CÁCH ỨNG DỤNG AI VÀ NỀN TẢNG CÔNG NGHỆ VÀO SỐ HOÁ QUY TRÌNH

Trong thời đại số hóa hiện nay, việc số hoá quy trình không còn là một lựa chọn mà là yêu cầu thiết yếu đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp SME. Khi áp dụng công nghệ vào quy trình công việc, doanh nghiệp không chỉ tăng cường hiệu quả mà còn gia tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Cùng AI First tìm hiểu cách số hoá quy trình giúp doanh nghiệp SME dễ dàng triển khai công nghệ, tối ưu hóa các quy trình công việc và phát triển bền vững. 

1. Số hoá quy trình là gì?

Số hoá quy trình (Digital Transformation of Processes) là quá trình chuyển đổi các quy trình, hoạt động, và công việc truyền thống sang các phương thức và công cụ kỹ thuật số. Điều này có thể bao gồm việc sử dụng phần mềm, hệ thống tự động, dữ liệu số và công nghệ hiện đại như AI, điện toán đám mây, hay Internet of Things (IoT) để tối ưu hóa, tăng cường hiệu quả và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Số hoá quy trình giúp các tổ chức cải thiện tính chính xác, giảm thiểu sai sót, tăng cường sự minh bạch và linh hoạt trong các hoạt động. Ví dụ, một công ty có thể số hoá quy trình kiểm soát kho hàng, từ việc đặt hàng, theo dõi tồn kho, đến việc giao hàng, giúp giảm bớt khối lượng công việc thủ công và tối ưu hóa chi phí.

2. Lợi ích doanh nghiệp nhận được khi số hoá quy trình

Số hoá quy trình không chỉ là xu hướng công nghệ mà còn là bước tiến quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và gia tăng khả năng cạnh tranh. Dưới đây là những lợi ích thiết thực mà doanh nghiệp có thể nhận được khi thực hiện số hoá quy trình.

• Nâng cao hiệu suất, hiệu quả công việc: Khi quy trình được số hoá, các công việc sẽ được tự động hóa, giảm thiểu sự can thiệp của con người và sai sót trong quá trình thực hiện. Điều này giúp nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược, sáng tạo, thay vì những công việc thủ công tốn thời gian.
• Cải thiện quy trình quản lý: Số hoá quy trình giúp doanh nghiệp dễ dàng giám sát, theo dõi và kiểm soát các hoạt động từ xa. Hệ thống quản lý số cung cấp thông tin theo thời gian thực, giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định kịp thời và chính xác. Quản lý dự án, tài nguyên, và các quy trình nghiệp vụ khác trở nên dễ dàng và minh bạch hơn.
• Giảm chi phí hoạt động: Khi các quy trình được số hoá, việc tiết kiệm chi phí là một trong những lợi ích rõ rệt. Doanh nghiệp có thể giảm bớt chi phí lao động, chi phí vật tư và hạn chế các sai sót trong công việc. Từ đó, các khoản chi phí không cần thiết sẽ được cắt giảm, giúp tối ưu hóa nguồn lực và gia tăng lợi nhuận.
• Gia tăng tính minh bạch: Một trong những lợi ích quan trọng của số hoá là sự minh bạch trong các quy trình công việc. Tất cả các giao dịch, báo cáo và hoạt động đều được ghi nhận và lưu trữ một cách rõ ràng trên hệ thống số, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra và truy xuất thông tin khi cần thiết. 
• Tạo nền tảng phát triển bền vững: Số hoá quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp phát triển trong ngắn hạn mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững. Với các hệ thống thông minh và công nghệ tiên tiến, doanh nghiệp có thể dễ dàng thích nghi với các thay đổi và phát triển lâu dài.

3. Một số công cụ AI hỗ trợ số hóa quy trình

Trong kỷ nguyên số, việc sử dụng các công cụ AI để hỗ trợ số hoá quy trình công việc đang trở thành một xu hướng mạnh mẽ giúp số hoá doanh nghiệp cải thiện hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Các công cụ này cung cấp các giải pháp tự động hoá, phân tích dữ liệu, và tối ưu hoá quy trình làm việc. 

