15 PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO HÀNG GIÚP DOANH NGHIỆP TỐI ƯU VẬN HÀNH

Biết cách áp dụng phần mềm quản lý kho hàng hiệu quả chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp tối ưu dòng tiền, giảm thất thoát và nâng cao năng suất. Trong bài viết này, AI FIRST sẽ giới thiệu 15 phần mềm tốt nhất, giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng tồn kho chặt chẽ, tự động hóa quy trình nhập – xuất và nâng cao hiệu quả hoạt động.

1. Phần mềm quản lý kho hàng là gì?

Phần mềm quản lý kho hàng là một hệ thống công nghệ thông tin được thiết kế để theo dõi, kiểm soát và tối ưu hóa toàn bộ quá trình xuất – nhập – tồn kho. Với sự phát triển của ứng dụng công nghệ trong quản lý kho hàng, doanh nghiệp không chỉ giám sát chặt chẽ dòng hàng hóa mà còn có thể tự động hóa quy trình kiểm kê, cập nhật số liệu theo thời gian thực và hạn chế tối đa sai sót trong quản lý. 

Nhờ đó, việc kiểm soát hàng tồn kho trở nên chính xác hơn, giúp tối ưu chi phí lưu kho, đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng để phục vụ nhu cầu kinh doanh và nâng cao hiệu suất vận hành một cách toàn diện.

2. Tại sao doanh nghiệp nên đầu tư vào phần mềm quản lý kho?

Trong thời đại số hóa, việc quản lý kho hàng thủ công không còn phù hợp vì dễ gây sai sót, thất thoát và lãng phí nguồn lực. Đầu tư vào phần mềm quản lý kho hàng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, giảm chi phí và nâng cao hiệu suất. Dưới đây là những lý do cụ thể doanh nghiệp nên cân nhắc triển khai phần mềm này.

• Tự động hóa quy trình quản lý kho: Phần mềm giúp doanh nghiệp cập nhật dữ liệu xuất – nhập kho ngay lập tức, loại bỏ sai sót do ghi chép thủ công, giảm nguy cơ thất thoát hoặc nhầm lẫn. Các tính năng như quét mã vạch, QR Code giúp xử lý đơn hàng nhanh và chính xác hơn, đồng thời hỗ trợ hệ thống ERP trong việc đồng bộ thông tin giữa các bộ phận.

• Đẩy nhanh tốc độ xử lý đơn hàng: Phần mềm giúp theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực, đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng để giao. Hơn nữa, hệ thống cảnh báo hàng sắp hết giúp doanh nghiệp chủ động nhập hàng, không làm gián đoạn kinh doanh.

• Dễ dàng tích hợp với các hệ thống bán hàng: Phần mềm có thể kết nối với phần mềm bán hàng, giúp đồng bộ số lượng hàng tồn kho theo thời gian thực, tránh tình trạng bán quá số lượng. 

• Tự động hóa quy trình nhập – xuất kho: Nhờ tích hợp hệ thống quét mã vạch, QR Code và RFID, phần mềm giúp giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.

• Quản lý số lô, số serial và hạn sử dụng: Với các doanh nghiệp kinh doanh thực phẩm, dược phẩm hoặc linh kiện điện tử, việc kiểm soát hạn sử dụng và số serial là rất quan trọng. Phần mềm giúp theo dõi chính xác từng lô hàng, đảm bảo sản phẩm luôn được sử dụng đúng hạn và giảm thiểu rủi ro hàng lỗi thời.

• Cảnh báo tồn kho thấp và dự báo nhu cầu: Khi lượng hàng tồn kho xuống dưới mức tối thiểu, phần mềm sẽ tự động gửi cảnh báo để doanh nghiệp kịp thời nhập hàng. Bên cạnh đó, nhờ tích hợp AI trong doanh nghiệp, phần mềm có thể phân tích xu hướng tiêu thụ và dự báo chính xác nhu cầu nhập hàng trong tương lai.

4. Top 15 phần mềm quản lý kho hàng hiệu quả

Để giúp doanh nghiệp tìm được công cụ quản lý kho tối ưu nhất, AI FIRST đã tổng hợp Top 15 phần mềm quản lý kho hàng phổ biến và hiệu quả nhất hiện nay. Những phần mềm này được đánh giá dựa trên tính năng, mức độ thân thiện với người dùng, khả năng mở rộng và tích hợp với các hệ thống khác. Hãy cùng khám phá ngay!

