LỘ TRÌNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ AI VÀO SỐ HOÁ DOANH NGHIỆP CHO SME

Trong kỷ nguyên cạnh tranh khốc liệt, số hóa doanh nghiệp không còn là lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu sống còn, đặc biệt với các SME. Số hóa giúp tối ưu vận hành và mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Cùng AI First tìm hiểu lộ trình ứng dụng AI vào số hoá doanh nghiệp để doanh nghiệp có thể bứt phá tăng trưởng bền vững.

1. Số hoá doanh nghiệp là gì?

Số hoá doanh nghiệp là quá trình chuyển đổi các hoạt động, dữ liệu và quy trình quản lý từ hình thức thủ công, giấy tờ sang môi trường số bằng cách ứng dụng công nghệ như AI, Big Data, Cloud, IoT. Nhờ số hoá, doanh nghiệp có thể lưu trữ và xử lý dữ liệu tập trung, tối ưu vận hành, tăng tốc độ ra quyết định và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Đây là bước đi quan trọng giúp SME nâng cao năng lực cạnh tranh trong kỷ nguyên kinh tế số.

2. 5 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần số hoá quy trình

Trong thời đại cạnh tranh khốc liệt, việc tiếp tục quản lý bằng giấy tờ hay thao tác thủ công không chỉ khiến doanh nghiệp tụt hậu mà còn gây lãng phí nguồn lực. Số hoá quy trình giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, tăng năng suất và giảm thiểu sai sót. Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp một trong những dấu hiệu dưới đây, đã đến lúc cần chuyển đổi sang số hoá.

• Quy trình thủ công mất nhiều thời gian và dễ sai sót: Nếu nhân viên vẫn phải nhập liệu, đối chiếu hoặc xử lý hồ sơ bằng tay, doanh nghiệp sẽ tiêu tốn hàng giờ cho những công việc lặp đi lặp lại. Điều này không chỉ làm giảm hiệu suất mà còn tiềm ẩn nguy cơ sai sót, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ và quyết định quản lý.
• Dữ liệu phân tán, khó tìm kiếm và thiếu kết nối: Thông tin khách hàng, hợp đồng, báo cáo doanh số nằm rải rác ở nhiều nơi (Excel, email, giấy tờ). Khi cần tra cứu, nhân sự mất rất nhiều thời gian tổng hợp. Đây là một trong những dấu hiệu rõ rệt cho thấy doanh nghiệp cần số hoá để tập trung dữ liệu, tạo hệ thống quản trị thống nhất.
• Khó kiểm soát hiệu quả và tiến độ công việc: Khi không có hệ thống theo dõi minh bạch, nhà quản lý khó nắm được tiến độ từng dự án, ai đang chịu trách nhiệm, và công việc đã hoàn thành đến đâu. Số hoá quy trình cho phép theo dõi trạng thái công việc theo thời gian thực, từ đó tăng tính minh bạch và khả năng kiểm soát.
• Trải nghiệm khách hàng rời rạc, thiếu chuyên nghiệp: Nếu khách hàng phải chờ lâu để nhận phản hồi, quy trình chăm sóc thiếu nhất quán hoặc dữ liệu khách hàng không được cập nhật kịp thời, họ dễ dàng rời bỏ doanh nghiệp. Việc áp dụng số hoá giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình tự động trong chăm sóc khách hàng, nâng cao trải nghiệm và giữ chân người dùng.
• Doanh nghiệp khó mở rộng quy mô vì quy trình rườm rà: Một trong những “nút thắt cổ chai” lớn nhất của SME là khi quy mô tăng, quy trình thủ công không còn đáp ứng kịp. Số hoá giúp chuẩn hóa, tự động hóa và mở rộng quy trình mà không cần tăng gấp nhiều lần nhân sự, từ đó đảm bảo doanh nghiệp tăng trưởng bền vững.

