo AI và trang bị đầy đủ các kỹ năng số và tư duy phù hợp. Hầu hết các công nghệ mới đều yêu cầu người sử dụng có khả năng vận hành và khai thác chúng một cách hiệu quả. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp thiếu hụt nguồn nhân lực có chuyên môn cao, hoặc nhân viên không có đủ tư duy chuyển đổi số để ứng dụng công nghệ vào công việc. Sự thiếu hụt này bao gồm:

Thiếu kỹ năng về công nghệ số cơ bản: Nhiều nhân viên chưa quen với các công cụ công nghệ, phần mềm quản lý, dữ liệu lớn (Big Data), trí tuệ nhân tạo (AI) hay các hệ thống ERP. Điều này khiến họ không thể tối ưu hóa công nghệ trong công việc hàng ngày và làm giảm hiệu quả của các hệ thống chuyển đổi số.
Thiếu tư duy số (Digital Mindset): Tư duy số bao gồm khả năng thích ứng nhanh, sẵn sàng học hỏi liên tục, tư duy dựa trên dữ liệu để ra quyết định, kỹ năng giải quyết vấn đề một cách sáng tạo bằng công nghệ, và tinh thần hợp tác trong môi trường số.
Khó khăn trong tuyển dụng nhân tài số: Thị trường nhân lực công nghệ cao thường rất cạnh tranh. Các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp không thuộc lĩnh vực công nghệ, gặp nhiều khó khăn trong việc thu hút và giữ chân những chuyên gia có kỹ năng và kinh nghiệm về chuyển đổi số.
Đào tạo nội bộ chưa hiệu quả hoặc không đủ: Nhiều doanh nghiệp chưa có chiến lược đào tạo và phát triển nguồn nhân lực bài bản để đáp ứng yêu cầu của chuyển đổi số, hoặc các chương trình đào tạo chỉ mang tính hình thức, không thực sự nâng cao năng lực cho nhân viên.

Thiếu nhân lực có kỹ năng và tư duy số dẫn đến việc triển khai công nghệ chậm chạp, sử dụng không hiệu quả, không khai thác được hết tiềm năng của các giải pháp số, và làm tăng sự phụ thuộc vào các đối tác bên ngoài.

2.6. Lựa chọn công nghệ không phù hợp

Nhiều doanh nghiệp mắc phải sai lầm khi chọn công nghệ không phù hợp với quy mô, ngành nghề hoặc nhu cầu thực tế của họ. Công nghệ không tương thích có thể gây ra sự gián đoạn trong quá trình vận hành, tạo ra lãng phí nguồn lực và thời gian.

Chọn công nghệ quá phức tạp hoặc không linh hoạt: Một số doanh nghiệp lựa chọn công nghệ quá phức tạp, đòi hỏi nguồn lực lớn để triển khai và vận hành, nhưng lại không đáp ứng được nhu cầu thực tế. Các giải pháp này có thể tốn kém và không linh hoạt, khiến quá trình chuyển đổi trở nên khó khăn và không hiệu quả.
Chọn công nghệ không đồng bộ với quy trình hiện tại: Công nghệ phải phù hợp với các quy trình và hệ thống hiện tại của doanh nghiệp. Nếu không, sẽ có sự xung đột giữa các hệ thống cũ và mới, dẫn đến việc mất dữ liệu, làm gián đoạn hoạt động và không đạt được kết quả như mong đợi.
Đánh giá thấp chi phí tổng thể: Ngoài chi phí mua sắm ban đầu, doanh nghiệp cần tính đến cả chi phí triển khai, tùy chỉnh, đào tạo, bảo trì, nâng cấp và các chi phí ẩn khác. Lựa chọn một giải pháp có vẻ rẻ ban đầu nhưng chi phí vận hành cao có thể trở thành gánh nặng.

Việc lựa chọn công nghệ sai lầm dẫn đến lãng phí đầu tư, hiệu quả sử dụng thấp, gây khó khăn cho người dùng, tạo ra rủi ro về kỹ thuật và an ninh, và cản trở sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong môi trường số.