4.1. KiotViet

KiotViet là một trong những phần mềm quản lý kho hàng phổ biến nhất tại Việt Nam, được thiết kế dành cho các cửa hàng bán lẻ, doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phần mềm giúp đơn giản hóa quá trình theo dõi hàng tồn kho, nhập – xuất hàng và tối ưu vận hành kho một cách hiệu quả.

Tính năng nổi bật

• Quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực

• Tích hợp quét mã vạch giúp kiểm kho nhanh chóng và tránh sai sót

• Hỗ trợ quản lý nhiều kho

• Tự động cảnh báo tồn kho thấp

• Báo cáo hàng tồn kho chi tiết: Cung cấp báo cáo tổng hợp về số lượng hàng nhập – xuất – tồn theo ngày, tuần, tháng, giúp doanh nghiệp có chiến lược nhập hàng phù hợp.

• Tích hợp với phần mềm bán hàng: Đồng bộ dữ liệu giữa kho hàng và hệ thống bán hàng giúp kiểm soát số lượng hàng hóa chính xác.

4.2. Sapo

Sapo là một trong những phần mềm quản lý kho hàng phổ biến tại Việt Nam, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp bán lẻ, kinh doanh online và chuỗi cửa hàng. Phần mềm giúp tối ưu quản lý hàng tồn kho, đơn hàng và vận hành kinh doanh hiệu quả hơn.

Tính năng nổi bật

• Quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực

• Tích hợp đa kênh bán hàng giúp đồng bộ tồn kho tự động

• Quét mã vạch kiểm kho nhanh chóng

• Cảnh báo hàng tồn kho thấp

• Báo cáo kho hàng chi tiết

• Tích hợp với đơn vị vận chuyển: Cho phép đẩy đơn sang các đơn vị giao hàng như GHTK, Viettel Post, GHN,... để quản lý đơn hàng và vận chuyển dễ dàng.

4.3. TrustSales

TrustSales là phần mềm quản lý kho hàng được thiết kế dành cho doanh nghiệp bán lẻ và kinh doanh online, đặc biệt là các cửa hàng có nhiều chi nhánh hoặc bán hàng trên nhiều kênh. Phần mềm giúp theo dõi số lượng hàng hóa chính xác, tối ưu quy trình nhập – xuất và kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả.

Tính năng nổi bật 

• Quản lý tồn kho theo thời gian thực

• Tích hợp đa kênh bán hàng

• Hỗ trợ quản lý nhiều chi nhánh kho

• Quét mã vạch kiểm kho

• Cảnh báo tồn kho thấp

• Báo cáo chi tiết về kho hàng

4.4. Suno

Suno là phần mềm quản lý kho hàng được thiết kế dành cho doanh nghiệp bán lẻ, cửa hàng vừa và nhỏ, giúp theo dõi và kiểm soát hàng hóa dễ dàng. Với giao diện đơn giản, dễ sử dụng, Suno hỗ trợ quản lý tồn kho theo thời gian thực, đồng bộ dữ liệu với hệ thống bán hàng và tối ưu vận hành kho một cách hiệu quả.

Tính năng nổi bật

• Quản lý tồn kho tự động, theo thời gian thực

• Tích hợp bán hàng đa kênh

• Quét mã vạch nhanh chóng để kiểm kê, nhập hàng và xuất hàng

• Cảnh báo hàng tồn kho thấp 

• Hỗ trợ quản lý nhiều kho hàng

• Báo cáo kho hàng chi tiết

4.5. Odoo Inventory

Odoo Inventory là một trong những phần mềm quản lý kho hàng mạnh mẽ, được phát triển trong hệ sinh thái Odoo ERP – một bộ giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện. Phần mềm này giúp tối ưu quy trình nhập – xuất kho, theo dõi hàng hóa theo thời gian thực và hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao hiệu suất vận hành kho.

