PHẦN MỀM AUTO CALL: BÍ QUYẾT GIÚP DOANH NGHIỆP CHỐT ĐƠN TỰ ĐỘNG

Telesales thủ công đang khiến doanh nghiệp bạn mất đi lợi thế cạnh tranh? Trong khi đối thủ tự động hóa quy trình gọi điện, tăng gấp 3 lần hiệu suất, bạn vẫn loay hoay với cách làm cũ? Phần mềm Auto Call là giải pháp giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng nhanh hơn, thông minh hơn. Cùng AI FIRST khám phá ngay!

1. Phần mềm Auto Call là gì?

Phần mềm Auto Call là công nghệ tự động hóa cuộc gọi, giúp doanh nghiệp thực hiện hàng loạt cuộc gọi đến khách hàng mà không cần nhân viên telesales thao tác thủ công. 

Hệ thống này sử dụng công nghệ Text-to-Speech (chuyển đổi văn bản thành giọng nói) hoặc ghi âm sẵn để truyền tải nội dung theo kịch bản có sẵn. Ngoài ra, Auto Call còn có thể tương tác hai chiều thông qua phím bấm (IVR), giúp khách hàng phản hồi hoặc kết nối trực tiếp với tổng đài viên khi cần.

2. Nguyên lý hoạt động của phần mềm Auto Call

Phần mềm Auto Call hoạt động dựa trên cơ chế tự động quay số và phát nội dung cuộc gọi theo kịch bản có sẵn. Hệ thống có thể thực hiện cuộc gọi một chiều (chỉ gửi tin nhắn thoại) hoặc hai chiều (cho phép khách hàng phản hồi qua phím bấm hoặc kết nối tổng đài viên).

2.1. Auto Call một chiều (Gửi tin nhắn thoại tự động)

Auto Call một chiều là hình thức gọi tự động đến danh sách khách hàng mà không cần tương tác ngược. Hệ thống sẽ phát tin nhắn thoại đã ghi âm trước hoặc sử dụng AI để chuyển đổi văn bản thành giọng nói, truyền tải thông tin như giới thiệu sản phẩm, nhắc lịch hẹn, xác nhận đơn hàng hoặc thông báo khuyến mãi.

2.2. Auto Call hai chiều (Tương tác với khách hàng)

Auto Call hai chiều cho phép khách hàng phản hồi trong cuộc gọi, tăng mức độ tương tác và cải thiện trải nghiệm người dùng. Sau khi nhận cuộc gọi, khách hàng có thể nhấn phím theo hướng dẫn (IVR) để chọn các tùy chọn như kết nối trực tiếp với tổng đài viên, xác nhận thông tin, tham gia khảo sát hoặc yêu cầu hỗ trợ. 

3. Những tính năng nổi bật của phần mềm Auto Call

Bạn có bao giờ tự hỏi làm thế nào để tối ưu quy trình telesales, chăm sóc khách hàng mà không cần tốn quá nhiều nhân lực? Phần mềm Auto Call không chỉ giúp doanh nghiệp gọi hàng nghìn khách hàng trong thời gian ngắn, mà còn quản lý dữ liệu hiệu quả, cá nhân hóa nội dung cuộc gọi.

3.1. Quản lý dữ liệu tập trung

Auto Call giúp doanh nghiệp lưu trữ, phân loại và quản lý danh sách khách hàng ngay trên hệ thống, đồng thời đồng bộ dữ liệu với CRM để tối ưu hiệu suất làm việc. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể theo dõi lịch sử cuộc gọi, phản hồi của khách hàng và đánh giá hiệu suất chiến dịch một cách dễ dàng.

3.2. Lên lịch và thực hiện cuộc gọi tự động

Phần mềm Auto Call cho phép lên lịch các cuộc gọi hàng loạt theo thời gian cài đặt trước, đảm bảo thông điệp được truyền tải đúng thời điểm. Hệ thống sẽ tự động quay số, phát nội dung thoại đã ghi âm trước hoặc sử dụng AI để chuyển văn bản thành giọng nói.