3.1. Zapier

Zapier là một công cụ tự động hoá mạnh mẽ giúp kết nối và đồng bộ hóa các ứng dụng khác nhau mà không cần mã lập trình. Zapier cho phép tạo ra các "zap" để tự động hoá công việc giữa các ứng dụng, giúp giảm bớt các tác vụ thủ công và tăng hiệu quả công việc. Đây là công cụ lý tưởng cho những ai muốn tối ưu hoá quy trình mà không cần kiến thức kỹ thuật sâu.

Một số tính năng chính:

• Kết nối hàng ngàn ứng dụng: Zapier hỗ trợ kết nối với hơn 3.000 ứng dụng khác nhau.
• Tự động hoá công việc: Tạo ra các tác vụ tự động giữa các ứng dụng mà không cần lập trình.
• Linh hoạt và dễ sử dụng: Giao diện trực quan giúp người dùng dễ dàng thiết lập và điều chỉnh các quy trình tự động.

3.2. Microsoft Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 là một giải pháp ERP và CRM mạnh mẽ, tích hợp trên nền tảng đám mây, giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình Marketing & bán hàng hay các hoạt động kinh doanh quan trọng từ tài chính, quản lý chuỗi cung ứng đến dịch vụ khách hàng. Với khả năng tích hợp AI và phân tích dữ liệu mạnh mẽ, Dynamics 365 hỗ trợ các doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả công việc, nâng cao năng suất và ra quyết định chính xác hơn.

Một số tính năng chính:

• Tích hợp hệ thống ERP và CRM: Quản lý tài chính, chuỗi cung ứng, bán hàng và dịch vụ khách hàng trong một nền tảng duy nhất.
• AI và phân tích dữ liệu: Sử dụng AI để dự đoán xu hướng, phân tích hành vi khách hàng và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.
• Tự động hóa quy trình công việc: Tự động hóa các quy trình tài chính, bán hàng và dịch vụ khách hàng, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
• Quản lý tài chính hiệu quả: Theo dõi chi phí, dự báo dòng tiền và đảm bảo sự minh bạch trong các giao dịch tài chính.
• Tích hợp với các công cụ Microsoft khác: Kết nối liền mạch với Office 365, Power BI và Azure, tạo ra hệ sinh thái công nghệ mạnh mẽ.

3.3. Trello

Trello là một công cụ quản lý dự án trực quan và dễ sử dụng, giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn. Trello sử dụng bảng, danh sách và thẻ để giúp theo dõi tiến độ công việc. Công cụ này đặc biệt hữu ích trong việc tổ chức và số hoá các quy trình làm việc nhóm, giúp tối ưu hóa thời gian và quản lý công việc chặt chẽ hơn.

Một số tính năng chính:

• Quản lý công việc trực quan: Sử dụng bảng, danh sách và thẻ để tổ chức công việc dễ dàng.
• Tính năng kéo thả: Di chuyển các thẻ và danh sách dễ dàng để cập nhật tiến độ công việc.
• Tích hợp với nhiều công cụ khác: Hỗ trợ tích hợp với các công cụ như Slack, Google Drive, và Zapier.

3.4. Asana

Asana là một công cụ quản lý dự án giúp các nhóm làm việc dễ dàng phối hợp và theo dõi tiến độ công việc. Với các tính năng tự động hoá và tích hợp mạnh mẽ, Asana là công cụ lý tưởng cho việc số hoá quy trình làm việc, giúp cải thiện sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý dự án.

Một số tính năng chính:

• Quản lý dự án và nhiệm vụ: Theo dõi và phân bổ công việc, đảm bảo tiến độ được hoàn thành.
• Tính năng tự động hoá: Tự động hoá các quy trình công việc và thông báo khi có sự thay đổi.
• Báo cáo chi tiết: Cung cấp báo cáo theo thời gian thực về tiến độ dự án và hiệu suất công việc.