3. Vì sao doanh nghiệp SME cần số hoá ngay bây giờ?

Trong kỷ nguyên công nghệ, tốc độ thay đổi của thị trường ngày càng nhanh, đòi hỏi doanh nghiệp phải linh hoạt và tối ưu vận hành. Với quy mô vừa và nhỏ, SME thường gặp khó khăn về nguồn lực, chi phí và nhân sự. Số hoá doanh nghiệp chính là giải pháp giúp SME nâng cao hiệu quả hoạt động, bắt kịp xu thế và tăng sức cạnh tranh. 

• Nâng cao năng suất làm việc: Số hoá giúp loại bỏ những quy trình thủ công lặp đi lặp lại như nhập liệu, kiểm tra giấy tờ, đối chiếu thông tin. Nhờ áp dụng công nghệ, nhân viên có thể tập trung vào những công việc quan trọng hơn như sáng tạo, chăm sóc khách hàng và phát triển kinh doanh. Việc này không chỉ cải thiện năng suất cá nhân mà còn nâng cao hiệu quả toàn bộ tổ chức.
• Tiết kiệm chi phí: Quản lý thủ công thường kéo theo chi phí ẩn như nhân sự nhập liệu, xử lý sai sót, thất thoát tài liệu. Khi số hoá, doanh nghiệp giảm thiểu lãng phí nhờ tự động hóa quy trình, cắt giảm giấy tờ, tối ưu nguồn lực và tận dụng tối đa hệ thống phần mềm.
• Phát triển văn hoá đổi mới: Số hoá không chỉ là ứng dụng công nghệ, mà còn là cách xây dựng văn hoá đổi mới và linh hoạt trong doanh nghiệp. Nhân viên được tiếp cận với các công cụ hiện đại, quen với tư duy số và thích ứng nhanh với thay đổi. Đây là nền tảng để SME tạo lợi thế cạnh tranh và thu hút nhân tài trong tương lai.
• Ra quyết định nhanh chóng: Với dữ liệu tập trung và báo cáo theo thời gian thực, ban lãnh đạo có thể đưa ra quyết định nhanh và chính xác hơn. Thay vì chờ tổng hợp báo cáo nhiều ngày, nhà quản lý chỉ cần vài cú nhấp chuột để nắm bắt tình hình kinh doanh, xu hướng thị trường và hiệu quả từng bộ phận. 
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Khách hàng ngày nay mong muốn được phục vụ nhanh chóng, cá nhân hoá và nhất quán trên mọi kênh. Số hoá giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình chăm sóc tự động, ghi nhận hành trình khách hàng (Customer Journey) và đưa ra thông điệp phù hợp từng giai đoạn. Kết quả là doanh nghiệp tăng sự hài lòng, giữ chân khách hàng lâu dài và thúc đẩy doanh số.

4. 3 cấp độ trong số hoá doanh nghiệp

Quá trình số hoá không diễn ra trong một sớm một chiều, mà được chia thành nhiều cấp độ khác nhau. Mỗi cấp độ phản ánh mức độ ứng dụng công nghệ vào hoạt động quản trị và kinh doanh. SME cần hiểu rõ từng cấp độ để xác định doanh nghiệp mình đang ở đâu và xây dựng lộ trình chuyển đổi phù hợp.

4.1. Số hóa dữ liệu ( Digitalization)

Số hoá dữ liệu là bước khởi đầu quan trọng trong hành trình chuyển đổi số. Ở cấp độ này, doanh nghiệp thay thế các tài liệu giấy tờ truyền thống bằng dữ liệu số như file PDF, Excel, cơ sở dữ liệu điện tử. Mục tiêu chính là giúp thông tin được lưu trữ, truy cập và chia sẻ dễ dàng hơn, giảm thiểu thất lạc hay sai sót trong quản lý.

