ỨNG DỤNG AI TRONG KẾ TOÁN: TẦM QUAN TRỌNG, CÔNG CỤ VÀ XU HƯỚNG

4.3. Nhóm công cụ hỗ trợ kế toán toàn diện

Dưới đây là 5 công cụ AI đáng chú ý nhất hiện nay đang được các kế toán viên tin dùng:

5. Quy trình ứng dụng AI trong kế toán một cách hiệu quả

Việc ứng dụng AI vào kế toán mang lại nhiều lợi ích, nhưng để đạt được hiệu quả cao, doanh nghiệp cần có một chiến lược cụ thể và thực hiện các bước sau:

 Bước 1. Xác định mục tiêu rõ ràng:

• Mục tiêu: Xác định các điểm yếu trong hệ thống kế toán hiện tại, các quy trình thủ công, và các công việc lặp lại có thể tự động hóa bằng AI. Ví dụ: Giảm thời gian xử lý hóa đơn từ 3 ngày xuống còn 1 ngày, giảm tỷ lệ lỗi nhập liệu xuống dưới 1%, tăng độ chính xác dự báo doanh thu lên 10%

• Hoạt động:

  • Đánh giá toàn bộ quy trình kế toán hiện tại, từ nhập liệu đến lập báo cáo.

  • Phân tích các công việc có thể bị sai sót hoặc tốn nhiều thời gian như nhập liệu, kiểm tra chứng từ, đối chiếu dữ liệu.

  • Xác định phần mềm kế toán hiện có và khả năng tích hợp AI vào chúng.

• Đặt ra chỉ số đo lường (KPI): Xây dựng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của việc ứng dụng AI, ví dụ: thời gian xử lý trung bình, tỷ lệ lỗi, độ chính xác dự báo

Bước 2. Chọn công cụ và phần mềm phù hợp:

Lựa chọn công cụ AI phù hợp với nhu cầu, quy mô và ngân sách của doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa các quy trình kế toán.

• Nghiên cứu các công cụ AI có sẵn trên thị trường, ví dụ như Botkeeper, Xero, MISA AMIS, QuickBooks, và AI-based OCR tools (nhận dạng ký tự quang học).
• Đánh giá khả năng tích hợp các công cụ AI với hệ thống kế toán hiện tại của doanh nghiệp (chẳng hạn MISA, Excel, SAP).
• Chọn công cụ AI phù hợp với yêu cầu doanh nghiệp: tự động hóa nhập liệu, phân tích dòng tiền, kiểm toán nội bộ, lập báo cáo tài chính tự động.
• So sánh các giải pháp: So sánh các công cụ AI trên thị trường dựa trên các tiêu chí như: chức năng, khả năng tích hợp, giá cả, hỗ trợ khách hàng…
• Thử nghiệm phiên bản miễn phí: Sử dụng bản dùng thử để đánh giá tính phù hợp của công cụ với nhu cầu của doanh nghiệp
• Tham khảo ý kiến chuyên gia: Tư vấn từ các chuyên gia về AI và kế toán để đưa ra quyết định cuối cùng

Bước 3. Chuẩn bị dữ liệu:

Loại bỏ lỗi, sự không nhất quán và các vấn đề về dữ liệu, đảm bảo dữ liệu sạch và chính xác, giúp AI phân tích hiệu quả.

• Thu thập dữ liệu: Sưu tầm tất cả các dữ liệu liên quan đến kế toán, bao gồm hóa đơn, chứng từ, báo cáo tài chính
• Làm sạch dữ liệu: Kiểm tra và sửa chữa các lỗi sai, dữ liệu trùng lặp, thiếu sót
• Cấu trúc dữ liệu: Tổ chức dữ liệu theo một định dạng nhất quán, dễ dàng cho AI xử lý

Bước 4. Đào tạo nhân viên:

Tạo một kế hoạch triển khai AI rõ ràng, đồng thời chuẩn bị đội ngũ kế toán để sử dụng công cụ AI hiệu quả.