2.7. Bỏ qua trải nghiệm khách hàng

Một trong những lý do phổ biến khiến chuyển đổi số thất bại là doanh nghiệp không chú trọng đến việc cải thiện trải nghiệm của khách hàng sau khi áp dụng công nghệ mới. Chuyển đổi số mà không lấy khách hàng làm trung tâm, không tập trung cải thiện trải nghiệm của họ là một sai lầm nghiêm trọng. Điều này thường biểu hiện qua:

Chỉ tập trung vào tối ưu hóa quy trình nội bộ: Nhiều doanh nghiệp khi chuyển đổi số chỉ chú trọng vào việc cải tiến các quy trình vận hành bên trong, giảm chi phí, tăng hiệu suất nội bộ mà quên mất mục tiêu cuối cùng là phục vụ khách hàng tốt hơn. Các thay đổi có thể hiệu quả cho công ty nhưng lại gây khó khăn hoặc không mang lại giá trị gia tăng nào cho khách hàng.
Không thấu hiểu hành trình khách hàng (Customer Journey): Doanh nghiệp không nghiên cứu kỹ lưỡng các điểm chạm của khách hàng với thương hiệu, từ lúc tìm hiểu thông tin, mua hàng, sử dụng sản phẩm/dịch vụ cho đến hỗ trợ sau bán hàng. Việc này dẫn đến các giải pháp số không giải quyết được những "điểm đau" (pain points) thực sự của khách hàng.
Thiếu sự cá nhân hóa: Khách hàng ngày nay mong đợi những trải nghiệm được "may đo" cho riêng mình. Nếu doanh nghiệp không sử dụng dữ liệu để hiểu và đáp ứng nhu cầu, sở thích cá nhân của từng khách hàng, các nỗ lực chuyển đổi số sẽ trở nên chung chung và kém hiệu quả.
Không thu thập và phân tích phản hồi của khách hàng: Doanh nghiệp không có cơ chế lắng nghe ý kiến, đánh giá của khách hàng về các thay đổi số, hoặc có thu thập nhưng không phân tích và hành động dựa trên những phản hồi đó.

Việc bỏ qua trải nghiệm khách hàng khiến doanh nghiệp mất đi lợi thế cạnh tranh, không giữ chân được khách hàng hiện tại, khó thu hút khách hàng mới, và cuối cùng là ảnh hưởng tiêu cực đến doanh thu và sự phát triển bền vững, dù các quy trình nội bộ có thể đã được "số hóa".

2.8. Thiếu sự tham gia và đồng lòng của nhân viên

Nhân viên chính là những người trực tiếp thực hiện và trải nghiệm các thay đổi trong quá trình chuyển đổi số. Sự tham gia và đồng lòng của họ là yếu tố quyết định sự thành bại của bất kỳ sáng kiến nào.

Khó khăn trong việc áp dụng công nghệ mới: Nếu đội ngũ không được đào tạo đầy đủ hoặc không hiểu rõ mục đích của chuyển đổi số, họ sẽ không sẵn sàng tham gia vào quá trình này. Điều này có thể dẫn đến việc không sử dụng phần mềm đúng cách, từ đó gây lãng phí nguồn lực và giảm hiệu quả của hệ thống.
Truyền thông nội bộ kém hiệu quả: Nhân viên không hiểu rõ "tại sao" phải chuyển đổi số, lợi ích của việc này đối với bản thân họ và doanh nghiệp là gì. Thông tin thường chỉ được truyền đạt một chiều từ trên xuống, thiếu sự đối thoại và giải đáp thắc mắc.
Lo sợ mất việc hoặc vai trò bị thay đổi tiêu cực: Nếu nhân viên cảm thấy công việc của mình bị đe dọa bởi tự động hóa hoặc các công nghệ mới mà không có lộ trình hỗ trợ, đào tạo lại rõ ràng, họ sẽ có xu hướng kháng sự.

Nếu thiếu sự tham gia và đồng lòng của nhân viên dẫn đến tỷ lệ chấp nhận công nghệ mới thấp, sự phản kháng ngầm hoặc công khai, giảm năng suất, tăng tỷ lệ nghỉ việc, và cuối cùng là làm chệch hướng hoặc thất bại toàn bộ nỗ lực chuyển đổi số.

2.9. Dữ liệu không được quản lý hiệu quả

Dữ liệu là một trong những tài sản quan trọng nhất trong chuyển đổi số. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý và sử dụng dữ liệu một cách hiệu quả, dẫn đến việc mất cơ hội phát triển và không tận dụng hết giá trị của công nghệ.