• Chuyển đổi tài liệu giấy sang định dạng số: Hóa đơn, hợp đồng, báo cáo được scan và lưu trữ trên hệ thống.
• Xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung: Toàn bộ dữ liệu được quản lý tại một kho lưu trữ số, dễ dàng tìm kiếm.
• Tiết kiệm không gian và thời gian: Giảm chi phí lưu trữ giấy tờ, đồng thời tra cứu nhanh chóng hơn.
• Đặt nền móng cho cấp độ số hoá tiếp theo: Khi dữ liệu đã được số hoá, doanh nghiệp mới có thể tiến hành tự động hoá quy trình.

4.2. Số hóa quy trình ( Digitization)

Sau khi dữ liệu đã được số hoá, bước tiếp theo là số hoá quy trình. Ở cấp độ này, doanh nghiệp ứng dụng công nghệ để tự động hoá các quy trình làm việc, thay vì xử lý thủ công. Mục tiêu là nâng cao năng suất, giảm thiểu sai sót và tối ưu nguồn lực nhân sự.

• Tự động hóa công việc lặp lại: Nhập liệu, gửi email, tạo báo cáo được hệ thống xử lý thay cho con người.
• Tích hợp phần mềm quản lý: Các hệ thống CRM, hệ thống ERP, kế toán… kết nối dữ liệu liền mạch với nhau.
• Theo dõi tiến độ và hiệu suất theo thời gian thực: Quản lý dễ dàng giám sát tình trạng công việc.
• Tăng hiệu quả vận hành: Giảm bớt khâu thủ công, giúp nhân sự tập trung vào các nhiệm vụ mang tính chiến lược.

4.3. Chuyển đổi số toàn diện ( Digital Transformation)

Đây là cấp độ cao nhất, nơi doanh nghiệp không chỉ số hoá dữ liệu và quy trình, mà còn tái cấu trúc mô hình kinh doanh dựa trên công nghệ số. Chuyển đổi số toàn diện giúp SME thay đổi cách vận hành, tiếp cận khách hàng và phát triển chiến lược, tạo lợi thế cạnh tranh dài hạn.

• Thay đổi mô hình kinh doanh: Từ kinh doanh truyền thống sang kinh doanh online, thương mại điện tử, dịch vụ số.
• Ứng dụng công nghệ tiên tiến: AI, Big Data, Cloud, IoT được tích hợp sâu vào mọi hoạt động.
• Cá nhân hoá trải nghiệm khách hàng: Doanh nghiệp khai thác dữ liệu để đưa ra dịch vụ và sản phẩm phù hợp từng cá nhân.
• Tạo văn hoá đổi mới trong doanh nghiệp: Nhân sự được đào tạo và khuyến khích áp dụng công nghệ để phát triển liên tục.
• Tăng sức cạnh tranh bền vững: Doanh nghiệp linh hoạt trước biến động thị trường và dễ dàng mở rộng quy mô.

5. Cách giúp doanh nghiệp số hoá nhanh - gọn - tiết kiệm

Với SME, ngân sách và nhân sự thường hạn chế, nên việc số hoá cần một chiến lược thông minh, nhanh chóng và tối ưu chi phí. Thay vì triển khai rầm rộ nhưng thiếu hiệu quả, doanh nghiệp có thể bắt đầu từ những bước nhỏ, ưu tiên công cụ phù hợp và tận dụng công nghệ mới. Dưới đây là 5 cách thực tế giúp SME số hoá thành công mà không tốn kém. 

1 - Bắt đầu từ quy trình lặp đi lặp lại và gây tốn kém nhất

Doanh nghiệp không cần số hoá toàn bộ ngay lập tức, mà nên bắt đầu từ những quy trình gây tốn nhiều thời gian, nhân sự và dễ sai sót. Khi tối ưu những điểm “nút thắt”, doanh nghiệp sẽ thấy hiệu quả rõ rệt và tạo động lực mở rộng ra các quy trình khác.

