3 CẤP ĐỘ CHUYỂN ĐỔI SỐ VÀ LỘ TRÌNH PHÙ HỢP CHO DOANH NGHIỆP SME

Chuyển đổi số không chỉ là xu hướng, mà là chiến lược sống còn cho doanh nghiệp trong kỷ nguyên số. Bài viết này AI FIRST sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ 3 cấp độ chuyển đổi số, khám phá chi tiết các giai đoạn chuyển đổi số và áp dụng hiệu quả các giải pháp chuyển đổi số phù hợp. Từ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu vận hành, nâng cao năng lực cạnh tranh và bứt phá doanh thu.

1. Khó khăn khi doanh nghiệp chưa biết cách chuyển đổi số

Chuyển đổi số không chỉ dừng lại ở việc ứng dụng các công nghệ tiên tiến như Trí tuệ nhân tạo (AI), Internet vạn vật (IoT), Dữ liệu lớn (Big Data) vào các quy trình sẵn có. Quan trọng hơn, nó đòi hỏi một tư duy đổi mới và một cách tiếp cận mang tính đột phá, khác biệt hoàn toàn so với các phương thức truyền thống trong bán hàng, marketing và chăm sóc khách hàng.

Việc không hiểu rõ bản chất, quy trình và công cụ chuyển đổi số khiến nhiều doanh nghiệp rơi vào tình trạng rối loạn, lãng phí tài nguyên, và bỏ lỡ cơ hội phát triển. Dưới đây là những khó khăn điển hình mà doanh nghiệp gặp phải khi chưa biết cách chuyển đổi số:

• Thiếu định hướng chiến lược rõ ràng: Doanh nghiệp không xác định được mục tiêu cụ thể cho chuyển đổi số nên dễ triển khai dàn trải, không hiệu quả. Điều này khiến công nghệ trở thành “gánh nặng” thay vì công cụ tăng trưởng.

• Lúng túng trong việc lựa chọn công nghệ phù hợp: Không biết công cụ nào thực sự cần thiết cho giai đoạn hiện tại. Kết quả là hoặc không triển khai gì, hoặc chọn nhầm công nghệ đắt đỏ nhưng không tạo ra giá trị thực tế.

• Thiếu nhân sự nội bộ am hiểu công nghệ: Đội ngũ vận hành chủ yếu quen với mô hình truyền thống, không có kỹ năng sử dụng phần mềm hay công cụ số. Điều này khiến doanh nghiệp mất thời gian đào tạo hoặc phải phụ thuộc hoàn toàn vào đơn vị bên ngoài.

• Không có ngân sách rõ ràng cho chuyển đổi số: Chi phí là rào cản lớn với nhiều doanh nghiệp SME. Tuy nhiên, do không lên kế hoạch tài chính cho việc này từ đầu nên dễ bị sốc khi triển khai hoặc đầu tư theo cảm tính, thiếu kiểm soát.

• Lo sợ thay đổi mô hình vận hành cũ: Chủ doanh nghiệp và quản lý trung gian ngại thay đổi, sợ rủi ro, sợ nhân viên không thích nghi. Tâm lý trì hoãn này khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội tăng tốc và dễ bị tụt lại phía sau.

• Không đo lường được hiệu quả sau khi chuyển đổi: Ngay cả khi đã thử áp dụng công nghệ, nhiều doanh nghiệp vẫn không thiết lập KPIs rõ ràng, không có công cụ đo lường. Hệ quả là không biết cái gì hiệu quả, cái gì cần điều chỉnh, dẫn đến thất bại hoặc bỏ cuộc giữa chừng.

2. Vai trò của chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Chuyển đổi số không chỉ đơn thuần là ứng dụng công nghệ mà còn là đòn bẩy chiến lược giúp doanh nghiệp tăng tốc, thích nghi và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh số. Khi được triển khai đúng cách, chuyển đổi số mang lại những giá trị thiết thực vượt xa việc tiết kiệm chi phí hay tự động hóa đơn thuần.

• Tăng tốc ra quyết định nhờ dữ liệu thời gian thực: Thay vì ra quyết định dựa trên cảm tính hoặc báo cáo lỗi thời, chuyển đổi số giúp doanh nghiệp truy cập và phân tích dữ liệu theo thời gian thực. Điều này giúp ban lãnh đạo nắm bắt tình hình tức thì và phản ứng nhanh hơn trước thị trường.

• Tăng trưởng doanh thu qua trải nghiệm khách hàng số hóa: Thông qua CRM, chatbot, cá nhân hóa nội dung và bán hàng đa kênh, doanh nghiệp có thể phục vụ khách hàng hiệu quả hơn, đúng lúc, đúng nhu cầu. Điều này tạo ra sự hài lòng và gia tăng tỷ lệ chuyển đổi mua hàng.