• Lập kế hoạch triển khai chi tiết: Quy trình triển khai AI sẽ bao gồm các giai đoạn thử nghiệm (pilot project), đánh giá hiệu quả và mở rộng. Đảm bảo công cụ AI hoạt động ổn định và đáp ứng đúng yêu cầu của doanh nghiệp.
• Đào tạo đội ngũ kế toán: Đào tạo AI cho nhân viên, cụ thể về cách sử dụng các công cụ AI một cách hiệu quả. Doanh nghiệp có thể cung cấp các khóa học về sử dụng công cụ AI, cách quản lý dữ liệu, xử lý sự cố kỹ thuật, và tối ưu hóa quy trình công việc.
• Huấn luyện về các tính năng AI mới: Cung cấp đào tạo về cách sử dụng các tính năng của AI như xử lý chứng từ với OCR, dự báo dòng tiền tự động, và tạo báo cáo tài chính tự động.Giới thiệu về AI, cách thức hoạt động và lợi ích của AI trong kế toán.
• Thay đổi văn hóa làm việc: Tạo một môi trường làm việc khuyến khích sự đổi mới và tiếp thu công nghệ mới

Bước 5. Triển khai và theo dõi:

• Bắt đầu với quy mô nhỏ: Áp dụng AI vào một quy trình nhỏ để đánh giá hiệu quả và rủi ro
• Theo dõi hiệu suất: Sử dụng các chỉ số KPI để theo dõi hiệu quả của việc ứng dụng AI
• Điều chỉnh và cải tiến: Liên tục điều chỉnh và cải tiến quá trình ứng dụng AI dựa trên kết quả đánh giá

Bước 6. Bảo mật dữ liệu:

Với việc áp dụng AI, bảo mật dữ liệu trở thành một yếu tố cực kỳ quan trọng, vì hệ thống kế toán chứa rất nhiều thông tin nhạy cảm. Việc bảo vệ dữ liệu khỏi các mối nguy hiểm như rò rỉ thông tin hoặc tấn công mạng là rất cần thiết để duy trì sự tin tưởng và bảo vệ doanh nghiệp.

• Xây dựng hệ thống bảo mật: Đảm bảo an toàn cho dữ liệu bằng cách sử dụng các phần mềm bảo mật, tường lửa
• Quản lý truy cập: Hạn chế quyền truy cập vào dữ liệu cho những người không có thẩm quyền
• Đào tạo nhận thức về an ninh: Giáo dục nhân viên về các mối nguy hiểm và cách bảo vệ thông tin

Việc ứng dụng AI trong kế toán là một hành trình đòi hỏi sự đầu tư và thích ứng liên tục. Để đạt được hiệu quả cao, doanh nghiệp cần linh hoạt trong việc điều chỉnh chiến lược và công cụ AI theo sự thay đổi của thị trường và nhu cầu kinh doanh. Hơn nữa, việc hợp tác với các chuyên gia AI và kế toán là vô cùng quan trọng, giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa tiềm năng của công nghệ và khắc phục những khó khăn có thể gặp phải. Mặc dù đòi hỏi một khoản đầu tư ban đầu, nhưng việc ứng dụng AI sẽ mang lại những lợi ích lâu dài như tăng năng suất, giảm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

6. Giải pháp giúp doanh nghiệp thúc đẩy ứng dụng AI trong kế toán

Để đẩy mạnh ứng dụng AI trong công tác kế toán, các doanh nghiệp tại Việt Nam cần chủ động chuyển đổi số, đầu tư vào các công nghệ tiên tiến và cải thiện quy trình kế toán hiện tại. Dưới đây là các giải pháp cụ thể mà doanh nghiệp có thể áp dụng để tận dụng tiềm năng của AI trong công tác kế toán:

1.1. Xây dựng cơ sở dữ liệu lớn và tích hợp hệ thống quản trị

Đảm bảo dữ liệu kế toán được thu thập, tổ chức và lưu trữ một cách có hệ thống, giúp AI có thể phân tích và xử lý một cách hiệu quả.

