GIẢI PHÁP GIÚP DOANH NGHIỆP CẮT GIẢM NHÂN SỰ, TINH GỌN BỘ MÁY

Cắt giảm nhân sự không chỉ là một biện pháp tạm thời mà còn là chiến lược dài hạn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. Việc xây dựng một quy trình cắt giảm nhân sự hợp lý giúp doanh nghiệp duy trì sự phát triển bền vững, đặc biệt trong bối cảnh kinh tế đầy biến động. Cùng AI First tìm hiểu những giải pháp cắt giảm nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp, đồng thời giúp doanh nghiệp giảm bớt sự phụ thuộc vào nhân sự truyền thống, tối ưu hóa nguồn lực hiệu quả.

1. Thực trạng cắt giảm nhân sự hiện nay tại các doanh nghiệp

Trong năm 2025, cắt giảm nhân sự tiếp tục là một xu hướng quan trọng tại nhiều doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu đối mặt với nhiều thách thức. Các công ty đang phải tối ưu hóa hoạt động để giảm chi phí, nâng cao hiệu quả, và duy trì sức cạnh tranh trong một thị trường đầy biến động. Một trong những yếu tố chính thúc đẩy xu hướng này là sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, đặc biệt là tự động hóa và trí tuệ nhân tạo (AI),giúp thay thế nhiều công việc lặp đi lặp lại và giảm bớt sự phụ thuộc vào nguồn nhân lực. 

Bên cạnh đó, sau những cú sốc kinh tế toàn cầu và các thay đổi trong mô hình làm việc, doanh nghiệp cũng buộc phải tái cấu trúc để thích nghi với các nhu cầu mới, giảm bớt bộ máy hành chính và tăng cường tính linh hoạt. Tuy nhiên, việc cắt giảm nhân sự cũng mang lại những thách thức lớn, bao gồm việc giữ vững tinh thần và năng suất của đội ngũ còn lại, đồng thời tìm cách duy trì văn hóa doanh nghiệp trong khi thực hiện các biện pháp tinh gọn. 

2. Vì sao SMEs cần tối ưu cơ cấu nhân sự trong bối cảnh công nghệ AI

Trong bối cảnh kinh tế biến động không ngừng, thị trường cạnh tranh gay gắt, cộng với làn sóng công nghệ AI phát triển mạnh mẽ, các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) đang đứng trước áp lực phải thay đổi để tồn tại và phát triển. Việc giữ nguyên một bộ máy cồng kềnh, nặng chi phí nhưng lại thiếu tính linh hoạt không chỉ khiến SMEs nhanh chóng bị hụt hơi, mà còn làm mất lợi thế trước các đối thủ đã nhanh chân chuyển đổi số. Đây chính là lúc doanh nghiệp cần cắt giảm nhân sự, tối ưu bộ máy.

1 - Giảm chi phí cố định và tăng biên lợi nhuận

Với đa số doanh nghiệp SMEs, chi phí nhân sự luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí vận hành, thường dao động từ 30% đến 60% tùy ngành. Điều này đồng nghĩa, chỉ cần doanh thu biến động nhẹ, dòng tiền sẽ ngay lập tức gặp áp lực. Trong khi đó, thị trường hiện nay ngày càng cạnh tranh khốc liệt, người tiêu dùng thắt chặt chi tiêu, và chi phí nguyên vật liệu cũng tăng. Vì vậy, nếu không chủ động tinh gọn bộ máy, giảm bớt các vị trí dư thừa hoặc kém hiệu quả và cắt giảm chi phí nhân sự, SMEs sẽ sớm rơi vào tình trạng “lãi giả, lỗ thật”, lợi nhuận bị bào mòn chỉ để nuôi một cơ cấu nhân sự cồng kềnh.

2 - Thích ứng với sự thay đổi nhanh của công nghệ

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 và sự bùng nổ của AI đang làm thay đổi hoàn toàn cách vận hành của doanh nghiệp. Từ phần mềm CRM tự động chăm sóc khách hàng, các chatbot trực tuyến hoạt động 24/7, cho tới hệ thống AI marketing automation tự phân loại khách và gửi email tất cả đều đang giảm dần sự cần thiết của những công việc thủ công lặp đi lặp lại. Nếu doanh nghiệp vẫn giữ nguyên mô hình nhân sự kiểu cũ, với nhiều vị trí nhập liệu, quản lý file Excel hay gọi nhắc khách hàng, sẽ sớm bị tụt lại phía sau các đối thủ đã chuyển đổi số mạnh mẽ. Tối ưu nhân sự chính là bước chuẩn bị để SMEs thích ứng nhanh hơn với công nghệ mới, duy trì lợi thế cạnh tranh.

