CÔNG NGHỆ RPA LÀ GÌ? ỨNG DỤNG CỦA RPA TRONG DOANH NGHIỆP

Trong bài viết này, AI FIRST sẽ cùng bạn đọc khám phá công nghệ RPA (Robotic Process Automation) – giải pháp tự động hóa quy trình giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tăng năng suất. Doanh nghiệp sẽ hiểu rõ cách RPA có thể tối ưu hóa các công việc lặp đi lặp lại, giúp nâng cao hiệu quả vận hành mà không cần thay đổi hệ thống hiện tại. Cùng tìm hiểu những lợi ích nổi bật và ứng dụng thực tiễn của công nghệ RPA trong doanh nghiệp.

1. Công nghệ RPA là gì?

RPA (Robotic Process Automation) là công nghệ sử dụng phần mềm để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại mà con người thường thực hiện trên máy tính, như nhập liệu, xử lý hóa đơn, tạo báo cáo hay gửi email. RPA có khả năng mô phỏng chính xác thao tác của con người trên các phần mềm, hệ thống có sẵn mà không cần thay đổi cấu trúc hạ tầng CNTT. Điều này giúp doanh nghiệp nhanh chóng tối ưu hóa vận hành mà không phải đầu tư quá nhiều vào công nghệ mới.

Trong doanh nghiệp, RPA hoạt động như một “nhân viên ảo” làm việc 24/7, không sai sót và không mệt mỏi. Ví dụ, thay vì để nhân viên kế toán mất hàng giờ nhập liệu từ email vào phần mềm kế toán, RPA có thể xử lý toàn bộ chỉ trong vài phút. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí vận hành mà còn tạo điều kiện để nhân sự tập trung vào các công việc mang tính chiến lược hơn.

2. Vì sao doanh nghiệp cần áp dụng công nghệ RPA?

Trong bối cảnh chi phí vận hành tăng cao, nguồn nhân lực thiếu hụt và áp lực chuyển đổi số ngày càng lớn, công nghệ RPA mang lại giải pháp tự động hóa hiệu quả cho các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs). Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà RPA mang lại khi được triển khai đúng cách:

• Tiết kiệm chi phí vận hành: RPA giúp doanh nghiệp cắt giảm nhân sự cho các công việc mang tính lặp lại, từ đó tiết kiệm từ 30–60% chi phí vận hành. Doanh nghiệp không còn phải thuê thêm người chỉ để làm các tác vụ đơn giản như nhập liệu hay xử lý hóa đơn.

• Tăng năng suất và tốc độ xử lý công việc: Robot có thể làm việc 24/7 mà không cần nghỉ, xử lý hàng trăm đến hàng nghìn giao dịch cùng lúc. Điều này giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng, báo cáo, hợp đồng… từ hàng giờ xuống chỉ còn vài phút.

• Giảm thiểu sai sót do con người: RPA tuân thủ chính xác theo quy trình được lập trình sẵn, không bỏ sót bước nào và không nhầm lẫn dữ liệu. Điều này đặc biệt quan trọng trong các bộ phận kế toán, tài chính, hành chính – nơi sai sót có thể gây hậu quả nghiêm trọng.

• Nâng cao khả năng tuân thủ và minh bạch: Mọi thao tác của robot đều được ghi lại đầy đủ, giúp việc kiểm tra, truy xuất và tuân thủ các tiêu chuẩn nội bộ hay quy định pháp luật trở nên dễ dàng hơn. Đây là điểm cộng lớn cho các doanh nghiệp hoạt động trong ngành tài chính, y tế, logistics...

• Tăng sự hài lòng của khách hàng và nhân sự: Khách hàng nhận được phản hồi nhanh hơn, đơn hàng được xử lý kịp thời và chính xác. Đồng thời, nhân viên cũng được giải phóng khỏi các công việc nhàm chán để tập trung vào những nhiệm vụ sáng tạo, chiến lược hơn.

• Tạo nền tảng cho chuyển đổi số toàn diện: RPA là bước đầu tiên để chuyển đổi số trong doanh nghiệp, tích hợp công nghệ vào vận hành. Khi đã làm quen với RPA, doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng sang các công nghệ khác như AI, phân tích dữ liệu, chatbot, v.v.