• Xác định công việc tốn nhiều nguồn lực: Ví dụ nhập liệu, lập báo cáo, xử lý hóa đơn…
• Ưu tiên số hoá các khâu dễ chuẩn hoá: Bắt đầu từ những tác vụ có tính lặp lại cao.
• Đo lường hiệu quả sau khi triển khai: So sánh chi phí, thời gian và sai sót trước và sau số hoá.
• Nhân rộng sang các bộ phận khác: Khi thành công, doanh nghiệp nên áp dụng cho marketing, bán hàng, chăm sóc khách hàng.

2 - Ưu tiên các phần mềm dạng SaaS để giảm chi phí

Thay vì đầu tư hệ thống IT tốn kém, SME có thể lựa chọn các phần mềm SaaS (Software as a Service) để triển khai nhanh chóng và trả phí linh hoạt theo nhu cầu. SaaS giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng, cập nhật và giảm áp lực chi phí ban đầu.

• Chọn SaaS cho các nghiệp vụ chính: Chọn SaaS cho các hệ thống CRM, ERP, kế toán, quản trị nhân sự.
• Trả phí linh hoạt theo số lượng người dùng: Trả phí linh hoạt giúp SME dễ kiểm soát chi phí hằng tháng.
• Không cần đội ngũ kỹ thuật lớn: Nhà cung cấp SaaS chịu trách nhiệm bảo trì và nâng cấp.
• Triển khai nhanh chóng: Thời gian triển khai nhanh chóng, doanh nghiệp chỉ cần vài ngày hoặc vài tuần để đưa vào sử dụng.

3 - Tận dụng AI để tăng tốc số hóa, tinh giảm nhân sự

AI đang trở thành “trợ thủ” đắc lực giúp doanh nghiệp tự động hóa các công việc phức tạp như phân tích dữ liệu, chăm sóc khách hàng hay dự báo kinh doanh. SME có thể tận dụng AI để vừa tăng tốc quá trình số hoá, vừa tối ưu nguồn nhân sự.

• Sử dụng chatbot AI cho chăm sóc khách hàng: Sử dụng công cụ AI Chatbot giúp phản hồi nhanh chóng 24/7.
• Ứng dụng AI trong phân tích dữ liệu: Tự động tổng hợp báo cáo, dự đoán xu hướng kinh doanh.
• Tự động hoá marketing: Tự động hoá chiến dịch Email marketing, cá nhân hoá thông điệp, gợi ý sản phẩm.
• Giảm bớt khối lượng công việc lặp lại: Giảm thiểu khối lượng công việc lặp lại giúp nhân sự tập trung vào công việc sáng tạo, chiến lược.

4 - Áp dụng phương pháp số hóa theo Module 

Thay vì triển khai đồng loạt, SME nên số hoá theo từng module nhỏ (bộ phận hoặc quy trình). Cách làm này giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro, tiết kiệm chi phí và dễ dàng mở rộng khi đã thành công ở từng bước.

• Chia nhỏ lộ trình số hoá: Bắt đầu từ một bộ phận như bán hàng, sau đó đến marketing, tài chính.
• Đánh giá hiệu quả từng module: Xem module nào mang lại ROI cao để nhân rộng.
• Tối ưu quy trình trước khi số hoá: Loại bỏ khâu thừa trước khi đưa vào hệ thống.
• Đảm bảo sự linh hoạt: Module mới dễ dàng tích hợp với hệ thống hiện có.

5 - Lãnh đạo tham gia các khóa học thực chiến về AI

Chuyển đổi số thành công không chỉ phụ thuộc vào công cụ, mà còn cần tư duy và kiến thức của lãnh đạo. Khi ban lãnh đạo hiểu rõ về AI và số hoá, họ sẽ có khả năng dẫn dắt doanh nghiệp đi đúng hướng, tránh lãng phí nguồn lực.