• Tối ưu vận hành và tăng năng suất toàn hệ thống: Việc tích hợp công nghệ vào quy trình giúp giảm thao tác lặp lại, hạn chế lỗi và giải phóng sức lao động thủ công. Nhân sự được tập trung vào công việc có giá trị cao hơn như sáng tạo và phát triển sản phẩm.

• Gia tăng khả năng mở rộng và thích ứng mô hình kinh doanh: Doanh nghiệp có thể dễ dàng mở thêm chi nhánh, tích hợp thêm sản phẩm, hoặc thử nghiệm mô hình mới (như kinh doanh online, D2C…) mà không cần phá vỡ hệ thống cũ nhờ nền tảng số linh hoạt.

• Tăng tính minh bạch và kiểm soát trong quản trị: Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình rõ ràng, phân quyền hợp lý, giám sát hiệu suất theo thời gian thực. Điều này giúp tránh thất thoát, kiểm soát rủi ro và nâng cao kỷ luật nội bộ.

• Nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường: Với hệ thống công nghệ bài bản, doanh nghiệp có thể phản ứng nhanh hơn với xu hướng tiêu dùng, ra mắt sản phẩm mới đúng thời điểm và định vị thương hiệu mạnh mẽ hơn so với đối thủ truyền thống.

3. 3 cấp độ chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Chuyển đổi số là một hành trình, không phải là một cú nhảy. Doanh nghiệp muốn số hóa thành công cần hiểu rõ mình đang ở đâu và cần tiến đến đâu. Theo mô hình được nhiều chuyên gia khuyến nghị, quá trình này gồm 3 cấp độ phát triển từ cơ bản đến toàn diện. Mỗi cấp độ giúp doanh nghiệp tăng trưởng hiệu quả theo đúng khả năng và nguồn lực.

3.1. Cấp độ số hóa dữ liệu (Digitization)

Đây là bước khởi đầu trong hành trình chuyển đổi số, nơi doanh nghiệp chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý (giấy tờ, sổ sách) sang dạng dữ liệu số. Mục tiêu chính là giúp dữ liệu dễ lưu trữ, truy xuất nhanh chóng và tạo nền tảng cho những cấp độ số hóa tiếp theo.

Giá trị cốt lõi: Tăng khả năng tiếp cận và quản lý thông tin hiệu quả, giảm rủi ro mất mát dữ liệu, tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý.

Các ứng dụng phổ biến trong doanh nghiệp:

• Quét và lưu trữ tài liệu bằng PDF, cloud (Google Drive, Dropbox…)

• Sử dụng phần mềm kế toán thay vì sổ ghi chép tay

• Chuyển hồ sơ nhân sự, hợp đồng, tài liệu sản phẩm sang dạng điện tử (DMS)

• Ghi chú, giao việc, chia sẻ nội bộ qua các nền tảng số (Notion, Google Docs, Zalo OA nội bộ…)

Ví dụ thực tế: Một spa đang vận hành thủ công có thể bắt đầu bằng việc số hóa thông tin khách hàng, từ giấy đăng ký dịch vụ sang file Excel hoặc phần mềm quản lý khách hàng cơ bản. Nhờ vậy, họ có thể dễ dàng tra cứu lịch sử chăm sóc, sở thích khách hàng, đồng thời giảm thiểu thất lạc thông tin.

Kết quả đạt được:

• Dữ liệu rõ ràng, dễ dàng tìm kiếm

• Tăng hiệu suất làm việc nhờ giảm thao tác giấy tờ

• Là nền móng quan trọng cho số hóa quy trình và vận hành

3.2. Cấp độ số hóa quy trình (Digitalization)

Sau khi đã hoàn thành việc số hóa dữ liệu, doanh nghiệp cần chuyển sang bước tiếp theo: số hóa các quy trình làm việc nội bộ để tăng hiệu suất, giảm lỗi và tối ưu vận hành. Đây là giai đoạn nhiều doanh nghiệp SME cảm nhận rõ sự “lột xác” khi những việc thủ công lặp đi lặp lại được thay bằng hệ thống tự động.

Giá trị cốt lõi: Giúp các bộ phận trong doanh nghiệp hoạt động đồng bộ, nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm nhân lực.

Các ứng dụng tiêu biểu trong số hóa quy trình:

• CRM (Customer Relationship Management): Quản lý và chăm sóc khách hàng hiệu quả, theo dõi hành trình mua hàng từ lúc tiếp cận đến sau bán.

• Phần mềm ERP: Tích hợp quy trình các phòng ban như bán hàng, kho, kế toán, sản xuất… vào một nền tảng duy nhất.

• HRM – Phần mềm quản trị nhân sự: Tự động chấm công, tính lương, theo dõi hiệu suất nhân sự.