3. So sánh sự khác biệt giữa công nghệ RPA và AI

Mặc dù RPA (tự động hóa quy trình bằng robot) và AI (trí tuệ nhân tạo) đều là công nghệ giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành và tự động hóa quy trình, nhưng bản chất, cách thức hoạt động và ứng dụng của hai công nghệ này lại hoàn toàn khác nhau. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giúp doanh nghiệp phân biệt rõ ràng để lựa chọn công nghệ phù hợp với nhu cầu hiện tại và định hướng tương lai.

4. Các lĩnh vực ứng dụng thực tiễn của RPA trong doanh nghiệp

RPA không bị giới hạn ở một ngành cụ thể, mà có thể triển khai linh hoạt ở mọi lĩnh vực có các quy trình lặp đi lặp lại, thao tác nhiều trên hệ thống. Đặc biệt, với các doanh nghiệp SMEs có quy mô nhân sự từ 20–200 người, việc tối ưu hóa vận hành với RPA giúp doanh nghiệp không cần thay đổi hệ thống lõi. Dưới đây là những lĩnh vực đang ứng dụng RPA phổ biến nhất hiện nay:

4.1. Kế toán & Tài chính

Bộ phận Kế toán & Tài chính thường xuyên phải xử lý các công việc mang tính lặp lại, khối lượng lớn và có yêu cầu độ chính xác cao. RPA là giải pháp tối ưu để loại bỏ thao tác thủ công, giảm sai sót và nâng cao tốc độ xử lý trong các quy trình:

• Tự động hóa nhập liệu hóa đơn đầu vào – đầu ra từ email, scan, hoặc cổng dữ liệu vào hệ thống kế toán như MISA, FAST, SAP.

• Đối chiếu công nợ, kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, cảnh báo khi có chênh lệch số liệu giữa các hệ thống.

• Tạo báo cáo tài chính, báo cáo thuế định kỳ theo mẫu có sẵn, gửi tự động đến phòng ban hoặc cơ quan chức năng.

• Tự động hóa quy trình xử lý thanh toán: kiểm tra yêu cầu thanh toán, đối chiếu với hợp đồng, tạo phiếu chi trên phần mềm.

4.2. Nhân sự & Hành chính

RPA giúp bộ phận Nhân sự – Hành chính thoát khỏi tình trạng “chìm trong giấy tờ và bảng tính Excel”, bằng cách tự động hóa toàn bộ các quy trình vận hành nội bộ có cấu trúc rõ ràng và lặp đi lặp lại:

• Tự động xử lý onboarding nhân sự: tạo email công ty, tài khoản phần mềm, mã nhân viên, thu hồi tài khoản khi nghỉ việc.

• Tính lương, chấm công, thuế TNCN tự động theo dữ liệu từ hệ thống chấm công (vân tay, máy quét QR…), lập bảng lương và gửi phiếu lương tự động.

• Cập nhật hồ sơ nhân viên, lưu trữ giấy tờ theo đúng biểu mẫu, tạo nhắc lịch hết hạn hợp đồng, gia hạn BHYT.

• Gửi thông báo nội bộ, khảo sát nhân viên, nhắc nhở thực hiện chính sách, tất cả được thực hiện định kỳ bởi bot theo lịch trình có sẵn.

4.3. Bán hàng & chăm sóc khách hàng

Trong thời đại kinh doanh đa kênh và tốc độ là yếu tố sống còn, các bộ phận Bán hàng và CSKH phải xử lý hàng trăm thậm chí hàng nghìn yêu cầu lặp lại mỗi ngày. RPA giúp các doanh nghiệp tự động hóa những quy trình này, đảm bảo tốc độ phản hồi nhanh, chính xác và tập trung vào trải nghiệm khách hàng:

• Tự động nhập đơn hàng từ các nền tảng TMĐT vào hệ thống ERP, CRM hoặc phần mềm kế toán.

• Cập nhật trạng thái đơn hàng theo thời gian thực, đồng bộ với hệ thống vận chuyển, gửi SMS/Email thông báo cho khách hàng.

• Tạo hóa đơn điện tử, phiếu giao hàng và gửi cho khách tự động, không cần nhân sự thao tác thủ công từng bước.

