MÔ HÌNH SAAS LÀ GÌ? GIẢI PHÁP TỐI ƯU CHI PHÍ CHUYỂN ĐỔI SỐ CHO SMEs

Mô hình SaaS (Software as a Service) đang trở thành lựa chọn hàng đầu của doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số. Với chi phí thấp, triển khai nhanh và dễ mở rộng, mô hình dịch vụ SaaS giúp tối ưu vận hành, quản trị dữ liệu và nâng cao hiệu suất toàn diện. Trong bài viết dưới đây, AI FIRST sẽ giúp độc giả hiểu rõ mô hình SaaS là gì, cách hoạt động và ứng dụng thực tế cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

1. Mô hình SaaS là gì?

Mô hình SaaS (Software as a Service) là hình thức cung cấp phần mềm dưới dạng dịch vụ qua internet. Thay vì phải mua, cài đặt và bảo trì phần mềm trên máy chủ riêng, doanh nghiệp chỉ cần trả phí để sử dụng phần mềm trực tuyến, mọi dữ liệu và thao tác đều được xử lý và lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây.

Điểm nổi bật của SaaS là khả năng truy cập mọi lúc, mọi nơi, chi phí đầu tư ban đầu thấp và cập nhật liên tục mà không cần can thiệp kỹ thuật. Đây là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn tối ưu vận hành, nâng cao hiệu suất mà vẫn đảm bảo linh hoạt và dễ mở rộng.

2. So sánh sự khác biệt giữa SaaS, PaaS và IaaS

Trong hệ sinh thái cloud, SaaS, PaaS và IaaS là ba mô hình dịch vụ chính, mỗi mô hình phục vụ mục đích và đối tượng sử dụng khác nhau. Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa chúng sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu vận hành và phát triển.

3. Ưu điểm của mô hình SaaS cho doanh nghiệp 

Mô hình SaaS giúp doanh nghiệp SMEs tiết kiệm chi phí, dễ triển khai và linh hoạt mở rộng, đặc biệt phù hợp trong hành trình chuyển đổi số nhanh và hiệu quả. Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà mô hình SaaS mang lại cho SMEs:

• Chi phí đầu tư thấp, dễ tiếp cận: SaaS hoạt động theo mô hình thuê bao (subscription), giúp SMEs tiếp cận các phần mềm quản lý hiện đại mà không cần đầu tư máy chủ, bản quyền phần mềm hay đội IT chuyên sâu. Điều này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có ngân sách hạn chế.

• Triển khai nhanh, vận hành dễ: Không cần cài đặt phức tạp, SaaS cho phép doanh nghiệp bắt đầu sử dụng ngay sau khi đăng ký. Giao diện đơn giản, dễ sử dụng giúp nhân viên nhanh chóng làm quen, tiết kiệm thời gian đào tạo.

• Tăng hiệu quả quản trị và tự động hóa vận hành: SaaS giúp doanh nghiệp tự động hóa nhiều quy trình như marketing, bán hàng, chăm sóc khách hàng, quản lý nhân sự, tài chính... Nhờ đó, giảm sự phụ thuộc vào quy trình thủ công, tăng hiệu suất và độ chính xác trong vận hành.

• Tối ưu hoá quản lý và ra quyết định bằng dữ liệu: Nhiều phần mềm SaaS tích hợp tính năng báo cáo và phân tích dữ liệu theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp nhỏ đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác dựa trên số liệu. Đây là bước đệm quan trọng giúp SMEs chuyển từ “quản lý cảm tính” sang “quản lý bằng dữ liệu”.

• Dễ dàng tích hợp các công nghệ mới như AI: đến cá nhân hóa nội dung marketing. SMEs có thể tận dụng sức mạnh AI mà không cần phát triển công nghệ từ đầu hay tuyển dụng đội ngũ chuyên sâu.