• Tham gia các khóa học chuyên sâu về AI & số hoá: Tham gia các khoá học để nắm vững kiến thức từ cơ bản đến ứng dụng thực tiễn.
• Áp dụng vào chiến lược kinh doanh: Biết cách chọn công cụ phù hợp với mô hình doanh nghiệp.
• Truyền cảm hứng đổi mới cho nhân sự: Tạo văn hoá công nghệ trong toàn bộ tổ chức.
• Đồng hành cùng chuyên gia cố vấn: Khi có sự cố vấn từ các chuyên gia giàu kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian thử sai.

6. Lộ trình ứng dụng công nghệ & AI vào số hoá doanh nghiệp 

Số hoá không thể triển khai một cách vội vàng mà cần có lộ trình rõ ràng, phù hợp với đặc thù và quy mô của từng doanh nghiệp. Với SME, điều quan trọng là bắt đầu từ những bước cơ bản, sau đó mở rộng dần và tích hợp công nghệ tiên tiến như AI để nâng cao hiệu quả. Dưới đây là 7 bước cụ thể giúp doanh nghiệp số hoá thành công và phát triển bền vững.

Bước 1: Đánh giá hiện trạng và xác định điểm nghẽn cần số hoá trước

Trước khi bắt tay vào triển khai, doanh nghiệp cần hiểu rõ hệ thống hiện tại của mình, xác định những điểm còn yếu và gây lãng phí. Đây là bước nền tảng giúp doanh nghiệp ưu tiên đúng quy trình cần số hoá trước để mang lại hiệu quả tức thì.

• Phân tích toàn diện quy trình hiện tại: Ghi nhận cách thức vận hành từ bán hàng, marketing, tài chính đến chăm sóc khách hàng.
• Xác định điểm nghẽn lớn nhất: Những khâu gây tốn kém, mất thời gian hoặc dễ sai sót khi xử lý thủ công.
• Đo lường chi phí cơ hội: Đánh giá những tổn thất doanh nghiệp phải gánh chịu khi chưa số hóa.
• Xác định mục tiêu ưu tiên: Đặt ra danh sách các quy trình cần số hoá ngay trong giai đoạn đầu.

Bước 2: Xây dựng kế hoạch số hóa theo giai đoạn

Không thể số hoá toàn bộ cùng lúc, doanh nghiệp cần có kế hoạch chi tiết theo từng giai đoạn. Cách làm này giúp SME tối ưu nguồn lực, kiểm soát rủi ro và đo lường hiệu quả rõ ràng ở từng bước.

• Lập lộ trình ngắn hạn – trung hạn – dài hạn: Mỗi giai đoạn có mục tiêu cụ thể để tránh dàn trải nguồn lực.
• Phân bổ ngân sách hợp lý: Tập trung vốn vào những công nghệ tạo giá trị cao nhất trước.
• Chia nhỏ các hạng mục số hoá: Ưu tiên module dễ triển khai như quản lý dữ liệu hoặc chăm sóc khách hàng.
• Thiết lập KPIs đo lường: Xác định tiêu chí đánh giá hiệu quả sau mỗi giai đoạn số hóa.

Bước 3: Chuẩn hóa dữ liệu & tập trung thông tin

Dữ liệu chính là “nền móng” cho mọi hoạt động số hoá, nhưng phần lớn doanh nghiệp SME hiện nay đang gặp tình trạng dữ liệu rời rạc, thiếu chuẩn hoá và nằm phân tán ở nhiều hệ thống khác nhau như Excel, email, phần mềm bán hàng hay lưu trữ giấy tờ. Nếu không xử lý ngay từ đầu, việc ứng dụng công nghệ và AI sẽ không phát huy được hiệu quả, thậm chí gây sai lệch trong phân tích và ra quyết định. 