• Gửi email chăm sóc sau bán hàng, đánh giá sản phẩm, nhắc lịch bảo hành, lịch hẹn tiếp theo, theo các kịch bản định sẵn.

• Hỗ trợ xử lý ticket (phiếu yêu cầu) từ chatbot, email, mạng xã hội, và phân loại tự động theo mức độ ưu tiên.

4.4. Marketing

Marketing hiện đại không chỉ là sáng tạo, mà còn yêu cầu sự chính xác và tốc độ trong thu thập, xử lý dữ liệu khách hàng và vận hành chiến dịch. Với RPA, doanh nghiệp có thể tự động hóa hầu hết các quy trình "behind the scenes" mà không cần đội ngũ quá lớn:

• Thu thập và tổng hợp dữ liệu khách hàng từ nhiều nguồn (Facebook From, website, chatbot, Zalo OA...) và đẩy vào CRM hoặc Google Sheets tự động.

• Tự động phân nhóm khách hàng theo hành vi, độ tuổi, sở thích để triển khai chiến dịch cá nhân hóa email/SMS/remarketing.

• Gửi email marketing theo lịch trình định sẵn, báo cáo tỷ lệ mở – click – chuyển đổi hằng tuần.

• Tạo báo cáo hiệu suất chiến dịch tự động, tổng hợp chi phí quảng cáo từ Google, Facebook, TikTok và xuất dashboard tổng hợp.

• Quản lý lịch đăng bài mạng xã hội, tự động đăng nội dung lên fanpage, Instagram, TikTok Business...

5. Các bước triển khai RPA hiệu quả cho doanh nghiệp

Để triển khai công nghệ RPA thành công, doanh nghiệp cần một lộ trình rõ ràng, không chỉ để đảm bảo hiệu quả đầu tư, mà còn để đồng bộ giữa các phòng ban trong quá trình chuyển đổi. Dưới đây là 7 bước triển khai RPA hiệu quả, phù hợp cho cả doanh nghiệp mới bắt đầu và đang mở rộng quy mô tự động hóa:

5.1. Xác định mục tiêu và tiêu chí đánh giá rõ ràng

Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong triển khai RPA là xác định “doanh nghiệp kỳ vọng điều gì” từ dự án tự động hóa này. Nếu không có mục tiêu cụ thể, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng “triển khai vì xu hướng” mà không đo lường được kết quả thực tế, dẫn đến lãng phí nguồn lực.

Các loại mục tiêu cần làm rõ:

• Tối ưu hiệu suất và giảm chi phí: Ví dụ, giảm 30–50% chi phí nhân sự cho công việc nhập liệu, xử lý hóa đơn, báo cáo lặp lại.

• Tăng độ chính xác và giảm lỗi vận hành: Giảm sai sót do con người (human error) xuống gần 0%, đặc biệt trong kế toán, tài chính.

• Rút ngắn thời gian xử lý quy trình: Ví dụ, quy trình xử lý đơn hàng từ 2 giờ → 10 phút.

• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Tự động gửi xác nhận đơn hàng, trả lời phản hồi nhanh hơn, xử lý yêu cầu đúng hạn.

• Nâng cao hiệu quả giám sát và tuân thủ nội bộ: Nhờ RPA ghi log đầy đủ mọi thao tác, dễ dàng truy xuất và báo cáo định kỳ.

Các chỉ số đánh giá cần xác định sớm:

• Thời gian xử lý trung bình (Before – After RPA)

• Số giờ làm việc tiết kiệm được mỗi tháng

• Tỷ lệ lỗi công việc giảm bao nhiêu %

• Tỷ lệ tự động hóa thành công so với tổng quy trình

• ROI dự án RPA: thời gian hoàn vốn bao lâu?

Doanh nghiệp nên thiết lập các chỉ tiêu SMART (Cụ thể – Đo lường được – Khả thi – Thực tế – Có thời hạn) cho từng mục tiêu tự động hóa. Điều này giúp đo lường hiệu quả rõ ràng và tạo cơ sở thuyết phục khi mở rộng RPA.