• Mở rộng quy mô mà không lo gián đoạn hệ thống: Khi doanh nghiệp tăng trưởng, SaaS cho phép mở rộng số lượng người dùng, nâng cấp tính năng hoặc lưu trữ mà không ảnh hưởng đến hoạt động đang diễn ra. Việc này giúp SMEs linh hoạt thích ứng với nhu cầu thị trường mà không gặp rào cản công nghệ.

4. Mô hình SaaS ứng dụng cho doanh nghiệp

Mô hình SaaS không chỉ là giải pháp công nghệ, mà còn là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc. Tùy theo đặc thù ngành và quy mô, doanh nghiệp có thể áp dụng SaaS vào nhiều bộ phận cốt lõi dưới đây:

4.1. Quản lý khách hàng (CRM)

Mô hình SaaS trong quản lý dữ liệu khách hàng giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống CRM hiện đại, tập trung và linh hoạt. Dữ liệu khách hàng được đồng bộ trên nền tảng đám mây, giúp đội ngũ bán hàng và chăm sóc khách hàng dễ dàng truy xuất và theo dõi hành trình khách hàng ở mọi điểm chạm.

• Lưu trữ và phân loại khách hàng thông minh: Theo khu vực, hành vi, trạng thái tiềm năng...

• Tự động hóa quy trình chăm sóc: Gửi email, nhắc lịch hẹn, chăm sóc sau bán hàng.

• Theo dõi phễu bán hàng: Quản lý pipeline, hợp đồng, báo giá theo thời gian thực.

• Phân tích hiệu quả bán hàng: Báo cáo doanh thu, tần suất tương tác, tỷ lệ chuyển đổi.

4.2. Quản lý tài chính – kế toán

Ứng dụng SaaS trong tài chính – kế toán giúp doanh nghiệp loại bỏ quy trình thủ công, rút ngắn thời gian xử lý chứng từ và tăng tính minh bạch trong quản lý dòng tiền. Mọi dữ liệu đều được xử lý và lưu trữ trên hệ thống trực tuyến, dễ dàng kiểm tra và truy xuất.

• Ghi nhận thu – chi, công nợ tự động: Đồng bộ theo thời gian thực giữa các bộ phận.

• Lập báo cáo tài chính chính xác, nhanh chóng: Hỗ trợ quản trị và ra quyết định tức thời.

• Kết nối với hệ thống hóa đơn điện tử, ngân hàng: Giảm thao tác thủ công.

• Tăng khả năng kiểm soát tài chính: Hạn chế thất thoát, sai sót và rủi ro kế toán.

4.3. Quản lý nhân sự và chấm công

SaaS giúp doanh nghiệp thiết lập hệ thống quản trị nhân sự toàn diện, từ tuyển dụng đến quản lý hiệu suất và tính lương. Mọi hoạt động nhân sự được chuẩn hóa và số hóa, giúp giảm khối lượng công việc thủ công và tăng tính minh bạch trong quản lý con người.

• Chấm công linh hoạt: Qua GPS, máy vân tay, app điện thoại,... có thể đồng bộ về hệ thống.

• Quản lý hồ sơ nhân sự tập trung: Hợp đồng, bảo hiểm, kỷ luật, thưởng và phạt.

• Theo dõi hiệu suất và đánh giá năng lực: Kết hợp KPI, OKR, đánh giá 360 độ.

• Tính lương – thưởng – phụ cấp tự động: Giảm sai sót và tăng tốc quá trình chi trả.

4.4. Marketing tự động (Marketing Automation)

Mô hình SaaS trong marketing tự động (Marketing Automation) giúp doanh nghiệp SMEs tối ưu hoá chiến dịch tiếp thị mà không cần đầu tư quá nhiều vào nhân sự hoặc công cụ rời rạc. Các hệ thống này hoạt động liên tục, cá nhân hóa hành trình khách hàng và hỗ trợ đo lường hiệu quả theo thời gian thực.

• Tự động gửi email và tin nhắn theo hành vi người dùng: Giúp duy trì kết nối và tăng tỷ lệ chuyển đổi.

• Quản lý phễu bán hàng hiệu quả: Từ thu hút đến nuôi dưỡng và chuyển đổi khách hàng tiềm năng.

