QUY TRÌNH ỨNG DỤNG AI VÀO QUẢN TRỊ VẬN HÀNH HIỆN ĐẠI HIỆU QUẢ

Quản trị vận hành hiện đại đang là xu hướng tất yếu giúp các doanh nghiệp gia tăng khả năng cạnh tranh trong môi trường kinh doanh ngày càng khốc liệt. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng triển khai chiến lược quản trị vận hành hiện đại hiệu quả. Cùng AI First tìm hiểu cách ứng dụng các công nghệ tiên tiến vào quy trình quản trị hiện đại, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tạo ra sự linh hoạt, đáp ứng nhanh chóng với thay đổi của thị trường. 

1. Quản trị vận hành hiện đại là gì?

Quản trị vận hành hiện đại là một phương pháp quản lý quy trình và hệ thống trong doanh nghiệp nhằm tối ưu hóa hiệu quả và năng suất thông qua việc áp dụng các công nghệ tiên tiến như AI, tự động hóa, và phân tích dữ liệu lớn (Big Data). Thay vì sử dụng các phương thức quản lý truyền thống, quản trị vận hành hiện đại tập trung vào việc sử dụng công nghệ để cải thiện các quy trình, giảm thiểu rủi ro, tối ưu chi phí và tăng cường khả năng linh hoạt của doanh nghiệp.

2. So sánh mô hình quản trị vận hành hiện đại và truyền thống

Dưới đây là bảng so sánh giữa mô hình quản trị vận hành hiện đại và mô hình quản trị vận hành truyền thống.

3. Lý do doanh nghiệp SMES cần chuyển đổi sang quản trị vận hành hiện đại

Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh gay gắt và thay đổi nhanh chóng như hiện nay, việc chuyển đổi sang quản trị vận hành hiện đại là một bước đi thiết yếu giúp các doanh nghiệp SMEs không chỉ tồn tại mà còn phát triển mạnh mẽ. Dưới đây là những lý do mà các doanh nghiệp nhỏ và vừa cần phải áp dụng mô hình quản trị vận hành hiện đại.

• Thích ứng linh hoạt với sự thay đổi của thị trường: Thị trường hiện nay đang thay đổi nhanh chóng với sự xuất hiện của các xu hướng mới, nhu cầu khách hàng thay đổi liên tục và sự biến động của các yếu tố kinh tế – xã hội. Các doanh nghiệp SMEs, nếu không thay đổi cách quản trị vận hành, sẽ gặp khó khăn trong việc duy trì sự linh hoạt và thích ứng kịp thời với những thay đổi này.
• Tập trung vào yếu tố con người và văn hóa doanh nghiệp: Mặc dù công nghệ là yếu tố quan trọng trong việc chuyển đổi vận hành, nhưng con người và văn hóa doanh nghiệp lại là yếu tố quyết định sự thành công của quá trình chuyển đổi. Quản trị vận hành hiện đại chú trọng đến việc phát triển năng lực con người thông qua đào tạo, phát triển kỹ năng và tạo ra môi trường làm việc tích cực, sáng tạo.
• Áp dụng công nghệ và dữ liệu trong quản trị: Một trong những lý do quan trọng khiến các doanh nghiệp SMEs cần chuyển đổi sang quản trị vận hành hiện đại là khả năng áp dụng công nghệ và dữ liệu để tối ưu hóa quy trình và ra quyết định chính xác hơn. Các công cụ công nghệ hiện đại giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Gia tăng khả năng cạnh tranh: Trong một thị trường đầy cạnh tranh, các doanh nghiệp SMEs cần phải không ngừng cải tiến để duy trì và nâng cao khả năng cạnh tranh. Quản trị vận hành hiện đại giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình, giảm thiểu lãng phí, tăng cường năng suất và cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
• Củng cố phát triển bền vững: Chuyển đổi sang quản trị vận hành hiện đại giúp doanh nghiệp SMEs xây dựng nền tảng vững chắc để phát triển bền vững. Thay vì chỉ tập trung vào lợi nhuận ngắn hạn, doanh nghiệp có thể áp dụng các chiến lược dài hạn nhờ vào khả năng phân tích và dự báo từ AI và dữ liệu lớn, từ đó đưa ra các quyết định phát triển phù hợp. 
• Lãnh đạo và quản lý hiệu quả: Quản trị vận hành hiện đại giúp các lãnh đạo SMEs có cái nhìn tổng thể và rõ ràng hơn về tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Các công cụ phân tích dữ liệu và báo cáo thông minh giúp các nhà lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác hơn, điều chỉnh chiến lược kịp thời và hiệu quả hơn.