• Thu thập và tập hợp dữ liệu từ nhiều nguồn: Doanh nghiệp cần gom tất cả dữ liệu từ các kênh bán hàng, CRM, mạng xã hội, ERP và hệ thống kế toán về một nơi để tránh bị phân mảnh thông tin.
• Làm sạch dữ liệu trước khi sử dụng: Xóa bỏ thông tin trùng lặp, sửa định dạng sai và bổ sung những trường dữ liệu còn thiếu để đảm bảo tính toàn vẹn.
• Chuẩn hoá định dạng dữ liệu: Áp dụng cùng một tiêu chuẩn cho số điện thoại, ngày tháng, mã khách hàng để dễ dàng xử lý tự động.
• Xây dựng kho dữ liệu tập trung: Doanh nghiệp cần thiết kế một Data Warehouse hoặc Data Lake để lưu trữ dữ liệu lâu dài, tạo nền tảng cho việc phân tích nâng cao.
• Thiết lập quyền truy cập và bảo mật: Đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới được truy cập dữ liệu quan trọng, tránh rủi ro rò rỉ thông tin.

Bước 4: Ứng dụng công nghệ để tự động hoá vận hành

Khi dữ liệu đã sẵn sàng, doanh nghiệp có thể bắt đầu số hoá quy trình bằng cách ứng dụng công nghệ để tự động hoá các tác vụ quan trọng. Đây là giai đoạn giúp SME giải quyết “điểm nghẽn” lớn nhất trong vận hành, đó là công việc thủ công, lặp đi lặp lại gây tốn nhiều thời gian và nguồn lực. Tự động hoá không chỉ giúp tăng năng suất và độ chính xác, mà còn giải phóng nhân sự để tập trung vào những công việc mang tính chiến lược hơn.

• Tự động hoá các công việc lặp lại: Doanh nghiệp có thể áp dụng phần mềm để xử lý nhập liệu, gửi email, theo dõi công nợ, hoặc lập báo cáo mà không cần can thiệp thủ công. Điều này giảm thiểu sai sót và tiết kiệm hàng trăm giờ làm việc mỗi tháng.
• Tích hợp phần mềm quản trị tổng thể: Kết nối CRM, ERP, HRM, và hệ thống kế toán để dữ liệu luân chuyển tự động, loại bỏ tình trạng “cát cứ dữ liệu” giữa các phòng ban.
• Sử dụng dashboard trực quan và báo cáo tự động: Nhà quản lý có thể theo dõi hoạt động doanh nghiệp theo thời gian thực, giúp việc điều hành trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.
• Ứng dụng công nghệ RPA (Robotic Process Automation): Đây là công nghệ cho phép các “robot phần mềm” mô phỏng hành vi của con người để xử lý công việc nhanh chóng, đặc biệt hữu ích cho tài chính, nhân sự và logistics.
• Đảm bảo khả năng mở rộng lâu dài: Doanh nghiệp nên chọn công nghệ có tính linh hoạt cao, dễ dàng nâng cấp khi quy mô phát triển, tránh đầu tư dàn trải và tốn kém.

Bước 5: Tích hợp AI vào bán hàng và chăm sóc khách hàng

Sau khi đã tự động hoá cơ bản, doanh nghiệp SME có thể tận dụng AI để tối ưu hoá doanh thu và nâng cao trải nghiệm khách hàng. AI không chỉ giúp phân tích dữ liệu để dự đoán hành vi khách hàng, mà còn cho phép doanh nghiệp cung cấp trải nghiệm cá nhân hoá ở từng điểm chạm, từ marketing, bán hàng đến chăm sóc hậu mãi. Đây là giai đoạn quan trọng để SME bứt phá so với đối thủ.

• Ứng dụng chatbot AI thông minh: Chatbot có thể trả lời khách hàng 24/7, xử lý các câu hỏi thường gặp, hỗ trợ mua hàng và ghi nhận thông tin khách hàng để đồng bộ vào CRM.
• Ứng dụng AI phân tích hành vi khách hàng: Hệ thống có thể theo dõi lịch sử mua sắm, hành vi trên website, tương tác trên mạng xã hội để đưa ra gợi ý sản phẩm chính xác.
• Cá nhân hoá hành trình khách hàng (Customer Journey): AI cho phép doanh nghiệp gửi email, SMS hoặc thông điệp phù hợp với từng giai đoạn của khách hàng (mới, đang cân nhắc, mua lại).
• Dự đoán xu hướng bán hàng và nhu cầu: Phân tích dữ liệu giúp doanh nghiệp xác định sản phẩm nào đang có nhu cầu cao, mùa vụ nào cần tập trung nguồn lực để tối ưu doanh thu.
• Ứng dụng AI vào CRM: Giúp nhân viên bán hàng ưu tiên những khách hàng tiềm năng nhất, tăng tỷ lệ chốt đơn và rút ngắn chu kỳ bán hàng.