Tính năng nổi bật

• Quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực

• Hỗ trợ quản lý kho đa vị trí

• Tích hợp với hệ thống ERP

• Tự động hóa quy trình kho vận

• Quản lý lô hàng, số serial và hạn sử dụng

• Hỗ trợ quét mã vạch

• Báo cáo và phân tích kho hàng

4.6. Phần mềm 1C:Warehouse Management

1C:Warehouse Management là một phần mềm quản lý kho hàng chuyên sâu, thuộc hệ sinh thái 1C:Enterprise – một trong những nền tảng phần mềm phổ biến tại Nga và các nước Đông Âu. Phần mềm này hỗ trợ quản lý toàn diện các hoạt động kho vận theo chuẩn WMS (Warehouse Management System).

Tính năng nổi bật

• Quản lý kho theo chuẩn WMS: Phần mềm hỗ trợ định vị hàng hóa chính xác trong kho, tối ưu hóa quy trình lưu trữ, sắp xếp và luân chuyển hàng một cách hiệu quả.

• Theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực

• Quản lý lô hàng, số serial và hạn sử dụng

• Hỗ trợ quét mã vạch & RFID: Giúp tăng tốc độ kiểm kê, nhập – xuất kho và xử lý đơn hàng nhanh chóng, giảm sai sót trong quá trình vận hành.

• Tích hợp với hệ thống ERP

• Tự động hóa quy trình kho

• Quản lý kho đa chi nhánh

• Báo cáo phân tích kho hàng chi tiết

4.7. Bravo

Bravo là một phần mềm quản lý kho hàng chuyên sâu, nằm trong hệ thống phần mềm ERP của Bravo. Giải pháp này được thiết kế để giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát và tối ưu hóa toàn bộ quá trình xuất – nhập – tồn kho, đồng thời tích hợp với các bộ phận khác như kế toán, bán hàng và sản xuất. Với khả năng tùy chỉnh linh hoạt, Bravo phù hợp cho doanh nghiệp vừa và lớn, đặc biệt là các công ty trong lĩnh vực sản xuất và thương mại.

Tính năng nổi bật

• Quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực

• Hỗ trợ định mức tồn kho tối ưu

• Theo dõi chi tiết từng lô hàng

• Tích hợp với phần mềm kế toán và ERP

• Quản lý kho đa vị trí, đa chi nhánh

• Tự động hóa quy trình nhập – xuất kho

• Báo cáo kho chi tiết, trực quan

• Hỗ trợ quét mã vạch

4.8. MISA AMIS Kho

MISA AMIS Kho là một phần mềm quản lý kho hàng thuộc hệ sinh thái MISA AMIS – giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể do MISA phát triển. Phần mềm này phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ trong nhiều lĩnh vực như bán lẻ, thương mại, sản xuất.

Tính năng nổi bật

• Quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực

• Quản lý chi tiết theo lô hàng, serial, hạn sử dụng

• Cảnh báo hàng tồn kho vượt định mức

• Quản lý kho đa chi nhánh, nhiều địa điểm

• Kết nối với phần mềm kế toán MISA

• Hỗ trợ quét mã vạch

• Báo cáo kho trực quan, dễ hiểu

• Truy cập và quản lý kho từ xa

4.9. OpenERP (Odoo ERP)

OpenERP, hiện được biết đến với tên gọi Odoo ERP, là một trong những giải pháp ERP mã nguồn mở phổ biến nhất hiện nay. Odoo ERP được thiết kế để phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh, từ doanh nghiệp nhỏ đến tập đoàn lớn, nhờ khả năng tùy chỉnh linh hoạt và tích hợp mạnh mẽ với các module khác như kế toán, bán hàng, mua hàng và sản xuất.

Tính năng nổi bật

• Quản lý kho theo thời gian thực

• Hỗ trợ quản lý kho đa vị trí

• Tích hợp AI và tự động hóa quy trình: Ứng dụng công nghệ AI giúp dự đoán nhu cầu nhập hàng, tối ưu hóa chuỗi cung ứng và cải thiện quản lý tồn kho.

• Tích hợp quét mã vạch

• Theo dõi hàng hóa theo số lô, serial và hạn sử dụng

• Quản lý đơn hàng và vận chuyển

• Báo cáo và phân tích chuyên sâu

• Tích hợp với hệ thống kế toán và ERP

4.10. FastStock

Với giao diện thân thiện và tích hợp nhiều tính năng hiện đại, FastStock giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa một cách chính xác, giảm thiểu thất thoát và nâng cao hiệu suất vận hành.