4. Các ứng dụng công nghệ trong quản trị vận hành hiện đại

Việc áp dụng các công nghệ tiên tiến là một phần không thể thiếu trong quản trị vận hành hiện đại. Các ứng dụng công nghệ này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình mà còn nâng cao hiệu quả công việc. Dưới đây là một số ứng dụng công nghệ trong quản trị vận hành hiện đại.

4.1. Tự động hóa quy trình công việc

Tự động hóa quy trình công việc là một trong những ứng dụng công nghệ phổ biến nhất trong quản trị vận hành hiện đại. Thông qua việc sử dụng các công cụ và phần mềm tự động hóa, doanh nghiệp có thể loại bỏ các công việc thủ công, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Tự động hoá không chỉ giúp nâng cao hiệu quả làm việc, mà còn giúp nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn thay vì các công việc lặp đi lặp lại.

• Tự động hóa email marketing: Ứng dụng AI trong email marketing để gửi email cá nhân hóa tự động dựa trên hành vi khách hàng.
• Quản lý quy trình bán hàng: Tự động tạo đơn hàng, chuyển giao thông tin từ đội ngũ bán hàng đến các bộ phận liên quan như kho, vận chuyển.
• Quản lý kho tự động: Quản lý và theo dõi hàng tồn kho, tự động cảnh báo khi gần hết hàng, tự động tạo đơn mua hàng.
• Phân bổ công việc và tài nguyên: Sử dụng công cụ như Trello, ClickUp, Asana để tự động phân công công việc và theo dõi tiến độ. 

4.2. Ứng dụng ERP, CRM trong quản trị vận hành

Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) và CRM (Customer Relationship Management) là hai công cụ quản lý không thể thiếu trong quản trị vận hành hiện đại. Trong khi ERP giúp quản lý tổng thể các quy trình doanh nghiệp từ tài chính, sản xuất, kho vận, cho đến nhân sự, thì CRM lại giúp doanh nghiệp quản lý và xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng.

• Quản lý dữ liệu khách hàng: Lưu trữ thông tin khách hàng, theo dõi lịch sử mua hàng và tạo cơ hội bán hàng.
• Tối ưu hóa sản xuất: Tính toán và lên kế hoạch sản xuất, điều phối nguyên liệu và nhân lực.
• Quản lý tài chính: Theo dõi dòng tiền, thanh toán, công nợ, và báo cáo tài chính tự động.
• Chăm sóc khách hàng: Tự động gửi thông báo, nhắc nhở, hoặc chăm sóc khách hàng dựa trên hành vi của họ.

4.3. Ứng dụng AI trong hỗ trợ khách hàng (Chatbot AI)

AI (Trí tuệ nhân tạo) đang ngày càng trở thành công cụ quan trọng trong việc hỗ trợ khách hàng. Các công cụ AI chatbot có thể tương tác với khách hàng 24/7, trả lời các câu hỏi thường gặp, giải quyết các yêu cầu cơ bản, và thậm chí hỗ trợ giao dịch. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhân sự và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.

• Giải đáp câu hỏi tự động: Chatbot có thể trả lời các câu hỏi về sản phẩm, dịch vụ, tình trạng đơn hàng, chính sách bảo hành, v.v.
• Hỗ trợ trực tuyến 24/7: Không giới hạn giờ làm việc, chatbot có thể phục vụ khách hàng mọi lúc.
• Phân loại và chuyển hướng yêu cầu: Chatbot có thể phân loại yêu cầu và chuyển đến bộ phận hỗ trợ thích hợp.
• Tích hợp với CRM: Chatbot có thể tự động cập nhật dữ liệu khách hàng trong hệ thống CRM và đưa ra các đề xuất chăm sóc.