Bước 6: Đào tạo đội ngũ & chuyển đổi tư duy vận hành thủ công

Một trong những rào cản lớn nhất của SME khi số hoá là sự kháng cự từ nhân sự – những người đã quen làm việc thủ công trong nhiều năm. Công nghệ chỉ thật sự phát huy giá trị khi con người hiểu và sẵn sàng sử dụng nó. Vì vậy, song song với việc triển khai công nghệ, doanh nghiệp cần chú trọng đào tạo và thay đổi tư duy đội ngũ để tạo ra một văn hoá số hoá bền vững.

• Đào tạo kỹ năng sử dụng phần mềm số: Cung cấp các khoá học hoặc workshop giúp nhân sự làm quen với CRM, ERP, AI chatbot và các công cụ mới.
• Thay đổi tư duy từ thủ công sang dữ liệu: Khuyến khích nhân sự ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì kinh nghiệm chủ quan.
• Xây dựng văn hoá đổi mới: Tạo môi trường khuyến khích nhân viên thử nghiệm các công nghệ mới, từ đó nuôi dưỡng tinh thần sáng tạo.
• Đồng hành cùng lãnh đạo: Ban lãnh đạo cần đóng vai trò tiên phong, trực tiếp sử dụng công nghệ để truyền cảm hứng cho toàn bộ tổ chức.
• Thiết lập cơ chế hỗ trợ liên tục: Có đội ngũ IT hoặc chuyên gia cố vấn hỗ trợ nhân viên trong quá trình chuyển đổi, giúp họ không bị “choáng ngợp” trước sự thay đổi.

Bước 7: Chuyển đổi số toàn diện, vận hành bằng dữ liệu và AI

Đây là giai đoạn đích đến của mọi doanh nghiệp trong hành trình số hoá. Khi đã chuẩn hóa dữ liệu, tự động hoá vận hành và tích hợp AI vào các quy trình, doanh nghiệp có thể tiến tới chuyển đổi số toàn diện. Điều này đồng nghĩa với việc toàn bộ hoạt động kinh doanh đều dựa trên dữ liệu và công nghệ số. SME ở giai đoạn này sẽ trở thành tổ chức linh hoạt, sáng tạo và có sức cạnh tranh bền vững trên thị trường.

• Tái cấu trúc mô hình kinh doanh: Doanh nghiệp có thể chuyển từ bán hàng truyền thống sang thương mại điện tử, dịch vụ số, hoặc mô hình kết hợp online – offline.
• Ứng dụng AI vào toàn bộ hoạt động: Từ marketing, bán hàng, logistics, quản lý tài chính đến quản trị nhân sự, AI sẽ hỗ trợ đưa ra quyết định và tối ưu hiệu quả.
• Ra quyết định dựa trên dữ liệu thời gian thực: Ban lãnh đạo có thể nắm bắt tình hình ngay lập tức thông qua dashboard tổng hợp, từ đó phản ứng nhanh trước biến động thị trường.
• Xây dựng văn hoá doanh nghiệp số: Nhân sự không còn e ngại công nghệ mà chủ động tìm kiếm giải pháp số để nâng cao hiệu quả công việc.
• Duy trì năng lực cạnh tranh dài hạn: Nhờ số hoá toàn diện, doanh nghiệp có khả năng thích ứng nhanh, mở rộng quy mô và tăng trưởng bền vững bất chấp thay đổi môi trường kinh doanh.

