CÁCH ỨNG DỤNG AI ĐỂ CẮT GIẢM CHI PHÍ NHÂN SỰ VÀ TỐI ƯU HÓA NGUỒN LỰC

Cắt giảm chi phí nhân sự là một chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa ngân sách và nâng cao hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, để thực hiện hiệu quả, doanh nghiệp cần áp dụng các giải pháp thông minh và tối ưu hóa quy trình làm việc. Cùng AI FIRST tìm hiểu cách cắt giảm chi phí nhân sự mà vẫn duy trì hiệu suất công việc bền vững.

1. Tại sao cắt giảm chi phí nhân sự là điều cần thiết cho SMEs?

Trong bối cảnh kinh tế đầy biến động và sự cạnh tranh khốc liệt, các doanh nghiệp SME cần phải tìm cách tối ưu hóa chi phí để duy trì sự phát triển bền vững. Một trong những chiến lược quan trọng và hiệu quả là cắt giảm chi phí nhân sự, giúp doanh nghiệp không chỉ giảm áp lực tài chính mà còn nâng cao khả năng linh hoạt, hiệu quả và khả năng cạnh tranh trong thị trường. 

• Tối ưu hóa nguồn lực tài chính: SMEs thường có nguồn lực tài chính hạn chế, vì vậy việc cắt giảm chi phí nhân sự giúp họ giảm bớt gánh nặng tài chính. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định tài chính và tập trung vào các hoạt động cần thiết để phát triển bền vững.

• Giảm chi phí hoạt động: Chi phí nhân sự là một trong những khoản chi lớn nhất của SMEs. Cắt giảm chi phí này giúp doanh nghiệp giảm thiểu áp lực tài chính, từ đó có thể tối ưu hóa các khoản chi khác như đầu tư vào công nghệ, marketing hoặc phát triển sản phẩm.

• Tăng tính linh hoạt và khả năng thích ứng: SMEs thường đối mặt với sự biến động nhanh chóng của thị trường. Việc giảm chi phí nhân sự giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc điều chỉnh quy mô hoạt động, đáp ứng nhanh chóng với các thay đổi và cơ hội kinh doanh mới.

• Nâng cao hiệu quả công việc: Cắt giảm chi phí nhân sự có thể đi kèm với việc tối ưu hóa quy trình làm việc và áp dụng công nghệ. Điều này giúp tăng cường năng suất lao động, giảm thiểu công việc thủ công và nâng cao hiệu quả trong các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp.

• Cải thiện khả năng cạnh tranh: Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh, việc cắt giảm chi phí nhân sự giúp SMEs duy trì được giá thành sản phẩm dịch vụ hợp lý mà vẫn giữ được chất lượng, qua đó nâng cao năng lực cạnh tranh và khả năng phát triển trong thị trường.

2. Khi nào thì doanh nghiệp nên cắt giảm chi phí nhân sự?

Trong quá trình phát triển, việc cắt giảm chi phí nhân sự có thể trở thành một bước đi chiến lược để duy trì sự ổn định và bền vững. Tuy nhiên, việc quyết định khi nào nên cắt giảm chi phí nhân sự không phải là điều dễ dàng. Dưới đây là những tình huống phổ biến khi doanh nghiệp cần cân nhắc thực hiện chiến lược này để tối ưu hóa nguồn lực và duy trì hiệu quả hoạt động.

2.1. Khi doanh nghiệp đối mặt với khó khăn tài chính

Khi doanh thu giảm sút hoặc các yếu tố bên ngoài như suy thoái kinh tế, thay đổi thị trường, hay sự biến động của ngành nghề ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc duy trì các chi phí hoạt động, đặc biệt là chi phí nhân sự. 

Lúc này, cắt giảm chi phí nhân sự là một giải pháp để giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng tài chính, đồng thời duy trì hoạt động trong giai đoạn khó khăn, giữ cho doanh nghiệp vẫn có thể hoạt động và chuẩn bị cho sự phục hồi khi tình hình kinh tế ổn định hơn.

2.2. Khi có sự thay đổi trong chiến lược kinh doanh

Khi doanh nghiệp thay đổi chiến lược hoặc chuyển hướng kinh doanh, các bộ phận hoặc các chức năng không còn phù hợp với mục tiêu mới sẽ cần được điều chỉnh. Nếu chiến lược của doanh nghiệp chuyển từ việc cung cấp nhiều dịch vụ sản phẩm sang tập trung vào một mảng cốt lõi hoặc mở rộng ra các thị trường mới, cần phải xem xét lại cơ cấu nhân sự để phù hợp với mô hình mới. 