4.4. Quản lý dữ liệu thông minh với AI và Big Data

Quản lý và phân tích dữ liệu là yếu tố quan trọng giúp các doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác và kịp thời. AI và Big Data giúp phân tích lượng lớn dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác, cung cấp thông tin quý giá để tối ưu hóa quy trình và chiến lược doanh nghiệp. Các công cụ quản lý dữ liệu thông minh này có thể cung cấp những phân tích dự báo, xu hướng tiêu dùng và các yếu tố tác động đến thị trường.

• Phân tích hành vi khách hàng: Ứng dụng AI để phân tích hành vi khách hàng, sử dụng dữ liệu khách hàng để dự báo nhu cầu, thói quen và sở thích mua sắm.
• Dự báo xu hướng thị trường: Dựa trên dữ liệu từ các kênh truyền thông, bán hàng, và nghiên cứu thị trường.
• Tối ưu hóa chuỗi cung ứng: Sử dụng phân tích dữ liệu để dự báo nhu cầu nguyên liệu và tối ưu hóa việc cung ứng hàng hóa.
• Giám sát và đánh giá hiệu suất: Tự động theo dõi các chỉ số KPI và năng suất công việc, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định đúng đắn.

5. Các mô hình quản trị vận hành hiện đại phổ biến

Trong quản trị vận hành hiện đại, các mô hình quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình, cải thiện hiệu suất và tạo sự đổi mới bền vững. Mỗi mô hình quản trị đều có những đặc điểm và ưu điểm riêng, giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề cụ thể trong vận hành. Dưới đây là các mô hình quản trị hiện đại nổi bật, được áp dụng rộng rãi trong nhiều doanh nghiệp toàn cầu.

5.1. Mô hình quản trị hiện đại 7S của McKinsey

Mô hình 7S của McKinsey là một trong những mô hình quản trị vận hành hiệu quả và được áp dụng rộng rãi trong việc cải thiện hiệu suất tổ chức. Được phát triển bởi McKinsey & Company, mô hình này tập trung vào 7 yếu tố then chốt trong một doanh nghiệp để đảm bảo sự kết hợp hoàn hảo và tạo ra kết quả tốt nhất. 

Các yếu tố trong mô hình quản trị 7S của McKinsey:

• Chiến lược (Strategy): Kế hoạch dài hạn và các chiến lược cụ thể để đạt được mục tiêu doanh nghiệp.
• Cấu trúc (Structure): Tổ chức và phân chia nhiệm vụ trong doanh nghiệp, đảm bảo sự phân quyền hợp lý.
• Hệ thống (Systems): Các quy trình và công cụ hỗ trợ vận hành doanh nghiệp như ERP, CRM, và các hệ thống khác.
• Giá trị chung (Shared Values): Những giá trị mà tổ chức chia sẻ và định hướng cho hành vi của các nhân viên.
• Kỹ năng (Skills): Năng lực và kỹ năng của nhân sự trong doanh nghiệp, từ kỹ năng lãnh đạo đến kỹ năng chuyên môn.
• Nhân sự (Staff): Các yếu tố liên quan đến đội ngũ nhân viên, từ việc tuyển dụng đến đào tạo và phát triển.
• Phong cách lãnh đạo (Style): Cách thức lãnh đạo và quản lý của các nhà lãnh đạo trong doanh nghiệp.

5.2. Mô hình quản trị hiện đại của Holacracy

Holacracy là một mô hình quản trị tổ chức phi truyền thống, thay thế cho cấu trúc phân cấp truyền thống. Mô hình này được thiết kế để giúp tổ chức có thể tăng tính linh hoạt, cải thiện sự tương tác giữa các bộ phận và khuyến khích sự sáng tạo của nhân viên. Holacracy đề cao sự phân quyền, khuyến khích nhân viên tự quản lý và giải quyết các vấn đề mà không cần sự chỉ đạo từ cấp trên. Điều này giúp các tổ chức hoạt động hiệu quả, nhanh nhạy và thích ứng tốt với thay đổi.