3 - Tập trung nguồn lực vào công việc mang lại giá trị cao

Một đội ngũ quá đông nhưng phần lớn làm các công việc vận hành, thủ công sẽ khiến doanh nghiệp bị trì trệ, thiếu nhân sự cho những nhiệm vụ then chốt như phát triển sản phẩm mới, thiết kế trải nghiệm khách hàng, hay hoạch định chiến lược. Trong khi đó, AI và tự động hóa hoàn toàn có thể đảm nhận khối lượng lớn công việc hành chính, báo cáo, tổng hợp số liệu, để con người tập trung cho các hoạt động sáng tạo và ra quyết định. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ cắt giảm được chi phí mà còn gia tăng được năng lực đổi mới, tăng tốc độ thích ứng thị trường.

4 - Duy trì khả năng cạnh tranh và phát triển lâu dài

Thực tế cho thấy, ngay cả những tập đoàn khổng lồ như Google, Amazon hay Meta cũng đang cắt giảm hàng chục nghìn nhân sự để tái cấu trúc và tái đầu tư vào công nghệ AI. Chính vì vậy, việc tối ưu nhân sự, áp dụng AI để giảm phụ thuộc vào lao động phổ thông, chính là cách duy nhất giúp doanh nghiệp duy trì sức khỏe tài chính, bảo vệ biên lợi nhuận và có đủ nguồn lực tái đầu tư cho các dự án mới. Đây không còn là lựa chọn, mà đã trở thành con đường bắt buộc nếu muốn tồn tại và phát triển bền vững.

3. Giải pháp giúp doanh nghiệp cắt giảm nhân sự, tinh gọn đội ngũ

Việc cắt giảm nhân sự và tinh gọn đội ngũ là một chiến lược cần thiết để giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. Dưới đây là những giải pháp giúp doanh nghiệp thực hiện quá trình này một cách hiệu quả và bền vững.

3.1. Đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên 

Để quyết định cắt giảm nhân sự một cách hợp lý, doanh nghiệp cần đánh giá chính xác hiệu quả công việc của từng nhân viên. Việc này giúp xác định rõ những nhân sự có hiệu suất làm việc cao và những người không đóng góp đủ vào sự phát triển chung của công ty. Các công cụ đánh giá hiệu suất như KPI (Key Performance Indicator) hoặc OKR (Objectives and Key Results) có thể hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và đo lường hiệu quả công việc một cách khách quan. 

Tối ưu hóa đánh giá hiệu quả công việc:

• Kết hợp công cụ đo lường tự động: Sử dụng phần mềm quản lý hiệu suất giúp tự động hóa việc theo dõi và đánh giá công việc.
• Thực hiện đánh giá thường xuyên: Đảm bảo rằng việc đánh giá hiệu quả công việc được thực hiện định kỳ để có thể điều chỉnh kịp thời.

Thông qua đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định tinh gọn đội ngũ, tập trung vào những nhân sự có năng lực thực sự.

3.2. Tinh gọn các bộ phận không cần thiết

Tinh gọn bộ máy tổ chức là một bước quan trọng trong việc giảm bớt nhân sự không cần thiết. Để làm điều này, doanh nghiệp cần phân tích các bộ phận trong tổ chức và xác định những bộ phận không còn phù hợp với chiến lược phát triển hoặc không tạo ra giá trị tương xứng với chi phí duy trì. Các bộ phận này có thể được tái cấu trúc, hợp nhất hoặc loại bỏ hoàn toàn.

Cách thực hiện:

• Phân tích lại cơ cấu tổ chức: Rà soát lại tất cả các bộ phận trong công ty và xác định những bộ phận có chức năng trùng lặp.
• Hợp nhất các phòng ban: Tinh gọn các phòng ban, hợp nhất những phòng ban có chức năng tương tự để giảm số lượng nhân viên cần thiết.