Cắt giảm nhân sự trong trường hợp này không chỉ giảm chi phí mà còn giúp doanh nghiệp tập trung vào các bộ phận quan trọng hơn, đồng thời đảm bảo chiến lược mới có thể triển khai hiệu quả.

2.3. Khi tối ưu hóa quy trình và sử dụng công nghệ

Việc áp dụng công nghệ mới, phần mềm tự động hóa hay tối ưu hóa quy trình làm việc có thể giúp giảm bớt công việc thủ công, tăng hiệu quả và giảm chi phí vận hành. Khi các công việc có thể được thực hiện tự động hoặc qua hệ thống công nghệ thông minh, nhân sự không còn cần phải làm những nhiệm vụ lặp đi lặp lại. 

Vì vậy, doanh nghiệp có thể giảm thiểu số lượng nhân viên trong những vị trí này mà vẫn duy trì hiệu quả công việc. Việc cắt giảm chi phí nhân sự trong trường hợp này là một phần trong việc tối ưu hóa quy trình và cải thiện năng suất tổng thể.

2.4. Khi có khả năng duy trì hiệu quả với nhân sự ít hơn

Đôi khi, sau khi xem xét lại toàn bộ quy trình làm việc và cấu trúc nhân sự, doanh nghiệp nhận ra rằng họ có thể duy trì và vận hành hiệu quả với một đội ngũ nhỏ hơn, nhờ vào việc tối ưu hóa công việc và nâng cao năng lực làm việc của nhân viên hiện tại. 

Việc giảm số lượng nhân sự, khi được thực hiện đúng cách, không chỉ giúp giảm chi phí mà còn khuyến khích nhân viên phát huy tối đa khả năng của mình. Điều này giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao hơn mà không cần phải duy trì quá nhiều vị trí thừa.

2.5. Khi doanh thu không đạt kỳ vọng 

Trong trường hợp doanh thu không đạt kỳ vọng hoặc bị suy giảm nghiêm trọng, chi phí nhân sự có thể trở thành một gánh nặng lớn đối với doanh nghiệp, đặc biệt khi các khoản chi này chiếm tỷ trọng cao trong tổng chi phí hoạt động. Khi các chiến lược bán hàng hoặc tiếp thị không mang lại kết quả như mong đợi, doanh nghiệp cần phải thực hiện các điều chỉnh kịp thời để đảm bảo khả năng thanh toán và duy trì các hoạt động quan trọng khác. 

Lúc này, cắt giảm chi phí nhân sự sẽ là một bước đi cần thiết để giảm thiểu tổn thất tài chính và đảm bảo doanh nghiệp có thể duy trì hoạt động trong dài hạn.

2.6. Khi gặp khó khăn trong việc duy trì hiệu quả làm việc của nhân viên

Nếu doanh nghiệp nhận thấy rằng các bộ phận nhân sự hiện tại không còn hiệu quả như trước, có thể do quá tải công việc, thiếu động lực hoặc không phù hợp với yêu cầu công việc, việc cắt giảm nhân sự là một giải pháp để loại bỏ những yếu tố không hiệu quả. 

Bằng cách tinh gọn lại đội ngũ, doanh nghiệp có thể tập trung vào những nhân viên có khả năng thực hiện công việc tốt hơn, từ đó nâng cao năng suất lao động tổng thể. Đây cũng là một cách để doanh nghiệp cải thiện hiệu quả làm việc và tạo ra một môi trường làm việc chất lượng hơn cho những người còn lại.

3. Cách ứng dụng công nghệ và AI để tối ưu hóa chi phí nhân sự

Để tối ưu hóa chi phí nhân sự và gia tăng hiệu quả làm việc trong doanh nghiệp, việc ứng dụng công nghệ, đặc biệt là AI, có thể giúp giảm thiểu chi phí, tiết kiệm thời gian và tăng trưởng hiệu suất. Dưới đây là các cách ứng dụng công nghệ và AI để tối ưu hóa chi phí nhân sự:

3.1. Tự động hóa các quy trình công việc

Tự động hóa là một trong những ứng dụng hiệu quả nhất của AI để tối ưu hóa chi phí nhân sự. Thay vì phải thực hiện các công việc thủ công như nhập liệu, xử lý dữ liệu, lập báo cáo, hay kiểm tra thông tin khách hàng, AI có thể thay thế các tác vụ này, giảm thiểu sự can thiệp của con người và giảm thiểu sai sót.