• Tối ưu nội dung marketing theo từng tệp khách hàng: Dựa trên dữ liệu và AI dự đoán hành vi.

• Theo dõi hiệu suất chiến dịch toàn diện: Báo cáo tỉ lệ mở, click, chuyển đổi rõ ràng.

4.5. Chăm sóc khách hàng & chatbot AI

Ứng dụng SaaS tích hợp chatbot AI là giải pháp lý tưởng để doanh nghiệp phục vụ khách hàng mọi lúc, giảm tải cho đội ngũ CSKH nhưng vẫn đảm bảo chất lượng tương tác. Đây là một phần quan trọng trong chiến lược giữ chân và tăng giá trị vòng đời khách hàng (CLV).

• Phản hồi khách hàng 24/7 tự động: Giải đáp các câu hỏi phổ biến ngay lập tức.

• Tư vấn sản phẩm, dịch vụ theo kịch bản sẵn: Giảm thời gian nhân viên phải xử lý.

• Ghi nhận và lưu trữ lịch sử trao đổi: Giúp cá nhân hóa chăm sóc ở các bước sau.

• Kết nối đa kênh: Tích hợp với website, mạng xã hội, email, hệ thống CRM.

4.6. Hệ thống eLearning và đào tạo nội bộ

Mô hình SaaS giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng eLearning riêng, phù hợp với nhu cầu đào tạo liên tục, đồng bộ và tiết kiệm chi phí tổ chức lớp học truyền thống. Đặc biệt hiệu quả cho doanh nghiệp đang phát triển nhanh hoặc có nhiều chi nhánh.

• Tạo kho học liệu số hóa: Bao gồm video, slide, câu hỏi trắc nghiệm, bài kiểm tra.

• Theo dõi tiến độ học tập và kết quả đánh giá: Tự động chấm điểm và báo cáo.

• Cập nhật kiến thức nội bộ nhanh chóng: Phù hợp với các thay đổi về sản phẩm, quy trình.

• Đào tạo onboarding nhân sự mới dễ dàng: Giảm áp lực cho phòng nhân sự và quản lý.

5. Các bước triển khai mô hình SaaS trong doanh nghiệp

Việc ứng dụng SaaS không chỉ đơn thuần là mua phần mềm và đưa vào sử dụng. Doanh nghiệp cần có một lộ trình rõ ràng, đảm bảo SaaS thực sự giải quyết được bài toán vận hành và mang lại hiệu quả bền vững. Dưới đây là 6 bước triển khai mô hình SaaS phù hợp với quy mô và đặc thù của doanh nghiệp vừa và nhỏ:

5.1. Xác định mục tiêu và nhu cầu sử dụng SaaS

Trước khi bắt đầu triển khai bất kỳ phần mềm SaaS nào, doanh nghiệp cần xác định rõ bài toán mình muốn giải quyết là gì. Đây là bước nền tảng giúp tránh lãng phí nguồn lực, đồng thời đảm bảo rằng giải pháp công nghệ sẽ phục vụ đúng nhu cầu thực tiễn.

Các nội dung cần xác định:

• Vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải: quản lý dữ liệu rời rạc, mất kiểm soát khách hàng, tốn thời gian chấm công – tính lương, thiếu báo cáo tài chính kịp thời…

• Mục tiêu cụ thể khi triển khai SaaS: tăng năng suất, giảm chi phí nhân sự, cải thiện tốc độ phản hồi khách hàng, chuẩn hóa quy trình nội bộ.

• Phạm vi triển khai: áp dụng cho một bộ phận (như CRM, HRM) hay toàn doanh nghiệp.

• Nguồn lực hiện có: nhân sự kỹ thuật, đội ngũ triển khai nội bộ, ngân sách đầu tư.

• Mức độ sẵn sàng của đội ngũ: thói quen sử dụng công cụ số, khả năng tiếp cận công nghệ mới.