Dữ liệu phân mảnh, silo: Dữ liệu nằm rải rác ở nhiều hệ thống, bộ phận khác nhau, không được kết nối và tổng hợp, khiến doanh nghiệp không có được cái nhìn toàn diện 360 độ về hoạt động kinh doanh hay khách hàng.
Chất lượng dữ liệu kém: Dữ liệu có thể không chính xác, không đầy đủ, không nhất quán, lỗi thời hoặc trùng lặp. Việc đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu kém chất lượng sẽ dẫn đến những quyết định sai lầm.
Thiếu quy trình quản trị dữ liệu: Không có các chính sách, quy trình, tiêu chuẩn rõ ràng về việc thu thập, lưu trữ, xử lý, bảo mật và sử dụng dữ liệu trong toàn tổ chức.
Năng lực phân tích dữ liệu hạn chế: Doanh nghiệp có thể thu thập được nhiều dữ liệu nhưng lại thiếu công cụ hoặc nhân sự có kỹ năng để phân tích, diễn giải và biến dữ liệu đó thành những hiểu biết (insights) có giá trị hành động.
Vấn đề an ninh và bảo mật dữ liệu: Các biện pháp bảo vệ dữ liệu không đủ mạnh, dễ bị tấn công, rò rỉ, gây mất mát thông tin quan trọng và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp, đặc biệt là dữ liệu nhạy cảm của khách hàng.

Dữ liệu không được quản lý hiệu quả khiến doanh nghiệp không thể đưa ra quyết định dựa trên bằng chứng, không thể cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng, không tối ưu hóa được vận hành, đối mặt với rủi ro an ninh và pháp lý, và làm suy yếu nền tảng của mọi sáng kiến chuyển đổi số.

2.10. Kỳ vọng không thực tế và thiếu kiên nhẫn

Khi bắt đầu quá trình chuyển đổi số, nhiều doanh nghiệp có xu hướng đặt ra kỳ vọng quá cao và thiếu thực tế về những gì công nghệ có thể đạt được trong thời gian ngắn. Sự thiếu kiên nhẫn trong việc theo đuổi kết quả dài hạn có thể dẫn đến sự thất vọng và việc bỏ cuộc sớm, làm gián đoạn cả quá trình chuyển đổi.

Mong muốn kết quả "thần tốc": Lãnh đạo hoặc các bên liên quan có thể kỳ vọng nhìn thấy những thay đổi lớn lao, lợi tức đầu tư (ROI) cao trong một khoảng thời gian rất ngắn sau khi triển khai các giải pháp số. Nhiều lãnh đạo không hiểu rằng việc thay đổi thói quen, văn hóa và tối ưu hóa quy trình cần có thời gian để thẩm thấu và phát huy tác dụng.
Đánh giá thấp sự phức tạp và thách thức: Nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn thấy bề nổi của công nghệ mà không lường trước được những khó khăn trong việc tích hợp hệ thống, chuẩn hóa dữ liệu, đào tạo nhân sự, và quản lý sự thay đổi.
Thiếu cam kết đầu tư dài hạn: Khi không thấy kết quả nhanh chóng như mong đợi, hoặc khi gặp những khó khăn ban đầu, doanh nghiệp có thể dễ dàng nản lòng, cắt giảm ngân sách, hoặc thậm chí từ bỏ các sáng kiến chuyển đổi số giữa chừng.

Kỳ vọng không thực tế và thiếu kiên nhẫn dẫn đến áp lực không cần thiết lên đội ngũ triển khai, gây ra sự thất vọng sớm, làm suy giảm động lực và sự ủng hộ. Điều này có thể khiến các dự án chuyển đổi số bị đình trệ, thay đổi mục tiêu liên tục hoặc bị chấm dứt trước khi có cơ hội mang lại giá trị thực sự.

3. Giải pháp cho SMEs trong quá trình chuyển đổi số

Chuyển đổi số mang lại nhiều cơ hội lớn nhưng cũng không thiếu thách thức, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs). Từ những lý do khiến doanh nghiệp chuyển đổi số thất bại, dưới đây là những giải pháp giúp doanh nghiệp chuyển đổi số thành công:

3.1. Ưu tiên vào giải pháp mang lại giá trị thực tế

Đối với SMEs, nguồn lực (cả về tài chính và nhân sự) thường có hạn. Do đó, việc lựa chọn đầu tư vào các giải pháp chuyển đổi số phải được cân nhắc kỹ lưỡng, tập trung vào những gì mang lại giá trị thiết thực và nhanh chóng cho hoạt động kinh doanh.