Các yếu tố trong mô hình quản trị Holacracy:

• Vai trò tự quản: Nhân viên không chỉ thực hiện công việc của mình mà còn có thể tham gia vào việc ra quyết định và thay đổi quy trình.
• Cấu trúc phân quyền: Không có cấp bậc truyền thống, mọi quyết định được đưa ra từ các nhóm nhỏ tự quản.
• Quy trình liên tục: Holacracy cho phép tổ chức thực hiện thay đổi một cách linh hoạt và thường xuyên mà không gặp phải sự trì trệ.
• Nội quy rõ ràng: Mô hình này có một bộ quy tắc và các quy trình để giúp mọi người trong tổ chức có thể làm việc một cách minh bạch và hiệu quả.
• Cộng tác và đổi mới: Mô hình này thúc đẩy sự cộng tác giữa các bộ phận và khuyến khích các sáng kiến mới từ nhân viên ở mọi cấp độ.

5.3. Mô hình quản trị 8 bước thay đổi của Kotter

Mô hình 8 bước thay đổi của Kotter là một phương pháp tiếp cận giúp tổ chức vượt qua sự kháng cự đối với thay đổi và đạt được những cải cách bền vững. Được phát triển bởi John Kotter, giáo sư tại Đại học Harvard, mô hình này đề xuất một quy trình 8 bước để giúp doanh nghiệp điều hướng và quản lý quá trình thay đổi. Mô hình này được áp dụng rộng rãi trong việc triển khai các chiến lược chuyển đổi trong các tổ chức lớn và nhỏ.

Các bước trong mô hình quản trị 8 bước thay đổi của Kotter:

1. Tạo cảm hứng cấp bách: Khơi dậy cảm giác cấp bách về sự cần thiết phải thay đổi trong tổ chức.
2. Tạo ra một nhóm lãnh đạo mạnh mẽ: Xây dựng một nhóm lãnh đạo mạnh mẽ để thúc đẩy quá trình thay đổi.
3. Xác định tầm nhìn và chiến lược: Xây dựng tầm nhìn rõ ràng và các chiến lược để đạt được mục tiêu thay đổi.
4. Truyền thông tầm nhìn thay đổi: Giao tiếp tầm nhìn thay đổi đến tất cả các cấp trong tổ chức.
5. Cung cấp quyền lực cho mọi người tham gia: Loại bỏ các rào cản và tạo cơ hội cho nhân viên tham gia vào quá trình thay đổi.
6. Tạo ra những chiến thắng ngắn hạn: Đạt được các chiến thắng nhỏ để xây dựng sự ủng hộ và động lực.
7. Duy trì động lực: Tiếp tục củng cố và xây dựng những thành tựu, giúp duy trì động lực thay đổi.
8. Khắc sâu những thay đổi vào văn hóa tổ chức: Tích hợp các thay đổi vào văn hóa tổ chức để duy trì lâu dài.

6. Quy trình ứng dụng AI vào quản trị vận hành hiện đại

Ứng dụng AI vào quản trị vận hành hiện đại không phải là một bước đi dễ dàng, nhưng nếu được triển khai đúng cách, AI sẽ mang lại những lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp như tăng năng suất, tiết kiệm chi phí, và nâng cao hiệu quả quản lý. Dưới đây là quy trình 6 bước cơ bản giúp doanh nghiệp SMEs áp dụng AI vào quản trị vận hành một cách hiệu quả.

Bước 1: Xác định mục tiêu chiến lược

Để ứng dụng AI vào quản trị vận hành, bước đầu tiên và quan trọng nhất là xác định mục tiêu chiến lược rõ ràng. Việc ứng dụng AI cần phải gắn liền với các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp phải hiểu rõ mục tiêu mình muốn đạt được, có thể là tăng trưởng doanh thu, giảm chi phí, tối ưu hóa quy trình hay nâng cao trải nghiệm khách hàng.