5.2. Nghiên cứu và chọn lựa giải pháp SaaS phù hợp

Sau khi làm rõ mục tiêu, bước tiếp theo là nghiên cứu thị trường và lựa chọn phần mềm SaaS phù hợp với đặc thù ngành, quy mô doanh nghiệp và nhu cầu sử dụng. Việc lựa chọn đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí triển khai và rút ngắn thời gian làm quen.

Tiêu chí đánh giá giải pháp phù hợp:

• Tính năng đầy đủ, dễ tùy chỉnh: đáp ứng đúng nghiệp vụ đang cần mà không dư thừa hoặc thiếu hụt chức năng quan trọng.

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: giúp nhân sự nhanh chóng làm quen, giảm thời gian đào tạo.

• Bảo mật dữ liệu cao: hệ thống phải có chứng chỉ bảo mật, lưu trữ an toàn trên cloud, phân quyền rõ ràng.

• Khả năng mở rộng: linh hoạt thêm người dùng, chi nhánh, tính năng trong tương lai.

• Chính sách giá minh bạch, hỗ trợ kỹ thuật tốt: ưu tiên giải pháp có bản dùng thử và hỗ trợ bằng tiếng Việt nếu cần.

5.3. Lên kế hoạch triển khai chi tiết

Sau khi lựa chọn được giải pháp SaaS phù hợp, doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch triển khai cụ thể để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra trơn tru, không ảnh hưởng đến vận hành hiện tại. Việc lập kế hoạch rõ ràng giúp kiểm soát tiến độ, phân công trách nhiệm và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.

Các nội dung chính trong kế hoạch cần có:

• Phân công nhân sự phụ trách: xác định ai là người quản lý dự án, ai là người vận hành trực tiếp phần mềm ở các bộ phận.

• Xác định phạm vi và lộ trình triển khai: triển khai toàn bộ hệ thống hay theo từng giai đoạn (ví dụ: bắt đầu từ phòng marketing hoặc kế toán).

• Thiết lập mốc thời gian cụ thể: thời gian bắt đầu, thời gian chạy thử nghiệm, thời gian chính thức đi vào hoạt động.

• Chuẩn bị dữ liệu đầu vào: rà soát, làm sạch và đồng bộ dữ liệu từ hệ thống cũ (nếu có) trước khi đưa vào hệ thống mới.

• Thiết lập quy trình làm việc mới: cập nhật tài liệu hướng dẫn sử dụng, sơ đồ quy trình mới để nhân sự dễ thích nghi.

5.4. Tích hợp với hệ thống hiện tại

Sau khi doanh nghiệp đã xác định rõ mục tiêu, lựa chọn được phần mềm phù hợp và lên kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn triển khai, bước tiếp theo là đảm bảo phần mềm SaaS có thể liên kết chặt chẽ với các hệ thống đang sử dụng, tránh gián đoạn hoặc gây rối loạn dữ liệu khi đưa vào vận hành.

1 - Rà soát các hệ thống hiện hữu trong doanh nghiệp

• Liệt kê tất cả phần mềm đang sử dụng liên quan đến quy trình mà SaaS mới sẽ tác động tới: ví dụ như phần mềm kế toán, ERP, CRM cũ, phần mềm quản lý kho, POS...

• Đánh giá mức độ phụ thuộc và tần suất sử dụng của từng hệ thống để xác định nhu cầu tích hợp thực tế.

2 - Xác định yêu cầu tích hợp dữ liệu

• Dựa vào mục tiêu ban đầu và kế hoạch triển khai, xác định rõ những loại dữ liệu cần đồng bộ: khách hàng, đơn hàng, nhân sự, báo cáo tài chính...

• Xác định dữ liệu sẽ luân chuyển một chiều hay hai chiều giữa các hệ thống.

3 - Phối hợp với nhà cung cấp SaaS để triển khai tích hợp

• Kiểm tra tài liệu kỹ thuật như API, cấu trúc dữ liệu, hoặc plugin tích hợp có sẵn.

• Nếu không có đội ngũ kỹ thuật nội bộ, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp SaaS hỗ trợ thực hiện hoặc phối hợp với bên thứ ba có chuyên môn.