3.3. Ghi âm và lưu trữ cuộc gọi

Mọi cuộc gọi qua Auto Call đều được ghi âm và lưu trữ, giúp doanh nghiệp kiểm tra chất lượng cuộc gọi, phân tích phản hồi khách hàng và đào tạo nhân viên telesales. Các bản ghi này có thể tải xuống dễ dàng để nghe lại bất cứ lúc nào.

3.4. Tương tác qua phím bấm (IVR)

Phần mềm Auto Call không chỉ phát tin nhắn thoại mà còn cho phép khách hàng tương tác bằng cách nhấn phím trên điện thoại (IVR). Hệ thống sẽ hướng dẫn khách hàng lựa chọn các tùy chọn như kết nối với tổng đài viên, xác nhận đơn hàng, tham gia khảo sát hoặc nghe thêm thông tin chi tiết.

3.5. Tích hợp Voice Brandname

Auto Call cho phép người dùng tùy chỉnh thông tin hiển thị khi gọi, giúp khách hàng dễ dàng nhận diện nguồn gọi. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tạo ấn tượng chuyên nghiệp, tăng mức độ nhận diện thương hiệu và cải thiện tỷ lệ bắt máy từ khách hàng.

4. Lợi ích của phần mềm Auto Call đối với doanh nghiệp

Việc duy trì một đội ngũ telesales lớn không còn là phương án hiệu quả khi công nghệ 5.0 có thể thay thế những quy trình lặp lại một cách thông minh hơn. Phần mềm Auto Call ra đời như một trợ thủ đắc lực, giúp doanh nghiệp tự động hóa cuộc gọi, tối ưu vận hành và tối đa hóa hiệu suất chăm sóc khách hàng.

• Tiết kiệm chi phí nhân sự: Thay vì cần một đội ngũ telesales lớn để thực hiện hàng nghìn cuộc gọi mỗi ngày, Auto Call có thể tự động quay số và phát nội dung thoại, giúp doanh nghiệp giảm 80% chi phí tuyển dụng, đào tạo và vận hành tổng đài mà vẫn đảm bảo hiệu suất cao.
• Gia tăng hiệu suất cuộc gọi: Auto Call có thể thực hiện hàng loạt cuộc gọi trong thời gian ngắn, đảm bảo tốc độ tiếp cận khách hàng gấp 3-5 lần so với telesales truyền thống. Nhân viên chỉ cần tập trung vào các cuộc gọi thực sự quan trọng, giúp tối ưu thời gian làm việc.
• Chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp 24/7: Phần mềm giúp doanh nghiệp gửi tin nhắn thoại tự động bất kỳ lúc nào, từ nhắc lịch hẹn, xác nhận đơn hàng đến chương trình khuyến mãi, đảm bảo khách hàng luôn nhận được thông tin đầy đủ mà không cần chờ đợi nhân viên hỗ trợ.
• Tăng tỷ lệ phản hồi khách hàng: Với tính năng tương tác qua phím bấm (IVR), khách hàng có thể phản hồi ngay trong cuộc gọi mà không cần gọi lại tổng đài. Nhờ đó, doanh nghiệp cải thiện trải nghiệm khách hàng, tăng tỷ lệ phản hồi và nâng cao mức độ hài lòng.
• Tích hợp AI giúp cá nhân hóa nội dung cuộc gọi: Nhờ công nghệ tạo giọng nói bằng AI, Auto Call có thể chuyển đổi văn bản thành giọng nói tự nhiên, giúp doanh nghiệp cá nhân hóa thông điệp theo từng khách hàng, tạo cảm giác thân thiện và chuyên nghiệp hơn.

5. Ứng dụng thực tế của Auto Call trong doanh nghiệp

Auto Call không chỉ là một công cụ hỗ trợ gọi điện thông thường. Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, phần mềm đã chứng minh được tính ứng dụng đa dạng và hiệu quả.