5.2. Khảo sát, phân tích và lựa chọn quy trình phù hợp để tự động hóa

Không phải quy trình nào cũng phù hợp để áp dụng RPA. Đây là sai lầm phổ biến khiến nhiều doanh nghiệp “vỡ mộng” sau triển khai. Vì vậy, cần có một giai đoạn khảo sát kỹ lưỡng để chọn đúng quy trình, đúng điểm bắt đầu.

Tiêu chí lựa chọn quy trình:

• Tần suất cao và mang tính lặp đi lặp lại: Quy trình diễn ra hàng ngày/tuần/tháng, có khối lượng lớn (ví dụ: xử lý 300 hóa đơn mỗi tháng, gửi 50 email chăm sóc khách hàng mỗi ngày…)

• Quy trình có logic cố định, không phức tạp: Có thứ tự bước rõ ràng, ít ngoại lệ, không cần tư duy hay phân tích chuyên môn sâu khi xử lý.

• Dữ liệu đầu vào có cấu trúc: File Excel, biểu mẫu cố định, dữ liệu từ phần mềm CRM/ERP…, dễ xử lý tự động. Tránh chọn quy trình có đầu vào từ giấy tờ viết tay, ảnh scan không rõ.

• Quy trình gây tốn kém nhân sự hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng: Những tác vụ tốn thời gian nhân viên hoặc thường gây lỗi sẽ là lựa chọn lý tưởng để tối ưu trước.

• Mức độ sẵn sàng về hệ thống và dữ liệu: Doanh nghiệp có dữ liệu sẵn, hệ thống đang hoạt động ổn định thì bot mới dễ dàng "can thiệp" và kết nối.

Gợi ý một số quy trình nên ưu tiên:

5.3. Thiết kế quy trình tự động hóa 

Sau khi lựa chọn được quy trình phù hợp, bước tiếp theo là tiến hành thiết kế chi tiết quy trình để chuẩn bị lập trình bot. Giai đoạn này đóng vai trò then chốt trong việc chuyển hóa quy trình thủ công thành các thao tác logic mà robot có thể thực hiện một cách chính xác.

Các bước cần thực hiện trong giai đoạn thiết kế:

• Vẽ sơ đồ luồng quy trình (process flow): mô tả rõ ràng từng bước từ khi bắt đầu đến khi kết thúc, bao gồm cả các điều kiện rẽ nhánh, ngoại lệ và các điểm tương tác giữa người – hệ thống – bot. Có thể sử dụng sơ đồ BPMN hoặc các công cụ như Lucidchart, Draw.io.

• Xác định rõ dữ liệu đầu vào và đầu ra: Bot cần xử lý loại dữ liệu nào (Excel, email, database, biểu mẫu…) và dữ liệu đầu ra được lưu trữ hoặc chuyển đi đâu (phần mềm kế toán, CRM, báo cáo...).

• Xác định logic nghiệp vụ và các tình huống ngoại lệ: Nếu có điều kiện “nếu – thì”, ngoại lệ như thiếu dữ liệu, sai định dạng, lỗi hệ thống…, cần được mô tả kỹ lưỡng để tránh bot bị lỗi khi vận hành.

• Thống nhất quy trình giữa các phòng ban liên quan: Nếu quy trình liên quan đến nhiều bộ phận (ví dụ: Sales – Kế toán – Kho hàng), cần đảm bảo tất cả thống nhất về đầu vào, quy tắc xử lý và đầu ra.

Việc thiết kế càng chi tiết, logic càng rõ ràng thì việc lập trình bot càng nhanh chóng và chính xác, đồng thời giảm thiểu rủi ro phát sinh khi chạy thật.

5.4. Lựa chọn công cụ RPA phù hợp

Sau khi đã hoàn tất thiết kế quy trình, doanh nghiệp cần lựa chọn công cụ RPA phù hợp để triển khai. Việc lựa chọn sai nền tảng có thể khiến chi phí bị đội lên, quá phức tạp hoặc không đáp ứng được yêu cầu mở rộng về sau.

Tiêu chí lựa chọn công cụ RPA:

• Phù hợp với quy mô doanh nghiệp và mục tiêu triển khai: Với SMEs, nên ưu tiên các nền tảng dễ tiếp cận, chi phí hợp lý và không cần đội ngũ IT phức tạp.