Ví dụ:

• RPA (Robotic Process Automation) có thể tự động xử lý các công việc như nhập dữ liệu từ đơn hàng, kiểm tra tồn kho, hoặc chuyển hóa dữ liệu từ hệ thống này sang hệ thống khác mà không cần sự tham gia của nhân viên. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp nhân viên có thể tập trung vào các công việc đòi hỏi khả năng sáng tạo và ra quyết định.

• AI phân tích dữ liệu giúp doanh nghiệp tự động lập báo cáo hiệu quả hơn, giảm thời gian dành cho các công việc thủ công, giúp các nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định chính xác, kịp thời.

3.2. Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự (HRM)

Các phần mềm HRM hiện đại đã được tích hợp AI để giúp doanh nghiệp quản lý tất cả các khía cạnh liên quan đến nhân sự một cách hiệu quả. Phần mềm này không chỉ giúp theo dõi thông tin nhân viên mà còn hỗ trợ các công việc như chấm công, tính lương, tuyển dụng, và phát triển nhân viên.

Ví dụ:

• AI trong tuyển dụng: Các công cụ AI giúp sàng lọc và phân tích hồ sơ ứng viên nhanh chóng, dựa trên các tiêu chí được xác định trước. Điều này giúp giảm thiểu thời gian và công sức của bộ phận nhân sự khi lựa chọn ứng viên phù hợp.

• Quản lý hiệu suất: Phần mềm HRM tích hợp AI có thể phân tích và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên dựa trên các dữ liệu cụ thể (như doanh số bán hàng, số lượng công việc hoàn thành, điểm đánh giá từ quản lý). Điều này giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các vấn đề và tối ưu hóa năng suất của đội ngũ.

3.3. Phân tích và dự đoán nhu cầu nhân sự

AI có thể phân tích dữ liệu lịch sử, xu hướng ngành, cũng như các yếu tố bên ngoài (như tình hình kinh tế, mùa vụ kinh doanh) để dự đoán nhu cầu nhân sự trong tương lai. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng và tránh được tình trạng thừa hoặc thiếu nhân sự.

Ví dụ:

• Dự đoán nhu cầu tuyển dụng: AI có thể dựa vào dữ liệu về lịch sử tuyển dụng, số lượng nhân viên hiện tại và các yếu tố bên ngoài để đưa ra dự báo về số lượng nhân viên cần tuyển trong những tháng tiếp theo. Điều này giúp doanh nghiệp có kế hoạch tuyển dụng sớm, giảm thiểu tình trạng thiếu nhân sự khi công việc cần thiết.

• Điều chỉnh kế hoạch nhân sự theo nhu cầu thực tế: Ví dụ, trong mùa cao điểm bán hàng, AI có thể dự báo lượng nhân viên cần thiết để xử lý khối lượng công việc tăng cao và giúp doanh nghiệp có những điều chỉnh kịp thời.

3.4. Ứng dụng công nghệ trong đào tạo và phát triển nhân viên

AI có thể hỗ trợ đào tạo nhân viên thông qua các chương trình học trực tuyến được cá nhân hóa. Công nghệ này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí đào tạo mà còn giúp nhân viên học tập hiệu quả hơn.

Ví dụ:

• Các khóa học trực tuyến sử dụng AI: AI có thể đánh giá trình độ của nhân viên qua các bài kiểm tra và đề xuất chương trình học phù hợp. Ví dụ, nếu một nhân viên cần nâng cao kỹ năng về bán hàng, hệ thống AI sẽ gợi ý các khóa học bán hàng phù hợp, giúp nâng cao năng lực nhân viên mà không cần phải tổ chức các lớp học truyền thống tốn kém.

• Đào tạo và phát triển thông qua mô phỏng và trò chơi: Một số phần mềm học trực tuyến sử dụng AI có thể mô phỏng các tình huống trong công việc và giúp nhân viên học cách xử lý các tình huống đó. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao khả năng giải quyết vấn đề của nhân viên.

3.5. Tối ưu hóa giao tiếp và quản lý dự án với công cụ AI

AI có thể giúp tối ưu hóa giao tiếp giữa các bộ phận và quản lý dự án, từ việc phân chia nhiệm vụ, theo dõi tiến độ công việc, đến việc dự báo các vấn đề có thể xảy ra trong quá trình thực hiện.