Xác định "nỗi đau" và cơ hội lớn nhất: SMEs nên bắt đầu bằng việc phân tích xem đâu là những vấn đề cấp bách nhất đang cản trở sự phát triển (ví dụ: quy trình thủ công tốn thời gian, quản lý kho hàng kém hiệu quả, khó tiếp cận khách hàng mới) hoặc đâu là cơ hội rõ ràng để tăng doanh thu, giảm chi phí. Ví dụ, nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý khách hàng, một hệ thống CRM có thể giúp tối ưu hóa việc chăm sóc khách hàng.
Tập trung vào ROI rõ ràng: Mỗi giải pháp được cân nhắc cần phải có khả năng chứng minh được lợi tức đầu tư. Ví dụ, một phần mềm quản lý bán hàng mới có giúp tăng đơn hàng, giảm thất thoát, hay tiết kiệm thời gian cho nhân viên không?
Ưu tiên các giải pháp có thể cải thiện ngay lập tức hiệu quả hoạt động hoặc trải nghiệm khách hàng: Những thay đổi mang lại kết quả nhìn thấy được sẽ tạo động lực và niềm tin cho toàn đội ngũ, đồng thời giúp doanh nghiệp có thêm nguồn lực để tái đầu tư.
Tránh chạy theo công nghệ "thời thượng" một cách mù quáng: Không phải mọi công nghệ mới nhất, hiện đại nhất đều phù hợp với SME. Điều quan trọng là công nghệ đó có giải quyết được bài toán cụ thể của doanh nghiệp và dễ dàng tích hợp vào vận hành hiện tại hay không.

3.2. Bắt đầu nhỏ, mục tiêu rõ, thử nghiệm nhanh

Thay vì triển khai toàn bộ hệ thống công nghệ một cách vội vàng, doanh nghiệp cần bắt đầu nhỏ, thử nghiệm và kiểm tra những giải pháp trước khi mở rộng quy mô. Cách tiếp cận này giúp SMEs giảm thiểu rủi ro tài chính, nhanh chóng xác định được giải pháp phù hợp, tạo ra những thành công nhỏ ban đầu để làm động lực, và linh hoạt điều chỉnh chiến lược dựa trên kết quả thực tế.

Bắt đầu từ những dự án nhỏ, dễ thực hiện: SMEs có thể bắt đầu với các dự án nhỏ và dễ quản lý để giảm thiểu rủi ro. Các dự án thử nghiệm này có thể là việc tự động hóa một quy trình đơn giản, áp dụng phần mềm CRM cho bộ phận bán hàng, hay triển khai một công cụ phân tích dữ liệu nhỏ cho một bộ phận cụ thể.
Xác định mục tiêu rõ ràng từ đầu: Mỗi dự án thử nghiệm cần có một mục tiêu rõ ràng, chẳng hạn như giảm 20% thời gian xử lý đơn hàng cho bộ phận A trong vòng 3 tháng.
Triển khai nhanh và thu thập phản hồi sớm: Cố gắng đưa giải pháp vào thử nghiệm trong thời gian ngắn nhất có thể để nhận được phản hồi từ người dùng thực tế (nhân viên, khách hàng).
Đánh giá, rút kinh nghiệm và điều chỉnh: Dựa trên kết quả thử nghiệm và phản hồi, SMEs có thể nhanh chóng đánh giá hiệu quả, xác định những điểm cần cải thiện hoặc thậm chí quyết định dừng nếu giải pháp không phù hợp, trước khi đầu tư mở rộng.

3.3. Lãnh đạo trực tiếp dẫn dắt và truyền lửa

Vai trò của người đứng đầu trong doanh nghiệp là cực kỳ quan trọng trong việc định hướng và thúc đẩy quá trình chuyển đổi số. Nếu các nhà lãnh đạo không trực tiếp tham gia, thiếu cam kết, và không thể truyền cảm hứng cho đội ngũ nhân viên, thì các sáng kiến chuyển đổi số sẽ dễ dàng bị bỏ dở hoặc triển khai một cách nửa vời.

Lãnh đạo tiên phong: Các nhà lãnh đạo cần chủ động áp dụng công nghệ mới trong công việc hàng ngày và thể hiện sự cam kết mạnh mẽ đối với chuyển đổi số. Khi lãnh đạo là người tiên phong, nhân viên sẽ cảm thấy được sự quan trọng và động lực để làm theo.
Truyền thông và chia sẻ tầm nhìn: Lãnh đạo cần chia sẻ một tầm nhìn rõ ràng về chuyển đổi số, lý do tại sao nó quan trọng và cách thức mà doanh nghiệp sẽ thay đổi sau khi áp dụng. Việc này sẽ giúp toàn bộ tổ chức hiểu được mục tiêu và sẵn sàng đóng góp vào quá trình này.
Khuyến khích thử nghiệm và học hỏi từ sai lầm: Lãnh đạo cần tạo ra một môi trường an toàn, nơi nhân viên có thể thử nghiệm công nghệ mới mà không sợ thất bại. Sự chấp nhận rủi ro và khuyến khích học hỏi từ sai lầm sẽ thúc đẩy sự đổi mới và sáng tạo trong doanh nghiệp.