7. Những thách thức khi số hoá doanh nghiệp

Mặc dù số hoá mang lại nhiều lợi ích về năng suất, chi phí và trải nghiệm khách hàng, nhưng trên thực tế, quá trình này không hề dễ dàng, đặc biệt với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME). Nhiều doanh nghiệp bắt tay vào số hoá nhưng nhanh chóng gặp trở ngại do thiếu chuẩn bị hoặc nguồn lực hạn chế. 

• Thiếu lộ trình và chiến lược cụ thể: Không ít doanh nghiệp triển khai số hoá theo phong trào hoặc làm từng phần nhỏ lẻ mà không có chiến lược tổng thể. Điều này khiến quy trình thiếu đồng bộ, gây lãng phí nguồn lực và khó đo lường hiệu quả. SME cần xây dựng một lộ trình số hoá rõ ràng để biết bắt đầu từ đâu, ưu tiên bước nào và đạt được mục tiêu gì ở từng giai đoạn.
• Hạn chế về ngân sách và nguồn lực: Với SME, chi phí luôn là rào cản lớn nhất. Việc đầu tư vào phần mềm, hạ tầng công nghệ và nhân sự chuyên môn đòi hỏi ngân sách đáng kể. Nếu không có kế hoạch tài chính hợp lý, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng “đứt gánh giữa đường”. Giải pháp là lựa chọn công cụ SaaS trả phí linh hoạt, ưu tiên số hoá những quy trình trọng yếu trước để tối ưu chi phí.
• Thiếu văn hóa dữ liệu và tư duy số: Một thách thức lớn nhưng ít được nhắc tới là tư duy và văn hoá doanh nghiệp. Nhiều nhân sự, kể cả lãnh đạo, vẫn quen làm việc theo cảm tính hoặc dựa trên kinh nghiệm, thay vì dữ liệu. Khi không coi dữ liệu là nền tảng ra quyết định, việc số hoá chỉ mang tính hình thức. SME cần xây dựng văn hoá dữ liệu, khuyến khích mọi bộ phận ra quyết định dựa trên số liệu minh bạch.
• Hạ tầng công nghệ chưa sẵn sàng: Để số hoá hiệu quả, doanh nghiệp cần có nền tảng công nghệ ổn định như đường truyền internet mạnh, hệ thống lưu trữ đám mây, phần mềm quản lý phù hợp. Tuy nhiên, nhiều SME vẫn sử dụng hạ tầng rời rạc, lạc hậu hoặc không đủ an toàn. Điều này dẫn đến tình trạng hệ thống dễ lỗi, gián đoạn khi vận hành, gây mất niềm tin vào số hoá.
• Nhân sự không thay đổi cách thức làm việc: Sự phản kháng từ nhân viên là rào cản thường gặp khi số hoá. Họ đã quen với cách làm thủ công trong nhiều năm và lo ngại rằng công nghệ sẽ thay thế công việc của mình. Nếu không được đào tạo và hỗ trợ, nhân sự sẽ khó thích nghi, thậm chí cản trở tiến trình. Doanh nghiệp cần truyền thông nội bộ, đào tạo và tạo động lực để nhân viên nhìn thấy lợi ích thực tế của số hoá.

Số hóa doanh nghiệp là hành trình tất yếu để SME tối ưu nguồn lực, nâng cao hiệu quả kinh doanh và tạo lợi thế cạnh tranh trong kỷ nguyên số. Tuy nhiên, để thành công, doanh nghiệp cần lộ trình rõ ràng, công nghệ phù hợp và đội ngũ được trang bị tư duy số. Qua bài viết trên, AI First mong rằng có thể mang lại những giải pháp số hoá doanh nghiệp tốt nhất tới các chủ doanh nghiệp, góp phần giúp các doanh nghiệp phát triển bền vững, bắt kịp xu hướng thị trường trong tương lai.