5.1. Bán hàng và telesales tự động

Auto Call giúp doanh nghiệp tiếp cận hàng nghìn khách hàng tiềm năng mỗi ngày mà không cần telesales gọi thủ công. Hệ thống sẽ tự động gọi điện theo danh sách có sẵn, phát nội dung giới thiệu sản phẩm và lọc khách hàng quan tâm dựa trên phản hồi của họ.

Ví dụ: Một công ty bảo hiểm triển khai Auto Call để giới thiệu chương trình ưu đãi bảo hiểm xe ô tô, khách hàng có thể nhấn phím 1 để nhận tư vấn chi tiết. Những khách hàng tiềm năng sau đó sẽ được telesales liên hệ ngay, giúp tối ưu thời gian và tăng tỷ lệ chuyển đổi.

5.2. Chăm sóc khách hàng đa kênh

Sau khi bán hàng, việc chăm sóc khách hàng thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp tăng mức độ hài lòng và giữ chân khách hàng lâu dài. Phần mềm Auto Call có thể gửi lời cảm ơn, thông báo chính sách bảo hành, hướng dẫn sử dụng sản phẩm hoặc nhắc nhở khách hàng về dịch vụ sắp đến hạn.

Ví dụ: Một trung tâm spa sử dụng Auto Call để gửi lời cảm ơn sau mỗi lần khách hàng đến làm đẹp, nhắc khách đặt lịch hẹn tiếp theo hoặc thông báo về chương trình giảm giá đặc biệt dành riêng cho khách hàng thân thiết.

5.3. Xác nhận đơn hàng & nhắc lịch tự động

Trong lĩnh vực thương mại điện tử và Logistics, việc xác nhận đơn hàng và nhắc khách nhận hàng đúng thời gian giúp giảm tình trạng bom hàng, nâng cao hiệu suất vận hành. Auto Call tự động gọi khách hàng để xác nhận đơn trước khi giao hoặc nhắc họ về lịch hẹn quan trọng.

Ví dụ: Một sàn thương mại điện tử triển khai Auto Call để xác nhận đơn hàng giá trị cao, khách hàng có thể nhấn phím 1 để xác nhận, phím 2 để hủy. Nhờ đó, thương hiệu sẽ giảm được đáng kể tỷ lệ hoàn hàng, tiết kiệm chi phí vận chuyển và tối ưu dòng tiền.

5.4. Khảo sát & thu thập phản hồi khách hàng

Thay vì gọi điện thủ công để khảo sát khách hàng, phần mềm Auto Call có thể tự động thực hiện cuộc gọi, đặt câu hỏi và ghi nhận phản hồi của khách hàng thông qua lựa chọn phím bấm. Từ đó, doanh nghiệp thu thập dữ liệu chính xác, nhanh chóng và dễ dàng phân tích.

Ví dụ: Một chuỗi nhà hàng triển khai Auto Call để hỏi khách hàng về mức độ hài lòng sau khi dùng bữa, khách có thể nhấn phím 1 nếu hài lòng, phím 2 nếu không hài lòng. Dữ liệu này giúp doanh nghiệp cải thiện dịch vụ dựa trên phản hồi thực tế.

5.5. Nhắc nợ, thu hồi công nợ tự động

Đối với các doanh nghiệp trong lĩnh vực tài chính, bảo hiểm hoặc dịch vụ trả góp, Auto Call giúp tự động nhắc khách hàng thanh toán đúng hạn, giảm tình trạng nợ quá hạn và tiết kiệm nhân lực thu hồi công nợ.

Ví dụ: Một ngân hàng sử dụng Auto Call để nhắc khách hàng về khoản vay đến hạn thanh toán, khách có thể nhấn phím 1 để biết chi tiết số dư, phím 2 để yêu cầu hỗ trợ gia hạn.

6. Bật mí 7 phần mềm Auto Call tốt nhất hiện nay

Cùng AI FIRST khám phá ngay 7 phần mềm Auto Call hàng đầu hiện nay, giúp doanh nghiệp tự động hóa hàng nghìn cuộc gọi chỉ trong vài phút. Những công cụ này không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn mang lại trải nghiệm khách hàng vượt trội.