• Xác định mục tiêu rõ ràng: Liệt kê mục tiêu chính cần đạt được khi triển khai AI (tăng hiệu quả, giảm chi phí, tự động hóa quy trình…).
• Đánh giá nhu cầu thực tế: Phân tích các quy trình đang tồn tại và những yếu tố cần cải thiện.
• Lập kế hoạch dài hạn: Xác định thời gian, nguồn lực, và lộ trình để đạt được mục tiêu.

Bước 2: Mô hình hoá quy trình bằng công nghệ

Bước tiếp theo trong quá trình ứng dụng AI là mô hình hóa quy trình. Việc này giúp doanh nghiệp hiểu rõ các quy trình công việc, tìm ra các điểm nghẽn và những yếu tố có thể cải thiện thông qua công nghệ. Việc áp dụng Big Data và workflow automation sẽ giúp tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và tối ưu hóa dòng chảy công việc.

• Phân tích quy trình hiện tại: Đánh giá quy trình công việc, xác định điểm cần cải thiện.
• Xây dựng mô hình quy trình tự động: Sử dụng công nghệ workflow automation để thiết kế các quy trình vận hành tự động.
• Áp dụng Big Data: Sử dụng Big Data để phân tích và mô phỏng các quyết định trong quy trình vận hành.

Bước 3: Thực thi tự động hoá 

Sau khi mô hình hóa quy trình, bước tiếp theo là thực thi tự động hóa. Đây là bước quan trọng để đưa các quy trình đã mô phỏng vào thực tế, giảm thiểu sự can thiệp của con người, và nâng cao hiệu quả công việc. AI và tự động hóa giúp doanh nghiệp cải thiện tốc độ xử lý công việc và giảm thiểu lỗi do con người.

• Lựa chọn công cụ AI phù hợp: Xác định các công cụ tự động hóa như RPA (Robotic Process Automation), AI-driven chatbots hay Machine Learning cho các tác vụ cần tự động hóa.
• Triển khai công cụ tự động hóa: Cài đặt và tích hợp các công cụ vào quy trình vận hành.
• Kiểm tra và điều chỉnh: Thực hiện kiểm tra để đảm bảo mọi quy trình tự động hoạt động như mong muốn.

Bước 4: Đào tạo đội ngũ nhân sự

Một yếu tố quan trọng không thể thiếu khi triển khai AI trong quản trị vận hành hiện đại là đào tạo đội ngũ nhân sự. Nhân viên phải hiểu cách sử dụng công cụ AI, biết cách quản lý và tối ưu hóa các quy trình tự động, đồng thời phát triển kỹ năng phân tích dữ liệu để tận dụng tối đa những lợi ích của AI.

• Xác định nhu cầu đào tạo: Xác định các nhóm nhân viên cần được đào tạo (ví dụ: bộ phận IT, nhân viên vận hành, nhân viên marketing…).
• Thiết kế chương trình đào tạo: Xây dựng chương trình đào tạo AI phù hợp với từng nhóm vai trò trong doanh nghiệp.
• Tổ chức đào tạo: Cung cấp khóa học, hội thảo và các buổi đào tạo thực tế cho đội ngũ nhân viên.

Bước 5: Giám sát và đánh giá hiệu suất theo thời gian thực

Sau khi triển khai AI vào quy trình vận hành, việc giám sát và đánh giá hiệu suất theo thời gian thực là rất quan trọng để đảm bảo các công cụ AI đang hoạt động hiệu quả. Việc sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu như AI-driven dashboards giúp giám sát hiệu suất và đưa ra các điều chỉnh khi cần thiết.

• Sử dụng công cụ giám sát: Áp dụng các công cụ AI-driven analytics hoặc KPI dashboards để theo dõi tiến độ và hiệu quả.
• Đánh giá hiệu suất: So sánh kết quả trước và sau khi triển khai AI, từ đó đánh giá tác động.
• Điều chỉnh quy trình: Nếu phát hiện các bất thường hoặc thiếu sót, tiến hành điều chỉnh quy trình hoặc công cụ AI.