3.3. Áp dụng công nghệ và tự động hóa quy trình

Áp dụng công nghệ và tự động hóa quy trình là giải pháp hiệu quả giúp giảm sự phụ thuộc vào nhân sự cho các công việc tốn thời gian và mang tính lặp lại. Các công cụ như phần mềm quản lý công việc, hệ thống ERP, CRM, hoặc các công cụ tự động hóa marketing (Marketing Automation) sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, giảm bớt công việc thủ công, và tăng năng suất lao động mà không cần mở rộng đội ngũ nhân viên.

Các ứng dụng công nghệ phổ biến:

• AI Chatbot: Sử dụng công cụ AI Chatbot để tự động hóa dịch vụ khách hàng và các quy trình chăm sóc khách hàng.
• Phần mềm quản lý công việc: Tích hợp các phần mềm như Asana, Trello, hoặc Monday.com giúp tự động hóa việc theo dõi tiến độ công việc và tối ưu hóa các quy trình trong nội bộ.

3.4. Tổ chức lại cơ cấu nhân sự

Tổ chức lại cơ cấu nhân sự là một chiến lược quan trọng trong việc giảm bớt các bộ phận không cần thiết và tối ưu hóa sự phân bổ nhân lực. Việc tổ chức lại có thể bao gồm việc thay đổi các vị trí, phân chia lại công việc giữa các phòng ban hoặc tái cơ cấu các nhóm làm việc sao cho hiệu quả hơn.

Cách thức thực hiện:

• Xem xét lại các vai trò và nhiệm vụ: Đánh giá lại từng vị trí và nhiệm vụ của nhân viên, đảm bảo rằng mỗi nhân viên đều có một vai trò rõ ràng và có thể đóng góp tối đa vào mục tiêu chung của công ty.
• Phân bổ lại công việc: Cân nhắc việc phân bổ lại các công việc quan trọng cho các phòng ban hoặc nhóm có năng lực cao hơn để nâng cao hiệu quả công việc.

3.5. Tối ưu hóa quy trình làm việc

Một trong những phương thức hiệu quả để tinh gọn đội ngũ là tối ưu hóa các quy trình làm việc trong công ty. Quy trình làm việc không hiệu quả có thể làm giảm năng suất và tạo thêm gánh nặng cho đội ngũ nhân viên. Doanh nghiệp cần phải rà soát và cải thiện các quy trình làm việc để giảm thiểu lãng phí thời gian và tăng cường hiệu quả công việc.

Các bước tối ưu hóa quy trình:

• Đánh giá các quy trình hiện tại: Phân tích các quy trình làm việc trong công ty để tìm ra những điểm yếu, lãng phí hoặc không cần thiết.
• Áp dụng các phương pháp Lean: Sử dụng các phương pháp Lean để loại bỏ các bước thừa trong quy trình và làm việc hiệu quả hơn.

3.6. Xây dựng văn hóa làm việc hiệu quả

Cuối cùng, xây dựng một văn hóa làm việc hiệu quả là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp cắt giảm nhân sự mà không làm ảnh hưởng đến tinh thần và hiệu suất làm việc của đội ngũ còn lại. Một môi trường làm việc tập trung vào hiệu quả, sáng tạo và sự hợp tác sẽ giúp nhân viên có thể làm việc tối ưu với ít sự giám sát hơn.

Các yếu tố tạo nên văn hóa làm việc hiệu quả:

• Khuyến khích sáng tạo và đổi mới: Tạo ra môi trường làm việc linh hoạt, khuyến khích nhân viên đóng góp ý tưởng và cải tiến quy trình làm việc.
• Giao tiếp rõ ràng và minh bạch: Đảm bảo rằng mọi nhân viên hiểu rõ mục tiêu, kỳ vọng và vai trò của mình trong tổ chức.
• Đào tạo và phát triển: Đầu tư vào việc đào tạo nhân viên để họ có thể hoàn thiện kỹ năng và nâng cao năng suất công việc.