6.1. StringeeX

StringeeX là giải pháp Auto Call chuyên nghiệp mà AI FIRST muốn giới thiệu tới bạn. Phần mềm này hỗ trợ tự động hóa telesales, chăm sóc khách hàng và khảo sát với nền tảng cloud-based hiện đại.

Tính năng nổi bật:

• Quay số tự động theo kịch bản có sẵn, tích hợp AI Voice.
• Hỗ trợ IVR giúp khách hàng phản hồi dễ dàng.
• Ghi âm, lưu trữ và báo cáo chi tiết hiệu suất cuộc gọi.
• Kết nối API với CRM, tối ưu quy trình quản lý khách hàng.

Nhược điểm:

• Cần thời gian làm quen với hệ thống nếu chưa từng sử dụng tổng đài VoIP.
• Gói cao cấp có chi phí khá cao đối với doanh nghiệp nhỏ.

6.2. VOIP24h

VOIP24h là một nền tảng Auto Call mạnh mẽ, cung cấp dịch vụ gọi tự động với chi phí tiết kiệm, phù hợp với cả doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Tính năng nổi bật:

• Tích hợp Text-to-Speech AI, giúp cá nhân hóa nội dung cuộc gọi.
• Hỗ trợ quản lý dữ liệu khách hàng tập trung, đồng bộ với CRM.
• Tự động nhắc lịch hẹn, xác nhận đơn hàng và chăm sóc khách hàng.
• Báo cáo chi tiết theo chiến dịch, tối ưu hiệu suất tổng đài.

Nhược điểm:

• Giao diện chưa thực sự thân thiện với người mới.
• Không hỗ trợ Voice Brandname trên tất cả gói dịch vụ.

6.3. OMICall

OMICall là phần mềm Auto Call thông minh, giúp doanh nghiệp chăm sóc khách hàng 24/7 và tăng năng suất telesales nhờ công nghệ AI.

Tính năng nổi bật:

• Hỗ trợ gọi tự động hàng loạt với giọng đọc tự nhiên nhờ AI.
• Khả năng gọi ra & nhận cuộc gọi hai chiều, cải thiện trải nghiệm khách hàng.
• Tích hợp API giúp kết nối linh hoạt với CRM, ERP.
• Báo cáo real-time, hỗ trợ đánh giá hiệu suất từng chiến dịch.

Nhược điểm:

• Chi phí duy trì hệ thống có thể cao với doanh nghiệp nhỏ.
• Cần đội ngũ IT hỗ trợ khi cần tích hợp hệ thống.

6.4. PiTEL Auto Call

PiTEL Auto Call mang đến giải pháp gọi tự động với chi phí hợp lý, giúp doanh nghiệp tối ưu telesales và nhắc nợ mà không cần đội ngũ tổng đài lớn.

Tính năng nổi bật:

• Gọi tự động hàng loạt với nội dung cá nhân hóa theo khách hàng.
• Tích hợp IVR, giúp khách hàng phản hồi nhanh qua phím bấm.
• Hỗ trợ quản lý và phân tích dữ liệu cuộc gọi chi tiết.
• Tích hợp Voice Brandname, giúp tăng độ tin cậy cho doanh nghiệp.

Nhược điểm:

• Chưa hỗ trợ AI Text-to-Speech nâng cao.
• Một số gói dịch vụ yêu cầu cam kết sử dụng dài hạn.

6.5. Gcalls Auto Call

Gcalls Auto Call là giải pháp gọi tự động đa kênh, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình bán hàng, xác nhận đơn hàng và khảo sát khách hàng.

Tính năng nổi bật:

• Kết nối trực tiếp với CRM, Google Sheet, API bên thứ ba.
• Hỗ trợ telesales, chăm sóc khách hàng tự động, tiết kiệm 80% chi phí nhân sự.
• Báo cáo chi tiết từng cuộc gọi.
• Hỗ trợ Voice Brandname, tăng độ tin cậy khi gọi ra.

Nhược điểm:

• Tích hợp API cần đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ.
• Chưa hỗ trợ AI Voice cá nhân hóa nội dung cuộc gọi.