3.5. Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate là một công cụ tự động hoá quy trình công việc mạnh mẽ, giúp kết nối các ứng dụng và dịch vụ để tự động hoá các tác vụ. Với Power Automate, doanh nghiệp có thể dễ dàng số hoá quy trình, giảm thiểu các tác vụ thủ công và gia tăng hiệu quả công việc. Công cụ này rất phù hợp cho những ai đã sử dụng các sản phẩm của Microsoft.

Một số tính năng chính:

• Tích hợp mạnh mẽ với Microsoft 365: Kết nối với các dịch vụ như Outlook, OneDrive và SharePoint.
• Tự động hoá các tác vụ phức tạp: Thiết lập quy trình tự động cho các tác vụ đa dạng.
• Xử lý dữ liệu và phân tích: Phân tích và xử lý dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau.

3.6. Tableau

Tableau là một công cụ phân tích dữ liệu và tạo báo cáo trực quan mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp dễ dàng hiểu và khai thác dữ liệu để đưa ra quyết định chiến lược. Tableau giúp số hóa quy trình phân tích và báo cáo, cung cấp cái nhìn sâu sắc về hoạt động kinh doanh, từ đó hỗ trợ ra quyết định thông minh và nhanh chóng.

Một số tính năng chính:

• Tạo báo cáo và bảng điều khiển trực quan: Có khả năng biến dữ liệu thành các biểu đồ, bảng điều khiển dễ hiểu.
• Phân tích dữ liệu thời gian thực: Cung cấp khả năng phân tích dữ liệu và đưa ra báo cáo ngay lập tức.
• Kết nối với nhiều nguồn dữ liệu: Tích hợp với các nguồn dữ liệu từ cơ sở dữ liệu, tệp CSV và các ứng dụng khác.

4. Các bước ứng dụng AI & nền tảng công nghệ vào số hoá quy trình

Việc ứng dụng AI và các nền tảng công nghệ vào số hoá quy trình không phải là một quá trình đơn giản, nhưng nó sẽ mang lại những lợi ích lớn cho doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất và giảm thiểu chi phí. Dưới đây là các bước cụ thể mà doanh nghiệp cần thực hiện để ứng dụng AI vào số hoá quy trình một cách hiệu quả.

Bước 1: Xác định mục tiêu và đánh giá quy trình hiện tại

Trước khi bắt tay vào việc ứng dụng AI, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của việc số hoá quy trình và đánh giá chi tiết quy trình hiện tại. Bước này giúp hiểu được điểm mạnh, điểm yếu trong quy trình hiện tại và từ đó tìm ra những cơ hội cải tiến thông qua công nghệ.

• Xác định mục tiêu số hoá: Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của việc số hoá, như tăng hiệu suất, giảm chi phí, cải thiện chất lượng dịch vụ, v.v.
• Đánh giá quy trình hiện tại: Phân tích các quy trình công việc hiện tại để xác định các vấn đề, điểm tắc nghẽn, và những khía cạnh có thể tự động hóa.
• Phân tích dữ liệu: Thu thập dữ liệu từ quy trình hiện tại để hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của các bước trong quy trình.

Bước 2: Lựa chọn công cụ AI và nền tảng công nghệ phù hợp

Sau khi đánh giá quy trình, doanh nghiệp cần lựa chọn các công cụ AI và nền tảng công nghệ phù hợp nhất với yêu cầu và mục tiêu của mình. Việc lựa chọn đúng công cụ sẽ giúp đảm bảo quy trình số hoá diễn ra hiệu quả và mang lại kết quả tốt.

• Đánh giá các công cụ AI: Tìm hiểu về các công cụ AI có thể giúp tự động hóa quy trình và lựa chọn công cụ phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.
• Lựa chọn nền tảng công nghệ: Cân nhắc giữa các nền tảng công nghệ khác nhau (như phần mềm tự động hoá, phân tích dữ liệu, AI) và lựa chọn nền tảng có khả năng tích hợp với hệ thống hiện tại của doanh nghiệp.
• Xem xét chi phí và tính khả thi: Đánh giá chi phí của các công cụ và nền tảng công nghệ, đồng thời xác định tính khả thi khi triển khai vào quy trình hiện tại.