• Thu thập dữ liệu đầy đủ và chính xác: Doanh nghiệp cần bắt đầu xây dựng cơ sở dữ liệu lớn bao gồm tất cả các thông tin kế toán quan trọng như hóa đơn, chứng từ, báo cáo tài chính, giao dịch ngân hàng, và các số liệu tài chính khác. Điều này sẽ tạo nền tảng vững chắc cho việc áp dụng công nghệ AI.
• Tích hợp hệ thống quản trị: Xây dựng hệ thống thông tin kế toán kết hợp với các hệ thống quản trị khác như ERP (Enterprise Resource Planning). Điều này giúp tự động hóa các công việc như nhập liệu, xử lý thanh toán, và tạo báo cáo tài chính, từ đó giảm thiểu thời gian và chi phí cho các công việc thủ công.

1.2. Sử dụng phần mềm kế toán AI để tự động hóa các quy trình

Tận dụng khả năng của AI trong việc tự động hóa các quy trình kế toán, giúp giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa thời gian làm việc.

• Áp dụng phần mềm kế toán AI: Doanh nghiệp cần lựa chọn các phần mềm kế toán tích hợp AI như Fast Accounting, Fresa AI, MISA Financial Management, hay Tableau, để tự động hóa các công việc như:

  • Nhập liệu chứng từ: Tự động quét và xử lý hóa đơn, chứng từ bằng công nghệ OCR (Optical Character Recognition).

  • Lập báo cáo tài chính: Tự động tổng hợp và tạo báo cáo tài chính (lãi/lỗ, bảng cân đối kế toán) dựa trên dữ liệu đầu vào.

  • Dự báo tài chính: Sử dụng các thuật toán học máy (Machine Learning) để dự đoán dòng tiền, lợi nhuận và chi phí trong tương lai, giúp doanh nghiệp có kế hoạch tài chính chính xác hơn.

1.3. Tích hợp AI vào phân tích và dự báo tài chính

Tăng cường khả năng phân tích và dự báo tài chính nhờ vào AI, giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định chiến lược đúng đắn.

• Áp dụng các thuật toán học máy (Machine Learning): Sử dụng AI để phân tích dữ liệu tài chính và đưa ra dự báo chính xác về tình hình tài chính trong tương lai, chẳng hạn như dự báo dòng tiền, dự báo chi phí, và tính toán rủi ro tài chính.
• Phân tích xu hướng tài chính: Các công cụ như Power BI của Microsoft hoặc Tableau có thể giúp phân tích xu hướng tài chính trong doanh nghiệp, đưa ra dự báo và khuyến nghị về các quyết định chiến lược.

1.4. Đảm bảo tính bảo mật và bảo vệ dữ liệu

Đảm bảo an toàn cho dữ liệu tài chính, bảo vệ thông tin doanh nghiệp khỏi các mối nguy hiểm từ mạng.

• Sử dụng phần mềm bảo mật mạnh mẽ: Doanh nghiệp cần áp dụng các giải pháp bảo mật dữ liệu, bao gồm mã hóa dữ liệu, tường lửa, và phần mềm chống virus để bảo vệ các dữ liệu tài chính quan trọng.
• Quản lý quyền truy cập: Đảm bảo rằng chỉ những người có quyền hạn mới có thể truy cập vào các thông tin nhạy cảm như báo cáo tài chính, dữ liệu thuế và hợp đồng.

1.5. Đào tạo và nâng cao năng lực nhân viên kế toán

Cung cấp cho nhân viên kế toán các kỹ năng cần thiết để sử dụng AI hiệu quả và ứng dụng vào công việc hàng ngày.

• Tổ chức các khóa đào tạo về AI: Cung cấp chương trình đào tạo về các công cụ AI trong kế toán như OCR, Machine Learning và phần mềm kế toán AI.
• Nâng cao kỹ năng phân tích dữ liệu: Đào tạo nhân viên kế toán không chỉ về cách sử dụng công cụ mà còn giúp họ nâng cao kỹ năng phân tích dữ liệu và hiểu được cách AI hỗ trợ ra quyết định tài chính.