• Khả năng tích hợp với hệ thống hiện tại: Công cụ RPA cần tương thích với phần mềm mà doanh nghiệp đang sử dụng như ERP, CRM, kế toán, kho vận… Việc tích hợp tốt giúp bot hoạt động trơn tru mà không cần thay đổi hạ tầng.

• Độ thân thiện với người dùng: Ưu tiên nền tảng có giao diện no-code/low-code giúp nhân sự không chuyên về kỹ thuật cũng có thể tham gia xây dựng và vận hành bot.

• Hỗ trợ kỹ thuật và cộng đồng người dùng: Một nền tảng mạnh không chỉ là phần mềm, mà còn là hệ sinh thái đi kèm – tài liệu, khóa học, hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng, cộng đồng người dùng để trao đổi và học hỏi.

5.5. Phát triển, kiểm thử quy trình

Sau khi thiết kế quy trình tự động hóa và lựa chọn công cụ RPA phù hợp, bước tiếp theo là phát triển và kiểm thử quy trình để đảm bảo bot hoạt động chính xác như đã dự định.

Các bước cần thực hiện:

1 - Phát triển bot theo quy trình thiết kế

• Sử dụng công cụ RPA đã chọn để lập trình bot theo sơ đồ quy trình đã thiết kế.

• Xây dựng các thao tác chi tiết cho bot, ví dụ: mở email, trích xuất dữ liệu, đối chiếu công nợ, lưu trữ thông tin vào phần mềm.

2 - Kiểm thử trên môi trường giả lập

• Kiểm thử đơn vị: Mỗi bước của quy trình (ví dụ: bot xử lý hóa đơn, bot gửi email) cần được kiểm thử riêng biệt để đảm bảo hoạt động chính xác.

• Kiểm thử tích hợp: Kiểm tra các bước kết hợp trong một quy trình lớn để xác định xem bot có hoạt động đúng khi liên kết nhiều hệ thống (CRM, ERP, phần mềm kế toán) hay không.

3 - Kiểm thử với dữ liệu thực tế

• Kiểm thử bot trên dữ liệu thực tế (hoặc dữ liệu mẫu gần giống với thực tế) để đánh giá khả năng vận hành của bot trong môi trường thực.

• Đảm bảo bot có thể xử lý được tất cả các loại tình huống (bao gồm trường hợp ngoại lệ như dữ liệu không đầy đủ, sai định dạng).

4 - Tối ưu hóa và điều chỉnh

• Trong quá trình kiểm thử, ghi nhận các lỗi phát sinh và điều chỉnh để bot xử lý tốt hơn.

• Kiểm tra hiệu suất bot, thời gian xử lý, và khả năng tương thích với các phần mềm khác trong hệ thống.

5.6. Đào tạo nội bộ

Đào tạo nội bộ là bước quan trọng không thể bỏ qua, đảm bảo rằng các bộ phận liên quan đều có thể vận hành, theo dõi và xử lý khi bot gặp vấn đề. Đào tạo giúp đội ngũ nhân sự có thể sử dụng RPA một cách hiệu quả và tối ưu.

Các nội dung cần đào tạo:

1 - Đào tạo cơ bản về RPA

• Giới thiệu về RPA, cách hoạt động của bot và lợi ích của việc áp dụng tự động hóa trong doanh nghiệp.

• Hướng dẫn nhân viên cách giám sát hoạt động của bot và nhận biết khi bot gặp lỗi.

2 - Đào tạo sử dụng công cụ RPA

• Đối với các nhân viên chịu trách nhiệm vận hành, cần đào tạo cách sử dụng công cụ RPA, theo dõi báo cáo và chỉnh sửa quy trình khi cần thiết.

• Cung cấp tài liệu hướng dẫn để nhân viên có thể tự học và tham khảo khi cần.

3 - Xử lý sự cố và các tình huống ngoại lệ

• Cung cấp kịch bản về các lỗi phổ biến mà bot có thể gặp phải (ví dụ: bot không tìm thấy dữ liệu, bot bị dừng đột ngột).

• Đào tạo đội ngũ xử lý sự cố và báo cáo lỗi một cách nhanh chóng để hạn chế gián đoạn.