Ví dụ:

• AI trong quản lý dự án: Các công cụ như Asana hay Trello tích hợp AI có thể tự động cập nhật tiến độ công việc, phân bổ nhiệm vụ cho các nhân viên phù hợp và đưa ra những cảnh báo sớm nếu có vấn đề phát sinh. Điều này giúp giảm thiểu sự can thiệp của người quản lý, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tiến độ công việc.

• AI trong giao tiếp nội bộ: Chatbot AI có thể giúp các nhân viên tìm kiếm thông tin nhanh chóng, giảm thiểu các câu hỏi thường gặp và cải thiện giao tiếp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.

3.6. Ứng dụng AI trong chăm sóc khách hàng và hỗ trợ nhân viên

AI có thể đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu chi phí dịch vụ khách hàng, đồng thời nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

Ví dụ:

• Chatbot chăm sóc khách hàng: Các chatbot sử dụng AI có thể trả lời các câu hỏi thường gặp của khách hàng, cung cấp thông tin về sản phẩm, tình trạng đơn hàng, và giải quyết các vấn đề đơn giản mà không cần sự can thiệp của nhân viên. Điều này giúp giảm chi phí nhân sự trong bộ phận chăm sóc khách hàng.

• AI trong hỗ trợ nhân viên: AI có thể cung cấp hỗ trợ tức thời cho nhân viên trong các tình huống khẩn cấp hoặc trong các tác vụ khó khăn. Ví dụ, trong bộ phận bán hàng, AI có thể cung cấp thông tin về khách hàng, giúp nhân viên hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng và đưa ra đề xuất phù hợp.

3.7. Tích hợp AI vào các công cụ phân tích hiệu suất làm việc

AI có thể giúp theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên một cách chính xác và chi tiết. Các công cụ phân tích AI giúp quản lý theo dõi hiệu quả công việc và phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn.

Ví dụ:

• AI trong theo dõi năng suất làm việc: Các công cụ như Hubstaff sử dụng AI để theo dõi thời gian làm việc, các tác vụ hoàn thành và cung cấp báo cáo về hiệu suất công việc. Điều này giúp các nhà quản lý có cái nhìn rõ ràng về hiệu suất làm việc của nhân viên và có kế hoạch điều chỉnh phù hợp.

• AI trong phân tích dữ liệu hiệu suất: AI có thể phân tích các chỉ số hiệu suất như số lượng công việc hoàn thành, tỷ lệ khách hàng hài lòng, hoặc số lượng đơn hàng xử lý để đưa ra báo cáo giúp quản lý đánh giá chính xác hiệu quả công việc.

4. Giải pháp cắt giảm chi phí nhân sự hiệu quả

Dưới đây là các giải pháp chi tiết để cắt giảm chi phí nhân sự hiệu quả, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc:

4.1. Tiêu chuẩn hóa chi phí nhân sự

Tiêu chuẩn hóa chi phí nhân sự giúp doanh nghiệp kiểm soát và giảm thiểu chi phí liên quan đến nhân sự một cách chặt chẽ và có hệ thống. Điều này có thể bao gồm việc xác định các chi phí không cần thiết và tìm cách tối ưu hóa chúng.

Cách triển khai:

• Xác định chi phí cố định và biến động: Doanh nghiệp cần phải xác định các khoản chi phí cố định (lương, bảo hiểm, phúc lợi) và chi phí biến động (tăng ca, thưởng). Tiêu chuẩn hóa các khoản này giúp dễ dàng phân tích và kiểm soát chi phí.

• Đánh giá hiệu quả chi phí nhân sự: Cần phải đo lường hiệu quả công việc của từng nhân viên để đảm bảo rằng mỗi khoản chi trả nhân sự đều mang lại giá trị thực tế cho doanh nghiệp. Việc đánh giá này có thể dựa trên năng suất làm việc, đóng góp vào các mục tiêu doanh thu, và mức độ hoàn thành công việc.

4.2. Tối ưu hóa quy trình làm việc

Tối ưu hóa quy trình làm việc giúp cải thiện năng suất lao động và giảm thiểu thời gian không hiệu quả. Quy trình làm việc được tối ưu sẽ giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn và giảm thiểu việc phải làm lại các công việc không cần thiết.

Cách triển khai:

• Sắp xếp lại công việc theo thứ tự ưu tiên: Sử dụng các công cụ như phần mềm quản lý dự án (Trello, Asana) để phân công công việc rõ ràng, tránh tình trạng nhân viên làm việc không hiệu quả hoặc không rõ ràng về nhiệm vụ.