7. Xu hướng phát triển của công cụ ứng dụng AI trong kế toán

AI đang và sẽ tiếp tục thay đổi cách thức chúng ta làm kế toán. Để tận dụng tối đa tiềm năng của AI, các doanh nghiệp cần chủ động cập nhật thông tin, đầu tư vào công nghệ và đào tạo nhân viên. Việc ứng dụng AI không chỉ giúp tăng hiệu quả làm việc mà còn mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trong thời đại số.

• Tự động hóa toàn diện các quy trình kế toán: AI sẽ ngày càng xâm nhập vào các quy trình phức tạp hơn như phân tích tài chính, lập báo cáo, thậm chí là kiểm toán. Ví dụ: Các công cụ AI hiện nay có thể tự động phân loại hóa đơn, đối chiếu sổ sách, phát hiện các giao dịch bất thường, và thậm chí là đưa ra các khuyến nghị về kế hoạch thuế
• Tăng cường khả năng phân tích dự đoán: AI sẽ giúp doanh nghiệp dự báo chính xác hơn về doanh thu, chi phí, dòng tiền, từ đó hỗ trợ ra quyết định kinh doanh hiệu quả hơn. Bằng cách phân tích dữ liệu lịch sử và các yếu tố bên ngoài, AI có thể dự báo doanh số bán hàng theo mùa, xác định các sản phẩm bán chạy và đưa ra khuyến nghị về chiến lược marketing
• Công cụ kế toán thông minh hơn: AI sẽ giúp các công cụ kế toán trở nên thông minh hơn, hiểu rõ hơn về nhu cầu của từng doanh nghiệp và cung cấp các tính năng phù hợp. Ví dụ các chatbot kế toán sẽ có thể trả lời các câu hỏi phức tạp của khách hàng, cung cấp các báo cáo tùy chỉnh và hỗ trợ các quyết định tài chính cá nhân
• Tích hợp sâu rộng với các hệ thống khác: AI sẽ được tích hợp sâu rộng, liền mạch với các hệ thống khác như CRM, ERP, để tạo ra một hệ sinh thái số toàn diện. Các dữ liệu kế toán sẽ được tự động cập nhật vào hệ thống CRM, giúp nhân viên bán hàng nắm bắt được thông tin khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác
• Tăng cường bảo mật dữ liệu: Với sự phát triển của AI, các giải pháp bảo mật cũng sẽ được nâng cao để bảo vệ dữ liệu tài chính của doanh nghiệp. Các công cụ AI sẽ giúp phát hiện các hoạt động bất thường, ngăn chặn các cuộc tấn công mạng và bảo vệ thông tin khách hàng
• Phát triển các ứng dụng AI chuyên biệt cho từng ngành: AI sẽ được phát triển để đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng ngành, từ sản xuất, bán lẻ đến dịch vụ. Ví dụ: Các công ty sản xuất có thể sử dụng AI để quản lý hàng tồn kho, tối ưu hóa chuỗi cung ứng, trong khi các công ty bán lẻ có thể sử dụng AI để phân tích hành vi khách hàng và cá nhân hóa chiến lược marketing

Việc ứng dụng AI trong kế toán không chỉ là một xu hướng mà còn là một giải pháp tối ưu để nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc. Với những lợi ích vượt trội mà AI mang lại, việc áp dụng công nghệ này vào kế toán là điều tất yếu. Tuy nhiên, để tận dụng tối đa tiềm năng của AI, các doanh nghiệp cần có sự đầu tư thích hợp về công nghệ, nguồn nhân lực và thay đổi về tư duy. Trong tương lai, AI sẽ tiếp tục phát triển và đóng vai trò ngày càng quan trọng trong việc định hình lại ngành kế toán.