4 - Khuyến khích "Citizen Developer"

• Khuyến khích các nhân sự không chuyên về kỹ thuật tham gia vào việc phát triển và tối ưu hóa quy trình RPA, tạo thành một đội ngũ sáng tạo và linh hoạt.

• Đảm bảo tất cả nhân viên đều có thể tham gia vào việc cải thiện quy trình RPA mà không cần phụ thuộc hoàn toàn vào bộ phận IT.

5.7. Vận hành, đo lường, tối ưu hóa liên tục

Sau khi bot được triển khai, việc vận hành, đo lường và tối ưu hóa liên tục là yếu tố quyết định giúp duy trì hiệu quả lâu dài của RPA và đảm bảo rằng công nghệ này không chỉ dừng lại ở việc tự động hóa một số quy trình mà còn tiếp tục mang lại giá trị gia tăng.

Các bước cần thực hiện:

1 - Vận hành RPA trong môi trường thực tế

• Giám sát hoạt động của bot trong suốt quá trình làm việc, đảm bảo rằng bot luôn chạy ổn định và thực hiện đúng quy trình đã được thiết kế.

• Sử dụng công cụ giám sát để theo dõi số liệu về thời gian xử lý, lỗi, và hiệu suất của bot.

2 - Đo lường hiệu quả hoạt động

• Liên tục đo lường hiệu quả của bot dựa trên các chỉ tiêu đã đặt ra ban đầu (ví dụ: thời gian xử lý, chi phí tiết kiệm, số lượng quy trình tự động hóa).

• Phân tích dữ liệu thu thập được từ bot để đánh giá mức độ đạt được mục tiêu RPA.

3 - Tối ưu hóa quy trình

• Dựa trên kết quả đo lường, thực hiện các cải tiến trong quy trình để tăng cường hiệu quả.

• Cập nhật và tinh chỉnh quy trình khi có thay đổi trong hệ thống hoặc khi xuất hiện các yếu tố ngoại lệ mới mà bot chưa xử lý được.

4 - Mở rộng và phát triển

• Sau khi các quy trình ban đầu được triển khai thành công, doanh nghiệp có thể mở rộng RPA sang các quy trình phức tạp hơn hoặc triển khai RPA cho các phòng ban khác.

• Tiếp tục cải tiến và nâng cấp công cụ RPA để ứng phó với sự thay đổi của công nghệ và nhu cầu kinh doanh.

6. Thách thức trong triển khai công nghệ RPA

Mặc dù công nghệ RPA mang lại nhiều lợi ích rõ ràng cho doanh nghiệp, nhưng trong quá trình triển khai, doanh nghiệp có thể gặp phải một số thách thức nhất định. Những thách thức này nếu không được giải quyết kịp thời sẽ có thể làm giảm hiệu quả hoặc thậm chí gây thất bại cho dự án RPA. Dưới đây là những thách thức phổ biến mà các doanh nghiệp thường gặp phải khi triển khai RPA.

• Thiếu phân tích và chuẩn bị quy trình kỹ lưỡng: Trước khi triển khai RPA, doanh nghiệp cần thực hiện phân tích quy trình chi tiết để đảm bảo các quy trình được tối ưu và sẵn sàng cho tự động hóa. Nếu không thực hiện bước này, có thể dẫn đến việc bot không thể xử lý đúng các tình huống ngoại lệ, hoặc các quy trình tự động hóa không mang lại hiệu quả cao.

• Lựa chọn công cụ không phù hợp: Mỗi công cụ RPA có những ưu điểm và hạn chế riêng, và việc chọn sai công cụ có thể dẫn đến chi phí triển khai cao, khó khăn trong tích hợp với hệ thống hiện tại, hoặc gây khó khăn cho người dùng. Doanh nghiệp cần chọn nền tảng RPA phù hợp với quy mô, ngân sách và khả năng mở rộng.

• Thiếu sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo: Việc triển khai RPA cần sự cam kết mạnh mẽ từ ban lãnh đạo để dự án có thể thực hiện đúng tiến độ và mục tiêu. Thiếu sự hỗ trợ và sự tham gia của lãnh đạo có thể dẫn đến thiếu nguồn lực hoặc sự thay đổi ưu tiên trong quá trình triển khai.