4. Quy trình triển khai cắt giảm nhân sự cho doanh nghiệp

Việc cắt giảm nhân sự là một quyết định khó khăn nhưng đôi khi cần thiết để tối ưu hóa nguồn lực và đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Để triển khai cắt giảm nhân sự một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện một quy trình chặt chẽ, rõ ràng và minh bạch. Dưới đây là các bước chi tiết giúp doanh nghiệp thực hiện quy trình cắt giảm nhân sự.

Bước 1: Đánh giá và phân tích nhu cầu cắt giảm

Trước khi tiến hành cắt giảm nhân sự, doanh nghiệp cần thực hiện một đánh giá toàn diện về tình hình hiện tại. Việc này bao gồm việc phân tích các yếu tố như hiệu quả công việc, mức độ cần thiết của từng bộ phận, và các yếu tố tác động từ thị trường, công nghệ, hoặc chiến lược phát triển dài hạn của doanh nghiệp.

• Phân tích hiệu quả công việc: Đánh giá hiệu suất làm việc của từng nhân viên và các bộ phận để xác định những vị trí, phòng ban có thể cắt giảm.
• Xem xét chiến lược dài hạn: Tìm hiểu xem các bộ phận hiện tại có phù hợp với các mục tiêu chiến lược phát triển của doanh nghiệp trong tương lai hay không.
• Dự báo xu hướng thị trường: Xác định các yếu tố bên ngoài tác động như sự thay đổi của ngành, công nghệ, và tình hình kinh tế có thể ảnh hưởng đến nhu cầu nhân sự.

Bước 2: Xây dựng chiến lược và kế hoạch cắt giảm

Sau khi đánh giá nhu cầu cắt giảm, doanh nghiệp cần xây dựng một chiến lược cắt giảm nhân sự chi tiết. Kế hoạch này phải rõ ràng và được thực hiện một cách công bằng để tránh gây bất ổn trong nội bộ doanh nghiệp.

• Xác định phạm vi cắt giảm: Chọn ra những bộ phận hoặc vị trí cần cắt giảm dựa trên các phân tích trước đó.
• Lên kế hoạch chi tiết: Xác định thời gian cắt giảm, số lượng nhân viên bị ảnh hưởng, và cách thức tiến hành.
• Chính sách hỗ trợ nhân viên: Xây dựng các gói hỗ trợ cho nhân viên bị ảnh hưởng như trợ cấp thôi việc, đào tạo lại, hoặc tư vấn nghề nghiệp.

Bước 3: Tích hợp ứng dụng AI để đánh giá hiệu quả nhân sự

Sử dụng các công nghệ tiên tiến như AI và phân tích dữ liệu để đánh giá chính xác hơn hiệu quả làm việc của nhân viên là một bước quan trọng trong quy trình cắt giảm nhân sự. AI có thể hỗ trợ doanh nghiệp phân tích hiệu suất công việc một cách khách quan và đưa ra các quyết định hợp lý hơn.

• Ứng dụng AI trong đánh giá hiệu suất: Sử dụng các phần mềm AI để theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên dựa trên các chỉ số KPIs.
• Dự báo nhu cầu nhân sự: AI có thể phân tích các xu hướng tương lai và dự báo nhu cầu nhân sự trong các bộ phận khác nhau, từ đó giúp quyết định các bộ phận cần giảm thiểu nhân sự.

Bước 4: Thông báo cho các bộ phận liên quan và nhân viên

Việc thông báo về kế hoạch cắt giảm nhân sự cần được thực hiện một cách minh bạch và công bằng. Doanh nghiệp nên thông báo cho các bộ phận liên quan và nhân viên một cách rõ ràng về lý do, quy trình và các bước tiếp theo.

Các bước cần thực hiện:

• Thông báo trước cho bộ phận nhân sự và quản lý cấp cao: Đảm bảo rằng các bộ phận quan trọng sẽ có thời gian chuẩn bị và hỗ trợ trong quá trình cắt giảm.
• Thông báo cho nhân viên bị ảnh hưởng: Cung cấp thông tin rõ ràng về các quyết định cắt giảm nhân sự và các gói hỗ trợ.

Bước 5: Đưa ra quyết định cuối cùng và thực hiện

Sau khi đã thông báo và chuẩn bị đầy đủ, doanh nghiệp cần đưa ra quyết định cuối cùng về việc cắt giảm nhân sự và thực hiện kế hoạch đã đề ra. Quá trình này cần phải được tiến hành nhanh chóng nhưng cũng cần đảm bảo sự công bằng và tôn trọng đối với các nhân viên bị ảnh hưởng.