• Workflow & Task Management: Giao việc, kiểm soát tiến độ, báo cáo tự động thông qua các nền tảng như Trello, Asana, Base.vn.

Ví dụ thực tế: Một doanh nghiệp phân phối mỹ phẩm trước đây xử lý đơn hàng thủ công (gọi điện, ghi phiếu, gửi Zalo…) dẫn đến thất thoát đơn và chậm xử lý. Sau khi triển khai phần mềm quản lý bán hàng có tích hợp CRM và quản lý kho, quy trình xử lý rút ngắn 60%, đồng thời tồn kho và doanh số đều được báo cáo theo thời gian thực.

Lợi ích đạt được:

• Giảm thời gian xử lý công việc nhờ tự động hóa

• Tăng hiệu suất làm việc của đội ngũ

• Tránh rủi ro sai sót do thao tác thủ công

• Có dữ liệu minh bạch để ra quyết định quản trị chính xác

3.3. Cấp độ số hóa toàn diện (Digital Transformation)

Số hóa toàn diện là giai đoạn chuyển đổi sâu nhất, khi doanh nghiệp không chỉ ứng dụng công nghệ vào vận hành mà còn tái cấu trúc toàn bộ mô hình kinh doanh, định nghĩa lại cách tạo ra giá trị và phục vụ khách hàng trong môi trường số. Đây không còn là câu chuyện của “cải tiến”, mà là bước chuyển chiến lược để thích nghi và bứt phá trong kỷ nguyên số.

Giá trị cốt lõi: Đổi mới toàn diện cách doanh nghiệp hoạt động, ra quyết định dựa trên dữ liệu, tăng tốc đổi mới sản phẩm/dịch vụ, và tăng khả năng thích ứng với thị trường biến động.

Các đặc điểm chính của cấp độ này:

• Tích hợp toàn bộ hệ thống số: ERP, CRM, DMS, HRM, BI, AI được kết nối và đồng bộ hóa dữ liệu real-time.

• Vận hành trên nền tảng số 100%: Không còn quy trình thủ công, mọi bộ phận đều hoạt động trên môi trường số.

• Tái thiết mô hình kinh doanh: Từ mô hình offline sang online (D2C), từ bán lẻ truyền thống sang thương mại điện tử, hoặc tạo ra dịch vụ/sản phẩm mới hoàn toàn nhờ công nghệ.

• Ra quyết định dựa trên dữ liệu (Data-driven decision): Ứng dụng AI, Big Data và các công cụ BI để phân tích, dự đoán xu hướng và tối ưu hiệu suất.

Ví dụ thực tế: Một chuỗi nhà hàng F&B sau khi triển khai hệ thống ERP – POS – CRM đã không chỉ tối ưu vận hành mà còn chuyển sang mô hình bán hàng trực tuyến đa kênh. Đồng thời, ứng dụng AI phân tích dữ liệu tiêu dùng để thiết kế thực đơn, điều chỉnh giá bán theo khu vực và tối ưu chuỗi cung ứng, từ đó gia tăng doanh thu 30% chỉ trong 6 tháng.

Lợi ích khi đạt cấp độ số hóa toàn diện:

• Tăng trưởng bền vững: Mô hình kinh doanh linh hoạt, ít phụ thuộc vào thị trường truyền thống.

• Tối ưu nguồn lực toàn diện: Nhân sự, tài chính, vận hành và marketing đều được tự động hóa và đo lường hiệu quả.

• Tăng khả năng mở rộng và đổi mới: Dễ dàng mở chi nhánh, triển khai sản phẩm/dịch vụ mới mà không phải "xây lại từ đầu".

• Khả năng cạnh tranh vượt trội: Không chỉ cạnh tranh bằng giá, mà bằng trải nghiệm, dữ liệu và mô hình vận hành tinh gọn.

4. Lộ trình triển khai theo các giai đoạn chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Một trong những sai lầm lớn nhất của các doanh nghiệp SME khi bắt đầu chuyển đổi số là không có lộ trình cụ thể, dẫn đến tình trạng “lắp công nghệ cho có”, triển khai nửa vời và không đo lường được hiệu quả. Vì vậy, chuyển đổi số cần được triển khai theo từng giai đoạn rõ ràng, có mục tiêu, ngân sách và kế hoạch phù hợp với nguồn lực doanh nghiệp.

4.1. Xác định mục tiêu của các giai đoạn chuyển đổi số

Trước khi thực hiện chuyển đổi số, doanh nghiệp cần trả lời câu hỏi: “Chuyển đổi số để làm gì, và ở mỗi giai đoạn cần đạt được điều gì?”

Không có một công thức chung cho mọi doanh nghiệp. Mục tiêu chuyển đổi số phải xuất phát từ vấn đề cốt lõi của doanh nghiệp, định hướng phát triển và nguồn lực thực tế.