• Loại bỏ các quy trình không cần thiết: Phân tích các công việc lặp lại và loại bỏ những quy trình không mang lại giá trị thực tế. Ví dụ, nếu một quy trình cần phải kiểm tra và duyệt tài liệu nhiều lần, có thể tối giản và ủy thác lại cho các công cụ phần mềm tự động hóa.

4.3. Ứng dụng công nghệ để tự động hóa quy trình

Áp dụng công nghệ để tự động hóa quy trình công việc giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất. Công nghệ AI có thể thay thế các công việc thủ công và giúp giảm sự phụ thuộc vào nhân sự.

Cách triển khai:

• Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại: Các công việc như nhập liệu, gửi email, xử lý dữ liệu có thể được tự động hóa thông qua các công cụ như RPA (Robotic Process Automation) hoặc AI. Điều này giúp giảm thiểu sự can thiệp của con người và giảm thiểu sai sót.

• Công cụ hỗ trợ tự động hóa: Các công cụ như Zapier, UiPath, Automation Anywhere có thể tự động hóa các quy trình làm việc trong các phòng ban như tài chính, kế toán, chăm sóc khách hàng, nhân sự, v.v.

4.4. Tái cấu trúc và giảm bớt các phòng ban không hiệu quả

Việc tái cấu trúc bộ máy tổ chức giúp giảm thiểu sự dư thừa nhân sự và các phòng ban không cần thiết. Doanh nghiệp cần phải xem xét các bộ phận có thể hợp nhất hoặc giảm bớt mà không ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động.

Cách triển khai:

• Đánh giá hiệu quả của các phòng ban: Doanh nghiệp cần phân tích sự đóng góp của từng bộ phận vào mục tiêu chung và tìm ra các phòng ban có hoạt động kém hiệu quả. Các phòng ban này có thể được tái cấu trúc hoặc hợp nhất.

• Chuyển đổi số trong các bộ phận: Một số bộ phận có thể được chuyển đổi thành các phòng ban số, giảm thiểu nhân sự nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả công việc thông qua việc ứng dụng công nghệ vào các hoạt động.

4.5. Sử dụng phần mềm quản lý hiệu suất và phân tích dữ liệu

Các phần mềm quản lý hiệu suất giúp theo dõi và đánh giá công việc của nhân viên, từ đó giúp đưa ra quyết định tối ưu hóa nhân sự và tăng năng suất. Phân tích dữ liệu cũng giúp doanh nghiệp xác định các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và tìm ra giải pháp cải thiện.

Cách triển khai:

• Áp dụng phần mềm quản lý hiệu suất: Các phần mềm như BambooHR, Workday, 15Five giúp theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên thông qua các chỉ số như doanh thu, chất lượng công việc, và sự tham gia vào các dự án.

• Phân tích dữ liệu nhân sự: Các công cụ phân tích dữ liệu có thể giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về năng lực và hiệu quả làm việc của nhân viên, từ đó đưa ra các quyết định về việc cắt giảm chi phí nhân sự.

4.6. Đào tạo và phát triển nhân viên hiệu quả

Đào tạo và phát triển nhân viên không chỉ giúp nâng cao kỹ năng mà còn giúp tăng hiệu quả công việc và giảm thiểu chi phí sai sót. Các chương trình đào tạo hiệu quả sẽ giúp nhân viên làm việc năng suất hơn và giảm thiểu việc tuyển dụng thêm nhân viên mới.

Cách triển khai:

• Đào tạo trực tuyến và mô phỏng: Các khóa đào tạo trực tuyến hoặc mô phỏng giúp tiết kiệm chi phí tổ chức đào tạo trực tiếp. Nhân viên có thể học với tốc độ và thời gian linh hoạt, điều này giúp giảm chi phí liên quan đến thời gian đào tạo.

• Phát triển chương trình đào tạo nội bộ: Các chương trình đào tạo nội bộ có thể được phát triển để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, giúp tiết kiệm chi phí thuê giảng viên bên ngoài.

4.7. Tuyển dụng nhân sự một cách chọn lọc và kỹ lưỡng

Tuyển dụng nhân sự một cách chọn lọc và kỹ lưỡng sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí tuyển dụng lại và huấn luyện lại nhân viên. Các công cụ AI có thể giúp phân tích hồ sơ ứng viên và chọn lựa những người phù hợp nhất với yêu cầu công việc.