Bước 3: Thiết kế quy trình mới với AI

Sau khi lựa chọn công cụ AI, bước tiếp theo là thiết kế lại quy trình công việc sao cho phù hợp với công nghệ AI và tối ưu hóa quy trình. Bước này sẽ giúp đảm bảo rằng AI được tích hợp vào quy trình một cách hợp lý và hiệu quả nhất.

• Xác định các điểm có thể tự động hoá: Phân tích quy trình hiện tại để tìm ra các bước có thể được tự động hoá nhờ AI, từ đó thiết kế lại quy trình sao cho tối ưu.
• Tối ưu hóa quy trình: Thiết kế quy trình mới với các bước công việc được tự động hóa, giảm thiểu sự can thiệp của con người và nâng cao hiệu quả công việc.

Bước 4: Triển khai và tích hợp AI vào quy trình số hoá

Khi quy trình mới đã được thiết kế, bước tiếp theo là triển khai và tích hợp AI vào hệ thống công ty. Điều này đảm bảo rằng các quy trình công việc mới sẽ hoạt động mượt mà và đạt được mục tiêu đề ra.

• Thực hiện tích hợp hệ thống: Kết nối công cụ AI với các phần mềm và hệ thống quản lý hiện tại để đảm bảo tính liên kết và đồng bộ.
• Kiểm thử và thử nghiệm: Triển khai thử nghiệm quy trình mới trong một phần nhỏ của doanh nghiệp trước khi triển khai rộng rãi.
• Khắc phục sự cố: Giám sát và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình tích hợp và triển khai.

Bước 5: Đào tạo và phát triển kỹ năng số cho nhân viên

Để đảm bảo quy trình số hoá diễn ra thành công, việc đào tạo nhân viên là rất quan trọng. Nhân viên cần nắm vững các công cụ và kỹ năng số để có thể vận hành và khai thác tối đa các hệ thống AI.

• Đào tạo nhân viên về công cụ AI: Cung cấp các khóa đào tạo về các công cụ AI được sử dụng trong quy trình số hoá.
• Phát triển kỹ năng số: Cải thiện kỹ năng số cho nhân viên, giúp họ làm quen với các công cụ, phần mềm mới và nâng cao khả năng sử dụng công nghệ.
• Hỗ trợ và cập nhật: Cung cấp sự hỗ trợ liên tục và cập nhật cho nhân viên khi có thay đổi trong công nghệ hoặc quy trình.

Bước 6: Theo dõi, đánh giá và tối ưu kết quả

Bước cuối cùng trong quá trình số hoá quy trình là theo dõi, đánh giá và tối ưu hóa kết quả. Việc đánh giá kết quả sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện ra những điểm cần cải thiện và tối ưu hóa quy trình để đạt hiệu quả cao hơn.

• Theo dõi hiệu suất: Sử dụng các công cụ phân tích và báo cáo để theo dõi hiệu suất của quy trình số hoá.
• Đánh giá kết quả: Đánh giá các mục tiêu đã đạt được so với mục tiêu ban đầu để xác định sự thành công của quá trình số hoá.
• Tối ưu hóa quy trình: Liên tục cải tiến và tối ưu quy trình, điều chỉnh các công đoạn và công nghệ để đạt được hiệu quả cao hơn.

5. Những sai lầm các doanh nghiệp gặp phải khi số hóa quy trình

Mặc dù số hoá quy trình mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng có thể thực hiện thành công nếu không có chiến lược và sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Dưới đây là những sai lầm phổ biến mà các doanh nghiệp thường gặp phải khi tiến hành số hoá quy trình.