• Ở cấp độ số hóa dữ liệu, mục tiêu có thể là:

• Chuẩn hóa và lưu trữ dữ liệu hiệu quả

• Truy xuất thông tin nhanh chóng, chính xác

• Xóa bỏ sự phụ thuộc vào giấy tờ, hồ sơ thủ công

• Ở cấp độ số hóa quy trình, mục tiêu nên hướng đến:

• Tự động hóa quy trình vận hành (bán hàng, chăm sóc khách hàng, quản lý nội bộ…)

• Tăng năng suất và hiệu quả làm việc

• Giảm sai sót và thời gian xử lý công việc

• Ở cấp độ số hóa toàn diện, mục tiêu thường là:

• Tái cấu trúc mô hình kinh doanh để thích nghi với thị trường số

• Ra quyết định nhanh nhờ hệ thống dữ liệu thời gian thực

• Tăng tốc tăng trưởng và khả năng mở rộng

Lưu ý: Doanh nghiệp không nên ôm đồm quá nhiều mục tiêu cùng lúc. Mỗi giai đoạn nên chỉ rõ 1-2 mục tiêu ưu tiên nhất, có thể đo lường và theo sát tiến độ.

4.2. Đánh giá thực trạng doanh nghiệp

Sau khi xác định được mục tiêu, bước tiếp theo là “soi gương” để biết mình đang ở đâu, từ đó xác định khoảng cách giữa thực tế và mục tiêu.

Đánh giá này giúp doanh nghiệp tránh lãng phí thời gian và tiền bạc vào những giải pháp không phù hợp. Một cuộc khảo sát nội bộ, phỏng vấn phòng ban hoặc dùng bộ công cụ đánh giá sẵn có sẽ giúp hình dung rõ tình trạng hiện tại.

Một số nội dung cần đánh giá:

• Năng lực số của đội ngũ:

• Nhân sự có quen sử dụng phần mềm hay vẫn làm việc thủ công?

• Các phòng ban có sẵn sàng thay đổi không?

• Mức độ ứng dụng công nghệ hiện tại:

• Doanh nghiệp đang dùng những công cụ gì? (Excel, phần mềm kế toán, CRM…)

• Dữ liệu có đang rải rác trên nhiều nền tảng? Có được đồng bộ không?

• Chất lượng dữ liệu hiện có:

• Dữ liệu khách hàng, bán hàng, tài chính có đầy đủ và đáng tin cậy không?

• Dữ liệu có được cập nhật thường xuyên không?

• Khả năng tài chính và hệ thống hạ tầng công nghệ:

• Hạ tầng (máy chủ, mạng nội bộ, bảo mật…) có đủ để tích hợp phần mềm không?

• Ngân sách có thể dành cho việc đầu tư công nghệ là bao nhiêu?

Kết quả mong đợi: Doanh nghiệp có thể xác định mình đang ở giai đoạn nào trong chuyển đổi số (bắt đầu – trung gian – sẵn sàng chuyển đổi toàn diện), từ đó chọn công cụ, giải pháp và đối tác phù hợp.

4.3. Dự trù ngân sách đầu tư cho từng giai đoạn

Một trong những sai lầm phổ biến khi chuyển đổi số là không lên kế hoạch tài chính rõ ràng, dẫn đến đầu tư thiếu kiểm soát, “vỡ trận” giữa chừng hoặc ngược lại, không dám đầu tư vì sợ tốn kém. Thực tế, chuyển đổi số không cần quá nhiều tiền ngay từ đầu, quan trọng là phân bổ ngân sách hợp lý theo từng giai đoạn, phù hợp với năng lực và chiến lược phát triển của doanh nghiệp.

1 - Ưu tiên theo cấp độ chuyển đổi số

• Giai đoạn số hóa dữ liệu (Digitization):

• Ngân sách đầu tư thấp, chủ yếu dành cho: máy scan, phần mềm lưu trữ tài liệu (Google Workspace, Dropbox), phần mềm kế toán cơ bản, chi phí đào tạo nhân sự nhập liệu.

• Ngân sách dự kiến: Từ 10-50 triệu đồng.

• Giai đoạn số hóa quy trình (Digitalization):

• Cần đầu tư mạnh hơn vào: CRM, ERP, phần mềm quản lý bán hàng, chăm sóc khách hàng, HRM, tích hợp công cụ marketing automation.

• Ngân sách dự kiến: 50-300 triệu đồng, tùy quy mô và số lượng phòng ban triển khai.

• Giai đoạn số hóa toàn diện (Digital Transformation):

• Đầu tư vào hệ sinh thái công nghệ tích hợp: BI (Business Intelligence), AI, Big Data, hệ thống báo cáo real-time, nền tảng số toàn doanh nghiệp.

• Ngân sách dự kiến: Từ vài trăm triệu đến vài tỷ đồng/năm, tùy ngành nghề và quy mô doanh nghiệp.