Tính năng nổi bật

• Quản lý nhập – xuất – tồn kho theo thời gian thực

• Hỗ trợ kiểm kê kho nhanh chóng

• Quản lý theo lô hàng và hạn sử dụng

• Tích hợp với phần mềm kế toán và bán hàng

• Cảnh báo hàng tồn kho

• Quản lý nhiều kho hàng

• Báo cáo chi tiết và trực quan

4.11. Zoho Inventory

Zoho Inventory là một phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp, thuộc hệ sinh thái Zoho, phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ có nhu cầu quản lý kho đa kênh một cách linh hoạt và chính xác.

Tính năng nổi bật

• Quản lý kho hàng theo thời gian thực

• Hỗ trợ quản lý kho đa kênh

• Tích hợp với các đơn vị vận chuyển

• Quản lý theo số lô, serial và hạn sử dụng

• Tự động hóa quy trình nhập – xuất kho

• Báo cáo chi tiết và phân tích tồn kho

• Tích hợp với các phần mềm khác của Zoho: Kết nối liền mạch với Zoho Books (kế toán), Zoho CRM (quản lý khách hàng), giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru hơn.

4.12. Netsuite WMS

NetSuite WMS (Warehouse Management System) là một giải pháp quản lý kho hàng tiên tiến do Oracle phát triển, phù hợp cho doanh nghiệp có quy mô từ trung bình đến lớn, đặc biệt là những doanh nghiệp sử dụng hệ thống ERP của NetSuite.

Tính năng nổi bật

• Tự động hóa quy trình nhập – xuất kho

• Quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực

• Tối ưu hóa sắp xếp kho và luân chuyển hàng hóa

• Tích hợp liền mạch với NetSuite ERP: Đồng bộ dữ liệu kho với các bộ phận kế toán, tài chính, bán hàng và chuỗi cung ứng giúp vận hành trơn tru hơn.

• Tạo báo cáo và phân tích chuyên sâu 

4.13. Unleashed

Unleashed phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động trong lĩnh vực thương mại, sản xuất và phân phối. Với khả năng tích hợp mạnh mẽ với các hệ thống kế toán và thương mại điện tử, Unleashed giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý kho hàng theo thời gian thực.

Tính năng nổi bật

• Quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực

• Hỗ trợ quản lý kho đa địa điểm

• Quản lý nhập – xuất hàng chính xác

• Theo dõi số lô và hạn sử dụng

• Tích hợp với các phần mềm kế toán và TMĐT

• Dự báo và phân tích hàng tồn kho

• Hỗ trợ sản xuất và lắp ráp: Quản lý nguyên vật liệu, theo dõi quy trình sản xuất và tính toán chi phí để đảm bảo sản xuất hiệu quả.

4.14. Delfi

Delfi là một phần mềm phù hợp với các doanh nghiệp bán lẻ, sản xuất, logistics và thương mại điện tử nhờ khả năng tự động hóa quy trình và tích hợp mạnh mẽ với các thiết bị quét mã vạch, RFID.

Tính năng nổi bật

• Quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực

• Tích hợp với thiết bị quét mã vạch & RFID

• Hỗ trợ quản lý kho đa địa điểm

• Tự động hóa quy trình nhập – xuất hàng

• Quản lý số lô, hạn sử dụng & serial number

• Báo cáo phân tích chi tiết

• Dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác

4.15. SAP Business One

SAP Business One là một giải pháp quản lý doanh nghiệp tích hợp (ERP) dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hệ thống này bao gồm các tính năng mạnh mẽ giúp quản lý kho hàng, chuỗi cung ứng, tài chính và vận hành, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý kho hàng một cách hiệu quả.

Tính năng nổi bật

• Quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực

• Hỗ trợ nhiều phương pháp định giá kho

• Quản lý số lô và serial number

• Tích hợp với hệ thống tài chính và kế toán

• Tự động hóa quy trình nhập – xuất kho

• Quản lý kho đa chi nhánh

• Tích hợp với thiết bị quét mã vạch & RFID

• Hệ thống báo cáo & phân tích chuyên sâu

5. Phần mềm quản lý kho hàng phù hợp với những doanh nghiệp nào?

Việc lựa chọn phần mềm quản lý kho hàng phù hợp tùy thuộc vào quy mô, ngành nghề và nhu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. Dưới đây là những nhóm doanh nghiệp nên đầu tư vào giải pháp này để tối ưu quy trình vận hành kho.