• Thiếu kỹ năng và kiến thức về RPA trong nội bộ: Không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ chuyên gia hoặc nhân sự có kinh nghiệm với công nghệ RPA. Điều này có thể dẫn đến việc triển khai bị chậm trễ hoặc không hiệu quả, cũng như gặp phải khó khăn khi phải bảo trì và tối ưu hóa quy trình tự động hóa.

• Khó khăn trong việc tích hợp với hệ thống hiện tại: Nhiều doanh nghiệp đang sử dụng hệ thống công nghệ cũ hoặc phần mềm không dễ dàng tích hợp với các công cụ RPA. Sự không tương thích giữa hệ thống và RPA có thể làm gián đoạn quy trình và tăng thêm chi phí cho việc sửa chữa hoặc thay thế các phần mềm không hỗ trợ.

7. Giải pháp để áp dụng công nghệ RPA thành công

Dưới đây là các giải pháp để áp dụng công nghệ RPA thành công, giúp doanh nghiệp triển khai RPA hiệu quả, tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa quy trình tự động hóa.

1 - Bắt đầu từ những quy trình đơn giản, lặp đi lặp lại

Khi mới bắt đầu với RPA, doanh nghiệp nên chọn những quy trình đơn giản, dễ hiểu và có tính lặp lại cao để tự động hóa. Những quy trình này thường có đầu vào và đầu ra rõ ràng, ít thay đổi và không yêu cầu sự can thiệp phức tạp. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro và đánh giá hiệu quả của RPA trước khi triển khai các quy trình phức tạp hơn. Ví dụ, quy trình xử lý hóa đơn, nhập liệu hoặc gửi email tự động là những ứng dụng điển hình của RPA ở giai đoạn đầu.

2 - Có lộ trình triển khai rõ ràng và theo từng giai đoạn

Để đảm bảo triển khai RPA thành công, doanh nghiệp cần có một lộ trình triển khai rõ ràng với các mốc thời gian cụ thể. Điều này giúp đội ngũ quản lý và các bộ phận liên quan theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả đạt được. Chia nhỏ dự án thành các giai đoạn sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát, giải quyết vấn đề kịp thời và tránh những sai sót lớn. Giai đoạn đầu tiên có thể bắt đầu với việc tự động hóa 1–2 quy trình đơn giản, sau đó mở rộng dần ra các quy trình phức tạp hơn.

3 - Hợp tác với chuyên gia và đơn vị tư vấn uy tín

RPA là công nghệ phức tạp đòi hỏi kiến thức chuyên sâu và kinh nghiệm triển khai. Việc hợp tác với chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn uy tín sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót và tăng tốc quá trình triển khai. Các chuyên gia có thể hỗ trợ trong việc phân tích quy trình, lựa chọn công cụ phù hợp, tối ưu hóa quy trình và đào tạo đội ngũ nhân sự. Ngoài ra, họ cũng giúp doanh nghiệp tránh được những sai lầm thường gặp và hỗ trợ trong việc duy trì và nâng cấp hệ thống RPA sau khi triển khai.

4 - Kết hợp RPA với công nghệ AI để tăng tính linh hoạt

Một trong những xu hướng quan trọng trong việc triển khai RPA là kết hợp với công nghệ trí tuệ nhân tạo AI để nâng cao tính linh hoạt và khả năng tự động hóa quy trình phức tạp. Trong khi RPA chủ yếu tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và theo quy trình, AI có thể giúp bot xử lý các quy trình cần khả năng nhận diện ngữ nghĩa, phân tích dữ liệu lớn hoặc học hỏi từ hành vi người dùng. Ví dụ, việc kết hợp RPA với công nghệ nhận diện văn bản (OCR) giúp bot tự động đọc và hiểu dữ liệu từ các tài liệu không có cấu trúc, giúp xử lý thông tin nhanh chóng và chính xác hơn.

Công nghệ RPA là giải pháp mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả vận hành. Với RPA, bạn có thể tự động hóa công việc lặp lại, giảm chi phí và tăng năng suất. Để tìm hiểu thêm về cách áp dụng công nghệ RPA, hãy theo dõi AI FIRST để nhận những cập nhật và giải pháp mới nhất!