6.6. UCALL

UCALL là phần mềm Auto Call linh hoạt, phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, hỗ trợ tự động hóa dịch vụ, quy trình telesales, chăm sóc khách hàng và thu hồi công nợ.

Tính năng nổi bật:

• Hỗ trợ gọi hàng loạt với nội dung cá nhân hóa.
• IVR thông minh.
• Báo cáo real-time, đo lường hiệu suất telesales chính xác.
• Kết nối đa nền tảng, hỗ trợ tích hợp API với CRM.

Nhược điểm:

• Chưa có AI Voice nâng cao cho kịch bản cuộc gọi.
• Một số tính năng nâng cao chỉ có trong gói premium.

6.7. BellSystem24

BellSystem24 là một hệ thống Auto Call chuyên nghiệp, được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực như tài chính, bảo hiểm, chăm sóc khách hàng và khảo sát thị trường.

Tính năng nổi bật:

• Hỗ trợ chăm sóc khách hàng tự động 24/7, tối ưu quy trình telesales.
• Tích hợp AI, giúp phân tích dữ liệu cuộc gọi và đo lường hiệu quả.
• IVR nâng cao, khách hàng có thể phản hồi nhanh qua phím bấm.
• Hệ thống bảo mật cao, phù hợp với doanh nghiệp lớn.

Nhược điểm:

• Phù hợp với doanh nghiệp lớn hơn là SME.
• Chi phí triển khai có thể cao đối với doanh nghiệp mới.

7. Một số câu hỏi thường gặp

Auto Call được quảng cáo là giải pháp tối ưu hóa telesales và chăm sóc khách hàng, nhưng liệu phần mềm này có thực sự phù hợp với doanh nghiệp của bạn? Dưới đây là những câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp quan tâm trước khi quyết định triển khai Auto Call:

7.1. Những lĩnh vực nào có thể tận dụng hiệu quả phần mềm Auto Call?

Phần mềm Auto Call được ứng dụng hiệu quả trong nhiều lĩnh vực như tài chính, bảo hiểm, y tế, giáo dục và thương mại điện tử, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả liên lạc với khách hàng.

7.2. Auto Call có phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ không?

CÓ. Nhờ khả năng tích hợp AI, cá nhân hóa nội dung và quản lý dữ liệu tập trung, Auto Call giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình liên lạc, tăng tỷ lệ phản hồi mà không cần mở rộng đội ngũ nhân viên.

7.3. Làm thế nào để đảm bảo tính bảo mật và quyền riêng tư khi dùng Auto Call?

Để đảm bảo bảo mật và quyền riêng tư khi sử dụng Auto Call, doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp như:

• Mã hóa dữ liệu cuộc gọi để ngăn chặn truy cập trái phép, bảo vệ thông tin khách hàng.
• Giới hạn quyền truy cập theo vai trò, chỉ cho phép nhân viên có thẩm quyền xem hoặc quản lý dữ liệu.
• Tuân thủ quy định pháp lý như GDPR, TCPA hoặc Nghị định 91/2020 tại Việt Nam để tránh vi phạm quyền riêng tư của khách hàng.
• Lưu trữ và xóa dữ liệu đúng quy định, đảm bảo dữ liệu không bị lạm dụng hoặc rò rỉ ra bên ngoài.
• Tích hợp hệ thống bảo mật đa lớp, như xác thực hai yếu tố (2FA) và giám sát truy cập để ngăn chặn các hành vi gian lận.

7.3. Chi phí triển khai phần mềm Auto Call là bao nhiêu?

Chi phí triển khai phần mềm Auto Call phụ thuộc vào nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp. Một số nhà cung cấp đưa ra mức giá khoảng 200.000đ/người dùng. Để biết chi phí cụ thể, doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để nhận được tư vấn phù hợp với nhu cầu.

Phần mềm Auto Call không chỉ là công cụ, mà là giải pháp thay đổi cách doanh nghiệp vận hành. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về Auto Call! Đừng quên theo dõi AI FIRST để cập nhật thêm nhiều giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh mẽ hơn!