Bước 6: Tối ưu liên tục

Cuối cùng, sau khi hệ thống AI đã được triển khai và giám sát, bước quan trọng tiếp theo là tối ưu liên tục. Việc tối ưu hóa liên tục giúp doanh nghiệp không chỉ duy trì hiệu quả mà còn phát triển và cải tiến quy trình một cách không ngừng.

• Thu thập phản hồi: Liên tục thu thập phản hồi từ nhân viên và khách hàng để cải thiện quy trình.
• Sử dụng dữ liệu để tối ưu: Dựa vào phân tích dữ liệu để phát hiện các điểm yếu và tối ưu các quy trình tự động.
• Cập nhật công nghệ mới: Theo dõi các xu hướng công nghệ mới và cập nhật hệ thống AI khi cần thiết để đảm bảo sự phát triển liên tục.

7. Những xu hướng quản trị vận hành hiện đại 

Quản trị vận hành hiện đại đang ngày càng chú trọng vào việc áp dụng các mô hình và xu hướng mới nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu sự lãng phí, và tăng cường khả năng cạnh tranh. Các xu hướng này không chỉ giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả trong quản lý mà còn nâng cao khả năng thích ứng nhanh chóng với những thay đổi trong môi trường kinh doanh. 

7.1. Quản trị tự chủ (Holacracy và Teal Organizations)

Quản trị tự chủ là một xu hướng quản lý đang được ngày càng nhiều tổ chức áp dụng để thay thế mô hình phân cấp truyền thống. Hai ví dụ tiêu biểu cho mô hình này là Holacracy và Teal Organizations. Những mô hình này đều đề cao tính linh hoạt và phân quyền, nơi mà các đội nhóm và cá nhân được trao quyền tự quản lý công việc và đưa ra quyết định mà không cần phải báo cáo trực tiếp lên cấp trên.

Đặc điểm:

• Phân quyền: Quyết định được đưa ra bởi các nhóm tự quản, không còn sự phân cấp rõ ràng.
• Vai trò linh hoạt: Mọi người có thể thay đổi vai trò và nhiệm vụ tùy thuộc vào nhu cầu công việc.
• Quy trình làm việc minh bạch: Quy trình và trách nhiệm công việc được xác định rõ ràng để mọi người có thể tự chịu trách nhiệm.
• Cộng tác mở: Tất cả các thành viên trong tổ chức đều có cơ hội đóng góp ý tưởng và tham gia vào các quyết định quan trọng.
• Ứng dụng công nghệ: Sử dụng các công cụ hỗ trợ tổ chức công việc và giao tiếp, chẳng hạn như Slack hoặc Trello, giúp các nhóm tự quản lý công việc hiệu quả.

7.2. Quản trị linh hoạt (Agile Management)

Quản trị linh hoạt hay Agile Management là phương pháp quản lý phổ biến trong các tổ chức hiện đại, đặc biệt là trong ngành công nghệ. Phương pháp này tập trung vào việc thích ứng nhanh chóng với thay đổi, cải tiến liên tục, và làm việc theo các chu kỳ ngắn để có thể đánh giá và điều chỉnh quy trình nhanh chóng. Agile không chỉ được áp dụng trong phát triển phần mềm mà còn có thể mở rộng sang các lĩnh vực khác như marketing, quản lý sản xuất và quản trị dự án.

Đặc điểm:

• Làm việc theo sprint: Quy trình được chia thành các chu kỳ ngắn (thường là 2 tuần) gọi là sprint, giúp nhanh chóng đánh giá và điều chỉnh công việc.
• Tập trung vào người dùng: Quy trình Agile chú trọng vào nhu cầu và phản hồi của khách hàng, từ đó điều chỉnh sản phẩm/dịch vụ cho phù hợp.
• Tự tổ chức đội nhóm: Các nhóm tự quản lý công việc và tổ chức các cuộc họp đánh giá tiến độ.
• Linh hoạt và sáng tạo: Quản lý linh hoạt giúp nhân viên có thể sáng tạo và thử nghiệm các phương pháp mới mà không bị giới hạn bởi các quy trình cứng nhắc.
• Quy trình cải tiến liên tục: Sau mỗi sprint, nhóm sẽ tổ chức các cuộc họp để đánh giá kết quả và tìm cách cải thiện quy trình làm việc.