• Chốt danh sách nhân viên cắt giảm: Dựa trên các phân tích trước đó, lựa chọn những nhân viên cần được cắt giảm.
• Thực hiện cắt giảm: Tiến hành thực hiện các biện pháp cắt giảm nhân sự theo đúng kế hoạch và đảm bảo không gây xáo trộn quá lớn trong công ty.

Bước 6: Hỗ trợ tinh thần và đào tạo lại nhân viên

Để đảm bảo rằng tinh thần của đội ngũ nhân viên còn lại không bị ảnh hưởng, doanh nghiệp cần có các chương trình hỗ trợ, đào tạo lại nhân viên để họ có thể thích ứng với thay đổi.

• Chương trình hỗ trợ tinh thần: Tổ chức các cuộc gặp gỡ, tư vấn tâm lý để giúp nhân viên vượt qua giai đoạn chuyển đổi.
• Đào tạo lại nhân viên: Cung cấp các khóa đào tạo, chương trình phát triển kỹ năng để giúp nhân viên có thể tiếp tục đóng góp hiệu quả trong các công việc mới.

Bước 7: Đánh giá và theo dõi kết quả cắt giảm

Sau khi thực hiện cắt giảm nhân sự, doanh nghiệp cần theo dõi và đánh giá kết quả của quá trình này. Việc này giúp doanh nghiệp xác định xem chiến lược cắt giảm có mang lại hiệu quả như mong đợi hay không và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.

• Theo dõi hiệu quả sau cắt giảm: Đánh giá lại năng suất làm việc, mức độ hài lòng của nhân viên và tác động đến hiệu quả công việc.
• Điều chỉnh chiến lược nếu cần: Dựa trên kết quả theo dõi, doanh nghiệp có thể điều chỉnh chiến lược nhân sự để đạt được mục tiêu lâu dài.

5. Tương lai của việc giảm lệ thuộc vào nhân sự trong doanh nghiệp

Tương lai của việc giảm lệ thuộc vào nhân sự trong doanh nghiệp sẽ chứng kiến sự chuyển mình mạnh mẽ với sự áp dụng rộng rãi của công nghệ, tự động hóa và trí tuệ nhân tạo (AI). Các doanh nghiệp sẽ ngày càng tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm bớt sự phụ thuộc vào đội ngũ nhân viên cho các công việc lặp lại và chuyển hướng tập trung vào những nhiệm vụ chiến lược, sáng tạo.

• Tăng cường sử dụng công nghệ tự động hóa và AI: Các doanh nghiệp ngày càng áp dụng công nghệ để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, từ đó giảm bớt sự phụ thuộc vào nhân sự trong các công việc hành chính, sản xuất và dịch vụ khách hàng.
• Phát triển các công cụ và phần mềm tối ưu hóa quy trình làm việc: Các phần mềm quản lý công việc, tài chính, nhân sự sẽ ngày càng thông minh hơn, giúp giảm bớt các nhiệm vụ mà nhân viên phải thực hiện thủ công. Các công cụ phần mềm này sẽ tích hợp AI để tự động hóa các phân tích, dự báo và ra quyết định, giúp giảm bớt sự can thiệp của nhân sự trong các công việc.
• Tạo ra môi trường làm việc linh hoạt với sự hỗ trợ của công nghệ: Việc tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt với sự hỗ trợ của công nghệ không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn góp phần giảm bớt sự phụ thuộc vào nhân sự. Công nghệ, đặc biệt là các công cụ tự động hóa và trí tuệ nhân tạo (AI), đang thay đổi cách thức vận hành của các doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà không cần phải mở rộng đội ngũ nhân sự.

Cắt giảm nhân sự là một phần không thể thiếu trong quá trình tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để thực hiện điều này hiệu quả, doanh nghiệp cần phải có chiến lược rõ ràng để đưa ra quyết định chính xác. Bài viết trên, AI First đã cung cấp những giải pháp mạnh mẽ giúp các doanh nghiệp không chỉ giảm bớt chi phí nhân sự mà còn cải thiện quy trình làm việc và nâng cao năng suất.