2 - Phân bổ ngân sách theo từng hạng mục cụ thể

Doanh nghiệp có thể phân chia như sau:

Doanh nghiệp nên bắt đầu từ triển khai thử nghiệm (pilot) để đo lường hiệu quả, sau đó mở rộng đầu tư ở những giai đoạn có tiềm năng sinh lợi cao nhất.

Mẹo cho SME tối ưu chi phí chuyển đổi số:

• Ưu tiên thuê nền tảng SaaS (dạng đăng ký theo tháng/năm) thay vì đầu tư phần mềm lớn.

• Tận dụng các công cụ miễn phí hoặc giá rẻ trong giai đoạn đầu như Notion, Google Workspace, ChatGPT, Trello…

• Chọn đối tác có giải pháp “trọn gói” theo ngành để tiết kiệm chi phí tích hợp.

• Đầu tư song song đào tạo đội ngũ để tránh lãng phí phần mềm không sử dụng hết tính năng.

4.4. Xây dựng kế hoạch và lộ trình chuyển đổi số chi tiết

Sau khi đã xác định rõ mục tiêu, đánh giá thực trạng và dự trù ngân sách, bước tiếp theo là lên kế hoạch và thiết kế lộ trình hành động. Đây là giai đoạn giúp doanh nghiệp thoát khỏi tình trạng “muốn làm nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu”, đồng thời đảm bảo quá trình chuyển đổi số diễn ra có trọng tâm, đúng người, đúng việc, đúng thời điểm.

5 yếu tố cần có trong một kế hoạch chuyển đổi số hiệu quả:

1 - Chia giai đoạn cụ thể và khả thi

• Không triển khai ồ ạt, mà nên chia thành các giai đoạn ngắn hạn – trung hạn – dài hạn, mỗi giai đoạn từ 3-6 tháng là phù hợp với SME.

• Ví dụ:

• Quý 1: Số hóa dữ liệu khách hàng

• Quý 2: Triển khai CRM và tự động hóa chăm sóc khách

• Quý 3: Tích hợp quản lý bán hàng, kho, kế toán

• Quý 4: Đào tạo lại đội ngũ & mở rộng AI marketing

2 - Ưu tiên theo “điểm đau” và mục tiêu kinh doanh

Không làm vì “thấy người ta làm”, mà làm theo vấn đề thực tế của doanh nghiệp.

Ví dụ: Nếu tỷ lệ khách quay lại thấp → Ưu tiên CRM + Email marketing automation.

3 - Giao rõ người phụ trách và thời hạn

• Mỗi giai đoạn/giải pháp cần có người chịu trách nhiệm chính, từ cấp quản lý đến vận hành.

• Thiết lập timeline rõ ràng cho từng hạng mục: chọn phần mềm, thử nghiệm, đào tạo, triển khai, đo lường kết quả.

4 - Gắn KPI đo lường cho từng bước

Để biết chuyển đổi số có hiệu quả không, cần KPIs cụ thể. Ví dụ:

• Sau 3 tháng dùng phần mềm CRM → Tăng 20% tỷ lệ khách quay lại

• Sau khi số hóa kho → Giảm 30% sai sót tồn kho

5 - Dự phòng rủi ro & kịch bản điều chỉnh

• Lường trước các vấn đề như: nhân sự phản ứng chậm, công nghệ không phù hợp, chi phí phát sinh…

• Luôn có “plan B” cho từng giai đoạn: nếu phần mềm A không hiệu quả → chuyển sang B; nếu đội A chưa sẵn sàng → thí điểm ở đội B trước.

4.5. Triển khai và đánh giá hiệu quả

Kế hoạch chỉ thực sự có ý nghĩa khi được đưa vào triển khai thực tế. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp bắt đầu biến chiến lược thành hành động cụ thể, từng bước áp dụng công nghệ, đào tạo nhân sự, thay đổi quy trình, và theo dõi kết quả so với mục tiêu đã đề ra.

• Bắt đầu từ thử nghiệm nhỏ (Pilot): Triển khai trước ở một bộ phận hoặc chi nhánh nhỏ giúp hạn chế rủi ro và nhanh chóng kiểm chứng tính khả thi.
  ⟶ Ví dụ: Thử nghiệm phần mềm CRM với đội bán hàng khu vực A trước khi nhân rộng toàn hệ thống.

• Đào tạo nhân sự đồng bộ: Công nghệ không thể hiệu quả nếu người dùng không hiểu hoặc không sẵn sàng thay đổi. Hãy tổ chức workshop, hướng dẫn cụ thể và hỗ trợ liên tục trong quá trình chuyển giao.

• Giám sát chặt chẽ theo mốc thời gian: Dùng các công cụ quản lý tiến độ (Trello, ClickUp, Base.vn...) để kiểm soát deadline, trách nhiệm, tiến độ và phản hồi từ các nhóm liên quan.