7.3. Quản trị dựa trên dữ liệu (Data-Driven Management)

Quản trị dựa trên dữ liệu là xu hướng quản lý hiện đại tập trung vào việc sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định thay vì chỉ dựa vào cảm tính hay kinh nghiệm. Các công ty sử dụng dữ liệu lớn (Big Data) và công nghệ phân tích để tối ưu hóa các quy trình, nâng cao năng suất và phát hiện các cơ hội mới. Quản trị dựa trên dữ liệu không chỉ áp dụng trong các ngành công nghệ mà còn rất hữu ích trong lĩnh vực bán lẻ, sản xuất và dịch vụ.

Đặc điểm:

• Quyết định dựa trên dữ liệu: Mọi quyết định chiến lược và tác nghiệp đều được đưa ra dựa trên dữ liệu thực tế thay vì cảm tính.
• Sử dụng công nghệ phân tích dữ liệu: Các công cụ như Google Analytics, Power BI, và Tableau giúp phân tích và trực quan hóa dữ liệu để đưa ra quyết định.
• Dự báo và tối ưu hóa: Dữ liệu được sử dụng để dự báo xu hướng, tối ưu hóa sản xuất, quản lý tồn kho, và tối ưu hóa các chiến dịch marketing.
• Tăng cường trải nghiệm khách hàng: Phân tích dữ liệu khách hàng giúp tạo ra các chiến lược cá nhân hóa, nâng cao trải nghiệm khách hàng.
• Dữ liệu thực tế: Thu thập và phân tích dữ liệu từ các nguồn khác nhau như social media, website, và feedback của khách hàng để cải thiện quy trình vận hành.

7.4. Quản trị dựa vào chuyển đổi số (Digital Transformation)

Quản trị dựa vào chuyển đổi số là xu hướng áp dụng công nghệ số hóa vào tất cả các lĩnh vực trong doanh nghiệp, từ quy trình sản xuất đến giao tiếp và dịch vụ khách hàng. Chuyển đổi số không chỉ đơn thuần là việc áp dụng các công nghệ mới mà còn là sự thay đổi trong cách thức vận hành, quản lý và tương tác với khách hàng. Sự chuyển đổi số giúp các doanh nghiệp không chỉ cải thiện hiệu quả mà còn tạo ra giá trị bền vững trong dài hạn.

Đặc điểm:

• Sử dụng công nghệ để cải tiến quy trình: Doanh nghiệp áp dụng các công nghệ số như cloud computing, IoT, AI vào quy trình sản xuất, phân phối, và chăm sóc khách hàng.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Chuyển đổi số giúp nâng cao sự tiện lợi và cá nhân hóa trải nghiệm của khách hàng thông qua các nền tảng kỹ thuật số.
• Tối ưu hóa hoạt động nội bộ: Sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp (ERP, CRM) để kết nối và tối ưu các hoạt động nội bộ như quản lý tài chính, kho vận, và nhân sự.
• Cộng tác và giao tiếp hiệu quả: Công nghệ như Slack, Microsoft Teams, và Zoom giúp tăng cường sự cộng tác và giao tiếp giữa các phòng ban và nhóm làm việc.
• Phân tích và ra quyết định dựa trên dữ liệu: Các công cụ phân tích giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác và kịp thời dựa trên dữ liệu thu thập được.
   

Quản trị vận hành hiện đại không chỉ giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn mang đến cơ hội phát triển bền vững. Việc áp dụng các công nghệ như AI, Big Data, và tự động hóa sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, giảm thiểu sai sót và cải thiện sự linh hoạt trong vận hành. Qua bài viết trên, AI First mong rằng sẽ giúp các doanh nghiệp SMEs hoạt động hiệu quả hơn trong quá trình chuyển đổi số, có những giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp không chỉ tồn tại mà còn phát triển mạnh mẽ trong tương lai.