• Doanh nghiệp bán lẻ và thương mại điện tử: Các doanh nghiệp kinh doanh online và chuỗi cửa hàng bán lẻ cần phần mềm quản lý kho để theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực, đồng bộ với hệ thống bán hàng, hạn chế tình trạng hết hàng hoặc dư thừa.

• Doanh nghiệp sản xuất: Các công ty sản xuất thường có nhiều nguyên vật liệu, thành phẩm và bán thành phẩm, đòi hỏi một hệ thống theo dõi chính xác số lượng và trạng thái tồn kho. Việc tích hợp với hệ thống ERP giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ chuỗi cung ứng, từ nguyên liệu đầu vào đến thành phẩm đầu ra.

• Doanh nghiệp phân phối và logistics: Với các đơn vị chuyên về nhập khẩu, phân phối hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ kho bãi, việc sử dụng phần mềm giúp tối ưu quy trình nhập – xuất hàng, kiểm soát hàng hóa theo từng lô, số serial.

• Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, kho hàng: Những doanh nghiệp có hệ thống kho hàng ở nhiều địa điểm cần một phần mềm quản lý kho đa chi nhánh để đồng bộ dữ liệu và tối ưu luân chuyển hàng hóa giữa các kho.

• Doanh nghiệp trong lĩnh vực dược phẩm, thực phẩm, FMCG: Ngành hàng tiêu dùng nhanh (FMCG), thực phẩm, dược phẩm yêu cầu quản lý hạn sử dụng, lô hàng, truy xuất nguồn gốc chặt chẽ

• Doanh nghiệp startup, quy mô nhỏ: Các doanh nghiệp mới khởi nghiệp hoặc có quy mô nhỏ thường ưu tiên các phần mềm quản lý kho miễn phí hoặc giá rẻ để tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo vận hành hiệu quả.

6. Lưu ý để chọn phần mềm quản lý kho hàng phù hợp

Việc lựa chọn phần mềm quản lý kho hàng phù hợp không chỉ giúp tối ưu hóa quá trình kiểm soát hàng hóa mà còn tăng hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí và hạn chế sai sót. Dưới đây là những tiêu chí quan trọng để doanh nghiệp có thể lựa chọn phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu của mình.

• Dựa vào quy mô doanh nghiệp: Với doanh nghiệp nhỏ, các phần mềm đơn giản như Suno, KiotViet, Sapo có thể đáp ứng tốt. Trong khi đó, doanh nghiệp lớn hoặc chuỗi cửa hàng nên cân nhắc SAP Business One, Netsuite WMS, Odoo Inventory để quản lý hàng hóa phức tạp hơn.

• Cân nhắc ngân sách: Chi phí đầu tư phần mềm quản lý kho bao gồm phí mua bản quyền, triển khai, đào tạo và bảo trì. Doanh nghiệp cần so sánh giữa phần mềm miễn phí, bản trả phí một lần hay mô hình thuê bao SaaS để lựa chọn giải pháp phù hợp với khả năng tài chính.

• Khả năng mở rộng: Nếu kế hoạch mở rộng thị trường hoặc tăng quy mô kho bãi, phần mềm cần có khả năng hỗ trợ nhiều chi nhánh, nhiều người dùng và tích hợp với hệ thống lớn hơn.

• Tính dễ sử dụng: Một phần mềm có giao diện trực quan, dễ thao tác giúp nhân viên nhanh chóng làm quen và giảm thời gian đào tạo. Các phần mềm như TrustSales, MISA AMIS Kho, Zoho Inventory thường có thiết kế đơn giản, dễ tiếp cận.

• Khả năng tích hợp: Phần mềm quản lý kho nên có khả năng kết nối với hệ thống ERP, phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng để đồng bộ dữ liệu, giúp doanh nghiệp quản lý tổng thể dễ dàng.

Việc lựa chọn phần mềm quản lý kho hàng phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu suất kinh doanh. Hy vọng với những phần mềm đã được đề xuất, bạn đọc có thể tìm được giải pháp đáp ứng nhu cầu của mình. Hãy theo dõi AI FIRST để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích về công nghệ và các giải pháp quản lý doanh nghiệp hiệu quả!