Đánh giá không thể “cảm tính” mà cần dựa trên chỉ số đo lường rõ ràng. Dưới đây là một số ví dụ:

Kết quả đánh giá sẽ cho thấy giai đoạn nào đạt kỳ vọng, giai đoạn nào cần điều chỉnh, làm cơ sở cho bước tiếp theo.

4.6. Theo dõi, tối ưu, cải thiện các giai đoạn chuyển đổi số

Chuyển đổi số không phải là một đích đến, mà là một quá trình liên tục. Công nghệ luôn thay đổi, hành vi người dùng thay đổi, thị trường cũng thay đổi, nếu doanh nghiệp không cải tiến liên tục, sẽ nhanh chóng tụt lại phía sau.

Các hoạt động theo dõi & tối ưu nên duy trì:

• Theo dõi định kỳ hiệu suất hệ thống: Đặt lịch báo cáo hàng tuần/tháng để theo dõi các chỉ số đã định: hiệu quả quy trình, mức độ sử dụng công cụ, năng suất nhân sự…

• Khảo sát phản hồi từ người dùng nội bộ: Lắng nghe từ nhân viên sử dụng hàng ngày để phát hiện điểm nghẽn, nhu cầu đào tạo lại hoặc điều chỉnh phần mềm.

• Tối ưu công cụ, quy trình theo dữ liệu thực tế: Không ngại thay đổi công cụ nếu phần mềm hiện tại không đáp ứng tốt. Luôn có tư duy cập nhật, thay đổi, miễn là nó tạo ra kết quả tốt hơn.

• Cập nhật công nghệ mới phù hợp: Theo dõi xu hướng AI, dữ liệu, marketing automation… và lựa chọn bổ sung khi doanh nghiệp đã sẵn sàng.

Lập kế hoạch cải tiến hàng năm:

Cuối mỗi chu kỳ (6 tháng - 1 năm), nên tổ chức đánh giá toàn diện và cải tiến lộ trình chuyển đổi số. Gồm:

• Những gì đã làm tốt → nhân rộng

• Những gì chưa đạt → điều chỉnh công cụ/kế hoạch

• Những gì mới có thể ứng dụng → cập nhật vào giai đoạn tiếp theo

5. Cách giúp doanh nghiệp thành công trong các giai đoạn chuyển đổi số

Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp bắt đầu chuyển đổi số nhưng chỉ một số ít duy trì được đến cùng và tạo ra kết quả rõ ràng. Vậy điều gì tạo nên sự khác biệt? Không nằm ở công nghệ đắt tiền, mà ở tư duy, chiến lược và cách triển khai đồng bộ.

1 - Chiến lược chuyển đổi số phù hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể

Một sai lầm phổ biến là doanh nghiệp chuyển đổi số nhưng thiếu sự gắn kết với chiến lược kinh doanh cốt lõi. Điều này khiến các giải pháp công nghệ rời rạc, không phục vụ mục tiêu tăng trưởng dài hạn.

Chuyển đổi số cần được tích hợp ngay từ cấp độ hoạch định chiến lược. Mọi đầu tư vào công nghệ, từ CRM, ERP đến AI, phải xuất phát từ câu hỏi: "Giải pháp này giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu nào trong kinh doanh?". Khi đó, chuyển đổi số không còn là một dự án độc lập, mà trở thành công cụ thực thi chiến lược rõ ràng.

2 - Lộ trình chuyển đổi số rõ ràng và linh hoạt cho từng giai đoạn

Một trong những bí quyết giúp doanh nghiệp chuyển đổi số thành công là có lộ trình rõ ràng theo từng giai đoạn. Lộ trình không chỉ giúp doanh nghiệp định hình đích đến mà còn kiểm soát được tiến độ và ngân sách.

Thay vì triển khai ồ ạt, doanh nghiệp nên chia nhỏ thành các giai đoạn 3-6 tháng, mỗi giai đoạn có mục tiêu, KPI, người phụ trách rõ ràng. Đồng thời, cần duy trì sự linh hoạt để thích nghi với thay đổi từ thị trường, công nghệ và nội bộ doanh nghiệp. Đây là cách duy trì tốc độ và sự bền vững trong chuyển đổi số.

3 - Quyết tâm cao và cam kết từ ban lãnh đạo

Dù có công nghệ hiện đại đến đâu, nếu ban lãnh đạo không thực sự cam kết chuyển đổi số, quá trình triển khai sẽ nhanh chóng gặp trở ngại. Văn hóa tổ chức luôn bắt đầu từ người đứng đầu.