3.4. Xây dựng văn hóa ra quyết định dựa trên dữ liệu

Thay vì dựa vào cảm tính hay kinh nghiệm chủ quan, việc sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định sẽ giúp SMEs hành động chính xác và hiệu quả hơn.

Khuyến khích việc sử dụng dữ liệu trong quyết định: Các nhà lãnh đạo cần xây dựng văn hóa số, khuyến khích nhân viên và các bộ phận sử dụng dữ liệu để đưa ra các quyết định, thay vì dựa vào cảm tính hay kinh nghiệm. Cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu dễ sử dụng sẽ giúp mọi người có thể khai thác dữ liệu hiệu quả.
Đào tạo nhân viên kỹ năng làm việc với dữ liệu: Khuyến khích và đào tạo nhân viên cách đọc hiểu biểu đồ, phân tích số liệu cơ bản để phục vụ công việc hàng ngày.
Áp dụng dữ liệu vào cải tiến liên tục: Sử dụng dữ liệu để theo dõi hiệu suất, xác định các vấn đề, thử nghiệm các giải pháp và đánh giá kết quả để liên tục cải tiến quy trình và sản phẩm/dịch vụ.

3.5. Đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân lực

Đào tạo nhân sự là yếu tố then chốt để đảm bảo rằng nhân viên có thể vận hành hiệu quả các công cụ công nghệ và giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu chuyển đổi số.

Tổ chức đào tạo nội bộ thường xuyên: Doanh nghiệp nên tổ chức các khóa đào tạo định kỳ để cập nhật kiến thức và kỹ năng mới cho nhân viên về các công nghệ, phần mềm và quy trình chuyển đổi số. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ cách sử dụng công nghệ mới trong công việc hàng ngày và cải thiện hiệu quả công việc.
Tạo ra chương trình đào tạo tùy chỉnh: Xây dựng các chương trình đào tạo phù hợp với từng bộ phận, đảm bảo rằng mỗi nhóm nhân viên (như nhân viên IT, marketing, bán hàng, quản lý, v.v.) sẽ nhận được các khóa học phù hợp với công việc của mình.
Hỗ trợ đào tạo bên ngoài: Nếu cần thiết, SMEs có thể hợp tác với các đối tác bên ngoài để tổ chức các chương trình đào tạo chuyên sâu, đặc biệt là về các lĩnh vực như phân tích dữ liệu, trí tuệ nhân tạo (AI), hay các giải pháp công nghệ khác mà doanh nghiệp đang triển khai.
Khuyến khích văn hóa tự học và học hỏi lẫn nhau: Tạo điều kiện để nhân viên chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm và hỗ trợ nhau trong quá trình học tập và làm quen với cái mới.

3.6. Tăng cường năng lực quản lý dữ liệu

Tăng cường năng lực quản lý dữ liệu giúp doanh nghiệp không chỉ thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả mà còn sử dụng dữ liệu để đưa ra các quyết định chiến lược chính xác hơn.

Số hóa và chuẩn hóa dữ liệu: Chuyển đổi các thông tin quan trọng từ dạng giấy tờ sang dạng số và thiết lập các quy tắc chung để đảm bảo dữ liệu được nhập liệu và lưu trữ một cách nhất quán.
Xây dựng hệ thống lưu trữ dữ liệu tập trung (nếu có thể): Thay vì để dữ liệu phân tán ở nhiều nơi, SMEs có thể cân nhắc các giải pháp lưu trữ đám mây hoặc các cơ sở dữ liệu đơn giản để quản lý dữ liệu tập trung hơn.
Đảm bảo an ninh và bảo mật dữ liệu: Áp dụng các biện pháp bảo mật cơ bản để bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp và khách hàng khỏi truy cập trái phép hoặc mất mát (ví dụ: đặt mật khẩu mạnh, sao lưu dữ liệu thường xuyên, cẩn trọng với email lừa đảo).
Tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân: Tìm hiểu và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến việc thu thập, sử dụng và bảo vệ dữ liệu cá nhân của khách hàng.

Bài viết trên, AI FIRST đã chỉ ra cho bạn đọc lý do chuyển đổi số thường thất bại trong doanh nghiệp và đưa ra giải pháp cụ thể để giúp các doanh nghiệp, đặc biệt là SMEs, vượt qua những khó khăn trong quá trình chuyển đổi số. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp doanh nghiệp có một góc nhìn toàn diện và triển khai cho doanh nghiệp mình một cách hiệu quả.