4 - Thiết lập hệ thống kết nối và thử nghiệm đồng bộ

• Cài đặt cấu hình tích hợp trên cả hai hệ thống (SaaS và hệ thống cũ).

• Kiểm thử bằng một lượng nhỏ dữ liệu để kiểm tra tốc độ, độ chính xác và tính toàn vẹn của dữ liệu.

5 - Đưa vào vận hành kết hợp giám sát liên tục

• Sau khi tích hợp ổn định, chuyển sang sử dụng chính thức.

• Trong giai đoạn đầu, cần theo dõi và đánh giá liên tục (kết nối API có lỗi không, dữ liệu có đồng bộ đầy đủ không...).

• Đảm bảo kết nối này vẫn nằm trong kế hoạch tối ưu hoá sau cùng (liên kết với bước 5.6 – Theo dõi & cải tiến).

5.5. Đào tạo nhân sự sử dụng phần mềm SaaS

Sau khi đã hoàn tất quá trình tích hợp hệ thống, bước tiếp theo mang tính quyết định đến tỷ lệ áp dụng thực tế của SaaS chính là đào tạo nhân sự. Bởi phần mềm dù hiện đại đến đâu cũng không thể phát huy hiệu quả nếu người dùng không hiểu cách sử dụng hoặc không sẵn sàng thay đổi thói quen cũ.

• Xác định nhóm người dùng chính: Phân chia theo vai trò (quản trị hệ thống, người dùng thao tác thường xuyên, cấp quản lý theo dõi báo cáo...).

• Tổ chức buổi đào tạo trực tiếp hoặc online: Phối hợp với nhà cung cấp để thực hiện demo, hướng dẫn sử dụng theo từng chức năng.

• Cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết: Video, slide, sơ đồ quy trình để nhân viên có thể tự học lại khi cần.

• Thiết lập nhóm hỗ trợ nội bộ: Cử một người phụ trách giải đáp thắc mắc trong 2–4 tuần đầu vận hành chính thức.

• Lấy phản hồi người dùng: Sau 1–2 tuần sử dụng để điều chỉnh nội dung đào tạo nếu cần thiết.

5.6. Theo dõi, đánh giá và tối ưu định kỳ

Khi hệ thống SaaS đã đi vào sử dụng ổn định, doanh nghiệp cần triển khai cơ chế theo dõi và đánh giá thường xuyên để đảm bảo phần mềm đang mang lại đúng giá trị như kỳ vọng. Đây là bước cần thiết để kiểm soát hiệu quả đầu tư, phát hiện vấn đề sớm và đưa ra điều chỉnh kịp thời.

• Đo lường mức độ sử dụng thực tế: số lượng tài khoản hoạt động, tần suất đăng nhập, các tính năng được sử dụng nhiều/ít.

• So sánh hiệu quả trước và sau khi áp dụng: thời gian xử lý công việc, giảm chi phí nhân sự, tăng năng suất, tỷ lệ hoàn thành KPI...

• Lấy phản hồi từ người dùng định kỳ: thông qua khảo sát nội bộ hoặc họp nhóm để phát hiện vướng mắc, lỗi thao tác, nhu cầu phát sinh mới.

• Cập nhật và mở rộng tính năng: nếu nhu cầu phát triển, doanh nghiệp có thể nâng cấp gói SaaS, mở thêm người dùng hoặc tích hợp thêm phần mềm liên quan.

• Tái đánh giá toàn bộ hệ thống sau 3-6 tháng: xác định xem mô hình hiện tại có cần thay đổi quy trình, điều chỉnh công cụ hoặc tiếp tục mở rộng không gian triển khai sang các phòng ban khác.

6. Top những giải pháp SaaS phổ biến hiện nay

Trong hành trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp, việc lựa chọn công cụ phù hợp đóng vai trò vô cùng quan trọng, và quyết định đến hiệu quả vận hành. Dưới đây là những nền tảng SaaS được sử dụng rộng rãi hiện nay, với tính linh hoạt cao, dễ triển khai và đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam.