• Cứ áp dụng số hóa là thành công: Một trong những sai lầm phổ biến nhất là nghĩ rằng chỉ cần áp dụng công nghệ số hoá là sẽ tự động đạt được thành công. Thực tế, số hoá là một quá trình phức tạp cần sự lập kế hoạch, phân tích kỹ lưỡng và sự thay đổi trong cách thức quản lý, vận hành.
• Chỉ có những công ty lớn mới cần áp dụng số hóa: Nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa thường nghĩ rằng chỉ những công ty lớn mới cần ứng dụng số hoá vì họ có đủ nguồn lực. Tuy nhiên, sự thật là bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể hưởng lợi từ việc tối ưu hóa quy trình công việc thông qua công nghệ.
• Số hoá là quy trình ngắn hạn: Một sai lầm khác là coi số hoá là một dự án ngắn hạn và chỉ áp dụng trong thời gian ngắn để đạt được kết quả nhanh chóng. Tuy nhiên, số hoá là một quá trình liên tục và phải được duy trì lâu dài để mang lại hiệu quả bền vững.
• Công nghệ là chìa khoá mọi giải pháp: Nhiều doanh nghiệp cho rằng công nghệ là tất cả và chỉ cần có công cụ hiện đại là sẽ giải quyết được tất cả các vấn đề trong quy trình làm việc. Tuy nhiên, công nghệ chỉ là một phần trong việc số hoá quy trình, việc thay đổi cách thức vận hành, quản lý và đào tạo nhân viên cũng vô cùng quan trọng.
• Số hoá quy trình là việc của bộ phận IT: Một sai lầm lớn khác là giao toàn bộ công việc số hoá cho bộ phận IT, trong khi việc số hoá quy trình đòi hỏi sự hợp tác và tham gia của tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp. Chỉ có sự phối hợp giữa các phòng ban mới giúp quá trình số hoá diễn ra hiệu quả và toàn diện.

6. Lời khuyên dành cho doanh nghiệp khi số hoá quy trình

Số hoá quy trình là một bước đi quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả công việc. Tuy nhiên, để quá trình số hoá diễn ra thành công, doanh nghiệp cần có chiến lược rõ ràng và chuẩn bị kỹ lưỡng. Dưới đây là một số lời khuyên thiết thực dành cho doanh nghiệp khi tiến hành số hoá quy trình.

• Bắt đầu từ những quy trình ảnh hưởng nhiều nhất: Khi bắt đầu số hoá quy trình, doanh nghiệp nên ưu tiên những quy trình có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và lợi nhuận. Những quy trình này có thể là quản lý tồn kho, chăm sóc khách hàng hay các hoạt động liên quan đến sản xuất, giúp doanh nghiệp thấy rõ ngay lập tức lợi ích của việc số hoá.
• Chuẩn hóa quy trình trước khi đưa vào hệ thống: Trước khi triển khai số hoá, doanh nghiệp cần đảm bảo quy trình công việc được chuẩn hóa. Điều này giúp đảm bảo rằng quy trình số hoá sẽ hoạt động hiệu quả và đồng bộ, tránh việc lãng phí tài nguyên và thời gian.
• Chọn giải pháp dễ dàng tích hợp và mở rộng: Một trong những yếu tố quan trọng khi số hoá quy trình là chọn giải pháp công nghệ có khả năng tích hợp dễ dàng với các hệ thống hiện tại và mở rộng trong tương lai. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian khi cần mở rộng quy mô hoặc thay đổi công nghệ.
• Đào tạo nhân viên và thiết lập cơ chế cải tiến liên tục: Công nghệ chỉ là một phần trong việc số hoá quy trình. Để quy trình số hoá thực sự hiệu quả, nhân viên phải được đào tạo bài bản và có cơ chế cải tiến liên tục. Việc này không chỉ giúp họ làm quen với công nghệ mới mà còn tạo ra một môi trường làm việc sáng tạo và thích nghi nhanh chóng với thay đổi.

Việc số hoá quy trình mang lại nhiều lợi ích không chỉ về mặt tiết kiệm chi phí mà còn giúp doanh nghiệp SME tăng cường sự minh bạch, cải thiện hiệu quả công việc và dễ dàng thích nghi với xu hướng công nghệ. Qua bài viết trên, AI First mong rằng có thể giúp doanh nghiệp tận dụng các công cụ và nền tảng công nghệ hiện đại để tối ưu hóa quy trình, từ đó phát triển bền vững và nâng cao khả năng cạnh tranh.