Sự cam kết cần thể hiện bằng hành động: tham gia vào quá trình triển khai, truyền thông nội bộ, đầu tư ngân sách và chủ động tháo gỡ khó khăn cho đội ngũ. Một CEO không sẵn sàng thay đổi thì sẽ không thể tạo ra một tổ chức số hóa hiệu quả và nhất quán.

4 - Đầu tư vào con người và văn hóa doanh nghiệp số

Chuyển đổi số không chỉ là câu chuyện của phần mềm mà là chuyển đổi tư duy và năng lực của con người. Đội ngũ nhân sự chính là yếu tố quyết định thành bại trong mọi giai đoạn chuyển đổi số.

Doanh nghiệp cần đào tạo kỹ năng số cơ bản, tư duy phân tích dữ liệu, khả năng sử dụng công cụ và xây dựng văn hóa chấp nhận thay đổi. Khi nhân viên hiểu “tại sao” họ cần số hóa, họ sẽ chủ động hơn trong việc học hỏi và ứng dụng công nghệ vào công việc hàng ngày.

5 - Ứng dụng công nghệ mới như AI, Big Data, ML để tăng tốc từng giai đoạn 

Các công nghệ tiên tiến như AI, Big Data và Machine Learning không chỉ dành cho các tập đoàn lớn. Ngày nay, doanh nghiệp SME hoàn toàn có thể tận dụng các giải pháp này dưới dạng SaaS với chi phí hợp lý.

AI giúp tự động hóa quy trình, cá nhân hóa chăm sóc khách hàng. Big Data cung cấp cái nhìn toàn diện về hành vi người dùng và thị trường. Machine Learning hỗ trợ dự đoán nhu cầu, tối ưu quy trình theo thời gian thực. Khi được áp dụng đúng, các công nghệ này sẽ tăng tốc độ chuyển đổi số ở từng giai đoạn, từ vận hành đến chiến lược.

6. Các giải pháp chuyển đổi số hiệu quả

Chuyển đổi số không thể thành công nếu chỉ “có chiến lược mà thiếu công cụ”. Mỗi giai đoạn trong quá trình số hóa doanh nghiệp sẽ phù hợp với các giải pháp khác nhau, từ nền tảng cơ bản đến công nghệ cao như Big Data và AI. Dưới đây là 6 giải pháp chuyển đổi số hiệu quả, giúp doanh nghiệp tăng tốc từng bước, tối ưu chi phí và cải thiện hiệu suất vận hành.

1 - Số hóa dữ liệu và quy trình cơ bản

Đây là bước khởi đầu trong mọi hành trình chuyển đổi số. Doanh nghiệp cần chuyển đổi tài liệu, quy trình giấy tờ sang dạng số, tạo nền tảng cho các giải pháp cao hơn.

• Triển khai các công cụ như: Google Workspace, phần mềm kế toán MISA, hệ thống lưu trữ tài liệu (DMS), hóa đơn điện tử, chữ ký số...

• Giúp lưu trữ và truy xuất thông tin dễ dàng, tránh mất mát dữ liệu, đồng thời chuẩn hóa hồ sơ nội bộ.

• Đây là giải pháp chuyển đổi số chi phí thấp, phù hợp cho doanh nghiệp mới bắt đầu.

2 - Tự động hóa quy trình vận hành

Khi dữ liệu đã được số hóa, doanh nghiệp có thể tiến thêm bước nữa: tự động hóa các tác vụ lặp lại và quản trị nội bộ bằng phần mềm.

• Sử dụng ERP để kết nối các phòng ban (kế toán, kho, bán hàng…), CRM để chăm sóc khách hàng, HRM để quản trị nhân sự.

• Giảm thời gian thao tác thủ công, hạn chế sai sót và tăng năng suất nhân sự.

• Đây là giải pháp chuyển đổi số giúp tăng hiệu quả vận hành rõ rệt và tối ưu chi phí nhân sự.

3 - Giải pháp AI cho Marketing và Bán hàng

AI đang thay đổi hoàn toàn cách doanh nghiệp tiếp cận và nuôi dưỡng khách hàng. Với các công cụ thông minh, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả marketing mà không cần đội ngũ quá lớn.

• Ứng dụng AI vào tạo nội dung (ChatGPT, Jasper), cá nhân hóa Email Marketing, tối ưu quảng cáo Facebook/Google theo hành vi người dùng.

• Triển khai chatbot AI để phản hồi khách hàng nhanh chóng, hỗ trợ tư vấn 24/7 mà không tốn nhiều chi phí.

• Đây là bước chuyển quan trọng giúp doanh nghiệp chuyển từ marketing thủ công sang marketing thông minh.

4 - Số hóa hoạt động bán hàng và chăm sóc khách hàng

Với hành vi người dùng ngày càng online, doanh nghiệp cần số hóa toàn bộ hoạt động bán hàng và chăm sóc khách hàng trên nền tảng số.