6.1. Zoho CRM

Zoho CRM là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng dạng SaaS được sử dụng bởi hơn 250.000 doanh nghiệp trên toàn cầu. Nền tảng này hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi toàn bộ hành trình khách hàng – từ tiếp cận, nuôi dưỡng đến chuyển đổi. Zoho CRM nổi bật nhờ khả năng tùy chỉnh linh hoạt, phù hợp với nhiều ngành nghề khác nhau, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ đang xây dựng hệ thống bán hàng chuyên nghiệp.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý quy trình bán hàng theo từng giai đoạn: dễ dàng theo dõi và tối ưu phễu chuyển đổi.

• Tự động hóa tác vụ lặp lại: như gửi email, phân công lead, cập nhật trạng thái giao dịch.

• Tích hợp đa kênh giao tiếp: email, điện thoại, chat, mạng xã hội trên cùng một nền tảng.

• Phân tích và dự báo doanh thu theo thời gian thực: hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định kịp thời.

6.2. MISA AMIS

MISA AMIS là nền tảng SaaS quản trị tổng thể dành cho doanh nghiệp Việt, được phát triển bởi MISA, một đơn vị có hơn 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm kế toán và doanh nghiệp. AMIS cung cấp bộ giải pháp đa chức năng gồm: tài chính – kế toán, nhân sự, CRM, quản trị công việc và văn phòng điện tử. Với giao diện tiếng Việt và thiết kế tối ưu cho SMEs, AMIS là lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp nội địa trong hành trình chuyển đổi số.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý tài chính – kế toán chuẩn hóa theo quy định Việt Nam: từ hóa đơn đến báo cáo thuế.

• CRM tích hợp quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng: từ lead đến hợp đồng.

• Tự động hóa nhân sự: chấm công, tính lương, đánh giá hiệu suất – tất cả đồng bộ trên cloud.

• Văn phòng điện tử toàn diện: ký số, phê duyệt, chia sẻ tài liệu, kết nối nội bộ không giấy tờ.

6.3. Mailchimp

Mailchimp là nền tảng email marketing và marketing automation dạng SaaS phổ biến toàn cầu, được hơn 13 triệu doanh nghiệp tin dùng. Với giao diện trực quan, công cụ thiết kế kéo – thả, cùng khả năng tự động hóa thông minh, Mailchimp giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng qua email, tin nhắn và các kênh kỹ thuật số khác.

Tính năng nổi bật:

• Tạo và gửi chiến dịch email marketing tự động: theo hành vi người dùng, thời gian, phân khúc khách hàng.

• Kho mẫu email chuyên nghiệp, dễ tuỳ chỉnh: chỉ cần kéo – thả, không cần kỹ năng thiết kế.

• Phân loại và cá nhân hóa nội dung: theo tệp khách hàng, vị trí, hành vi truy cập website.

• Theo dõi hiệu quả chiến dịch theo thời gian thực: báo cáo tỷ lệ mở, click, chuyển đổi.

6.4. Freshdesk

Freshdesk là phần mềm chăm sóc khách hàng đa kênh dạng SaaS, giúp doanh nghiệp hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp từ email, chat, mạng xã hội đến điện thoại. Với khả năng tự động hóa quy trình xử lý yêu cầu và phân phối công việc thông minh, Freshdesk giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Tính năng nổi bật:

• Tạo và quản lý ticket hỗ trợ từ nhiều kênh: tất cả tập trung trong một giao diện duy nhất.

• Tự động phân phối yêu cầu đến đúng người xử lý: theo kỹ năng, trạng thái công việc, mức độ ưu tiên.

• Tích hợp chatbot, live chat, phản hồi tự động: giảm thời gian phản hồi và chi phí nhân sự.

• Báo cáo hiệu suất chăm sóc khách hàng: theo nhân viên, theo thời gian, theo kênh.