Cách triển khai:

• Sử dụng công cụ AI trong tuyển dụng: Các công cụ như HireVue hoặc LinkedIn Talent Solutions sử dụng AI để phân tích hồ sơ ứng viên, đánh giá kỹ năng và sự phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, giúp tuyển dụng nhanh chóng và chính xác.

• Đảm bảo sự phù hợp lâu dài: Doanh nghiệp nên chú trọng tuyển dụng những ứng viên không chỉ có kỹ năng chuyên môn mà còn có khả năng phát triển lâu dài trong công ty, giúp giảm thiểu chi phí tái tuyển dụng và huấn luyện.

5. Làm thế nào để duy trì hiệu suất sau khi cắt giảm chi phí nhân sự?

Sau khi cắt giảm chi phí nhân sự, một trong những thách thức lớn mà doanh nghiệp phải đối mặt là duy trì và cải thiện hiệu suất công việc mà không làm giảm chất lượng và sự hài lòng của nhân viên. Dưới đây là một số chiến lược giúp duy trì hiệu suất cao sau khi cắt giảm chi phí nhân sự:

1- Tăng cường ứng dụng công nghệ và tự động hóa

Công nghệ là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng công việc thủ công, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc. Các phần mềm tự động hóa quy trình công việc (RPA - Robotic Process Automation) giúp doanh nghiệp giảm bớt sự phụ thuộc vào nhân sự và tăng tốc độ hoàn thành công việc. Ví dụ, các công cụ quản lý dự án, CRM, hay AI trong phân tích dữ liệu có thể giúp nhân viên làm việc nhanh chóng và chính xác hơn, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

2- Tập trung vào việc đào tạo và phát triển nhân viên hiện tại

Một trong những cách duy trì hiệu suất là đào tạo lại nhân viên để họ có thể đảm nhận nhiều vai trò hơn và làm việc hiệu quả hơn. Đào tạo nhân viên hiện tại về các công cụ mới, nâng cao kỹ năng quản lý và làm việc nhóm sẽ giúp họ làm việc năng suất hơn, đặc biệt khi số lượng nhân sự giảm đi. Các khóa học ứng dụng AI hay khóa học về công nghệ, kỹ năng mềm hoặc quản lý thời gian có thể giúp nhân viên phát triển và duy trì hiệu quả công việc.

3- Tái cấu trúc quy trình làm việc

Khi cắt giảm nhân sự, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách thay thế các công việc thủ công trong những bộ phận không cần thiết bằng công nghệ, đặc biệt là AI. Một ví dụ điển hình là ứng dụng chatbot AI trong bộ phận chăm sóc khách hàng. Chatbot có thể xử lý tự động các yêu cầu cơ bản của khách hàng như thông tin sản phẩm, tình trạng đơn hàng, hay giải đáp câu hỏi thường gặp, giúp giảm bớt tải công việc cho nhân viên và tiết kiệm chi phí.

4- Ứng dụng các công cụ theo dõi và đánh giá hiệu suất

Các công cụ như phần mềm quản lý hiệu suất (Performance Management Software) giúp theo dõi sự đóng góp của mỗi nhân viên. Điều này không chỉ giúp đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng thời gian mà còn giúp nhận diện các nhân viên có hiệu suất cao, từ đó đưa ra quyết định tuyển dụng hoặc tái cấu trúc hợp lý hơn.

5- Đảm bảo sự giao tiếp và lãnh đạo mạnh mẽ

Lãnh đạo có vai trò quan trọng trong việc duy trì sự gắn kết và động lực làm việc của đội ngũ sau khi cắt giảm nhân sự. Một nhà lãnh đạo mạnh mẽ sẽ phải duy trì giao tiếp rõ ràng với nhân viên, giải thích lý do của các quyết định và đảm bảo mọi người hiểu rõ mục tiêu chung. Tạo ra một môi trường giao tiếp cởi mở sẽ giúp nhân viên cảm thấy được đánh giá cao và có động lực làm việc tốt hơn.

Cắt giảm chi phí nhân sự là một bước đi cần thiết giúp doanh nghiệp tối ưu hóa tài chính và nâng cao hiệu quả công việc. Tuy nhiên, việc thực hiện chiến lược này đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng và ứng dụng công nghệ hợp lý. Hãy theo dõi AI FIRST để khám phá thêm các giải pháp tối ưu hóa chi phí và nâng cao năng suất doanh nghiệp.