• Sử dụng phần mềm bán hàng đa kênh (Omnichannel), kết nối từ website, cửa hàng đến sàn TMĐT, fanpage...

• Áp dụng hệ thống quản lý đơn hàng, quản lý tồn kho, chatbot hỗ trợ đặt hàng và phản hồi khách.

• Giải pháp này giúp tăng trải nghiệm khách hàng, rút ngắn thời gian xử lý đơn, và gia tăng tỷ lệ chuyển đổi bán hàng hiệu quả.

5 - Chuyển đổi mô hình kinh doanh, ứng dụng AI toàn diện

Khi đã có nền tảng vận hành số, doanh nghiệp có thể tiến tới chuyển đổi mô hình kinh doanh dựa trên dữ liệu và công nghệ AI.

• Sử dụng AI và Big Data để dự báo nhu cầu, thiết kế sản phẩm mới, cá nhân hóa dịch vụ.

• Xây dựng mô hình D2C (Direct-to-Consumer), tích hợp toàn bộ quy trình từ sản xuất đến phân phối trên nền tảng số.

• Đây là giải pháp giúp doanh nghiệp bứt phá tăng trưởng, mở rộng quy mô mà không cần tăng chi phí vận hành.

6 - Lựa chọn nền tảng chuyển đổi số phù hợp

Không có công cụ nào phù hợp cho tất cả. SME cần biết cách chọn đúng nền tảng theo quy mô, ngành nghề và ngân sách hiện tại.

• Nên ưu tiên các nền tảng dạng SaaS (thuê bao) để linh hoạt triển khai, dễ dàng nâng cấp hoặc chuyển đổi khi cần.

• Việc chọn đúng công cụ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng tốc triển khai và giảm rủi ro công nghệ.

7. Lưu ý khi triển khai theo 3 cấp độ chuyển đổi số

Chuyển đổi số là một hành trình có cấp độ, không phải một điểm đến duy nhất. Việc áp dụng công nghệ không đúng lúc, không đúng năng lực nội tại dễ khiến doanh nghiệp lãng phí nguồn lực, nản chí hoặc thất bại giữa chừng. Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp triển khai hiệu quả theo đúng từng cấp độ chuyển đổi số:

• Không bỏ qua bước số hóa dữ liệu dù đơn giản: Nhiều doanh nghiệp muốn “nhảy cóc” lên các giải pháp cao cấp mà chưa chuẩn hóa dữ liệu ban đầu. Việc này dẫn đến hệ thống rối loạn, dữ liệu sai lệch hoặc không đồng bộ giữa các phòng ban. Hãy bắt đầu từ việc chuẩn hóa thông tin khách hàng, hồ sơ, tài liệu nội bộ.

• Triển khai tự động hóa từng quy trình một, không dàn trải: Ở cấp độ số hóa quy trình (Digitalization), doanh nghiệp nên ưu tiên xử lý các điểm nghẽn rõ rệt như quản lý đơn hàng, chăm sóc khách hàng hoặc quản lý nhân sự. Việc dàn trải quá nhiều công cụ cùng lúc sẽ gây loạn hệ thống và khó đào tạo nhân sự.

• Không dùng phần mềm khi chưa đào tạo nhân sự đầy đủ: Triển khai phần mềm quản lý mà không có chương trình đào tạo đi kèm thường khiến nhân viên “chống đối thụ động” hoặc dùng sai cách. Hãy đảm bảo mỗi cấp độ chuyển đổi đều có kế hoạch đào tạo tương ứng, kể cả ở giai đoạn số hóa dữ liệu đơn giản.

• Không bắt đầu chuyển đổi toàn diện nếu chưa có dữ liệu chuẩn và quy trình rõ: Digital Transformation là cấp độ cao nhất, đòi hỏi doanh nghiệp đã có nền tảng dữ liệu sạch và quy trình nội bộ ổn định. Nếu nền tảng này chưa đủ, việc tích hợp các công nghệ như AI, ERP, CRM nâng cao sẽ phản tác dụng và làm lãng phí lớn về tài chính.

• Linh hoạt điều chỉnh lộ trình khi doanh nghiệp thay đổi: Không nên cứng nhắc theo một bản kế hoạch ban đầu nếu tình hình kinh doanh, nhân sự hoặc thị trường thay đổi. Hãy xem chuyển đổi số là một “hệ sinh thái sống”, cần được cập nhật định kỳ để luôn phù hợp với thực tế.

Hiểu và áp dụng đúng 3 cấp độ chuyển đổi số, kết hợp linh hoạt các giai đoạn chuyển đổi số và các giải pháp chuyển đổi số sẽ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Đừng để doanh nghiệp tụt lại trong cuộc đua số hóa toàn cầu. Theo dõi AI FIRST để cập nhật xu hướng và chiến lược chuyển đổi số hiệu quả nhất cho SME.