6.5. Sapo

Sapo là nền tảng SaaS quản lý bán hàng đa kênh phổ biến nhất tại Việt Nam, được phát triển dành riêng cho các doanh nghiệp bán lẻ, chuỗi cửa hàng và kinh doanh online. Với hệ thống POS, quản lý kho, vận chuyển và kênh bán đồng bộ, Sapo giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh trên một nền tảng duy nhất.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý kho, đơn hàng và khách hàng tập trung: theo dõi trạng thái và tồn kho theo thời gian thực.

• Kết nối bán hàng đa kênh: sàn TMĐT, website, Facebook, cửa hàng vật lý.

• Tích hợp đơn vị vận chuyển: đồng bộ đơn hàng, tra cứu, cập nhật trạng thái giao hàng.

• Hệ thống báo cáo doanh thu, hàng tồn, hiệu suất nhân viên: hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng.

7. Một số thách thức khi triển khai mô hình SaaS

Mặc dù mô hình SaaS mang lại nhiều lợi ích rõ rệt như tiết kiệm chi phí, dễ triển khai và khả năng mở rộng linh hoạt, nhưng trong quá trình ứng dụng thực tế, doanh nghiệp SMEs cũng có thể gặp phải không ít thách thức. Việc nhận diện sớm các rào cản này sẽ giúp chủ doanh nghiệp chủ động xây dựng phương án xử lý và tối ưu hiệu quả khi chuyển đổi sang SaaS.

• Thiếu sự sẵn sàng từ nội bộ doanh nghiệp: Việc chuyển đổi sang SaaS không chỉ là thay phần mềm, mà còn là thay đổi tư duy và quy trình làm việc. Nếu nhân sự chưa quen với công nghệ mới, ngại học cái mới hoặc không thấy được giá trị rõ ràng, họ sẽ phản kháng thụ động. Điều này khiến phần mềm dễ bị "triển khai hình thức" mà không mang lại kết quả thực tế.

• Phụ thuộc vào kết nối Internet: SaaS vận hành hoàn toàn trên nền tảng đám mây, do đó mọi thao tác đều cần kết nối internet ổn định. Với doanh nghiệp hoạt động ở nhiều địa điểm, đặc biệt vùng có hạ tầng mạng yếu, việc gián đoạn kết nối sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình làm việc, xử lý đơn hàng, chăm sóc khách hàng...

• Rủi ro về bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu: Toàn bộ dữ liệu kinh doanh sẽ được lưu trữ trên máy chủ của bên cung cấp SaaS. Nếu nhà cung cấp không có các tiêu chuẩn bảo mật rõ ràng (ISO, chứng chỉ cloud...), doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro mất mát dữ liệu, bị tấn công hoặc dữ liệu bị sử dụng trái phép. Đây là mối lo ngại lớn của các doanh nghiệp trong lĩnh vực nhạy cảm như tài chính, y tế, pháp lý.

• Khó tích hợp với hệ thống cũ hoặc phần mềm khác: Doanh nghiệp SMEs thường đã dùng nhiều phần mềm đơn lẻ trước đó (Excel, phần mềm kế toán offline, hệ thống POS...). Khi chuyển sang SaaS, việc đồng bộ dữ liệu và tích hợp với các nền tảng cũ thường gặp khó khăn, gây gián đoạn hoặc phát sinh lỗi dữ liệu nếu không có đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ.

• Chi phí vận hành tăng nếu không kiểm soát: Mô hình SaaS có lợi thế chi phí thấp ban đầu, nhưng nếu không tối ưu việc sử dụng, chi phí thuê bao theo người dùng, dung lượng hoặc các tính năng nâng cao có thể tăng nhanh theo thời gian. Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp đang mở rộng quy mô nhưng chưa có kế hoạch ngân sách rõ ràng.

Mô hình SaaS không chỉ là xu hướng, mà là giải pháp chiến lược giúp doanh nghiệp có thể tối ưu vận hành và tăng trưởng bền vững. Để hiểu sâu hơn về cách ứng dụng SaaS và công nghệ AI trong quản trị doanh nghiệp, hãy theo dõi các nội dung chuyên sâu từ AI FIRST.